MHBO Praktijkcursus – Administratieve processen

Je voert administratieve processen uit, verwerkt gegevens en ondersteunt bij post, archief, planning, communicatie en financiën.

1. 1 Inkomende en uitgaande post verwerken Je verwerkt poststromen, registreert documenten en bewaakt de voortgang van postafhandeling.
   5 lessen

   1. Sorteren en registreren van postJe sorteert post en registreert binnengekomen stukken volgens vaste procedures.
   2. Digitaliseren van documentenJe digitaliseert papieren documenten en slaat deze veilig op in het systeem.
   3. Verzenden van brieven en pakkettenJe verstuurt brieven en pakketten volgens de geldende verzendmethodes.
   4. Gebruik van postregistratiesystemenJe gebruikt postregistratiesystemen om inkomende en uitgaande post bij te houden.
   5. Bewaken van doorlooptijdenJe bewaakt de doorlooptijden van poststukken en signaleert vertragingen.
2. 2 Archiveren en documentbeheer Je beheert dossiers, past archiveringssystemen toe en zorgt voor het terugvinden van documenten.
   5 lessen

   1. Ordenen van fysieke en digitale dossiersJe ordent fysieke en digitale dossiers volgens een logische structuur.
   2. Toepassen van archiveringssystemenJe past archiveringssystemen toe voor een gestructureerd documentbeheer.
   3. Beheren van vertrouwelijke informatieJe beheert vertrouwelijke informatie volgens de richtlijnen.
   4. Archiefbeleid en bewaartermijnenJe past archiefbeleid toe en houdt rekening met bewaartermijnen.
   5. Opzoeken en terugvinden van documentenJe zoekt documenten op en vindt deze snel terug in het archief.
3. 3 Agendabeheer en planning Je plant afspraken, beheert agenda’s en communiceert over wijzigingen in de planning.
   5 lessen

   1. Inplannen van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en vergaderingen in digitale of papieren agenda’s.
   2. Prioriteiten stellen bij agenda-invullingJe stelt prioriteiten bij het invullen van de agenda.
   3. Gebruik van digitale agenda’s en toolsJe werkt met digitale agenda’s en plantools voor een overzichtelijke planning.
   4. Voorbereiden van bijeenkomstenJe bereidt bijeenkomsten voor en zorgt voor de benodigde informatie.
   5. Communiceren over agendawijzigingenJe communiceert duidelijk over wijzigingen in de agenda.
4. 4 Communicatie en correspondentie Je stelt zakelijke correspondentie op, onderhoudt klantcontact en volgt communicatieprotocollen.
   5 lessen

   1. Opstellen van zakelijke brieven en e-mailsJe schrijft zakelijke brieven en e-mails volgens vaste richtlijnen.
   2. Telefonisch en persoonlijk klantcontactJe voert klantcontact telefonisch en persoonlijk op een professionele manier.
   3. Bewaken van communicatieprotocollenJe bewaakt de naleving van communicatieprotocollen binnen de organisatie.
   4. Behandelen van klachten en vragenJe behandelt klachten en vragen zorgvuldig en oplossingsgericht.
   5. Gebruik van standaardbrieven en templatesJe gebruikt standaardbrieven en templates voor efficiënte communicatie.
5. 5 Registratie en verwerking van gegevens Je voert gegevens in, verwerkt orders en controleert de juistheid van administratieve registraties.
   5 lessen

   1. Invoeren en controleren van gegevensJe voert gegevens nauwkeurig in en controleert deze op fouten.
   2. Werken met databases en registratiesystemenJe werkt met databases en registratiesystemen voor gegevensbeheer.
   3. Verwerken van orders en bestellingenJe verwerkt orders en bestellingen volgens het vastgestelde proces.
   4. Bijhouden van klant- en leveranciersgegevensJe houdt klant- en leveranciersgegevens actueel.
   5. Controleren op juistheid en volledigheidJe controleert gegevens op juistheid en volledigheid.
6. 6 Financiële administratie ondersteunen Je ondersteunt bij het verwerken van financiële documenten en communiceert met de financiële afdeling.
   5 lessen

   1. Verwerken van facturen en bonnetjesJe verwerkt facturen en bonnetjes volgens de administratieve procedures.
   2. Bijhouden van betaal- en incassoproceduresJe houdt betaal- en incassoprocedures bij en signaleert bijzonderheden.
   3. Assisteren bij budgetbewakingJe assisteert bij het bewaken van budgetten.
   4. Opstellen van eenvoudige financiële overzichtenJe stelt eenvoudige financiële overzichten op.
   5. Communiceren met financiële afdelingenJe communiceert met collega’s van de financiële afdeling over administratieve zaken.
7. 7 Voorraadbeheer en logistiek Je beheert voorraden, registreert goederenstromen en coördineert leveringen en verzendingen.
   5 lessen

   1. Registreren van inkomende en uitgaande goederenJe registreert inkomende en uitgaande goederen in het systeem.
   2. Bijhouden van voorraadniveausJe houdt voorraadniveaus bij en signaleert afwijkingen.
   3. Coördineren van leveringen en verzendingenJe coördineert leveringen en verzendingen met betrokken partijen.
   4. Communiceren met leveranciers en transporteursJe communiceert met leveranciers en transporteurs over leveringen.
   5. Rapporteren over voorraadmutatiesJe rapporteert over mutaties in de voorraadadministratie.
8. 8 Gebruik van administratieve software Je werkt met administratieve software voor tekstverwerking, spreadsheets en digitale dossiers.
   5 lessen

   1. Werken met tekstverwerkingsprogramma’sJe gebruikt tekstverwerkingsprogramma’s voor administratieve taken.
   2. Gebruik van spreadsheetsoftwareJe past spreadsheetsoftware toe voor eenvoudige berekeningen en overzichten.
   3. Beheren van digitale dossiersystemenJe beheert digitale dossiersystemen voor het opslaan van documenten.
   4. Toepassen van workflow- en planningstoolsJe gebruikt workflow- en planningstools voor procesondersteuning.
   5. Veilig omgaan met data en inloggegevensJe gaat veilig om met data en inloggegevens volgens de richtlijnen.
9. 9 Wet- en regelgeving binnen administratie Je past relevante wet- en regelgeving toe en houdt rekening met vertrouwelijkheid en bewaartermijnen.
   5 lessen

   1. Privacywetgeving (AVG) toepassenJe past de privacywetgeving (AVG) toe in administratieve processen.
   2. Archiefwet en bewaartermijnen kennenJe kent de Archiefwet en bewaartermijnen en handelt hiernaar.
   3. Bedrijfsspecifieke richtlijnen nalevenJe leeft bedrijfsspecifieke richtlijnen na in je administratie.
   4. Omgaan met vertrouwelijke informatieJe gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
   5. Impact van wetgeving op administratieve processenJe herkent de impact van wetgeving op administratieve processen.
10. 10 Kwaliteitsbewaking en procesverbetering Je signaleert knelpunten, doet verbetervoorstellen en documenteert wijzigingen in administratieve processen.
    5 lessen

    1. Signaleren van knelpunten in processenJe signaleert knelpunten in administratieve processen en benoemt deze.
    2. Rapporteren van fouten en afwijkingenJe rapporteert fouten en afwijkingen aan de juiste persoon.
    3. Voorstellen doen voor efficiëntieverbeteringenJe doet voorstellen voor verbetering van efficiëntie.
    4. Toepassen van feedback en instructiesJe past feedback en instructies toe in je werkzaamheden.
    5. Documenteren van proceswijzigingenJe documenteert wijzigingen in werkprocessen zorgvuldig.