MBO Praktijkcursus – Administratieve processen

Je voert administratieve taken uit, verwerkt gegevens, beheert dossiers en ondersteunt bij planning, communicatie en voorraadbeheer.

1. 1 Inkomende en uitgaande post verwerken Je verwerkt post, digitaliseert documenten en bewaakt de voortgang van poststromen binnen de organisatie.
   5 lessen

   1. Sorteren en registreren van postJe sorteert binnenkomende post en registreert deze volgens vaste procedures.
   2. Digitaliseren van documentenJe zet papieren documenten om naar digitale bestanden en slaat deze op.
   3. Verzenden van brieven en pakkettenJe maakt brieven en pakketten verzendklaar en volgt de juiste verzendprocedures.
   4. Gebruik van postregistratiesystemenJe gebruikt systemen om poststromen te registreren en te volgen.
   5. Bewaken van doorlooptijdenJe bewaakt de doorlooptijden van poststukken en signaleert vertragingen.
2. 2 Archiveren en documentbeheer Je beheert archieven, past archiefsystemen toe en zorgt voor het veilig bewaren van informatie.
   5 lessen

   1. Ordenen van fysieke en digitale dossiersJe ordent dossiers en zorgt voor een logische indeling van fysieke en digitale documenten.
   2. Toepassen van archiveringssystemenJe past verschillende archiveringssystemen toe om documenten gestructureerd op te slaan.
   3. Beheren van vertrouwelijke informatieJe beheert vertrouwelijke informatie volgens geldende richtlijnen.
   4. Archiefbeleid en bewaartermijnenJe hanteert het archiefbeleid en bewaartermijnen voor verschillende documenten.
   5. Opzoeken en terugvinden van documentenJe zoekt documenten op en weet deze snel terug te vinden in het archief.
3. 3 Agendabeheer en planning Je plant afspraken, beheert agenda’s en communiceert over wijzigingen in planningen.
   5 lessen

   1. Inplannen van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en vergaderingen in overleg met betrokkenen.
   2. Prioriteiten stellen bij agenda-invullingJe stelt prioriteiten bij het invullen van de agenda en houdt rekening met urgentie.
   3. Gebruik van digitale agenda’s en toolsJe gebruikt digitale agenda’s en tools voor het beheren van planningen.
   4. Voorbereiden van bijeenkomstenJe bereidt bijeenkomsten voor door benodigde informatie en materialen te verzamelen.
   5. Communiceren over agendawijzigingenJe informeert betrokkenen tijdig over wijzigingen in de agenda.
4. 4 Communicatie en correspondentie Je verzorgt zakelijke correspondentie, onderhoudt klantcontact en volgt communicatieprotocollen.
   5 lessen

   1. Opstellen van zakelijke brieven en e-mailsJe stelt brieven en e-mails op volgens zakelijke richtlijnen.
   2. Telefonisch en persoonlijk klantcontactJe voert klantgesprekken telefonisch en persoonlijk op een professionele manier.
   3. Bewaken van communicatieprotocollenJe bewaakt de naleving van communicatieprotocollen binnen de organisatie.
   4. Behandelen van klachten en vragenJe behandelt klachten en vragen van klanten op een correcte wijze.
   5. Gebruik van standaardbrieven en templatesJe gebruikt standaardbrieven en templates voor efficiënte communicatie.
5. 5 Registratie en verwerking van gegevens Je verwerkt en controleert gegevens, werkt met databases en houdt klantgegevens actueel.
   5 lessen

   1. Invoeren en controleren van gegevensJe voert gegevens in en controleert deze op juistheid en volledigheid.
   2. Werken met databases en registratiesystemenJe werkt met databases en registratiesystemen voor het beheren van informatie.
   3. Verwerken van orders en bestellingenJe verwerkt orders en bestellingen in het administratiesysteem.
   4. Bijhouden van klant- en leveranciersgegevensJe houdt klant- en leveranciersgegevens bij en werkt deze bij waar nodig.
   5. Controleren op juistheid en volledigheidJe controleert ingevoerde gegevens op fouten en corrigeert waar nodig.
6. 6 Financiële administratie ondersteunen Je ondersteunt de financiële administratie door facturen te verwerken en eenvoudige overzichten op te stellen.
   5 lessen

   1. Verwerken van facturen en bonnetjesJe verwerkt inkomende facturen en bonnetjes in de administratie.
   2. Bijhouden van betaal- en incassoproceduresJe houdt betaal- en incassoprocedures bij en signaleert afwijkingen.
   3. Assisteren bij budgetbewakingJe assisteert bij het bewaken van budgetten en uitgaven.
   4. Opstellen van eenvoudige financiële overzichtenJe stelt eenvoudige financiële overzichten op voor intern gebruik.
   5. Communiceren met financiële afdelingenJe communiceert met financiële afdelingen over administratieve zaken.
7. 7 Voorraadbeheer en logistiek Je beheert voorraden, registreert goederenstromen en communiceert met leveranciers en transporteurs.
   5 lessen

   1. Registreren van inkomende en uitgaande goederenJe registreert inkomende en uitgaande goederen in het systeem.
   2. Bijhouden van voorraadniveausJe houdt de voorraadniveaus bij en signaleert tekorten of overschotten.
   3. Coördineren van leveringen en verzendingenJe coördineert leveringen en verzendingen met interne en externe partijen.
   4. Communiceren met leveranciers en transporteursJe onderhoudt contact met leveranciers en transporteurs over leveringen.
   5. Rapporteren over voorraadmutatiesJe rapporteert over voorraadmutaties aan betrokken afdelingen.
8. 8 Gebruik van administratieve software Je werkt met administratieve software, beheert digitale dossiers en waarborgt dataveiligheid.
   5 lessen

   1. Werken met tekstverwerkingsprogramma’sJe gebruikt tekstverwerkingsprogramma’s voor het opstellen van documenten.
   2. Gebruik van spreadsheetsoftwareJe past spreadsheetsoftware toe voor het verwerken van gegevens.
   3. Beheren van digitale dossiersystemenJe beheert digitale dossiersystemen en houdt deze up-to-date.
   4. Toepassen van workflow- en planningstoolsJe gebruikt workflow- en planningstools voor het organiseren van taken.
   5. Veilig omgaan met data en inloggegevensJe zorgt voor veilig gebruik van data en beschermt inloggegevens.
9. 9 Wet- en regelgeving binnen administratie Je past relevante wet- en regelgeving toe, bewaakt privacy en volgt interne richtlijnen.
   5 lessen

   1. Privacywetgeving (AVG) toepassenJe past de privacywetgeving (AVG) toe bij het verwerken van gegevens.
   2. Archiefwet en bewaartermijnen kennenJe kent de Archiefwet en weet welke bewaartermijnen gelden.
   3. Bedrijfsspecifieke richtlijnen nalevenJe leeft bedrijfsspecifieke richtlijnen na in administratieve processen.
   4. Omgaan met vertrouwelijke informatieJe gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
   5. Impact van wetgeving op administratieve processenJe herkent de impact van wetgeving op administratieve werkzaamheden.
10. 10 Kwaliteitsbewaking en procesverbetering Je signaleert knelpunten, rapporteert afwijkingen en stelt verbeteringen voor in administratieve processen.
    5 lessen

    1. Signaleren van knelpunten in processenJe signaleert knelpunten in administratieve processen en benoemt deze.
    2. Rapporteren van fouten en afwijkingenJe rapporteert fouten en afwijkingen aan de juiste personen.
    3. Voorstellen doen voor efficiëntieverbeteringenJe doet voorstellen voor het verbeteren van de efficiëntie.
    4. Toepassen van feedback en instructiesJe past ontvangen feedback en instructies toe in je werkzaamheden.
    5. Documenteren van proceswijzigingenJe documenteert wijzigingen in processen voor toekomstig gebruik.