MHBO Praktijkcursus – Receptie en frontoffice taken

Je voert receptie- en frontofficetaken uit, van ontvangst tot administratie en communicatie, met aandacht voor gastvrijheid en representatie.

1. 1 Gastvrijheid en eerste indruk Je ontwikkelt een professionele houding en zorgt voor een prettige eerste indruk bij bezoekers.
   5 lessen

   1. Professionele houding en uitstralingJe werkt aan een representatieve houding en uitstraling in contact met bezoekers.
   2. Ontvangen en begroeten van bezoekersJe ontvangt en begroet bezoekers op een professionele en vriendelijke manier.
   3. Non-verbale communicatie effectief inzettenJe zet non-verbale communicatie bewust in voor een positieve ontvangst.
   4. Creëren van een vriendelijke en toegankelijke sfeerJe creëert een toegankelijke en gastvrije sfeer aan de balie.
   5. Kennis van etiquette en omgangsvormenJe past etiquette en omgangsvormen toe in contact met gasten.
2. 2 Telefoon- en e-mailafhandeling Je handelt telefoongesprekken en e-mails professioneel af en volgt de juiste protocollen.
   5 lessen

   1. Professioneel beantwoorden van telefoongesprekkenJe beantwoordt telefoongesprekken op een zakelijke en correcte manier.
   2. Doorverbinden naar de juiste persoon of afdelingJe verbindt gesprekken door naar de juiste persoon of afdeling.
   3. Noteren en doorgeven van boodschappenJe noteert boodschappen zorgvuldig en geeft deze correct door.
   4. Correct en zakelijk opstellen van e-mailsJe stelt zakelijke e-mails op en past de juiste toon toe.
   5. Gebruik van telefoon- en e-mailprotocollenJe gebruikt telefoon- en e-mailprotocollen volgens de richtlijnen.
3. 3 Agenda- en afsprakenbeheer Je beheert agenda’s, plant afspraken en stemt deze af met collega’s en ruimtes.
   5 lessen

   1. Inplannen van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en vergaderingen efficiënt in.
   2. Beheren van vergaderruimtes en faciliteitenJe beheert vergaderruimtes en regelt benodigde faciliteiten.
   3. Afstemmen van agenda’s met collega’sJe stemt agenda’s af met collega’s om planningen te stroomlijnen.
   4. Bevestigen en herinneren van afsprakenJe bevestigt afspraken en verstuurt herinneringen.
   5. Omgaan met last-minute wijzigingenJe past de planning aan bij onverwachte wijzigingen.
4. 4 Bezoekersregistratie en toegangsbeheer Je registreert bezoekers, beheert toegang en zorgt voor duidelijke uitleg over regels.
   5 lessen

   1. Registreren van bezoekers in systemenJe registreert bezoekersgegevens in het systeem.
   2. Uitgeven van bezoekerspassenJe geeft bezoekerspassen uit volgens de procedure.
   3. Toelichten van veiligheids- en huisregelsJe licht veiligheids- en huisregels duidelijk toe.
   4. Begeleiden van bezoekers naar de juiste locatieJe begeleidt bezoekers naar de juiste locatie binnen het gebouw.
   5. Toezien op naleving van toegangsproceduresJe ziet toe op naleving van de toegangsprocedures.
5. 5 Administratieve ondersteuning Je voert administratieve taken uit en ondersteunt bij het verwerken van gegevens en documenten.
   5 lessen

   1. Invoeren van gegevens in systemenJe voert gegevens nauwkeurig in systemen in.
   2. Archiveren van documenten en postverwerkingJe archiveert documenten en verwerkt inkomende en uitgaande post.
   3. Opstellen en bijhouden van overzichtenJe stelt overzichten op en houdt deze bij.
   4. Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentieJe verwerkt correspondentie volgens de richtlijnen.
   5. Ondersteunen bij rapportages en lijstenJe ondersteunt bij het opstellen van rapportages en lijsten.
6. 6 Omgaan met klachten en lastige situaties Je gaat professioneel om met klachten en lastige situaties en zorgt voor een goede afhandeling.
   5 lessen

   1. Luisteren en samenvatten van de klachtJe luistert naar klachten en vat de kern samen.
   2. Empathisch en professioneel reagerenJe reageert empathisch en professioneel op klachten.
   3. Escaleren naar de juiste persoon of afdelingJe zet klachten door naar de juiste persoon of afdeling.
   4. Oplossingsgericht denken en handelenJe denkt in oplossingen en handelt doelgericht.
   5. Klachtenregistratie bijhoudenJe houdt een overzicht bij van ontvangen klachten.
7. 7 Coördinatie van facilitaire taken Je coördineert facilitaire taken en onderhoudt contact met leveranciers en onderhoudsdiensten.
   5 lessen

   1. Bestellen van kantoorartikelen en voorraadbeheerJe bestelt kantoorartikelen en beheert de voorraad.
   2. Aanspreekpunt zijn voor onderhoud en reparatiesJe fungeert als aanspreekpunt voor onderhoud en reparaties.
   3. Controleren van vergaderruimtes op netheid en benodigdhedenJe controleert vergaderruimtes op netheid en benodigde materialen.
   4. Signaleren van facilitaire problemenJe signaleert en meldt facilitaire problemen tijdig.
   5. Contact onderhouden met leveranciersJe onderhoudt contact met leveranciers over facilitaire zaken.
8. 8 Gebruik van digitale systemen en software Je gebruikt digitale systemen en software veilig en efficiënt bij je dagelijkse werkzaamheden.
   5 lessen

   1. Werken met reserveringssystemenJe werkt met reserveringssystemen voor ruimtes en middelen.
   2. Beheren van CRM-systemen voor klantgegevensJe beheert klantgegevens in een CRM-systeem.
   3. Gebruik van interne communicatieplatformsJe gebruikt interne communicatieplatforms voor samenwerking.
   4. Veilig omgaan met persoonsgegevens (AVG)Je gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens volgens de AVG.
   5. Basiskennis van Microsoft Office of vergelijkbare pakkettenJe past basiskennis van Microsoft Office of vergelijkbare programma’s toe.
9. 9 Interne communicatie en samenwerking Je communiceert effectief met collega’s en ondersteunt bij interne samenwerking en evenementen.
   5 lessen

   1. Afstemmen met andere afdelingenJe stemt werkzaamheden af met andere afdelingen.
   2. Duidelijk en beknopt doorgeven van informatieJe geeft informatie duidelijk en beknopt door aan collega’s.
   3. Ondersteunen van interne evenementen en bijeenkomstenJe ondersteunt bij de organisatie van interne bijeenkomsten.
   4. Samenwerken met collega’s onder drukJe werkt samen met collega’s, ook onder tijdsdruk.
   5. Feedback geven en ontvangenJe geeft en ontvangt feedback op een constructieve manier.
10. 10 Representatie van de organisatie Je vertegenwoordigt de organisatie op een professionele manier en zorgt voor een positieve indruk.
    5 lessen

    1. Uitdragen van de kernwaarden van het bedrijfJe brengt de kernwaarden van het bedrijf uit in je gedrag.
    2. Consequent gebruik van huisstijl en taalgebruikJe gebruikt huisstijl en taalgebruik consequent in communicatie.
    3. Professionele omgang met vertrouwelijke informatieJe gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
    4. Oog voor detail in presentatie van materialenJe let op details in de presentatie van materialen.
    5. Positieve bijdrage leveren aan het imagoJe levert een positieve bijdrage aan het imago van de organisatie.