Basisopleiding Inkoopadministratie

Je verwerkt inkooporders, beheert leveranciersgegevens en controleert facturen volgens vaste procedures.

1. 1 Basisprincipes van inkoopadministratie Je onderzoekt de basis van inkoopadministratie en de samenhang met andere bedrijfsprocessen.
   5 lessen

   1. Rol van inkoopadministratie binnen de organisatieJe beschrijft hoe inkoopadministratie het werkproces in een organisatie ondersteunt.
   2. Verschil tussen operationele en strategische inkoopJe vergelijkt operationele en strategische inkoop aan de hand van praktijkvoorbeelden.
   3. Documentsoorten in inkoopprocessen (PO’s, contracten, facturen)Je herkent verschillende documenten die je in het inkoopproces gebruikt.
   4. Relatie tussen inkoop, logistiek en financeJe legt uit hoe inkoop samenwerkt met logistiek en finance.
   5. Begrippen zoals bestelbon, orderbevestiging en leveringsbonJe verduidelijkt begrippen als bestelbon, orderbevestiging en leveringsbon.
2. 2 Bestelprocessen en orderbeheer Je voert bestelprocessen uit en beheert orders van aanvraag tot levering.
   5 lessen

   1. Opstellen en verwerken van inkoopordersJe maakt en verwerkt inkooporders in het systeem.
   2. Controle van orderbevestigingenJe controleert of orderbevestigingen overeenkomen met de bestelling.
   3. Wijzigen of annuleren van bestellingenJe past bestellingen aan of annuleert deze indien nodig.
   4. Registratie van levertijden en levertijdenbewakingJe registreert levertijden en bewaakt de voortgang van bestellingen.
   5. Afstemmen met magazijn of logistieke afdelingJe stemt leveringen af met het magazijn of de logistieke afdeling.
3. 3 Leveranciersgegevensbeheer Je beheert leveranciersgegevens en zorgt voor actuele en juiste informatie.
   5 lessen

   1. Opzetten en bijhouden van leveranciersdatabasesJe zet een leveranciersdatabase op en houdt deze actueel.
   2. Registreren van contact- en betalingsgegevensJe registreert contact- en betalingsgegevens van leveranciers.
   3. Beheren van bank- en belastinginformatieJe beheert bank- en belastinginformatie van leveranciers.
   4. Koppelen van leveranciers aan productcategorieënJe koppelt leveranciers aan de juiste productcategorieën.
   5. Controleren van gegevens op actualiteit en juistheidJe controleert regelmatig of gegevens nog juist en volledig zijn.
4. 4 Factuurverwerking en controle Je verwerkt en controleert inkoopfacturen en signaleert afwijkingen.
   5 lessen

   1. Ontvangen en registreren van inkoopfacturenJe ontvangt en registreert inkoopfacturen in het systeem.
   2. Controleren van facturen op juistheid en volledigheidJe controleert facturen op juistheid en volledigheid.
   3. Matchen van facturen met orders en leverbonnen (3-way match)Je koppelt facturen aan bestellingen en leveringsdocumenten.
   4. Signaleren van afwijkingen en creditnota’sJe signaleert afwijkingen en verwerkt creditnota’s.
   5. Doorzetten van goedgekeurde facturen naar financiële administratieJe stuurt goedgekeurde facturen door naar de financiële administratie.
5. 5 Budgetbewaking en kostenregistratie Je bewaakt budgetten en registreert kosten binnen het inkoopproces.
   5 lessen

   1. Inkoopbudgetten koppelen aan afdelingen of projectenJe koppelt inkoopbudgetten aan afdelingen of projecten.
   2. Registreren van uitgaven in het systeemJe registreert uitgaven in het administratiesysteem.
   3. Signaleren van budgetoverschrijdingenJe signaleert wanneer budgetten worden overschreden.
   4. Maken van kostenoverzichten en rapportagesJe maakt kostenoverzichten en rapportages aan.
   5. Analyseren van afwijkingen in inkoopuitgavenJe analyseert afwijkingen in de inkoopuitgaven.
6. 6 Contract- en prijsafsprakenregistratie Je legt prijsafspraken en contractgegevens vast en bewaakt contractvervaldata.
   5 lessen

   1. Vastleggen van prijsafspraken in het systeemJe registreert prijsafspraken in het systeem.
   2. Registreren van kortingen en staffelprijzenJe legt kortingen en staffelprijzen vast.
   3. Koppelen van contracten aan inkoopordersJe koppelt contracten aan de juiste inkooporders.
   4. Bewaken van contractvervaldataJe bewaakt wanneer contracten aflopen.
   5. Controleren van facturen op afgesproken tarievenJe controleert of facturen volgens afgesproken tarieven zijn opgesteld.
7. 7 Logistieke documenten en administratie Je verwerkt logistieke documenten en registreert goederenontvangsten en retouren.
   5 lessen

   1. Ontvangstregistratie van goederen en materialenJe registreert de ontvangst van goederen en materialen.
   2. Controleren van pakbonnen op juistheidJe controleert pakbonnen op juistheid.
   3. Afboeken van ontvangsten in het systeemJe boekt ontvangsten af in het systeem.
   4. Registreren van retouren en reclamatiesJe registreert retouren en klachten.
   5. Documenteren van transport- en douanepapierenJe documenteert transport- en douanepapieren.
8. 8 Rapportage en managementinformatie Je stelt rapportages op en levert managementinformatie over het inkoopproces.
   5 lessen

   1. Opstellen van inkoopoverzichten voor managementJe maakt inkoopoverzichten voor het management.
   2. Rapporteren van levertijdprestatiesJe rapporteert over prestaties op het gebied van levertijden.
   3. Analyseren van inkoopvolumes per leverancierJe analyseert inkoopvolumes per leverancier.
   4. Signaleren van trends in prijzen en leveringenJe signaleert trends in prijzen en leveringen.
   5. Ondersteunen bij besluitvorming met actuele dataJe ondersteunt besluitvorming met actuele data.
9. 9 Compliance en interne controles Je voert interne controles uit en zorgt voor naleving van procedures en regelgeving.
   5 lessen

   1. Naleven van interne inkoopproceduresJe volgt interne inkoopprocedures en legt deze vast.
   2. Controleren op bevoegdheden en goedkeuringenJe controleert bevoegdheden en goedkeuringen bij inkoop.
   3. Voorkomen van fraude en belangenverstrengelingJe voorkomt fraude en belangenverstrengeling in het proces.
   4. Voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. btw)Je zorgt dat je voldoet aan relevante wet- en regelgeving.
   5. Vastleggen van audit-trails en controledocumentatieJe legt audit-trails en controledocumentatie vast.
10. 10 Digitalisering en automatisering van inkoopadministratie Je werkt met digitale systemen en automatiseert onderdelen van de inkoopadministratie.
    5 lessen

    1. Gebruik van ERP- en inkoopsystemenJe gebruikt ERP- en inkoopsystemen voor administratieve taken.
    2. Automatische ordergeneratie op basis van voorraadniveausJe genereert automatisch orders op basis van voorraadniveaus.
    3. Scannen en digitaal opslaan van facturenJe scant en slaat facturen digitaal op.
    4. E-facturatie en elektronische inkoopdocumentenJe verwerkt elektronische inkoopdocumenten en e-facturen.
    5. Beveiliging van digitale inkoopdataJe beveiligt digitale inkoopdata tegen ongewenste toegang.