MHBO Praktijkcursus – Inkoopprojectmanagement

Je voert zelfstandig een inkoopproject uit van initiatie tot evaluatie, inclusief planning, kostenbeheer en leveranciersselectie.

1. 1 Basisprincipes van inkoopprojectmanagement Je onderzoekt de basis van inkoopprojectmanagement en de rollen en verantwoordelijkheden binnen projecten.
   5 lessen

   1. Definitie en doel van inkoopprojectmanagementJe verkent het doel en de werkwijze van inkoopprojectmanagement aan de hand van praktijkvoorbeelden.
   2. Verschillen tussen operationele inkoop en projectinkoopJe vergelijkt operationele inkoop met projectmatige inkoop en benoemt de verschillen.
   3. Rollen en verantwoordelijkheden in een inkoopprojectJe brengt de verschillende rollen en hun taken in een inkoopproject in kaart.
   4. Projectlevenscyclus toegepast op inkoopJe past de stappen van de projectlevenscyclus toe op een inkooptraject.
   5. Belang van planning, budget en kwaliteitJe benoemt hoe planning, budget en kwaliteit invloed hebben op het succes van een project.
2. 2 Projectinitiatie in inkoop Je bereidt een inkoopproject voor door doelen te formuleren, een plan op te stellen en risico’s te signaleren.
   5 lessen

   1. Vaststellen van projectdoelen en scopeJe stelt de projectdoelen vast en bepaalt de scope van het inkoopproject.
   2. Opstellen van een projectplan voor inkoopJe werkt een concreet projectplan uit voor een inkoopproject.
   3. Stakeholderanalyse en betrokkenheidJe analyseert stakeholders en bepaalt hun betrokkenheid bij het project.
   4. Risico’s identificeren bij projectstartJe signaleert mogelijke risico’s bij de start van het project.
   5. Goedkeuringsprocessen en interne afstemmingJe stemt goedkeuringsprocessen en interne afspraken af.
3. 3 Marktonderzoek en leveranciersselectie Je onderzoekt de markt, specificeert eisen en selecteert leveranciers op basis van objectieve criteria.
   5 lessen

   1. Behoeftebepaling en specificatie van eisenJe bepaalt de behoefte en stelt een heldere eisenlijst op voor het inkoopproject.
   2. Markt- en leveranciersanalyse uitvoerenJe voert een analyse uit van de markt en mogelijke leveranciers.
   3. Opstellen van selectiecriteria en beoordelingsmethodenJe formuleert selectiecriteria en kiest passende beoordelingsmethoden.
   4. Aanvragen van offertes (RFQ/RFP)Je vraagt offertes aan bij leveranciers en vergelijkt de reacties.
   5. Beoordelen en kiezen van de beste leverancierJe beoordeelt de offertes en maakt een onderbouwde leverancierskeuze.
4. 4 Contractering en juridische afspraken Je stelt contracten op, onderhandelt voorwaarden en legt afspraken juridisch vast met leveranciers.
   5 lessen

   1. Opstellen en onderhandelen van contractenJe stelt een contract op en voert onderhandelingen over de inhoud.
   2. Vastleggen van leveringsvoorwaarden en KPI’sJe legt leveringsvoorwaarden en prestatie-indicatoren vast in het contract.
   3. Prijs- en betalingsafspraken in contractenJe maakt prijs- en betalingsafspraken concreet in contractdocumenten.
   4. Risicobeperkende clausules opnemenJe neemt risicobeperkende clausules op om risico’s te minimaliseren.
   5. Contractondertekening en archiveringJe regelt de ondertekening en bewaart het contract volgens interne procedures.
5. 5 Planning en voortgangsbewaking Je plant het inkoopproject, bewaakt voortgang en past de planning aan waar nodig.
   5 lessen

   1. Maken van een gedetailleerde inkoopplanningJe maakt een gedetailleerde planning voor alle inkoopactiviteiten.
   2. Toewijzen van middelen en budgetJe verdeelt middelen en budget over de verschillende projectonderdelen.
   3. Monitoren van levertijden en voortgangJe houdt levertijden en voortgang van het project bij.
   4. Aanpassen van planning bij vertragingenJe past de planning aan bij vertragingen of wijzigingen.
   5. Gebruik van projectmanagementtools voor inkoopJe gebruikt projectmanagementtools om overzicht te houden tijdens het project.
6. 6 Kostenbeheer in inkoopprojecten Je beheert de kosten van het inkoopproject, analyseert afwijkingen en rapporteert over de financiële voortgang.
   5 lessen

   1. Opstellen van een inkoopbudgetJe stelt een budget op voor het inkoopproject.
   2. Bewaken van uitgaven en kostenpostenJe bewaakt de uitgaven en signaleert afwijkingen in kostenposten.
   3. Analyseren van afwijkingen tussen budget en realisatieJe analyseert verschillen tussen het budget en de werkelijke kosten.
   4. Kosten-batenanalyse tijdens het projectJe voert een kosten-batenanalyse uit tijdens het project.
   5. Rapporteren van financiële voortgangJe rapporteert periodiek over de financiële voortgang van het project.
7. 7 Risicomanagement in inkoopprojecten Je identificeert, registreert en beheert risico’s gedurende het hele inkoopproject.
   5 lessen

   1. Identificeren van projectrisico’s in de inkoopfaseJe brengt projectrisico’s in kaart tijdens de inkoopfase.
   2. Opstellen van een risicoregisterJe stelt een risicoregister op en houdt deze bij.
   3. Voorbereiden van mitigerende maatregelenJe bereidt maatregelen voor om risico’s te beperken.
   4. Continu monitoren van risico’sJe monitort risico’s continu en signaleert veranderingen.
   5. Aanpassen van risicobeheersplan tijdens projectJe past het risicobeheersplan aan als de situatie daarom vraagt.
8. 8 Communicatie en stakeholdermanagement Je organiseert communicatie en onderhoudt relaties met interne en externe betrokkenen tijdens het project.
   5 lessen

   1. Opstellen van een communicatieplanJe maakt een communicatieplan voor alle betrokkenen.
   2. Afstemming met interne projectteamsJe stemt af met interne projectteams over voortgang en verwachtingen.
   3. Relatiebeheer met leveranciers tijdens het projectJe onderhoudt contact met leveranciers gedurende het project.
   4. Rapportage aan opdrachtgevers en managementJe rapporteert aan opdrachtgevers en het management over de status.
   5. Omgaan met conflicten en misverstandenJe gaat om met conflicten en lost misverstanden op.
9. 9 Oplevering en nazorg Je rondt het project af door leveringen te controleren, financiële verplichtingen af te wikkelen en te evalueren.
   5 lessen

   1. Controle op levering en kwaliteitJe controleert of de levering en kwaliteit voldoen aan de afspraken.
   2. Formele oplevering en acceptatie van producten/dienstenJe verzorgt de formele oplevering en acceptatie van producten of diensten.
   3. Afwikkelen van financiële verplichtingenJe handelt de resterende financiële verplichtingen af.
   4. Evaluatie met leveranciers en interne teamsJe evalueert het project met leveranciers en interne teams.
   5. Archiveren van projectdocumentatieJe archiveert alle projectdocumentatie volgens de richtlijnen.
10. 10 Evaluatie en continu verbeteren Je evalueert het projectresultaat, deelt ervaringen en werkt standaardprocessen bij voor toekomstige projecten.
    5 lessen

    1. Leren van projectresultaten en knelpuntenJe analyseert projectresultaten en benoemt knelpunten.
    2. Opstellen van verbeterplannen voor toekomstige projectenJe stelt een verbeterplan op voor volgende inkoopprojecten.
    3. Benchmarken met eerdere inkoopprojectenJe vergelijkt het project met eerdere inkoopprojecten.
    4. Delen van kennis en ervaringen binnen de organisatieJe deelt opgedane kennis en ervaringen binnen de organisatie.
    5. Bijwerken van standaardprocessen en sjablonenJe werkt standaardprocessen en sjablonen bij op basis van de evaluatie.