MHBO Praktijkcursus – Evenementen organiseren voor goede doelen

Je organiseert een evenement voor een goed doel, van concept en planning tot uitvoering, promotie en evaluatie.

1. 1 Doelstelling en conceptontwikkeling Je werkt het doel en het concept van het evenement uit, passend bij de missie van het goede doel.
   5 lessen

   1. Bepalen van het doel van het evenementJe onderzoekt welk resultaat je met het evenement wilt bereiken.
   2. Het koppelen van het evenement aan de missie van het goede doelJe legt uit hoe het evenement aansluit bij de missie van het goede doel.
   3. Creatief concept ontwikkelen dat aanspreekt bij de doelgroepJe bedenkt een creatief idee dat aansluit bij de doelgroep.
   4. Prioriteren van kernactiviteiten en thema’sJe selecteert de belangrijkste activiteiten en thema’s voor het evenement.
   5. Evaluatiecriteria vaststellen voor succesJe stelt meetbare criteria op om het succes van het evenement te beoordelen.
2. 2 Doelgroepanalyse en participatie Je brengt de doelgroep in kaart en betrekt vrijwilligers en sponsoren bij het evenement.
   5 lessen

   1. Identificeren van de doelgroep(en) van het evenementJe bepaalt wie je wilt bereiken met het evenement.
   2. Behoeften en verwachtingen van deelnemers in kaart brengenJe onderzoekt wat de deelnemers verwachten en nodig hebben.
   3. Segmentatie en gepersonaliseerde benaderingJe deelt de doelgroep op en stemt de benadering af per segment.
   4. Betrekken van vrijwilligers en sponsorenJe betrekt vrijwilligers en sponsoren actief bij de organisatie.
   5. Feedback van eerdere evenementen gebruikenJe gebruikt feedback van eerdere evenementen om verbeteringen door te voeren.
3. 3 Planning en tijdmanagement Je plant de organisatie en uitvoering van het evenement, met aandacht voor tijd en prioriteiten.
   5 lessen

   1. Opstellen van een gedetailleerde tijdlijn en takenlijstJe maakt een overzichtelijke tijdlijn en takenlijst voor het evenement.
   2. Prioriteiten stellen bij organisatie en uitvoeringJe bepaalt welke taken voorrang hebben tijdens de organisatie.
   3. Deadlines monitoren en bijsturenJe houdt deadlines in de gaten en stuurt bij waar nodig.
   4. Coördineren van verschillende betrokkenenJe stemt de werkzaamheden af tussen alle betrokkenen.
   5. Buffers en risicoperiodes inplannenJe plant ruimte in voor onverwachte situaties en risico’s.
4. 4 Budgettering en financiële planning Je stelt een budget op, verwerkt inkomsten en uitgaven en bewaakt de financiële voortgang.
   5 lessen

   1. Opstellen van een realistisch budgetJe maakt een overzicht van verwachte kosten en opbrengsten.
   2. Kostenraming en inkomstenprognose makenJe berekent hoeveel geld je nodig hebt en welke inkomsten je verwacht.
   3. Sponsoring en donaties integreren in planningJe verwerkt sponsoring en donaties in het financiële plan.
   4. Financiële administratie en monitoring bijhoudenJe houdt de financiële administratie bij tijdens de organisatie.
   5. Evaluatie van kosteneffectiviteit na het evenementJe beoordeelt na afloop of de kosten en opbrengsten in balans zijn.
5. 5 Locatie en logistiek Je regelt locatie, logistiek, vergunningen en zorgt voor veiligheid en toegankelijkheid.
   5 lessen

   1. Selecteren van geschikte locatiesJe kiest een locatie die past bij het evenement en de doelgroep.
   2. Vergunningen en regelgeving checkenJe controleert welke vergunningen en regels van toepassing zijn.
   3. Transport, catering en faciliteiten organiserenJe organiseert vervoer, catering en benodigde faciliteiten.
   4. Veiligheid en toegankelijkheid waarborgenJe zorgt dat de locatie veilig en goed toegankelijk is.
   5. Materiaalbeheer en opbouw plannenJe plant het beheer van materialen en de opbouw van het evenement.
6. 6 Communicatie en promotie Je ontwikkelt een promotiestrategie en verzorgt de communicatie met alle betrokkenen.
   5 lessen

   1. Ontwikkelen van promotiestrategie passend bij het doelJe kiest een promotieaanpak die past bij het doel en de doelgroep.
   2. Gebruik van online en offline kanalenJe zet online en offline kanalen in voor de promotie.
   3. Samenwerken met pers en mediaJe werkt samen met pers en media voor extra aandacht.
   4. Marketingmateriaal en content creërenJe maakt marketingmateriaal en schrijft passende content.
   5. Communicatie met deelnemers en vrijwilligersJe onderhoudt contact met deelnemers en vrijwilligers over het evenement.
7. 7 Sponsoring en partnerschappen Je zoekt sponsoren, ontwikkelt sponsorpakketten en onderhoudt relaties met partners.
   5 lessen

   1. Identificeren van potentiële sponsorenJe zoekt uit wie als sponsor interessant kan zijn voor het evenement.
   2. Sponsorpakketten en voordelen ontwikkelenJe stelt aantrekkelijke sponsorpakketten samen.
   3. Onderhandelen en afspraken vastleggenJe legt afspraken vast en voert onderhandelingen met sponsoren.
   4. Relatiebeheer voor langdurige samenwerkingJe onderhoudt contact voor een duurzame samenwerking.
   5. Nazorg en bedanken van sponsorenJe bedankt sponsoren na afloop en verzorgt de nazorg.
8. 8 Vrijwilligersmanagement Je werft vrijwilligers, verdeelt taken en zorgt voor goede begeleiding en evaluatie.
   5 lessen

   1. Werven van geschikte vrijwilligersJe zoekt geschikte vrijwilligers voor verschillende taken.
   2. Taken en verantwoordelijkheden toewijzenJe wijst duidelijke taken en verantwoordelijkheden toe.
   3. Motivatie en betrokkenheid behoudenJe houdt de motivatie en betrokkenheid van vrijwilligers vast.
   4. Opleiden en instrueren van vrijwilligersJe geeft instructies en begeleidt vrijwilligers tijdens het evenement.
   5. Evaluatie en feedback na het evenementJe bespreekt ervaringen en verzamelt feedback na afloop.
9. 9 Uitvoering en operationeel management Je voert het evenement uit, bewaakt de voortgang en lost praktische problemen op.
   5 lessen

   1. Coördineren van activiteiten op de dag zelfJe stemt de activiteiten op de dag zelf af en houdt overzicht.
   2. Toezicht houden op tijdschema en logistiekJe bewaakt het tijdschema en de logistieke processen.
   3. Problemen snel signaleren en oplossenJe signaleert knelpunten en grijpt direct in bij problemen.
   4. Contactpersoon zijn voor deelnemers en betrokkenenJe bent aanspreekpunt voor deelnemers en andere betrokkenen.
   5. Waarborgen van kwaliteit en klanttevredenheidJe controleert of de kwaliteit en tevredenheid gewaarborgd zijn.
10. 10 Evaluatie en rapportage Je verzamelt feedback, analyseert resultaten en stelt een rapportage op voor betrokken partijen.
    5 lessen

    1. Verzamelen van feedback van deelnemers, vrijwilligers en sponsorenJe vraagt feedback aan deelnemers, vrijwilligers en sponsoren.
    2. Financiële resultaten analyserenJe analyseert de financiële uitkomsten van het evenement.
    3. Lessen trekken voor toekomstige evenementenJe trekt lessen uit het verloop voor toekomstige evenementen.
    4. Impact meten ten opzichte van doelstellingenJe meet de behaalde impact ten opzichte van de doelen.
    5. Rapportage opstellen voor interne en externe partijenJe stelt een heldere rapportage op voor intern en extern gebruik.