Basisopleiding Receptie en frontoffice taken

Je voert receptie- en frontofficetaken uit, van gastvrij ontvangst tot administratieve en facilitaire ondersteuning.

1. 1 Gastvrijheid en eerste indruk Je zorgt voor een gastvrije ontvangst en een professionele uitstraling richting bezoekers.
   5 lessen

   1. Professionele houding en uitstralingJe werkt aan een representatieve houding en uitstraling in je dagelijkse werkzaamheden.
   2. Ontvangen en begroeten van bezoekersJe oefent met het begroeten en ontvangen van bezoekers op een vriendelijke manier.
   3. Non-verbale communicatie effectief inzettenJe past non-verbale communicatie toe om je boodschap te versterken.
   4. Creëren van een vriendelijke en toegankelijke sfeerJe creëert een toegankelijke sfeer voor bezoekers en collega’s.
   5. Kennis van etiquette en omgangsvormenJe past etiquette en omgangsvormen toe in contact met anderen.
2. 2 Telefoon- en e-mailafhandeling Je handelt telefoongesprekken en e-mails professioneel en volgens vaste protocollen af.
   5 lessen

   1. Professioneel beantwoorden van telefoongesprekkenJe voert telefoongesprekken op een zakelijke en klantvriendelijke manier.
   2. Doorverbinden naar de juiste persoon of afdelingJe verbindt gesprekken door naar de juiste persoon of afdeling.
   3. Noteren en doorgeven van boodschappenJe noteert boodschappen nauwkeurig en geeft deze correct door.
   4. Correct en zakelijk opstellen van e-mailsJe stelt zakelijke en duidelijke e-mails op.
   5. Gebruik van telefoon- en e-mailprotocollenJe volgt de geldende telefoon- en e-mailprotocollen.
3. 3 Agenda- en afsprakenbeheer Je beheert afspraken, vergaderruimtes en agenda’s efficiënt en zorgvuldig.
   5 lessen

   1. Inplannen van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en vergaderingen in digitale systemen.
   2. Beheren van vergaderruimtes en faciliteitenJe reserveert vergaderruimtes en regelt benodigde faciliteiten.
   3. Afstemmen van agenda’s met collega’sJe stemt agenda’s af met collega’s om conflicten te voorkomen.
   4. Bevestigen en herinneren van afsprakenJe bevestigt afspraken en verstuurt herinneringen.
   5. Omgaan met last-minute wijzigingenJe past je aan bij onverwachte wijzigingen in de planning.
4. 4 Bezoekersregistratie en toegangsbeheer Je registreert bezoekers en beheert de toegang volgens de geldende procedures.
   5 lessen

   1. Registreren van bezoekers in systemenJe voert bezoekersgegevens in het registratiesysteem in.
   2. Uitgeven van bezoekerspassenJe verstrekt bezoekerspassen volgens de afspraken.
   3. Toelichten van veiligheids- en huisregelsJe licht veiligheids- en huisregels aan bezoekers toe.
   4. Begeleiden van bezoekers naar de juiste locatieJe begeleidt bezoekers naar de juiste locatie binnen het gebouw.
   5. Toezien op naleving van toegangsproceduresJe controleert of bezoekers zich aan de toegangsprocedures houden.
5. 5 Administratieve ondersteuning Je ondersteunt administratieve processen en verwerkt correspondentie en gegevens.
   5 lessen

   1. Invoeren van gegevens in systemenJe voert gegevens nauwkeurig in digitale systemen in.
   2. Archiveren van documenten en postverwerkingJe archiveert documenten en verwerkt inkomende post.
   3. Opstellen en bijhouden van overzichtenJe stelt overzichten op en houdt deze actueel.
   4. Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentieJe verwerkt inkomende en uitgaande correspondentie.
   5. Ondersteunen bij rapportages en lijstenJe ondersteunt bij het samenstellen van rapportages en lijsten.
6. 6 Omgaan met klachten en lastige situaties Je gaat professioneel om met klachten en lastige situaties aan de balie of telefoon.
   5 lessen

   1. Luisteren en samenvatten van de klachtJe luistert actief naar klachten en vat deze samen.
   2. Empathisch en professioneel reagerenJe reageert empathisch en professioneel op lastige situaties.
   3. Escaleren naar de juiste persoon of afdelingJe schakelt tijdig de juiste persoon of afdeling in bij escalaties.
   4. Oplossingsgericht denken en handelenJe denkt mee in oplossingen en handelt doeltreffend.
   5. Klachtenregistratie bijhoudenJe houdt een overzicht bij van ontvangen klachten.
7. 7 Coördinatie van facilitaire taken Je coördineert facilitaire taken en onderhoudt contact met leveranciers en onderhoudspartijen.
   5 lessen

   1. Bestellen van kantoorartikelen en voorraadbeheerJe bestelt kantoorartikelen en beheert de voorraad.
   2. Aanspreekpunt zijn voor onderhoud en reparatiesJe bent aanspreekpunt voor onderhoud en reparaties.
   3. Controleren van vergaderruimtes op netheid en benodigdhedenJe controleert vergaderruimtes op netheid en benodigdheden.
   4. Signaleren van facilitaire problemenJe signaleert en meldt facilitaire problemen tijdig.
   5. Contact onderhouden met leveranciersJe onderhoudt contact met leveranciers voor facilitaire zaken.
8. 8 Gebruik van digitale systemen en software Je werkt met digitale systemen voor reserveringen, klantgegevens en interne communicatie.
   5 lessen

   1. Werken met reserveringssystemenJe gebruikt reserveringssystemen voor het plannen van ruimtes of afspraken.
   2. Beheren van CRM-systemen voor klantgegevensJe beheert klantgegevens in een CRM-systeem.
   3. Gebruik van interne communicatieplatformsJe communiceert via interne platforms met collega’s.
   4. Veilig omgaan met persoonsgegevens (AVG)Je verwerkt persoonsgegevens volgens de AVG-regels.
   5. Basiskennis van Microsoft Office of vergelijkbare pakkettenJe past basisvaardigheden toe in Microsoft Office of vergelijkbare software.
9. 9 Interne communicatie en samenwerking Je stemt effectief af met collega’s en ondersteunt interne communicatie en samenwerking.
   5 lessen

   1. Afstemmen met andere afdelingenJe overlegt met andere afdelingen voor goede samenwerking.
   2. Duidelijk en beknopt doorgeven van informatieJe geeft informatie duidelijk en beknopt door aan collega’s.
   3. Ondersteunen van interne evenementen en bijeenkomstenJe ondersteunt bij de organisatie van interne evenementen.
   4. Samenwerken met collega’s onder drukJe werkt samen met collega’s, ook onder tijdsdruk.
   5. Feedback geven en ontvangenJe geeft en ontvangt feedback op een constructieve manier.
10. 10 Representatie van de organisatie Je zorgt voor een professionele uitstraling van de organisatie en versterkt het imago.
    5 lessen

    1. Uitdragen van de kernwaarden van het bedrijfJe brengt de kernwaarden van het bedrijf over in je werk.
    2. Consequent gebruik van huisstijl en taalgebruikJe gebruikt huisstijl en taalgebruik consequent in alle communicatie.
    3. Professionele omgang met vertrouwelijke informatieJe gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
    4. Oog voor detail in presentatie van materialenJe let op details bij de presentatie van materialen.
    5. Positieve bijdrage leveren aan het imagoJe levert een positieve bijdrage aan het imago van de organisatie.