HBO Praktijkcursus – Administratieve organisatie

Je onderzoekt hoe administratieve processen zijn ingericht, beheerst risico’s en past interne controle toe in organisaties.

1. 1 Grondslagen van administratieve organisatie Je onderzoekt de basisprincipes, functies en positie van administratieve organisatie binnen bedrijven.
   10 lessen

   1. Definitie en doel van administratieve organisatieJe verkent het doel en de betekenis van administratieve organisatie in de praktijk.
   2. Verschil tussen AO en interne controleJe vergelijkt administratieve organisatie met interne controle en benoemt de verschillen.
   3. Relatie tussen AO, bedrijfsprocessen en informatievoorzieningJe legt uit hoe administratieve organisatie samenhangt met processen en informatievoorziening.
   4. Principes van functiescheidingJe past functiescheiding toe ter bevordering van controle en betrouwbaarheid.
   5. Eisen aan een betrouwbare administratieJe benoemt eisen waaraan een betrouwbare administratie moet voldoen.
   6. Het belang van interne beheersingJe licht toe waarom interne beheersing van processen noodzakelijk is.
   7. Verantwoordelijkheden binnen de organisatieJe beschrijft wie verantwoordelijk is voor onderdelen van de administratieve organisatie.
   8. Positie van AO binnen de organisatieJe bepaalt de plaats van administratieve organisatie binnen de bedrijfsstructuur.
   9. Doelmatigheid en rechtmatigheidJe beoordeelt processen op doelmatigheid en rechtmatigheid.
   10. Toepassingen in verschillende bedrijfstypenJe vergelijkt administratieve organisatie in verschillende typen bedrijven.
2. 2 Organisatiestructuren en procesinrichting Je analyseert organisatiestructuren en richt werkprocessen en informatiestromen in.
   10 lessen

   1. Verschillende organisatiemodellen (lijn, staf, matrix)Je vergelijkt verschillende organisatiemodellen en hun invloed op processen.
   2. Inrichting van primaire, secundaire en ondersteunende processenJe beschrijft hoe primaire, secundaire en ondersteunende processen zijn ingericht.
   3. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkhedenJe wijst taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden toe binnen processen.
   4. Structuur van een administratief procesJe brengt de structuur van een administratief proces in kaart.
   5. Documentstromen en informatiestromenJe volgt document- en informatiestromen binnen de organisatie.
   6. Relatie tussen organisatievorm en AOJe onderzoekt de relatie tussen organisatievorm en administratieve organisatie.
   7. Analyse van werkprocessenJe analyseert werkprocessen op effectiviteit en efficiëntie.
   8. Centralisatie en decentralisatieJe beoordeelt de gevolgen van centralisatie en decentralisatie.
   9. Invloed van schaalgrootte op AOJe schat de invloed van schaalgrootte op de administratieve organisatie in.
   10. Werkinstructies en procedures opstellenJe stelt werkinstructies en procedures op voor administratieve processen.
3. 3 Interne controle en risicobeheersing Je past interne controle toe en beheerst risico’s in administratieve processen.
   10 lessen

   1. Doel en functies van interne controleJe benoemt het doel en de functies van interne controle.
   2. Verschil tussen preventieve en repressieve controleJe onderscheidt preventieve en repressieve controlemaatregelen.
   3. Identificatie van risico’s in processenJe identificeert risico’s in administratieve processen.
   4. Controlemaatregelen implementerenJe implementeert controlemaatregelen in processen.
   5. Betrouwbaarheid van gegevens waarborgenJe waarborgt de betrouwbaarheid van gegevens in de administratie.
   6. Controle op kas, voorraad en debiteurenJe voert controles uit op kas, voorraad en debiteuren.
   7. Werken met het risicobeheersingsmodel (COSO)Je werkt met het risicobeheersingsmodel (COSO) in de praktijk.
   8. Beoordelen van controle-instrumentenJe beoordeelt de effectiviteit van controle-instrumenten.
   9. Toepassing van steekproevenJe past steekproeven toe bij controlewerkzaamheden.
   10. Interne audits voorbereidenJe bereidt interne audits voor aan de hand van controlegegevens.
4. 4 Financiële processen Je brengt financiële processen in kaart en controleert op fouten en fraude.
   10 lessen

   1. Inkoopproces en crediteurenadministratieJe beschrijft het inkoopproces en beheert de crediteurenadministratie.
   2. Verkoopproces en debiteurenadministratieJe behandelt het verkoopproces en beheert de debiteurenadministratie.
   3. Kas- en bankprocessenJe voert kas- en bankprocessen uit en controleert transacties.
   4. Voorraadadministratie en magazijnbeheerJe beheert de voorraadadministratie en organiseert het magazijnbeheer.
   5. Activa- en investeringsprocesJe registreert activa en beheert het investeringsproces.
   6. Loonadministratie en personeelskostenJe verwerkt loonadministratie en berekent personeelskosten.
   7. Verantwoording van kosten en opbrengstenJe verantwoordt kosten en opbrengsten in de administratie.
   8. Fouten en fraude in financiële processenJe signaleert en voorkomt fouten en fraude in financiële processen.
   9. Registratie en afstemming van grootboekrekeningenJe stemt grootboekrekeningen af en registreert financiële mutaties.
   10. Betalingsverkeer en controle daaropJe controleert het betalingsverkeer en voert bijbehorende controles uit.
5. 5 Niet-financiële processen Je analyseert niet-financiële processen en koppelt deze aan de administratieve organisatie.
   10 lessen

   1. Productieproces en administratieve afhandelingJe verwerkt productieprocessen administratief.
   2. Logistieke processen en goederenbewegingJe volgt logistieke processen en beheert goederenbewegingen.
   3. Dienstverleningsprocessen in AOJe behandelt dienstverleningsprocessen binnen de administratieve organisatie.
   4. Onderhoud en storingsregistratieJe registreert onderhoud en storingen in systemen.
   5. Projectadministratie en voortgangsbewakingJe beheert projectadministratie en bewaakt de voortgang.
   6. Kwaliteitsregistratie en -rapportageJe registreert en rapporteert kwaliteitsgegevens.
   7. Urenregistratie en capaciteitsplanningJe houdt urenregistratie bij en plant capaciteit.
   8. Ondersteunende processen analyserenJe analyseert ondersteunende processen en hun rol in de organisatie.
   9. Registratie van klachten en retourenJe registreert klachten en retouren in het systeem.
   10. Koppeling van operationele met financiële processenJe koppelt operationele processen aan financiële administratie.
6. 6 Informatiesystemen en automatisering Je onderzoekt informatiesystemen en past automatisering toe in administratieve processen.
   10 lessen

   1. ERP-systemen en AO-integratieJe integreert ERP-systemen in de administratieve organisatie.
   2. Inrichting van geautomatiseerde administratiesJe richt geautomatiseerde administraties in.
   3. Procesautomatisering en workflowbeheerJe past procesautomatisering en workflowbeheer toe.
   4. Beveiliging van administratieve gegevensJe beveiligt administratieve gegevens tegen ongewenste toegang.
   5. Autorisatiestructuren in softwareJe stelt autorisatiestructuren in binnen administratiesoftware.
   6. Gebruik van dashboards en rapportagesJe gebruikt dashboards en stelt rapportages samen.
   7. Validatie van invoergegevensJe valideert invoergegevens in administratieve systemen.
   8. Back-ups en gegevensherstelJe maakt back-ups en herstelt gegevens indien nodig.
   9. Relevantie van digitale controlemaatregelenJe beoordeelt digitale controlemaatregelen op relevantie.
   10. Veranderingen door digitaliseringJe signaleert veranderingen door digitalisering in de administratieve organisatie.
7. 7 Documentatie en vastlegging Je legt documentatiestromen vast en beheert archivering en versiebeheer van administratieve gegevens.
   10 lessen

   1. Soorten documenten in de administratieve organisatieJe onderscheidt verschillende soorten documenten in de administratie.
   2. Opstellen van procesbeschrijvingenJe stelt procesbeschrijvingen op voor administratieve handelingen.
   3. Registratie en archivering van gegevensJe registreert en archiveert administratieve gegevens.
   4. Bewaartermijnen en wettelijke verplichtingenJe past bewaartermijnen en wettelijke verplichtingen toe.
   5. Formulieren en documentstromen standaardiserenJe standaardiseert formulieren en documentstromen.
   6. Digitaal versus fysiek archiverenJe vergelijkt digitaal en fysiek archiveren.
   7. Toegankelijkheid van vastgelegde informatieJe zorgt voor toegankelijke vastlegging van informatie.
   8. Verantwoordelijkheden rondom documentbeheerJe benoemt verantwoordelijkheden bij documentbeheer.
   9. Werken met logboeken en registratiesystemenJe werkt met logboeken en registratiesystemen.
   10. Versiebeheer en revisiebeleidJe past versiebeheer en revisiebeleid toe op documentatie.
8. 8 Fraude en fouten voorkomen Je herkent signalen van fraude en past maatregelen toe om fouten en onregelmatigheden te voorkomen.
   10 lessen

   1. Signalen van fraude herkennenJe signaleert mogelijke fraude in administratieve processen.
   2. Risico’s bij kas, bank en voorraadJe benoemt risico’s bij kas, bank en voorraad.
   3. Controlemaatregelen tegen foutenJe past controlemaatregelen toe om fouten te voorkomen.
   4. Onregelmatigheden in documentatie herkennenJe herkent onregelmatigheden in documentatie.
   5. Afwijkingen in budgetten en realisatieJe signaleert afwijkingen tussen budgetten en realisatie.
   6. Ongeautoriseerde toegang tot systemenJe voorkomt ongeautoriseerde toegang tot administratieve systemen.
   7. Onregelmatigheden in loonadministratieJe spoort onregelmatigheden op in de loonadministratie.
   8. Rol van functiescheiding bij fraudepreventieJe past functiescheiding toe ter voorkoming van fraude.
   9. Melding en opvolging van vermoedens van fraudeJe meldt en volgt vermoedens van fraude op.
   10. Toepassing van integriteitsregelsJe past integriteitsregels toe in administratieve processen.
9. 9 Kwaliteitsbewaking en verbetering Je bewaakt en verbetert de kwaliteit van administratieve processen met behulp van prestatie-indicatoren.
   10 lessen

   1. Kwaliteitseisen aan administratieve processenJe formuleert kwaliteitseisen voor administratieve processen.
   2. Toepassen van de PDCA-cyclusJe past de PDCA-cyclus toe op procesverbetering.
   3. Gebruik van KPI’s en prestatie-indicatorenJe gebruikt KPI’s en prestatie-indicatoren bij kwaliteitsbewaking.
   4. Continue procesverbetering in AOJe voert continue procesverbetering door in de administratieve organisatie.
   5. Identificatie van knelpuntenJe identificeert knelpunten in processen.
   6. Evaluatie van controlemechanismenJe evalueert controlemechanismen op effectiviteit.
   7. Feedback en monitoring in procesketensJe verzamelt feedback en monitort procesketens.
   8. Rapportages opstellen en analyserenJe stelt rapportages op en analyseert de resultaten.
   9. Samenwerking tussen afdelingen verbeterenJe verbetert samenwerking tussen afdelingen.
   10. Leren van fouten en afwijkingenJe leert van fouten en afwijkingen in processen.
10. 10 Toepassing in verschillende sectoren Je past administratieve organisatie toe in verschillende sectoren en stemt deze af op sectorspecifieke eisen.
    10 lessen

    1. AO in handelsbedrijvenJe onderzoekt de administratieve organisatie van handelsbedrijven.
    2. AO in productiebedrijvenJe brengt processen in productiebedrijven in kaart.
    3. AO in dienstverlenende organisatiesJe analyseert administratieve organisatie in dienstverlenende organisaties.
    4. AO in zorginstellingenJe beschrijft processen in zorginstellingen.
    5. AO binnen de overheidJe onderzoekt administratieve organisatie binnen de overheid.
    6. Verschillen in administratieve risico’s per sectorJe vergelijkt administratieve risico’s per sector.
    7. Sectorale richtlijnen en normenJe past sectorale richtlijnen en normen toe op processen.
    8. Praktijkvoorbeelden van AO in sectorenJe werkt met praktijkvoorbeelden uit verschillende sectoren.
    9. Aanpassen van AO aan organisatiedoelenJe past de administratieve organisatie aan op organisatiedoelen.
    10. Sectorspecifieke processen inrichtenJe richt sectorspecifieke processen in binnen de administratieve organisatie.