MBO Telefonische vaardigheden en etiquette (6 maanden)

Je ondersteunt het management door praktische vaardigheden toe te passen in communicatie, organisatie en probleemoplossing.

1. 1 Inleiding tot managementsupport Je krijgt inzicht in de rol en taken van managementsupport binnen organisaties en de samenwerking met andere afdelingen.
   5 lessen

   1. Definitie en rol van managementsupport in organisatiesJe onderzoekt wat managementsupport inhoudt en welke rol deze functie speelt binnen organisaties.
   2. Verschillende functies en verantwoordelijkheden van een managementsupportmedewerkerJe vergelijkt verschillende taken en verantwoordelijkheden van managementsupportmedewerkers.
   3. Het belang van managementsupport voor efficiëntie en effectiviteitJe analyseert hoe managementsupport bijdraagt aan een efficiënte en effectieve organisatie.
   4. De relatie tussen managementsupport en andere afdelingenJe bekijkt hoe je samenwerkt met andere afdelingen en welke invloed dat heeft op je werk.
   5. Trends en ontwikkelingen in managementsupportJe signaleert actuele ontwikkelingen en trends die van invloed zijn op managementsupport.
2. 2 Communicatievaardigheden Je oefent met verschillende communicatietechnieken voor samenwerking met management, collega’s en externe contacten.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie met managers en teamledenJe past gespreksvaardigheden toe in contact met managers en teamleden.
   2. Actief luisteren en feedback gevenJe oefent met actief luisteren en het geven van gerichte feedback.
   3. Professioneel schrijvenJe schrijft zakelijke teksten en berichten volgens professionele standaarden.
   4. Interculturele communicatie in een diverse werkomgevingJe herkent culturele verschillen en past je communicatie aan in diverse teams.
   5. Het gebruik van digitale communicatiemiddelen en platformsJe gebruikt digitale middelen en platforms om effectief te communiceren.
3. 3 Agendabeheer en planning Je leert agenda’s en planningen beheren, vergaderingen organiseren en omgaan met onverwachte wijzigingen.
   5 lessen

   1. Het beheren van agenda's en planningsystemenJe beheert agenda’s en gebruikt planningssystemen voor het organiseren van activiteiten.
   2. Het organiseren van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en regelt praktische zaken rondom vergaderingen.
   3. Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van agenda'sJe bereidt vergaderingen voor en stelt een duidelijke agenda op.
   4. Effectief tijdbeheer en prioriteiten stellenJe stelt prioriteiten en verdeelt je tijd efficiënt over verschillende taken.
   5. Het omgaan met last-minute wijzigingen en conflictenJe reageert flexibel op last-minute wijzigingen en lost planningsconflicten op.
4. 4 Documentbeheer en digitale archivering Je werkt met systemen voor documentbeheer, digitale archivering en het beveiligen van vertrouwelijke informatie.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van documentbeheer en archiveringJe past basisprincipes toe voor het beheren en archiveren van documenten.
   2. Het opstellen en formatteren van documentenJe stelt documenten op en zorgt voor een correcte opmaak en structuur.
   3. Gebruik van digitale archiveringssystemenJe gebruikt digitale systemen voor het opslaan en terugvinden van documenten.
   4. Het belang van versiebeheer en documentatieJe houdt verschillende versies van documenten bij en documenteert wijzigingen.
   5. Beveiliging van gevoelige informatie en privacy-overwegingenJe neemt maatregelen om gevoelige informatie te beschermen en privacy te waarborgen.
5. 5 Financieel beheer en budgettering Je voert eenvoudige financiële taken uit, stelt budgetten op en verwerkt onkosten binnen een organisatie.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van financieel beheer in organisatiesJe leert de basis van financieel beheer en hoe dit werkt binnen organisaties.
   2. Het opstellen en bijhouden van budgettenJe stelt een budget op en houdt de uitgaven bij.
   3. Financiële rapportage en analysesJe maakt eenvoudige financiële rapportages en voert analyses uit.
   4. Het beheer van onkosten en declaratiesJe verwerkt onkosten en behandelt declaraties volgens de juiste procedures.
   5. Het begrijpen van financiële documenten en kasstromenJe leest financiële documenten en volgt kasstromen binnen de organisatie.
6. 6 Projectmanagementvaardigheden Je maakt kennis met projectmanagement en leert hoe je projecten plant, uitvoert en evalueert.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van projectmanagementJe ontdekt de basisprincipes van projectmanagement en de fasen van een project.
   2. Het opstellen van projectplannen en -doelenJe stelt een projectplan op en formuleert heldere projectdoelen.
   3. Het organiseren van resources en takenJe organiseert taken en middelen voor een soepel projectverloop.
   4. Risicoanalyse en -beheer in projectenJe voert een risicoanalyse uit en bedenkt oplossingen voor mogelijke knelpunten.
   5. Evaluatie en rapportage van projectresultatenJe evalueert projectresultaten en stelt een rapportage op.
7. 7 Kantoororganisatie en efficiëntie Je richt je werkplek efficiënt in, gebruikt productiviteitstools en verbetert werkprocessen.
   5 lessen

   1. Het belang van een georganiseerde werkplekJe zorgt voor een overzichtelijke en georganiseerde werkplek.
   2. Tijdmanagementtechnieken en productiviteitstoolsJe past tijdmanagementtechnieken toe en gebruikt hulpmiddelen voor productiviteit.
   3. Het gebruik van technologie voor kantoorautomatiseringJe zet technologie in om kantoorwerkzaamheden te automatiseren.
   4. Procedures voor het beheren van dagelijkse takenJe volgt procedures voor het uitvoeren van dagelijkse taken.
   5. Effectieve werkmethoden en processen verbeterenJe beoordeelt werkmethoden en stelt verbeteringen voor in processen.
8. 8 Ondersteuning van het management Je leert hoe je het management proactief ondersteunt en vertrouwelijke informatie zorgvuldig beheert.
   5 lessen

   1. Het begrijpen van de behoeften van het managementJe brengt de behoeften van het management in kaart en stemt je werkzaamheden daarop af.
   2. Proactief bieden van ondersteuning en oplossingenJe biedt zelfstandig oplossingen en ondersteuning bij dagelijkse uitdagingen.
   3. Het beheren van vertrouwelijke informatie en documentenJe beheert vertrouwelijke documenten en informatie discreet.
   4. Het rapporteren van belangrijke informatie en inzichtenJe rapporteert relevante informatie en inzichten aan het management.
   5. Het ontwikkelen van goede relaties met het managementteamJe bouwt aan een goede werkrelatie met het managementteam.
9. 9 Relatiemanagement en netwerken Je bouwt een professioneel netwerk op en onderhoudt relaties met interne en externe contacten.
   5 lessen

   1. Het belang van netwerken in een zakelijke omgevingJe ontdekt het belang van netwerken voor je werk en je organisatie.
   2. Relatiemanagement met interne en externe stakeholdersJe onderhoudt contacten met collega’s, klanten en andere relaties.
   3. Het opbouwen van een professioneel netwerkJe ontwikkelt strategieën om je professionele netwerk uit te breiden.
   4. Het omgaan met klanten en leveranciersJe communiceert effectief met klanten en leveranciers.
   5. Het gebruik van sociale media voor netwerkenJe zet sociale media in om zakelijke contacten te onderhouden en uit te breiden.
10. 10 Probleemoplossing en besluitvorming Je past methoden toe om problemen te analyseren, creatieve oplossingen te bedenken en besluiten uit te voeren.
    5 lessen

    1. Methoden voor probleemidentificatie en -analyseJe identificeert problemen en analyseert de oorzaken ervan.
    2. Creatief denken en innovatie in probleemoplossingJe gebruikt creatieve technieken om oplossingen te bedenken.
    3. Het proces van besluitvorming in een organisatieJe doorloopt het besluitvormingsproces binnen een organisatie.
    4. Evaluatie van alternatieven en risico'sJe beoordeelt alternatieven en schat risico’s in bij keuzes.
    5. Implementatie en follow-up van besluitenJe voert besluiten uit en volgt de resultaten op.

Je voert telefoongesprekken professioneel, met aandacht voor voorbereiding, etiquette, luisteren en opvolging.

1. 1 Basisprincipes van telefoneren Je past basisprincipes toe voor professioneel en duidelijk telefonisch contact.
   5 lessen

   1. Professionele begroeting en afsluiting hanterenJe begroet en sluit gesprekken professioneel af.
   2. Duidelijke en correcte taal gebruikenJe gebruikt correcte en heldere taal in het gesprek.
   3. Spreektempo en volume aanpassen aan de gesprekspartnerJe stemt spreektempo en volume af op de ander.
   4. Rustig en vriendelijk blijven, ook bij moeilijke gesprekkenJe blijft rustig en vriendelijk, ook bij lastige gesprekken.
   5. Het doel van het telefoongesprek vooraf helder hebbenJe bepaalt vooraf het doel van het gesprek.
2. 2 Gespreksvoorbereiding Je bereidt gesprekken voor door relevante informatie en documenten te verzamelen.
   5 lessen

   1. Informatie verzamelen over gespreksonderwerp of klantJe zoekt informatie over het onderwerp of de gesprekspartner.
   2. Belangrijke documenten en notities bij de hand hebbenJe zorgt dat je benodigde documenten en notities bij de hand hebt.
   3. Verwachte vragen en antwoorden bedenkenJe bedenkt mogelijke vragen en antwoorden vooraf.
   4. Agenda of doel van het gesprek vaststellenJe stelt de agenda of het doel van het gesprek vast.
   5. Eventuele vervolgacties voorbereidenJe bereidt eventuele vervolgacties voor.
3. 3 Actief luisteren en samenvatten Je luistert actief, vat samen en stelt gerichte vragen tijdens het gesprek.
   5 lessen

   1. Volledig aandacht geven aan de bellerJe geeft volledige aandacht aan de beller.
   2. Essentiële informatie signaleren en noterenJe signaleert en noteert belangrijke informatie.
   3. Terugkoppelen wat is begrepenJe koppelt terug wat je hebt begrepen.
   4. Vragen stellen om verduidelijking te krijgenJe stelt vragen om zaken te verduidelijken.
   5. Luistertechnieken toepassen zoals parafraseren en doorvragenJe past luistertechnieken toe zoals parafraseren en doorvragen.
4. 4 Telefonische etiquette Je hanteert telefonische etiquette en respecteert privacy en vertrouwelijkheid.
   5 lessen

   1. Correcte aanspreekvormen gebruikenJe gebruikt passende aanspreekvormen.
   2. Niet door elkaar praten en onderbrekingen vermijdenJe voorkomt onderbrekingen en praat niet door elkaar.
   3. Professionele houding behouden, ook bij stressJe blijft professioneel, ook bij stressvolle situaties.
   4. Gepaste toon en beleefdheid toepassenJe past beleefdheid en een gepaste toon toe.
   5. Privacy en vertrouwelijke informatie respecterenJe respecteert privacy en vertrouwelijke informatie.
5. 5 Omgaan met moeilijke gesprekken Je blijft professioneel bij moeilijke gesprekken en weet hoe je grenzen aangeeft.
   5 lessen

   1. Rustig blijven bij boosheid of frustratie van de bellerJe blijft rustig bij boosheid of frustratie van de ander.
   2. Conflicten kalm en professioneel oplossenJe lost conflicten kalm en professioneel op.
   3. Neutraal en objectief blijvenJe blijft neutraal en objectief in het gesprek.
   4. Grenzen aangeven zonder onbeleefd te zijnJe geeft duidelijk je grenzen aan zonder onbeleefd te zijn.
   5. Escalatieprocedures kennen en toepassenJe past procedures toe bij escalatie.
6. 6 Inbound gesprekken beheren Je handelt inkomende gesprekken efficiënt af en bevordert duidelijke communicatie.
   5 lessen

   1. Klantvragen snel en correct beantwoordenJe beantwoordt klantvragen snel en correct.
   2. Doorverbinden naar de juiste persoon of afdelingJe verbindt door naar de juiste persoon of afdeling.
   3. Tijdig terugbellen bij afwezigheid of fout doorverbindenJe belt tijdig terug als dat nodig is.
   4. Notities maken van het gesprek voor opvolgingJe maakt notities voor opvolging van het gesprek.
   5. Klanttevredenheid bevorderen door duidelijke communicatieJe zorgt voor klanttevredenheid door heldere communicatie.
7. 7 Outbound gesprekken voeren Je voert uitgaande gesprekken doelgericht en sluit deze af met duidelijke afspraken.
   5 lessen

   1. Duidelijk het doel van het gesprek communicerenJe communiceert helder het doel van het gesprek.
   2. Professioneel introduceren van jezelf en het bedrijfJe introduceert jezelf en het bedrijf professioneel.
   3. Interesse en betrokkenheid tonen bij de gesprekspartnerJe toont interesse en betrokkenheid bij de ander.
   4. Vragen stellen om behoeften of problemen te achterhalenJe stelt vragen om behoeften of problemen te achterhalen.
   5. Afronden met duidelijke vervolgstappenJe sluit af met duidelijke vervolgstappen.
8. 8 Telefonische verkoop en acquisitie Je voert klantgerichte verkoopgesprekken en registreert gemaakte afspraken.
   5 lessen

   1. Klantgericht verkoopgesprek voerenJe voert een verkoopgesprek met aandacht voor de klant.
   2. Producten of diensten kort en duidelijk uitleggenJe legt producten of diensten kort en duidelijk uit.
   3. Weerstanden herkennen en effectief reagerenJe herkent weerstanden en reageert effectief.
   4. Call-to-action en vervolgstappen benoemenJe benoemt vervolgstappen en acties.
   5. Resultaten en afspraken registrerenJe registreert resultaten en afspraken.
9. 9 Notuleren en opvolgen van telefoongesprekken Je legt afspraken en actiepunten vast en volgt deze systematisch op.
   5 lessen

   1. Belangrijke punten direct noterenJe noteert direct belangrijke punten tijdens het gesprek.
   2. Actiepunten en deadlines vastleggenJe legt actiepunten en deadlines vast.
   3. Gespreksverslag tijdig delen met betrokkenenJe deelt het gespreksverslag met betrokkenen.
   4. Informatie correct archiveren voor toekomstig gebruikJe archiveert informatie correct voor later gebruik.
   5. Systematisch opvolgen van afspraken en verzoekenJe volgt afspraken en verzoeken systematisch op.
10. 10 Verbeteren van telefonische vaardigheden Je werkt actief aan het verbeteren van je telefonische vaardigheden en past feedback toe.
    5 lessen

    1. Eigen gesprekken evalueren en reflecterenJe evalueert en reflecteert op je eigen gesprekken.
    2. Feedback vragen van collega’s of leidinggevendeJe vraagt feedback aan collega’s of leidinggevende.
    3. Veel voorkomende fouten herkennen en vermijdenJe herkent en voorkomt veel voorkomende fouten.
    4. Rollenspellen en simulaties oefenenJe oefent met rollenspellen en simulaties.
    5. Technieken integreren in dagelijkse telefoniepraktijkJe past nieuwe technieken toe in je dagelijkse praktijk.