MBO Multitasking en prioriteiten stellen (6 maanden)

Je ondersteunt het management door praktische vaardigheden toe te passen in communicatie, organisatie en probleemoplossing.

1. 1 Inleiding tot managementsupport Je krijgt inzicht in de rol en taken van managementsupport binnen organisaties en de samenwerking met andere afdelingen.
   5 lessen

   1. Definitie en rol van managementsupport in organisatiesJe onderzoekt wat managementsupport inhoudt en welke rol deze functie speelt binnen organisaties.
   2. Verschillende functies en verantwoordelijkheden van een managementsupportmedewerkerJe vergelijkt verschillende taken en verantwoordelijkheden van managementsupportmedewerkers.
   3. Het belang van managementsupport voor efficiëntie en effectiviteitJe analyseert hoe managementsupport bijdraagt aan een efficiënte en effectieve organisatie.
   4. De relatie tussen managementsupport en andere afdelingenJe bekijkt hoe je samenwerkt met andere afdelingen en welke invloed dat heeft op je werk.
   5. Trends en ontwikkelingen in managementsupportJe signaleert actuele ontwikkelingen en trends die van invloed zijn op managementsupport.
2. 2 Communicatievaardigheden Je oefent met verschillende communicatietechnieken voor samenwerking met management, collega’s en externe contacten.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie met managers en teamledenJe past gespreksvaardigheden toe in contact met managers en teamleden.
   2. Actief luisteren en feedback gevenJe oefent met actief luisteren en het geven van gerichte feedback.
   3. Professioneel schrijvenJe schrijft zakelijke teksten en berichten volgens professionele standaarden.
   4. Interculturele communicatie in een diverse werkomgevingJe herkent culturele verschillen en past je communicatie aan in diverse teams.
   5. Het gebruik van digitale communicatiemiddelen en platformsJe gebruikt digitale middelen en platforms om effectief te communiceren.
3. 3 Agendabeheer en planning Je leert agenda’s en planningen beheren, vergaderingen organiseren en omgaan met onverwachte wijzigingen.
   5 lessen

   1. Het beheren van agenda's en planningsystemenJe beheert agenda’s en gebruikt planningssystemen voor het organiseren van activiteiten.
   2. Het organiseren van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en regelt praktische zaken rondom vergaderingen.
   3. Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van agenda'sJe bereidt vergaderingen voor en stelt een duidelijke agenda op.
   4. Effectief tijdbeheer en prioriteiten stellenJe stelt prioriteiten en verdeelt je tijd efficiënt over verschillende taken.
   5. Het omgaan met last-minute wijzigingen en conflictenJe reageert flexibel op last-minute wijzigingen en lost planningsconflicten op.
4. 4 Documentbeheer en digitale archivering Je werkt met systemen voor documentbeheer, digitale archivering en het beveiligen van vertrouwelijke informatie.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van documentbeheer en archiveringJe past basisprincipes toe voor het beheren en archiveren van documenten.
   2. Het opstellen en formatteren van documentenJe stelt documenten op en zorgt voor een correcte opmaak en structuur.
   3. Gebruik van digitale archiveringssystemenJe gebruikt digitale systemen voor het opslaan en terugvinden van documenten.
   4. Het belang van versiebeheer en documentatieJe houdt verschillende versies van documenten bij en documenteert wijzigingen.
   5. Beveiliging van gevoelige informatie en privacy-overwegingenJe neemt maatregelen om gevoelige informatie te beschermen en privacy te waarborgen.
5. 5 Financieel beheer en budgettering Je voert eenvoudige financiële taken uit, stelt budgetten op en verwerkt onkosten binnen een organisatie.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van financieel beheer in organisatiesJe leert de basis van financieel beheer en hoe dit werkt binnen organisaties.
   2. Het opstellen en bijhouden van budgettenJe stelt een budget op en houdt de uitgaven bij.
   3. Financiële rapportage en analysesJe maakt eenvoudige financiële rapportages en voert analyses uit.
   4. Het beheer van onkosten en declaratiesJe verwerkt onkosten en behandelt declaraties volgens de juiste procedures.
   5. Het begrijpen van financiële documenten en kasstromenJe leest financiële documenten en volgt kasstromen binnen de organisatie.
6. 6 Projectmanagementvaardigheden Je maakt kennis met projectmanagement en leert hoe je projecten plant, uitvoert en evalueert.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van projectmanagementJe ontdekt de basisprincipes van projectmanagement en de fasen van een project.
   2. Het opstellen van projectplannen en -doelenJe stelt een projectplan op en formuleert heldere projectdoelen.
   3. Het organiseren van resources en takenJe organiseert taken en middelen voor een soepel projectverloop.
   4. Risicoanalyse en -beheer in projectenJe voert een risicoanalyse uit en bedenkt oplossingen voor mogelijke knelpunten.
   5. Evaluatie en rapportage van projectresultatenJe evalueert projectresultaten en stelt een rapportage op.
7. 7 Kantoororganisatie en efficiëntie Je richt je werkplek efficiënt in, gebruikt productiviteitstools en verbetert werkprocessen.
   5 lessen

   1. Het belang van een georganiseerde werkplekJe zorgt voor een overzichtelijke en georganiseerde werkplek.
   2. Tijdmanagementtechnieken en productiviteitstoolsJe past tijdmanagementtechnieken toe en gebruikt hulpmiddelen voor productiviteit.
   3. Het gebruik van technologie voor kantoorautomatiseringJe zet technologie in om kantoorwerkzaamheden te automatiseren.
   4. Procedures voor het beheren van dagelijkse takenJe volgt procedures voor het uitvoeren van dagelijkse taken.
   5. Effectieve werkmethoden en processen verbeterenJe beoordeelt werkmethoden en stelt verbeteringen voor in processen.
8. 8 Ondersteuning van het management Je leert hoe je het management proactief ondersteunt en vertrouwelijke informatie zorgvuldig beheert.
   5 lessen

   1. Het begrijpen van de behoeften van het managementJe brengt de behoeften van het management in kaart en stemt je werkzaamheden daarop af.
   2. Proactief bieden van ondersteuning en oplossingenJe biedt zelfstandig oplossingen en ondersteuning bij dagelijkse uitdagingen.
   3. Het beheren van vertrouwelijke informatie en documentenJe beheert vertrouwelijke documenten en informatie discreet.
   4. Het rapporteren van belangrijke informatie en inzichtenJe rapporteert relevante informatie en inzichten aan het management.
   5. Het ontwikkelen van goede relaties met het managementteamJe bouwt aan een goede werkrelatie met het managementteam.
9. 9 Relatiemanagement en netwerken Je bouwt een professioneel netwerk op en onderhoudt relaties met interne en externe contacten.
   5 lessen

   1. Het belang van netwerken in een zakelijke omgevingJe ontdekt het belang van netwerken voor je werk en je organisatie.
   2. Relatiemanagement met interne en externe stakeholdersJe onderhoudt contacten met collega’s, klanten en andere relaties.
   3. Het opbouwen van een professioneel netwerkJe ontwikkelt strategieën om je professionele netwerk uit te breiden.
   4. Het omgaan met klanten en leveranciersJe communiceert effectief met klanten en leveranciers.
   5. Het gebruik van sociale media voor netwerkenJe zet sociale media in om zakelijke contacten te onderhouden en uit te breiden.
10. 10 Probleemoplossing en besluitvorming Je past methoden toe om problemen te analyseren, creatieve oplossingen te bedenken en besluiten uit te voeren.
    5 lessen

    1. Methoden voor probleemidentificatie en -analyseJe identificeert problemen en analyseert de oorzaken ervan.
    2. Creatief denken en innovatie in probleemoplossingJe gebruikt creatieve technieken om oplossingen te bedenken.
    3. Het proces van besluitvorming in een organisatieJe doorloopt het besluitvormingsproces binnen een organisatie.
    4. Evaluatie van alternatieven en risico'sJe beoordeelt alternatieven en schat risico’s in bij keuzes.
    5. Implementatie en follow-up van besluitenJe voert besluiten uit en volgt de resultaten op.

Je plant, ordent en prioriteert taken, gebruikt tijdmanagementtechnieken en communiceert efficiënt tijdens multitasking.

1. 1 Basisprincipes van multitasking Je onderzoekt hoe multitasking werkt en wat het effect is op je productiviteit en concentratie.
   5 lessen

   1. Verschil tussen parallelle en seriële takenJe vergelijkt taken die je tegelijk of na elkaar uitvoert en onderzoekt het verschil.
   2. Voor- en nadelen van multitaskingJe benoemt voordelen en nadelen van multitasking in je dagelijkse werk.
   3. Invloed van multitasking op productiviteit en concentratieJe analyseert hoe multitasking je productiviteit en concentratie beïnvloedt.
   4. Herkennen van persoonlijke capaciteiten en grenzenJe brengt je eigen grenzen en mogelijkheden bij multitasking in kaart.
   5. Bewust omgaan met afleidingenJe leert bewust omgaan met afleidingen tijdens het werken aan meerdere taken.
2. 2 Taken en doelen structureren Je structureert je werk door taken en doelen te ordenen en overzicht te creëren.
   5 lessen

   1. Opstellen van een dagelijkse of wekelijkse takenlijstJe stelt een takenlijst op voor een dag of week en ordent je werkzaamheden.
   2. Verdelen van taken in korte en lange termijn doelenJe verdeelt je taken in korte en lange termijn doelen.
   3. Gebruik van digitale en fysieke plannersJe gebruikt planners, zowel digitaal als op papier, om je werk te organiseren.
   4. Het belang van overzicht en prioriteringJe leert waarom overzicht en prioritering belangrijk zijn voor je werkstructuur.
   5. Het creëren van een logische volgorde van werkzaamhedenJe ordent je werkzaamheden in een logische volgorde.
3. 3 Prioriteiten bepalen Je bepaalt welke taken voorrang hebben en past prioriteringsmethoden toe.
   5 lessen

   1. Toepassen van urgentie- en belangrijkheidsmatrix (Eisenhower-methode)Je past de urgentie- en belangrijkheidsmatrix toe om prioriteiten te stellen.
   2. Het herkennen van kritieke taken versus minder belangrijke takenJe herkent welke taken direct aandacht vragen en welke kunnen wachten.
   3. Effectief delegeren van takenJe oefent met het delegeren van taken aan anderen.
   4. Flexibiliteit bij onverwachte wijzigingenJe blijft flexibel bij onverwachte wijzigingen in je planning.
   5. Evaluatie van prioriteiten bij veranderende omstandighedenJe evalueert je prioriteiten als de omstandigheden veranderen.
4. 4 Tijdmanagement technieken Je oefent met verschillende technieken om je tijd efficiënt in te delen en te evalueren.
   5 lessen

   1. Techniek van time-blocking en planning van werksessiesJe plant werksessies met time-blocking om gefocust te werken.
   2. Pomodoro-techniek voor gefocuste werkblokkenJe past de Pomodoro-techniek toe voor geconcentreerde werkblokken.
   3. Inplannen van pauzes en herstelmomentenJe plant pauzes en herstelmomenten in om productief te blijven.
   4. Buffer tijd inplannen voor onvoorziene takenJe houdt rekening met onvoorziene taken door buffertijd in te plannen.
   5. Evaluatie van tijdsbesteding aan takenJe evalueert hoe je je tijd aan verschillende taken besteedt.
5. 5 Omgaan met afleidingen Je leert afleidingen herkennen en toepassen hoe je je aandacht bij je werk houdt.
   5 lessen

   1. Herkennen van interne en externe afleidingenJe signaleert welke interne en externe factoren je afleiden.
   2. Effectief gebruik van meldingen en notificatiesJe regelt meldingen en notificaties zodat je minder wordt gestoord.
   3. Werkplek organiseren voor maximale focusJe richt je werkplek zo in dat je beter gefocust kunt werken.
   4. Grenzen stellen bij collega’s en communicatieJe stelt grenzen bij collega’s en in communicatie om onderbrekingen te beperken.
   5. Technieken om de aandacht terug te brengen naar prioriteitenJe past technieken toe om je aandacht snel terug te brengen naar je prioriteiten.
6. 6 Efficiënt communiceren tijdens multitasking Je communiceert duidelijk en gestructureerd tijdens het uitvoeren van meerdere taken.
   5 lessen

   1. Duidelijke instructies geven bij gelijktijdige takenJe geeft heldere instructies wanneer je met meerdere taken tegelijk bezig bent.
   2. Statusupdates en voortgang communicerenJe houdt anderen op de hoogte van je voortgang en status.
   3. Overbelasting van collega’s voorkomenJe voorkomt overbelasting van collega’s door duidelijke taakverdeling.
   4. Gebruik van korte en duidelijke berichtgevingJe formuleert korte en duidelijke berichten in je communicatie.
   5. Het vermijden van misverstanden door gestructureerde communicatieJe voorkomt misverstanden door gestructureerde communicatie toe te passen.
7. 7 Stressmanagement bij multitasking Je herkent stresssignalen en past technieken toe om stress bij multitasking te beperken.
   5 lessen

   1. Herkennen van stresssignalen en burn-out risico’sJe signaleert stress en risico’s op burn-out bij jezelf.
   2. Effectieve ademhaling en korte ontspanningsoefeningenJe oefent met ademhaling en korte ontspanningsoefeningen.
   3. Het stellen van realistische doelenJe stelt doelen die haalbaar zijn binnen je werk.
   4. Ontwikkelen van veerkracht en flexibiliteitJe ontwikkelt veerkracht en past je aan bij veranderingen.
   5. Grenzen herkennen en bewakenJe bewaakt je grenzen en geeft deze tijdig aan.
8. 8 Digitale hulpmiddelen en apps Je gebruikt digitale hulpmiddelen om je taken en samenwerking te organiseren.
   5 lessen

   1. Gebruik van planners en taakbeheersoftwareJe werkt met planners en taakbeheersoftware voor je werkstructuur.
   2. Instellen van herinneringen en deadlinesJe stelt herinneringen en deadlines in voor je taken.
   3. Prioriteiten markeren in digitale systemenJe markeert prioriteiten in digitale systemen voor overzicht.
   4. Samenwerkingstools gebruiken om taken te verdelenJe gebruikt samenwerkingstools om taken te verdelen.
   5. Efficiënt gebruik van e-mail en agenda voor multitaskingJe beheert e-mail en agenda efficiënt bij multitasking.
9. 9 Evaluatie en reflectie van taken Je reflecteert op je taakuitvoering en past je werkwijze aan op basis van ervaringen.
   5 lessen

   1. Dagelijkse reflectie op voltooiing van takenJe kijkt dagelijks terug op je taken en wat je hebt afgerond.
   2. Leren van inefficiënties en verbeterpuntenJe analyseert waar je efficiënter kunt werken en wat beter kan.
   3. Aanpassen van prioriteitenlijst op basis van ervaringenJe past je prioriteitenlijst aan op basis van opgedane ervaringen.
   4. Herkennen van patronen in tijdsbestedingJe herkent patronen in hoe je je tijd besteedt.
   5. Gebruik van feedback van collega’s bij taakplanningJe gebruikt feedback van collega’s om je taakplanning te verbeteren.
10. 10 Productiviteit optimaliseren Je verhoogt je productiviteit door werktempo, taakcombinaties en workflow te verbeteren.
    5 lessen

    1. Technieken om werktempo te verhogen zonder foutenJe past technieken toe om sneller te werken zonder slordigheden.
    2. Herkennen van piekuren en optimale werktijdenJe herkent wanneer je het meest productief bent.
    3. Combineren van taken die elkaar versterkenJe combineert werkzaamheden die elkaar versterken.
    4. Minimaliseren van niet-essentiële werkzaamhedenJe beperkt werkzaamheden die weinig waarde toevoegen.
    5. Continu verbeteren van persoonlijke workflowJe werkt continu aan het verbeteren van je persoonlijke workflow.