MHBO Receptie en frontoffice taken (6 maanden)

Je ondersteunt management en organisatie door effectief te plannen, communiceren, organiseren en rapporteren.

1. 1 Inleiding tot managementsupport Je onderzoekt de rol van managementsupport en de samenwerking met andere afdelingen.
   5 lessen

   1. Definitie en rol van managementsupport in organisatiesJe beschrijft de taken en het belang van managementsupport in organisaties.
   2. Verschillende functies en verantwoordelijkheden van een managementsupportmedewerkerJe vergelijkt verschillende functies en verantwoordelijkheden in managementsupport.
   3. Het belang van managementsupport voor efficiëntie en effectiviteitJe analyseert hoe managementsupport bijdraagt aan efficiënte processen.
   4. De relatie tussen managementsupport en andere afdelingenJe bekijkt hoe je samenwerkt met andere afdelingen binnen een organisatie.
   5. Trends en ontwikkelingen in managementsupportJe signaleert actuele ontwikkelingen en veranderingen in het vakgebied.
2. 2 Communicatievaardigheden Je oefent met verschillende communicatietechnieken voor samenwerking en informatieoverdracht.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie met managers en teamledenJe past gespreksvaardigheden toe met managers en collega’s.
   2. Actief luisteren en feedback gevenJe oefent actief luisteren en het geven van constructieve feedback.
   3. Professioneel schrijvenJe schrijft zakelijke teksten en berichten voor professioneel gebruik.
   4. Interculturele communicatie in een diverse werkomgevingJe herkent culturele verschillen en stemt je communicatie daarop af.
   5. Het gebruik van digitale communicatiemiddelen en platformsJe gebruikt digitale communicatiemiddelen en platforms in je werk.
3. 3 Agendabeheer en planning Je leert agenda’s en planningen beheren, vergaderingen organiseren en prioriteiten stellen.
   5 lessen

   1. Het beheren van agenda's en planningsystemenJe beheert digitale en papieren agenda’s en planningsystemen.
   2. Het organiseren van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en organiseert vergaderingen voor het management.
   3. Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van agenda'sJe stelt vergaderagenda’s op en bereidt bijeenkomsten voor.
   4. Effectief tijdbeheer en prioriteiten stellenJe past technieken toe om tijd efficiënt te gebruiken en prioriteiten te bepalen.
   5. Het omgaan met last-minute wijzigingen en conflictenJe reageert flexibel op onverwachte wijzigingen en conflicten in de planning.
4. 4 Documentbeheer en digitale archivering Je beheert documenten digitaal, zorgt voor archivering en let op privacy en beveiliging.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van documentbeheer en archiveringJe past basisprincipes van documentbeheer en archivering toe.
   2. Het opstellen en formatteren van documentenJe stelt documenten op en zorgt voor een correcte opmaak.
   3. Gebruik van digitale archiveringssystemenJe gebruikt digitale systemen voor het archiveren van documenten.
   4. Het belang van versiebeheer en documentatieJe houdt overzicht door versiebeheer en goede documentatie.
   5. Beveiliging van gevoelige informatie en privacy-overwegingenJe borgt de veiligheid van informatie en houdt rekening met privacy.
5. 5 Financieel beheer en budgettering Je leert basisvaardigheden in financieel beheer, budgettering en rapportage voor ondersteuning.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van financieel beheer in organisatiesJe krijgt inzicht in de basis van financieel beheer binnen organisaties.
   2. Het opstellen en bijhouden van budgettenJe stelt budgetten op en houdt deze bij gedurende het jaar.
   3. Financiële rapportage en analysesJe maakt financiële rapportages en voert eenvoudige analyses uit.
   4. Het beheer van onkosten en declaratiesJe verwerkt onkosten en declaraties volgens vaste procedures.
   5. Het begrijpen van financiële documenten en kasstromenJe leest en begrijpt financiële documenten en kasstromen.
6. 6 Projectmanagementvaardigheden Je past projectmanagementvaardigheden toe, van planning tot evaluatie van resultaten.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van projectmanagementJe maakt kennis met de basis van projectmatig werken.
   2. Het opstellen van projectplannen en -doelenJe stelt projectplannen en doelen op voor een concreet project.
   3. Het organiseren van resources en takenJe organiseert middelen en taken binnen een projectteam.
   4. Risicoanalyse en -beheer in projectenJe voert risicoanalyses uit en beheert risico’s tijdens projecten.
   5. Evaluatie en rapportage van projectresultatenJe evalueert en rapporteert de resultaten van projecten.
7. 7 Kantoororganisatie en efficiëntie Je organiseert je werkplek en dagelijkse taken efficiënt met behulp van technologie en methoden.
   5 lessen

   1. Het belang van een georganiseerde werkplekJe richt je werkplek efficiënt in voor een goede workflow.
   2. Tijdmanagementtechnieken en productiviteitstoolsJe gebruikt tijdmanagementtechnieken en productiviteitstools.
   3. Het gebruik van technologie voor kantoorautomatiseringJe past kantoorautomatisering toe met geschikte technologie.
   4. Procedures voor het beheren van dagelijkse takenJe volgt procedures voor het beheren van dagelijkse werkzaamheden.
   5. Effectieve werkmethoden en processen verbeterenJe verbetert werkmethoden en processen waar mogelijk.
8. 8 Ondersteuning van het management Je stemt je ondersteuning af op de behoeften van het management en werkt vertrouwelijk.
   5 lessen

   1. Het begrijpen van de behoeften van het managementJe onderzoekt wat het management nodig heeft in verschillende situaties.
   2. Proactief bieden van ondersteuning en oplossingenJe biedt proactief ondersteuning en denkt mee in oplossingen.
   3. Het beheren van vertrouwelijke informatie en documentenJe beheert vertrouwelijke informatie en documenten zorgvuldig.
   4. Het rapporteren van belangrijke informatie en inzichtenJe rapporteert relevante informatie en inzichten aan het management.
   5. Het ontwikkelen van goede relaties met het managementteamJe bouwt aan een goede werkrelatie met het managementteam.
9. 9 Relatiemanagement en netwerken Je ontwikkelt vaardigheden voor relatiemanagement, netwerken en klantcontact in organisaties.
   5 lessen

   1. Het belang van netwerken in een zakelijke omgevingJe onderzoekt het belang van netwerken in een zakelijke context.
   2. Relatiemanagement met interne en externe stakeholdersJe beheert relaties met interne en externe partijen.
   3. Het opbouwen van een professioneel netwerkJe bouwt een professioneel netwerk op en onderhoudt dit.
   4. Het omgaan met klanten en leveranciersJe communiceert effectief met klanten en leveranciers.
   5. Het gebruik van sociale media voor netwerkenJe gebruikt sociale media om je netwerk uit te breiden.
10. 10 Probleemoplossing en besluitvorming Je past methoden toe voor probleemoplossing en besluitvorming binnen de organisatie.
    5 lessen

    1. Methoden voor probleemidentificatie en -analyseJe herkent en analyseert problemen in werksituaties.
    2. Creatief denken en innovatie in probleemoplossingJe gebruikt creatieve technieken om oplossingen te bedenken.
    3. Het proces van besluitvorming in een organisatieJe volgt het besluitvormingsproces binnen een organisatie.
    4. Evaluatie van alternatieven en risico'sJe evalueert alternatieven en inschatting van risico’s.
    5. Implementatie en follow-up van besluitenJe voert besluiten uit en volgt de resultaten op.

Je voert receptie- en frontofficetaken uit, van ontvangst tot administratie en communicatie, met aandacht voor gastvrijheid en representatie.

1. 1 Gastvrijheid en eerste indruk Je ontwikkelt een professionele houding en zorgt voor een prettige eerste indruk bij bezoekers.
   5 lessen

   1. Professionele houding en uitstralingJe werkt aan een representatieve houding en uitstraling in contact met bezoekers.
   2. Ontvangen en begroeten van bezoekersJe ontvangt en begroet bezoekers op een professionele en vriendelijke manier.
   3. Non-verbale communicatie effectief inzettenJe zet non-verbale communicatie bewust in voor een positieve ontvangst.
   4. Creëren van een vriendelijke en toegankelijke sfeerJe creëert een toegankelijke en gastvrije sfeer aan de balie.
   5. Kennis van etiquette en omgangsvormenJe past etiquette en omgangsvormen toe in contact met gasten.
2. 2 Telefoon- en e-mailafhandeling Je handelt telefoongesprekken en e-mails professioneel af en volgt de juiste protocollen.
   5 lessen

   1. Professioneel beantwoorden van telefoongesprekkenJe beantwoordt telefoongesprekken op een zakelijke en correcte manier.
   2. Doorverbinden naar de juiste persoon of afdelingJe verbindt gesprekken door naar de juiste persoon of afdeling.
   3. Noteren en doorgeven van boodschappenJe noteert boodschappen zorgvuldig en geeft deze correct door.
   4. Correct en zakelijk opstellen van e-mailsJe stelt zakelijke e-mails op en past de juiste toon toe.
   5. Gebruik van telefoon- en e-mailprotocollenJe gebruikt telefoon- en e-mailprotocollen volgens de richtlijnen.
3. 3 Agenda- en afsprakenbeheer Je beheert agenda’s, plant afspraken en stemt deze af met collega’s en ruimtes.
   5 lessen

   1. Inplannen van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en vergaderingen efficiënt in.
   2. Beheren van vergaderruimtes en faciliteitenJe beheert vergaderruimtes en regelt benodigde faciliteiten.
   3. Afstemmen van agenda’s met collega’sJe stemt agenda’s af met collega’s om planningen te stroomlijnen.
   4. Bevestigen en herinneren van afsprakenJe bevestigt afspraken en verstuurt herinneringen.
   5. Omgaan met last-minute wijzigingenJe past de planning aan bij onverwachte wijzigingen.
4. 4 Bezoekersregistratie en toegangsbeheer Je registreert bezoekers, beheert toegang en zorgt voor duidelijke uitleg over regels.
   5 lessen

   1. Registreren van bezoekers in systemenJe registreert bezoekersgegevens in het systeem.
   2. Uitgeven van bezoekerspassenJe geeft bezoekerspassen uit volgens de procedure.
   3. Toelichten van veiligheids- en huisregelsJe licht veiligheids- en huisregels duidelijk toe.
   4. Begeleiden van bezoekers naar de juiste locatieJe begeleidt bezoekers naar de juiste locatie binnen het gebouw.
   5. Toezien op naleving van toegangsproceduresJe ziet toe op naleving van de toegangsprocedures.
5. 5 Administratieve ondersteuning Je voert administratieve taken uit en ondersteunt bij het verwerken van gegevens en documenten.
   5 lessen

   1. Invoeren van gegevens in systemenJe voert gegevens nauwkeurig in systemen in.
   2. Archiveren van documenten en postverwerkingJe archiveert documenten en verwerkt inkomende en uitgaande post.
   3. Opstellen en bijhouden van overzichtenJe stelt overzichten op en houdt deze bij.
   4. Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentieJe verwerkt correspondentie volgens de richtlijnen.
   5. Ondersteunen bij rapportages en lijstenJe ondersteunt bij het opstellen van rapportages en lijsten.
6. 6 Omgaan met klachten en lastige situaties Je gaat professioneel om met klachten en lastige situaties en zorgt voor een goede afhandeling.
   5 lessen

   1. Luisteren en samenvatten van de klachtJe luistert naar klachten en vat de kern samen.
   2. Empathisch en professioneel reagerenJe reageert empathisch en professioneel op klachten.
   3. Escaleren naar de juiste persoon of afdelingJe zet klachten door naar de juiste persoon of afdeling.
   4. Oplossingsgericht denken en handelenJe denkt in oplossingen en handelt doelgericht.
   5. Klachtenregistratie bijhoudenJe houdt een overzicht bij van ontvangen klachten.
7. 7 Coördinatie van facilitaire taken Je coördineert facilitaire taken en onderhoudt contact met leveranciers en onderhoudsdiensten.
   5 lessen

   1. Bestellen van kantoorartikelen en voorraadbeheerJe bestelt kantoorartikelen en beheert de voorraad.
   2. Aanspreekpunt zijn voor onderhoud en reparatiesJe fungeert als aanspreekpunt voor onderhoud en reparaties.
   3. Controleren van vergaderruimtes op netheid en benodigdhedenJe controleert vergaderruimtes op netheid en benodigde materialen.
   4. Signaleren van facilitaire problemenJe signaleert en meldt facilitaire problemen tijdig.
   5. Contact onderhouden met leveranciersJe onderhoudt contact met leveranciers over facilitaire zaken.
8. 8 Gebruik van digitale systemen en software Je gebruikt digitale systemen en software veilig en efficiënt bij je dagelijkse werkzaamheden.
   5 lessen

   1. Werken met reserveringssystemenJe werkt met reserveringssystemen voor ruimtes en middelen.
   2. Beheren van CRM-systemen voor klantgegevensJe beheert klantgegevens in een CRM-systeem.
   3. Gebruik van interne communicatieplatformsJe gebruikt interne communicatieplatforms voor samenwerking.
   4. Veilig omgaan met persoonsgegevens (AVG)Je gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens volgens de AVG.
   5. Basiskennis van Microsoft Office of vergelijkbare pakkettenJe past basiskennis van Microsoft Office of vergelijkbare programma’s toe.
9. 9 Interne communicatie en samenwerking Je communiceert effectief met collega’s en ondersteunt bij interne samenwerking en evenementen.
   5 lessen

   1. Afstemmen met andere afdelingenJe stemt werkzaamheden af met andere afdelingen.
   2. Duidelijk en beknopt doorgeven van informatieJe geeft informatie duidelijk en beknopt door aan collega’s.
   3. Ondersteunen van interne evenementen en bijeenkomstenJe ondersteunt bij de organisatie van interne bijeenkomsten.
   4. Samenwerken met collega’s onder drukJe werkt samen met collega’s, ook onder tijdsdruk.
   5. Feedback geven en ontvangenJe geeft en ontvangt feedback op een constructieve manier.
10. 10 Representatie van de organisatie Je vertegenwoordigt de organisatie op een professionele manier en zorgt voor een positieve indruk.
    5 lessen

    1. Uitdragen van de kernwaarden van het bedrijfJe brengt de kernwaarden van het bedrijf uit in je gedrag.
    2. Consequent gebruik van huisstijl en taalgebruikJe gebruikt huisstijl en taalgebruik consequent in communicatie.
    3. Professionele omgang met vertrouwelijke informatieJe gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
    4. Oog voor detail in presentatie van materialenJe let op details in de presentatie van materialen.
    5. Positieve bijdrage leveren aan het imagoJe levert een positieve bijdrage aan het imago van de organisatie.