MBO Praktijkcursus – Inkoopadministratie

Je voert inkoopadministratie uit van order tot rapportage, beheert leveranciersgegevens en verwerkt facturen en contracten.

1. 1 Basisprincipes van inkoopadministratie Je onderzoekt de rol van inkoopadministratie en herkent de belangrijkste documenten en begrippen in het proces.
   5 lessen

   1. Rol van inkoopadministratie binnen de organisatieJe analyseert hoe inkoopadministratie bijdraagt aan de werking van een organisatie.
   2. Verschil tussen operationele en strategische inkoopJe vergelijkt operationele en strategische taken binnen inkoop.
   3. Documentsoorten in inkoopprocessen (PO’s, contracten, facturen)Je herkent en benoemt documenten die gebruikt worden in het inkoopproces.
   4. Relatie tussen inkoop, logistiek en financeJe beschrijft de samenwerking tussen inkoop, logistiek en finance.
   5. Begrippen zoals bestelbon, orderbevestiging en leveringsbonJe legt uit wat veelgebruikte begrippen in het inkoopproces betekenen.
2. 2 Bestelprocessen en orderbeheer Je voert bestelprocessen uit, beheert orders en stemt af met logistiek voor een correcte levering.
   5 lessen

   1. Opstellen en verwerken van inkoopordersJe stelt inkooporders op en verwerkt ze in het systeem.
   2. Controle van orderbevestigingenJe controleert of orderbevestigingen overeenkomen met de bestelling.
   3. Wijzigen of annuleren van bestellingenJe past bestellingen aan of annuleert deze indien nodig.
   4. Registratie van levertijden en levertijdenbewakingJe registreert levertijden en bewaakt de voortgang van leveringen.
   5. Afstemmen met magazijn of logistieke afdelingJe stemt leveringen af met het magazijn of de logistieke afdeling.
3. 3 Leveranciersgegevensbeheer Je beheert leveranciersgegevens en zorgt dat deze actueel en volledig zijn in de administratie.
   5 lessen

   1. Opzetten en bijhouden van leveranciersdatabasesJe zet een leveranciersdatabase op en houdt deze bij.
   2. Registreren van contact- en betalingsgegevensJe registreert contact- en betalingsgegevens van leveranciers.
   3. Beheren van bank- en belastinginformatieJe beheert bank- en belastinginformatie van leveranciers.
   4. Koppelen van leveranciers aan productcategorieënJe koppelt leveranciers aan de juiste productcategorieën.
   5. Controleren van gegevens op actualiteit en juistheidJe controleert leveranciersgegevens op juistheid en actualiteit.
4. 4 Factuurverwerking en controle Je verwerkt en controleert inkoopfacturen en zorgt voor een correcte afhandeling naar de financiële administratie.
   5 lessen

   1. Ontvangen en registreren van inkoopfacturenJe ontvangt en registreert inkoopfacturen in het systeem.
   2. Controleren van facturen op juistheid en volledigheidJe controleert facturen op juistheid en volledigheid.
   3. Matchen van facturen met orders en leverbonnen (3-way match)Je koppelt facturen aan orders en leveringen voor controle.
   4. Signaleren van afwijkingen en creditnota’sJe signaleert afwijkingen en verwerkt creditnota’s.
   5. Doorzetten van goedgekeurde facturen naar financiële administratieJe zet goedgekeurde facturen door naar de financiële administratie.
5. 5 Budgetbewaking en kostenregistratie Je koppelt inkoopuitgaven aan budgetten, signaleert afwijkingen en maakt kostenoverzichten en rapportages.
   5 lessen

   1. Inkoopbudgetten koppelen aan afdelingen of projectenJe koppelt inkoopbudgetten aan afdelingen of projecten.
   2. Registreren van uitgaven in het systeemJe registreert uitgaven in het administratiesysteem.
   3. Signaleren van budgetoverschrijdingenJe signaleert wanneer budgetten worden overschreden.
   4. Maken van kostenoverzichten en rapportagesJe maakt kostenoverzichten en stelt rapportages op.
   5. Analyseren van afwijkingen in inkoopuitgavenJe analyseert afwijkingen in uitgaven ten opzichte van het budget.
6. 6 Contract- en prijsafsprakenregistratie Je legt prijsafspraken en contracten vast, bewaakt vervaldata en controleert facturen op afgesproken tarieven.
   5 lessen

   1. Vastleggen van prijsafspraken in het systeemJe registreert prijsafspraken in het systeem.
   2. Registreren van kortingen en staffelprijzenJe legt kortingen en staffelprijzen vast.
   3. Koppelen van contracten aan inkoopordersJe koppelt contracten aan de juiste inkooporders.
   4. Bewaken van contractvervaldataJe bewaakt de vervaldata van contracten.
   5. Controleren van facturen op afgesproken tarievenJe controleert facturen op de afgesproken tarieven.
7. 7 Logistieke documenten en administratie Je registreert ontvangsten, controleert logistieke documenten en verwerkt retouren en reclamaties.
   5 lessen

   1. Ontvangstregistratie van goederen en materialenJe registreert de ontvangst van goederen en materialen.
   2. Controleren van pakbonnen op juistheidJe controleert pakbonnen op juistheid.
   3. Afboeken van ontvangsten in het systeemJe boekt ontvangsten af in het systeem.
   4. Registreren van retouren en reclamatiesJe registreert retouren en verwerkt reclamaties.
   5. Documenteren van transport- en douanepapierenJe documenteert transport- en douanepapieren.
8. 8 Rapportage en managementinformatie Je stelt managementrapportages op, analyseert inkoopdata en signaleert trends voor besluitvorming.
   5 lessen

   1. Opstellen van inkoopoverzichten voor managementJe stelt inkoopoverzichten samen voor het management.
   2. Rapporteren van levertijdprestatiesJe rapporteert over prestaties rond levertijden.
   3. Analyseren van inkoopvolumes per leverancierJe analyseert inkoopvolumes per leverancier.
   4. Signaleren van trends in prijzen en leveringenJe signaleert trends in prijzen en leveringen.
   5. Ondersteunen bij besluitvorming met actuele dataJe ondersteunt besluitvorming met actuele data.
9. 9 Compliance en interne controles Je voert interne controles uit, controleert bevoegdheden en zorgt voor naleving van wet- en regelgeving.
   5 lessen

   1. Naleven van interne inkoopproceduresJe past interne inkoopprocedures toe in je werk.
   2. Controleren op bevoegdheden en goedkeuringenJe controleert of bevoegdheden en goedkeuringen correct zijn vastgelegd.
   3. Voorkomen van fraude en belangenverstrengelingJe voorkomt fraude en belangenverstrengeling door controles.
   4. Voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. btw)Je zorgt dat je voldoet aan relevante wet- en regelgeving.
   5. Vastleggen van audit-trails en controledocumentatieJe legt audit-trails en controledocumentatie vast.
10. 10 Digitalisering en automatisering van inkoopadministratie Je werkt met digitale systemen, automatiseert processen en zorgt voor veilige opslag van inkoopdata.
    5 lessen

    1. Gebruik van ERP- en inkoopsystemenJe gebruikt ERP- en inkoopsystemen voor administratieve taken.
    2. Automatische ordergeneratie op basis van voorraadniveausJe past automatische ordergeneratie toe op basis van voorraadniveaus.
    3. Scannen en digitaal opslaan van facturenJe scant en slaat facturen digitaal op.
    4. E-facturatie en elektronische inkoopdocumentenJe verwerkt e-facturen en elektronische documenten.
    5. Beveiliging van digitale inkoopdataJe borgt de beveiliging van digitale inkoopgegevens.