MHBO Gebruik van digitale agenda- en planningssystemen (6 maanden)

Je ondersteunt management en organisatie door effectief te plannen, communiceren, organiseren en rapporteren.

1. 1 Inleiding tot managementsupport Je onderzoekt de rol van managementsupport en de samenwerking met andere afdelingen.
   5 lessen

   1. Definitie en rol van managementsupport in organisatiesJe beschrijft de taken en het belang van managementsupport in organisaties.
   2. Verschillende functies en verantwoordelijkheden van een managementsupportmedewerkerJe vergelijkt verschillende functies en verantwoordelijkheden in managementsupport.
   3. Het belang van managementsupport voor efficiëntie en effectiviteitJe analyseert hoe managementsupport bijdraagt aan efficiënte processen.
   4. De relatie tussen managementsupport en andere afdelingenJe bekijkt hoe je samenwerkt met andere afdelingen binnen een organisatie.
   5. Trends en ontwikkelingen in managementsupportJe signaleert actuele ontwikkelingen en veranderingen in het vakgebied.
2. 2 Communicatievaardigheden Je oefent met verschillende communicatietechnieken voor samenwerking en informatieoverdracht.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie met managers en teamledenJe past gespreksvaardigheden toe met managers en collega’s.
   2. Actief luisteren en feedback gevenJe oefent actief luisteren en het geven van constructieve feedback.
   3. Professioneel schrijvenJe schrijft zakelijke teksten en berichten voor professioneel gebruik.
   4. Interculturele communicatie in een diverse werkomgevingJe herkent culturele verschillen en stemt je communicatie daarop af.
   5. Het gebruik van digitale communicatiemiddelen en platformsJe gebruikt digitale communicatiemiddelen en platforms in je werk.
3. 3 Agendabeheer en planning Je leert agenda’s en planningen beheren, vergaderingen organiseren en prioriteiten stellen.
   5 lessen

   1. Het beheren van agenda's en planningsystemenJe beheert digitale en papieren agenda’s en planningsystemen.
   2. Het organiseren van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en organiseert vergaderingen voor het management.
   3. Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van agenda'sJe stelt vergaderagenda’s op en bereidt bijeenkomsten voor.
   4. Effectief tijdbeheer en prioriteiten stellenJe past technieken toe om tijd efficiënt te gebruiken en prioriteiten te bepalen.
   5. Het omgaan met last-minute wijzigingen en conflictenJe reageert flexibel op onverwachte wijzigingen en conflicten in de planning.
4. 4 Documentbeheer en digitale archivering Je beheert documenten digitaal, zorgt voor archivering en let op privacy en beveiliging.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van documentbeheer en archiveringJe past basisprincipes van documentbeheer en archivering toe.
   2. Het opstellen en formatteren van documentenJe stelt documenten op en zorgt voor een correcte opmaak.
   3. Gebruik van digitale archiveringssystemenJe gebruikt digitale systemen voor het archiveren van documenten.
   4. Het belang van versiebeheer en documentatieJe houdt overzicht door versiebeheer en goede documentatie.
   5. Beveiliging van gevoelige informatie en privacy-overwegingenJe borgt de veiligheid van informatie en houdt rekening met privacy.
5. 5 Financieel beheer en budgettering Je leert basisvaardigheden in financieel beheer, budgettering en rapportage voor ondersteuning.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van financieel beheer in organisatiesJe krijgt inzicht in de basis van financieel beheer binnen organisaties.
   2. Het opstellen en bijhouden van budgettenJe stelt budgetten op en houdt deze bij gedurende het jaar.
   3. Financiële rapportage en analysesJe maakt financiële rapportages en voert eenvoudige analyses uit.
   4. Het beheer van onkosten en declaratiesJe verwerkt onkosten en declaraties volgens vaste procedures.
   5. Het begrijpen van financiële documenten en kasstromenJe leest en begrijpt financiële documenten en kasstromen.
6. 6 Projectmanagementvaardigheden Je past projectmanagementvaardigheden toe, van planning tot evaluatie van resultaten.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van projectmanagementJe maakt kennis met de basis van projectmatig werken.
   2. Het opstellen van projectplannen en -doelenJe stelt projectplannen en doelen op voor een concreet project.
   3. Het organiseren van resources en takenJe organiseert middelen en taken binnen een projectteam.
   4. Risicoanalyse en -beheer in projectenJe voert risicoanalyses uit en beheert risico’s tijdens projecten.
   5. Evaluatie en rapportage van projectresultatenJe evalueert en rapporteert de resultaten van projecten.
7. 7 Kantoororganisatie en efficiëntie Je organiseert je werkplek en dagelijkse taken efficiënt met behulp van technologie en methoden.
   5 lessen

   1. Het belang van een georganiseerde werkplekJe richt je werkplek efficiënt in voor een goede workflow.
   2. Tijdmanagementtechnieken en productiviteitstoolsJe gebruikt tijdmanagementtechnieken en productiviteitstools.
   3. Het gebruik van technologie voor kantoorautomatiseringJe past kantoorautomatisering toe met geschikte technologie.
   4. Procedures voor het beheren van dagelijkse takenJe volgt procedures voor het beheren van dagelijkse werkzaamheden.
   5. Effectieve werkmethoden en processen verbeterenJe verbetert werkmethoden en processen waar mogelijk.
8. 8 Ondersteuning van het management Je stemt je ondersteuning af op de behoeften van het management en werkt vertrouwelijk.
   5 lessen

   1. Het begrijpen van de behoeften van het managementJe onderzoekt wat het management nodig heeft in verschillende situaties.
   2. Proactief bieden van ondersteuning en oplossingenJe biedt proactief ondersteuning en denkt mee in oplossingen.
   3. Het beheren van vertrouwelijke informatie en documentenJe beheert vertrouwelijke informatie en documenten zorgvuldig.
   4. Het rapporteren van belangrijke informatie en inzichtenJe rapporteert relevante informatie en inzichten aan het management.
   5. Het ontwikkelen van goede relaties met het managementteamJe bouwt aan een goede werkrelatie met het managementteam.
9. 9 Relatiemanagement en netwerken Je ontwikkelt vaardigheden voor relatiemanagement, netwerken en klantcontact in organisaties.
   5 lessen

   1. Het belang van netwerken in een zakelijke omgevingJe onderzoekt het belang van netwerken in een zakelijke context.
   2. Relatiemanagement met interne en externe stakeholdersJe beheert relaties met interne en externe partijen.
   3. Het opbouwen van een professioneel netwerkJe bouwt een professioneel netwerk op en onderhoudt dit.
   4. Het omgaan met klanten en leveranciersJe communiceert effectief met klanten en leveranciers.
   5. Het gebruik van sociale media voor netwerkenJe gebruikt sociale media om je netwerk uit te breiden.
10. 10 Probleemoplossing en besluitvorming Je past methoden toe voor probleemoplossing en besluitvorming binnen de organisatie.
    5 lessen

    1. Methoden voor probleemidentificatie en -analyseJe herkent en analyseert problemen in werksituaties.
    2. Creatief denken en innovatie in probleemoplossingJe gebruikt creatieve technieken om oplossingen te bedenken.
    3. Het proces van besluitvorming in een organisatieJe volgt het besluitvormingsproces binnen een organisatie.
    4. Evaluatie van alternatieven en risico'sJe evalueert alternatieven en inschatting van risico’s.
    5. Implementatie en follow-up van besluitenJe voert besluiten uit en volgt de resultaten op.

Je leert digitale agenda’s en planningssystemen effectief gebruiken en combineren met taakbeheer in je werk.

1. 1 Basisprincipes van digitale agenda’s Je onderzoekt de basis van digitale agenda’s en leert hoe je overzicht en structuur behoudt.
   5 lessen

   1. Verschil tussen digitale en papieren agenda’s begrijpenJe vergelijkt digitale en papieren agenda’s en benoemt de verschillen in gebruik.
   2. Functionaliteiten van digitale agenda’s herkennenJe herkent de belangrijkste functies van digitale agenda’s in de praktijk.
   3. Terminologie: afspraken, herinneringen, meldingenJe benoemt en gebruikt termen als afspraken, herinneringen en meldingen correct.
   4. Overzicht en structuur in de agenda behoudenJe houdt overzicht door structuur aan te brengen in je digitale agenda.
   5. Het belang van consistent gebruikJe past consistent gebruik toe om je planning betrouwbaar te houden.
2. 2 Werken met agenda-applicaties Je werkt met verschillende agenda-apps en stemt instellingen af op je persoonlijke voorkeuren.
   5 lessen

   1. Populaire agenda-apps vergelijken (bijv. Outlook, Google Calendar)Je vergelijkt populaire agenda-apps en kiest wat bij jouw werkwijze past.
   2. Navigeren in de interface en instellingen aanpassenJe navigeert door de interface en wijzigt instellingen naar wens.
   3. Persoonlijke voorkeuren instellen (weergave, meldingen)Je stelt je eigen weergave en meldingen in voor een persoonlijke workflow.
   4. Agenda synchroniseren tussen apparatenJe synchroniseert je agenda tussen meerdere apparaten.
   5. Toegang tot agenda delen met anderenJe deelt toegang tot je agenda met anderen waar nodig.
3. 3 Afspraken en gebeurtenissen plannen Je plant afspraken, vult details in en gebruikt kleurcodes en categorieën voor overzicht.
   5 lessen

   1. Nieuwe afspraken aanmaken en bewerkenJe maakt nieuwe afspraken aan en past ze aan wanneer nodig.
   2. Relevante details invoeren (locatie, deelnemers, notities)Je vult relevante gegevens in zoals locatie, deelnemers en notities.
   3. Herhalende afspraken instellenJe stelt herhalende afspraken in voor terugkerende activiteiten.
   4. Kleurcodes en categorieën toepassenJe gebruikt kleurcodes en categorieën om afspraken te ordenen.
   5. Prioriteiten aangeven bij afsprakenJe geeft prioriteiten aan om je planning overzichtelijk te houden.
4. 4 Delen en samenwerken in agenda’s Je deelt agenda’s, stemt rechten af en plant samen met collega’s of teams.
   5 lessen

   1. Agenda’s delen met collega’s of teamsJe deelt je agenda met collega’s of teamleden voor gezamenlijke planning.
   2. Rechten instellen: lezen, bewerken of beherenJe stelt lees-, bewerk- of beheerdersrechten in voor anderen.
   3. Samen plannen van vergaderingen en eventsJe plant samen vergaderingen en events in de gedeelde agenda.
   4. Toegang tot meerdere agenda’s tegelijk beherenJe beheert de toegang tot meerdere agenda’s tegelijk.
   5. Conflicten en dubbele afspraken oplossenJe lost conflicten en dubbele afspraken op in de planning.
5. 5 Integratie met andere tools Je koppelt je agenda aan e-mail, taken en projectmanagementtools voor meer efficiëntie.
   5 lessen

   1. Verbinden van agenda met e-mail en taakbeheerJe verbindt je agenda met e-mail en taakbeheer voor een geïntegreerd overzicht.
   2. Integratie met projectmanagementsoftwareJe integreert je agenda met projectmanagementsoftware.
   3. Notificaties en meldingen synchroniserenJe synchroniseert notificaties en meldingen tussen verschillende tools.
   4. Automatische updates bij wijzigingen van afsprakenJe zorgt voor automatische updates bij wijzigingen in afspraken.
   5. Efficiënt gebruik van koppelingen en plug-insJe gebruikt koppelingen en plug-ins om je workflow te ondersteunen.
6. 6 Tijd- en taakmanagement combineren Je combineert tijd- en taakmanagement door taken te koppelen aan je agenda.
   5 lessen

   1. Takenlijsten koppelen aan afsprakenJe koppelt takenlijsten aan afspraken voor een compleet overzicht.
   2. Deadlines en prioriteiten instellenJe stelt deadlines en prioriteiten in bij je taken en afspraken.
   3. Overzicht creëren van taken per dag/weekJe creëert overzicht van je taken per dag of week.
   4. Effectief plannen van werkuren en pauzesJe plant werkuren en pauzes effectief in je agenda.
   5. Balans tussen werk- en persoonlijke planning behoudenJe bewaakt de balans tussen werk- en privéplanning.
7. 7 Automatiseren van planning Je automatiseert je planning met herinneringen, slimme suggesties en tijdblokken.
   5 lessen

   1. Herinneringen en meldingen instellenJe stelt herinneringen en meldingen in voor belangrijke afspraken.
   2. Recurrente taken en afspraken automatiserenJe automatiseert terugkerende taken en afspraken.
   3. Slimme suggesties van agenda-tools gebruikenJe gebruikt slimme suggesties van agenda-tools voor efficiënter plannen.
   4. Routinematige planningstaken stroomlijnenJe stroomlijnt routinematige planningstaken met automatisering.
   5. Automatische tijdblokken voor focuswerk instellenJe plant automatische tijdblokken voor geconcentreerd werken.
8. 8 Beheren van agenda-conflicten Je herkent en lost conflicten op in je agenda en communiceert hierover met betrokkenen.
   5 lessen

   1. Conflicterende afspraken herkennenJe signaleert wanneer afspraken elkaar overlappen of conflicteren.
   2. Opties voor herschikken van afsprakenJe onderzoekt mogelijkheden om afspraken te herschikken.
   3. Communiceren bij wijzigingen met betrokkenenJe communiceert wijzigingen in de planning met betrokkenen.
   4. Prioriteit bepalen bij overlappende activiteitenJe bepaalt prioriteit bij overlappende activiteiten.
   5. Effectieve planning behouden ondanks drukke agendaJe behoudt overzicht, ook bij een volle agenda.
9. 9 Rapportages en overzicht creëren Je maakt overzichten, signaleert deadlines en visualiseert je planning voor jezelf of je team.
   5 lessen

   1. Overzicht per dag, week en maand genererenJe genereert overzichten per dag, week of maand uit je agenda.
   2. Belangrijke deadlines en mijlpalen signalerenJe signaleert belangrijke deadlines en mijlpalen in je planning.
   3. Statistieken van gebruik en planning bekijkenJe bekijkt statistieken over je gebruik en planning.
   4. Overzicht voor team- of projectplanning opstellenJe stelt een overzicht op voor team- of projectplanning.
   5. Visualisaties maken van geplande activiteitenJe maakt visualisaties van geplande activiteiten.
10. 10 Veiligheid en privacy van digitale agenda’s Je zorgt voor veiligheid en privacy bij het gebruik en delen van digitale agenda’s.
    5 lessen

    1. Wachtwoorden en beveiliging instellenJe stelt wachtwoorden en beveiliging in voor je digitale agenda.
    2. Beveiligde toegang tot gedeelde agenda’sJe regelt beveiligde toegang tot gedeelde agenda’s.
    3. Back-up en herstel van agenda-dataJe maakt back-ups en herstelt agenda-data indien nodig.
    4. Privacybewust omgaan met gevoelige informatieJe gaat privacybewust om met gevoelige informatie in je agenda.
    5. Toegang controleren en beheren voor externenJe controleert en beheert toegang voor externe gebruikers.