Basisopleiding Administratieve processen

Je voert administratieve taken uit, verwerkt gegevens en ondersteunt bedrijfsprocessen met praktische vaardigheden.

1. 1 Inkomende en uitgaande post verwerken Je verwerkt poststromen en bewaakt de voortgang van inkomende en uitgaande post.
   5 lessen

   1. Sorteren en registreren van postJe sorteert poststukken en legt ze vast volgens vaste procedures.
   2. Digitaliseren van documentenJe zet papieren documenten om naar digitale bestanden en slaat ze op.
   3. Verzenden van brieven en pakkettenJe bereidt brieven en pakketten voor verzending en volgt de juiste stappen.
   4. Gebruik van postregistratiesystemenJe gebruikt een systeem om post te registreren en te volgen.
   5. Bewaken van doorlooptijdenJe houdt bij of poststukken op tijd worden verwerkt en onderneemt actie bij vertraging.
2. 2 Archiveren en documentbeheer Je beheert fysieke en digitale dossiers en zorgt voor veilig en efficiënt archiveren.
   5 lessen

   1. Ordenen van fysieke en digitale dossiersJe ordent documenten in dossiers en houdt overzicht in archieven.
   2. Toepassen van archiveringssystemenJe past bestaande archiveringssystemen toe op documenten en dossiers.
   3. Beheren van vertrouwelijke informatieJe bewaakt de vertrouwelijkheid bij het beheren van informatie.
   4. Archiefbeleid en bewaartermijnenJe volgt beleid voor archiveren en weet welke bewaartermijnen gelden.
   5. Opzoeken en terugvinden van documentenJe zoekt snel documenten op en vindt deze terug in het archief.
3. 3 Agendabeheer en planning Je plant afspraken, beheert agenda’s en bereidt bijeenkomsten voor.
   5 lessen

   1. Inplannen van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en vergaderingen in overleg met betrokkenen.
   2. Prioriteiten stellen bij agenda-invullingJe stelt prioriteiten bij het invullen van de agenda.
   3. Gebruik van digitale agenda’s en toolsJe werkt met digitale agenda’s en planningshulpmiddelen.
   4. Voorbereiden van bijeenkomstenJe zorgt voor de voorbereiding van bijeenkomsten en benodigde materialen.
   5. Communiceren over agendawijzigingenJe communiceert wijzigingen in de agenda met alle betrokkenen.
4. 4 Communicatie en correspondentie Je stelt zakelijke correspondentie op en onderhoudt contact met klanten en collega’s.
   5 lessen

   1. Opstellen van zakelijke brieven en e-mailsJe schrijft zakelijke brieven en e-mails volgens vaste richtlijnen.
   2. Telefonisch en persoonlijk klantcontactJe voert klantgesprekken telefonisch en persoonlijk.
   3. Bewaken van communicatieprotocollenJe volgt communicatieprotocollen bij het contact met anderen.
   4. Behandelen van klachten en vragenJe behandelt klachten en vragen op een professionele manier.
   5. Gebruik van standaardbrieven en templatesJe gebruikt standaardbrieven en templates voor efficiënte communicatie.
5. 5 Registratie en verwerking van gegevens Je verwerkt gegevens nauwkeurig en controleert op juistheid in administratieve systemen.
   5 lessen

   1. Invoeren en controleren van gegevensJe voert gegevens in en controleert deze op juistheid.
   2. Werken met databases en registratiesystemenJe werkt met databases en systemen voor registratie.
   3. Verwerken van orders en bestellingenJe verwerkt orders en bestellingen volgens vaste procedures.
   4. Bijhouden van klant- en leveranciersgegevensJe houdt klant- en leveranciersgegevens actueel.
   5. Controleren op juistheid en volledigheidJe controleert gegevens op volledigheid en correctheid.
6. 6 Financiële administratie ondersteunen Je ondersteunt bij financiële administratie en communiceert met de financiële afdeling.
   5 lessen

   1. Verwerken van facturen en bonnetjesJe verwerkt facturen en bonnetjes volgens de geldende werkwijze.
   2. Bijhouden van betaal- en incassoproceduresJe houdt betaal- en incassoprocedures bij.
   3. Assisteren bij budgetbewakingJe assisteert bij het bewaken van budgetten binnen de organisatie.
   4. Opstellen van eenvoudige financiële overzichtenJe stelt eenvoudige financiële overzichten op.
   5. Communiceren met financiële afdelingenJe stemt af met de financiële afdeling over administratieve zaken.
7. 7 Voorraadbeheer en logistiek Je beheert de voorraad en coördineert logistieke processen binnen de organisatie.
   5 lessen

   1. Registreren van inkomende en uitgaande goederenJe registreert goederen bij ontvangst en verzending.
   2. Bijhouden van voorraadniveausJe houdt voorraadniveaus bij en signaleert afwijkingen.
   3. Coördineren van leveringen en verzendingenJe coördineert leveringen en zorgt voor tijdige verzending.
   4. Communiceren met leveranciers en transporteursJe onderhoudt contact met leveranciers en transporteurs.
   5. Rapporteren over voorraadmutatiesJe rapporteert over veranderingen in de voorraad.
8. 8 Gebruik van administratieve software Je werkt met administratieve software en zorgt voor veilig beheer van digitale gegevens.
   5 lessen

   1. Werken met tekstverwerkingsprogramma’sJe gebruikt tekstverwerkingsprogramma’s voor administratieve taken.
   2. Gebruik van spreadsheetsoftwareJe past spreadsheetsoftware toe voor het verwerken van gegevens.
   3. Beheren van digitale dossiersystemenJe beheert digitale dossiersystemen efficiënt.
   4. Toepassen van workflow- en planningstoolsJe gebruikt workflow- en planningstools voor administratieve processen.
   5. Veilig omgaan met data en inloggegevensJe gaat veilig om met data en beschermt inloggegevens.
9. 9 Wet- en regelgeving binnen administratie Je past wet- en regelgeving toe bij administratieve werkzaamheden en bewaakt privacy.
   5 lessen

   1. Privacywetgeving (AVG) toepassenJe past privacyregels (AVG) toe bij het verwerken van gegevens.
   2. Archiefwet en bewaartermijnen kennenJe kent de Archiefwet en weet welke bewaartermijnen gelden.
   3. Bedrijfsspecifieke richtlijnen nalevenJe volgt bedrijfsspecifieke richtlijnen bij administratieve taken.
   4. Omgaan met vertrouwelijke informatieJe behandelt vertrouwelijke informatie zorgvuldig.
   5. Impact van wetgeving op administratieve processenJe herkent de invloed van wetgeving op administratieve processen.
10. 10 Kwaliteitsbewaking en procesverbetering Je signaleert verbetermogelijkheden en bewaakt de kwaliteit van administratieve processen.
    5 lessen

    1. Signaleren van knelpunten in processenJe herkent knelpunten in administratieve processen.
    2. Rapporteren van fouten en afwijkingenJe rapporteert fouten en afwijkingen aan de juiste persoon.
    3. Voorstellen doen voor efficiëntieverbeteringenJe doet voorstellen om processen efficiënter te maken.
    4. Toepassen van feedback en instructiesJe past feedback en instructies toe in je werk.
    5. Documenteren van proceswijzigingenJe legt wijzigingen in processen vast volgens de richtlijnen.