MBO Praktijkcursus – Evenementen organiseren voor goede doelen

Je organiseert zelfstandig een evenement voor een goed doel, van doelstelling tot evaluatie en rapportage.

1. 1 Doelstelling en conceptontwikkeling Je bepaalt het doel, verbindt het aan de missie en werkt een creatief, passend concept uit.
   5 lessen

   1. Bepalen van het doel van het evenementJe stelt vast wat je met het evenement wilt bereiken en formuleert een duidelijke doelstelling.
   2. Het koppelen van het evenement aan de missie van het goede doelJe onderzoekt hoe het evenement aansluit bij de missie van het goede doel.
   3. Creatief concept ontwikkelen dat aanspreekt bij de doelgroepJe ontwikkelt een creatief concept dat past bij de doelgroep en het doel.
   4. Prioriteren van kernactiviteiten en thema’sJe maakt keuzes in kernactiviteiten en thema’s die prioriteit krijgen.
   5. Evaluatiecriteria vaststellen voor succesJe stelt meetbare criteria op om het succes van het evenement te beoordelen.
2. 2 Doelgroepanalyse en participatie Je brengt de doelgroep in kaart en betrekt vrijwilligers en sponsoren bij het evenement.
   5 lessen

   1. Identificeren van de doelgroep(en) van het evenementJe analyseert wie je wilt bereiken met het evenement.
   2. Behoeften en verwachtingen van deelnemers in kaart brengenJe onderzoekt welke wensen en verwachtingen deelnemers hebben.
   3. Segmentatie en gepersonaliseerde benaderingJe segmenteert de doelgroep en kiest een passende benadering.
   4. Betrekken van vrijwilligers en sponsorenJe betrekt vrijwilligers en sponsoren actief bij de organisatie.
   5. Feedback van eerdere evenementen gebruikenJe gebruikt feedback uit eerdere evenementen om verbeteringen door te voeren.
3. 3 Planning en tijdmanagement Je plant alle activiteiten, stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang van het evenement.
   5 lessen

   1. Opstellen van een gedetailleerde tijdlijn en takenlijstJe maakt een tijdlijn en verdeelt taken voor de organisatie.
   2. Prioriteiten stellen bij organisatie en uitvoeringJe stelt prioriteiten bij de uitvoering van taken.
   3. Deadlines monitoren en bijsturenJe bewaakt deadlines en stuurt bij waar nodig.
   4. Coördineren van verschillende betrokkenenJe coördineert de samenwerking tussen alle betrokkenen.
   5. Buffers en risicoperiodes inplannenJe plant extra tijd in voor onverwachte situaties en risico’s.
4. 4 Budgettering en financiële planning Je stelt een budget op, verwerkt sponsoring en houdt de financiële administratie bij.
   5 lessen

   1. Opstellen van een realistisch budgetJe maakt een overzicht van de verwachte kosten en inkomsten.
   2. Kostenraming en inkomstenprognose makenJe schat kosten en inkomsten in en verwerkt deze in de begroting.
   3. Sponsoring en donaties integreren in planningJe verwerkt sponsoring en donaties in de financiële planning.
   4. Financiële administratie en monitoring bijhoudenJe houdt de administratie bij en monitort de uitgaven.
   5. Evaluatie van kosteneffectiviteit na het evenementJe beoordeelt na afloop de kosteneffectiviteit van het evenement.
5. 5 Locatie en logistiek Je regelt locatie, vergunningen, logistiek, veiligheid en materiaalbeheer voor het evenement.
   5 lessen

   1. Selecteren van geschikte locatiesJe kiest een locatie die past bij het doel en de doelgroep.
   2. Vergunningen en regelgeving checkenJe controleert welke vergunningen en regels van toepassing zijn.
   3. Transport, catering en faciliteiten organiserenJe organiseert transport, catering en voorzieningen.
   4. Veiligheid en toegankelijkheid waarborgenJe zorgt dat de locatie veilig en toegankelijk is voor iedereen.
   5. Materiaalbeheer en opbouw plannenJe plant het beheer en de opbouw van materialen.
6. 6 Communicatie en promotie Je ontwikkelt een promotiestrategie en onderhoudt communicatie met deelnemers en media.
   5 lessen

   1. Ontwikkelen van promotiestrategie passend bij het doelJe kiest een promotiestrategie die aansluit bij het doel en de doelgroep.
   2. Gebruik van online en offline kanalenJe maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen.
   3. Samenwerken met pers en mediaJe werkt samen met pers en media om het evenement onder de aandacht te brengen.
   4. Marketingmateriaal en content creërenJe ontwikkelt marketingmateriaal en content voor promotie.
   5. Communicatie met deelnemers en vrijwilligersJe onderhoudt contact met deelnemers en vrijwilligers voor en tijdens het evenement.
7. 7 Sponsoring en partnerschappen Je werft sponsoren, ontwikkelt pakketten en onderhoudt relaties voor samenwerking.
   5 lessen

   1. Identificeren van potentiële sponsorenJe onderzoekt welke organisaties als sponsor kunnen optreden.
   2. Sponsorpakketten en voordelen ontwikkelenJe stelt sponsorpakketten samen met duidelijke voordelen.
   3. Onderhandelen en afspraken vastleggenJe voert gesprekken en legt afspraken vast met sponsoren.
   4. Relatiebeheer voor langdurige samenwerkingJe bouwt aan duurzame relaties met partners.
   5. Nazorg en bedanken van sponsorenJe bedankt sponsoren en zorgt voor goede nazorg.
8. 8 Vrijwilligersmanagement Je werft, instrueert en begeleidt vrijwilligers voor en tijdens het evenement.
   5 lessen

   1. Werven van geschikte vrijwilligersJe selecteert vrijwilligers die passen bij de taken.
   2. Taken en verantwoordelijkheden toewijzenJe verdeelt taken en verantwoordelijkheden onder de vrijwilligers.
   3. Motivatie en betrokkenheid behoudenJe zorgt dat vrijwilligers gemotiveerd en betrokken blijven.
   4. Opleiden en instrueren van vrijwilligersJe geeft duidelijke instructies en begeleiding aan vrijwilligers.
   5. Evaluatie en feedback na het evenementJe evalueert de inzet en verzamelt feedback na afloop.
9. 9 Uitvoering en operationeel management Je coördineert de uitvoering op de dag zelf en bewaakt kwaliteit en tevredenheid.
   5 lessen

   1. Coördineren van activiteiten op de dag zelfJe stemt alle activiteiten af en houdt overzicht op de dag van het evenement.
   2. Toezicht houden op tijdschema en logistiekJe controleert of het tijdschema en de logistiek worden gevolgd.
   3. Problemen snel signaleren en oplossenJe signaleert knelpunten en lost deze direct op.
   4. Contactpersoon zijn voor deelnemers en betrokkenenJe bent aanspreekpunt voor deelnemers en andere betrokkenen.
   5. Waarborgen van kwaliteit en klanttevredenheidJe bewaakt de kwaliteit van de uitvoering en de tevredenheid van bezoekers.
10. 10 Evaluatie en rapportage Je verzamelt feedback, analyseert resultaten en rapporteert aan alle betrokken partijen.
    5 lessen

    1. Verzamelen van feedback van deelnemers, vrijwilligers en sponsorenJe vraagt feedback van deelnemers, vrijwilligers en sponsoren op.
    2. Financiële resultaten analyserenJe analyseert de financiële resultaten van het evenement.
    3. Lessen trekken voor toekomstige evenementenJe benoemt verbeterpunten voor toekomstige evenementen.
    4. Impact meten ten opzichte van doelstellingenJe vergelijkt de behaalde resultaten met de vooraf gestelde doelen.
    5. Rapportage opstellen voor interne en externe partijenJe stelt een rapportage op voor zowel interne als externe belanghebbenden.