HBO Praktijkcursus – Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten

Je organiseert, begeleidt en evalueert vergaderingen en bijeenkomsten, zowel fysiek als digitaal.

1. 1 Doel en functie van vergaderingen Je analyseert het doel, de vorm en het effect van vergaderingen op besluitvorming en samenwerking.
   10 lessen

   1. Verschillende soorten vergaderingen onderscheidenJe vergelijkt verschillende soorten overleg en bepaalt hun specifieke kenmerken.
   2. Doelgericht plannen van bijeenkomstenJe plant bijeenkomsten gericht op het beoogde resultaat.
   3. Relatie tussen vergaderdoel en vormJe koppelt het vergaderdoel aan een passende werkvorm.
   4. Effect van vergaderingen op besluitvormingJe onderzoekt hoe vergaderingen bijdragen aan besluiten.
   5. Informatie-uitwisseling versus probleemoplossingJe maakt onderscheid tussen informatie delen en samen problemen oplossen.
   6. Verschil tussen formele en informele bijeenkomstenJe herkent het verschil tussen formele en informele bijeenkomsten.
   7. Strategische, operationele en tactische vergaderingenJe benoemt strategische, operationele en tactische overlegvormen.
   8. Doelgroepgericht communicerenJe stemt je communicatie af op de deelnemersgroep.
   9. Evalueren van het nut van vergaderingenJe beoordeelt het nut van vergaderingen aan de hand van evaluatiepunten.
   10. Vermijden van overbodige overlegmomentenJe signaleert en voorkomt onnodige overlegmomenten.
2. 2 Voorbereiding van vergaderingen Je bereidt vergaderingen voor door onderwerpen te inventariseren, een agenda op te stellen en deelnemers te informeren.
   10 lessen

   1. Inventariseren van onderwerpen en agendapuntenJe brengt relevante onderwerpen en agendapunten in kaart.
   2. Opstellen van een duidelijke agendaJe stelt een duidelijke en logische agenda samen.
   3. Afspraken maken over tijd, locatie en middelenJe maakt concrete afspraken over tijd, locatie en middelen.
   4. Verzenden van uitnodigingen en stukkenJe verstuurt uitnodigingen en benodigde stukken naar deelnemers.
   5. Controleren van aanwezigheid en afmeldingenJe controleert wie aanwezig is en wie zich heeft afgemeld.
   6. Rollen en taken toewijzen (voorzitter, notulist)Je wijst rollen toe, zoals voorzitter en notulist.
   7. Technische voorbereiding van apparatuurJe zorgt dat apparatuur en techniek gereed zijn.
   8. Creëren van een overzichtelijke structuurJe creëert een overzichtelijke vergaderstructuur.
   9. Inschatten van benodigde tijd per onderwerpJe schat in hoeveel tijd elk onderwerp vraagt.
   10. Planning van terugkerende overlegmomentenJe plant periodieke overlegmomenten in de agenda.
3. 3 Organisatorische aspecten Je regelt de praktische en logistieke organisatie van vergaderingen, zowel fysiek als digitaal.
   10 lessen

   1. Keuze van vergaderlocatie of platform (fysiek/digitaal)Je kiest een geschikte locatie of digitaal platform voor het overleg.
   2. Reserveren van ruimtes en faciliteitenJe reserveert ruimtes en benodigde faciliteiten.
   3. Technische ondersteuning organiserenJe organiseert technische ondersteuning voor de bijeenkomst.
   4. Inrichting van de vergaderruimteJe richt de vergaderruimte functioneel in.
   5. Catering, ontvangst en logistiekJe regelt catering, ontvangst en logistiek rondom de bijeenkomst.
   6. Toegankelijkheid en bereikbaarheidJe controleert de toegankelijkheid en bereikbaarheid van de locatie.
   7. Beheer van deelnemerslijstenJe beheert de deelnemerslijst en houdt deze actueel.
   8. Afstemming met andere afdelingen of externe gastenJe stemt af met andere afdelingen of externe gasten.
   9. Tijdsplanning in de agenda van deelnemersJe houdt rekening met de agenda's van alle deelnemers.
   10. Beheer van documenten en voorbereidingsmateriaalJe beheert documenten en voorbereidingsmateriaal.
4. 4 Digitale vergadertechnologie Je past digitale vergadertechnologie toe, van uitnodigingen tot interactie en beveiliging.
   10 lessen

   1. Gebruik van videoplatforms zoals Teams of ZoomJe werkt met videoplatforms zoals Teams of Zoom.
   2. Instellen van digitale uitnodigingen en linksJe stelt digitale uitnodigingen en vergaderlinks in.
   3. Gebruik van schermdelen en chatfunctiesJe gebruikt schermdelen en chatfuncties tijdens overleg.
   4. Opnemen van vergaderingen (waar toegestaan)Je neemt vergaderingen op waar dit is toegestaan.
   5. Digitale etiquette en gedragsregelsJe past digitale etiquette en gedragsregels toe.
   6. Interactie bevorderen in digitale omgevingJe stimuleert interactie in een digitale omgeving.
   7. Beheer van deelnemersrechten en beveiligingJe beheert deelnemersrechten en zorgt voor beveiliging.
   8. Delen van documenten tijdens het overlegJe deelt documenten digitaal tijdens de vergadering.
   9. Technische problemen voorkomen of oplossenJe voorkomt of lost technische problemen op.
   10. Evaluatie van digitale vergaderkwaliteitJe evalueert de kwaliteit van digitale vergaderingen.
5. 5 Vergadertechnieken en structuur Je past vergadertechnieken toe en zorgt voor structuur, actieve deelname en besluitvorming.
   10 lessen

   1. Opstarten van een vergaderingJe start een vergadering efficiënt op.
   2. Agendabehandeling en tijdsbewakingJe behandelt agendapunten en bewaakt de tijd.
   3. Hanteren van gespreksregelsJe hanteert duidelijke gespreksregels.
   4. Stimuleren van actieve deelnameJe stimuleert dat iedereen actief deelneemt.
   5. Besluitvormingsmethoden toepassenJe past methoden toe om tot besluiten te komen.
   6. Samenvatten en afronden van puntenJe vat punten samen en rond ze af.
   7. Afwijken van de agenda voorkomenJe voorkomt dat er van de agenda wordt afgeweken.
   8. Toezien op gelijkwaardige inbrengJe ziet toe op gelijkwaardige inbreng van deelnemers.
   9. Omgaan met discussies en interruptiesJe gaat om met discussies en interrupties.
   10. Afronding en opvolging borgenJe borgt de afronding en opvolging van afspraken.
6. 6 Leidinggeven aan vergaderingen Je geeft leiding aan vergaderingen en stuurt op groepsdynamiek, besluitvorming en afspraken.
   10 lessen

   1. Rol en houding van de voorzitterJe neemt de rol van voorzitter en kiest een passende houding.
   2. Voorbereiden op verschillende gesprekssituatiesJe bereidt je voor op verschillende gesprekssituaties.
   3. Begeleiden van de groepsdynamiekJe begeleidt de groepsdynamiek tijdens het overleg.
   4. Omgaan met dominante deelnemersJe gaat om met dominante deelnemers.
   5. Stilte en weerstand interpreterenJe interpreteert stilte en weerstand in de groep.
   6. Conflicten tijdig herkennen en hanterenJe herkent en handelt bij conflicten.
   7. Motiveren van deelnemersJe motiveert deelnemers tot actieve inzet.
   8. Ingrijpen bij tijdsoverschrijdingJe grijpt in bij overschrijding van de afgesproken tijd.
   9. Neutraal blijven in de besluitvormingJe blijft neutraal bij het nemen van besluiten.
   10. Afronden met duidelijke afsprakenJe sluit af met heldere afspraken voor iedereen.
7. 7 Notuleren en vastleggen van afspraken Je legt afspraken vast in notulen en zorgt voor correcte verslaglegging en archivering.
   10 lessen

   1. Soorten notulen en verslagen onderscheidenJe maakt onderscheid tussen verschillende typen notulen en verslagen.
   2. Structuur en vormgeving van notulenJe structureert en vormgeeft notulen overzichtelijk.
   3. Gebruik van sjablonen en formatsJe werkt met sjablonen en formats voor verslaglegging.
   4. Samenvatten versus letterlijk noterenJe kiest tussen samenvatten en letterlijk noteren.
   5. Benoemen van actiepunten en verantwoordelijkenJe benoemt actiepunten en verantwoordelijken in het verslag.
   6. Taalgebruik en objectiviteit in verslagleggingJe gebruikt objectieve en correcte taal in notulen.
   7. Correcte spelling en grammaticaJe let op correcte spelling en grammatica.
   8. Tijdig verspreiden van notulenJe verspreidt notulen tijdig naar de juiste personen.
   9. Archiveren en terugvinden van verslagenJe archiveert en vindt verslagen snel terug.
   10. Aandachtspunten voor vertrouwelijke informatieJe houdt rekening met vertrouwelijke informatie in de verslaglegging.
8. 8 Follow-up en voortgangsbewaking Je bewaakt de voortgang van afspraken en communiceert over de uitvoering en opvolging.
   10 lessen

   1. Actielijsten beheren en opvolgenJe beheert actielijsten en volgt de uitvoering op.
   2. Bewaken van deadlines en uitvoeringsstatusJe bewaakt deadlines en de status van acties.
   3. Communiceren over voortgang met betrokkenenJe communiceert over voortgang met betrokkenen.
   4. Herinneringen versturen en afspraken monitorenJe verstuurt herinneringen en monitort afspraken.
   5. Evalueren van uitgevoerde actiesJe evalueert uitgevoerde acties op effectiviteit.
   6. Verantwoordelijkheid bij team of individu houdenJe houdt verantwoordelijkheid bij team of individu.
   7. Inplannen van vervolgafsprakenJe plant vervolgafspraken waar nodig.
   8. Signaleren van vertraging of knelpuntenJe signaleert vertragingen of knelpunten in de uitvoering.
   9. Documenteren van voortgang per agendapuntJe documenteert voortgang per agendapunt.
   10. Rapporteren aan leidinggevenden of projectleidersJe rapporteert aan leidinggevenden of projectleiders.
9. 9 Interculturele en inclusieve aspecten Je herkent interculturele verschillen en zorgt voor inclusieve communicatie en samenwerking.
   10 lessen

   1. Verschillen in vergaderculturen herkennenJe signaleert verschillen in vergaderculturen.
   2. Afstemmen van communicatiestijl op doelgroepJe stemt je communicatiestijl af op de doelgroep.
   3. Rekening houden met taalvaardigheid en non-verbaal gedragJe houdt rekening met taalvaardigheid en non-verbaal gedrag.
   4. Tijdsbeleving en besluitvorming per cultuurJe past tijdsbeleving en besluitvorming aan per cultuur.
   5. Inclusiviteit bevorderen in gesprekkenJe bevordert inclusiviteit tijdens gesprekken.
   6. Voorkomen van uitsluiting of miscommunicatieJe voorkomt uitsluiting en miscommunicatie.
   7. Tolken of vertaaldiensten inzetten waar nodigJe zet tolken of vertaaldiensten in waar nodig.
   8. Respecteren van culturele gevoelighedenJe respecteert culturele gevoeligheden.
   9. Praktische tips bij internationale vergaderingenJe past praktische tips toe bij internationale vergaderingen.
   10. Gebruik van visuele middelen ter ondersteuningJe ondersteunt communicatie met visuele middelen.
10. 10 Evaluatie en verbetering Je evalueert het overleg, verzamelt feedback en werkt gericht aan verbetering van toekomstige bijeenkomsten.
    10 lessen

    1. Vragenlijsten en feedback verzamelenJe verzamelt feedback met vragenlijsten na afloop.
    2. Zelfreflectie op rol en bijdrageJe reflecteert op je eigen rol en bijdrage.
    3. Terugkoppeling naar deelnemers gevenJe koppelt bevindingen terug aan deelnemers.
    4. Verbeterpunten analyserenJe analyseert verbeterpunten voor volgende keren.
    5. Vergelijking met eerder overlegJe vergelijkt het overleg met eerdere bijeenkomsten.
    6. Aanpassen van vergaderstructuurJe past de vergaderstructuur aan waar nodig.
    7. Feedback verwerken in planning en uitvoeringJe verwerkt feedback in de planning en uitvoering.
    8. Werken aan vergaderdisciplineJe werkt aan discipline tijdens vergaderingen.
    9. Rol van leidinggevende in kwaliteitsverbeteringJe benoemt de rol van leidinggevende bij kwaliteitsverbetering.
    10. Gebruik van evaluatieformats en checklistsJe gebruikt formats en checklists voor evaluatie.