MBO Praktijkcursus – Workflowbeheer

Je brengt werkprocessen in kaart, analyseert en verbetert workflows en past automatisering en monitoring toe.

1. 1 Inleiding tot workflowbeheer Je onderzoekt wat workflowbeheer inhoudt en hoe gestructureerde processen bijdragen aan efficiëntie.
   5 lessen

   1. Definitie van workflows en workflowbeheerJe verkent wat workflows zijn en hoe workflowbeheer wordt toegepast in organisaties.
   2. Het belang van gestructureerde processen binnen organisatiesJe onderzoekt waarom gestructureerde processen belangrijk zijn voor organisaties.
   3. Verschil tussen handmatige en geautomatiseerde workflowsJe vergelijkt handmatige en geautomatiseerde workflows op werking en resultaat.
   4. Voorbeelden van effectieve workflowbeheerpraktijkenJe bekijkt praktijkvoorbeelden van effectief workflowbeheer.
   5. Relatie tussen workflowbeheer en efficiëntieJe onderzoekt hoe workflowbeheer bijdraagt aan efficiëntie binnen processen.
2. 2 Identificeren van processen en taken Je brengt werkprocessen, taken en verantwoordelijkheden in kaart en structureert deze.
   5 lessen

   1. Inventariseren van alle werkprocessenJe maakt een overzicht van alle werkprocessen binnen een organisatie.
   2. Identificeren van kritische taken en verantwoordelijkhedenJe herkent welke taken en verantwoordelijkheden bij het proces horen.
   3. Vaststellen van processtappen en volgordeJe bepaalt de volgorde van processtappen en legt deze vast.
   4. Documenteren van processen en takenJe documenteert processen en taken op een gestructureerde manier.
   5. Voorbeelden van taak- en processtructureringJe bekijkt voorbeelden van gestructureerde proces- en taakverdeling.
3. 3 Workflowanalyse Je analyseert bestaande workflows en signaleert knelpunten en verbeterpunten.
   5 lessen

   1. In kaart brengen van bestaande workflowsJe brengt bestaande workflows overzichtelijk in kaart.
   2. Detecteren van knelpunten en inefficiëntiesJe spoort knelpunten en inefficiënties in processen op.
   3. Gebruik van flowcharts, swimlane-diagrammen en proceskaartenJe gebruikt visuele hulpmiddelen zoals flowcharts en proceskaarten.
   4. Analyse van doorlooptijden en bottlenecksJe analyseert doorlooptijden en identificeert bottlenecks.
   5. Voorstellen van verbeterpunten op basis van analyseJe doet voorstellen voor procesverbetering op basis van je analyse.
4. 4 Workflowoptimalisatie Je past methoden toe om processen te standaardiseren, stroomlijnen en optimaliseren.
   5 lessen

   1. Standaardiseren en stroomlijnen van processenJe standaardiseert en stroomlijnt processen waar mogelijk.
   2. Elimineren van dubbele en overbodige takenJe verwijdert dubbele en overbodige taken uit processen.
   3. Gebruik van lean- en Six Sigma-principesJe past Lean- en Six Sigma-principes toe op workflowbeheer.
   4. Prioriteren van taken en processenJe bepaalt prioriteiten in taken en processen.
   5. Documenteren van geoptimaliseerde workflowsJe legt de aangepaste workflows vast in documentatie.
5. 5 Automatisering van workflows Je onderzoekt mogelijkheden voor automatisering en past digitale tools toe op workflows.
   5 lessen

   1. Introductie tot workflowsoftware en digitale toolsJe maakt kennis met workflowsoftware en digitale hulpmiddelen.
   2. Automatiseren van repetitieve takenJe automatiseert repetitieve taken binnen processen.
   3. Integratie van verschillende systemen en applicatiesJe integreert verschillende systemen en applicaties met elkaar.
   4. Monitoren van geautomatiseerde workflowsJe monitort de werking van geautomatiseerde workflows.
   5. Voorbeelden van succesvolle automatiseringJe bekijkt praktijkvoorbeelden van succesvolle automatisering.
6. 6 Toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden Je verdeelt taken en verantwoordelijkheden en legt deze vast in de workflowdocumentatie.
   5 lessen

   1. Duidelijk definiëren van verantwoordelijkheden per taakJe definieert verantwoordelijkheden per taak duidelijk.
   2. Toewijzen van taken aan specifieke medewerkers of teamsJe wijst taken toe aan medewerkers of teams.
   3. Opstellen van escalatieprocedures bij vertragingenJe stelt procedures op voor escalatie bij vertragingen.
   4. Rollen en verantwoordelijkheden vastleggen in documentatieJe legt rollen en verantwoordelijkheden vast in documentatie.
   5. Evalueren van effectiviteit van taakverdelingJe evalueert de effectiviteit van de taakverdeling.
7. 7 Monitoring en rapportage Je stelt prestatie-indicatoren vast, monitort processen en rapporteert over workflowprestaties.
   5 lessen

   1. Vaststellen van relevante KPI’s en prestatie-indicatorenJe bepaalt relevante KPI’s en prestatie-indicatoren voor workflows.
   2. Monitoren van doorlooptijden en taakvoltooiingJe monitort doorlooptijden en de voltooiing van taken.
   3. Opstellen van rapportages voor management en teamsJe stelt rapportages op voor management en teams.
   4. Detecteren van afwijkingen en inefficiëntiesJe signaleert afwijkingen en inefficiënties in workflows.
   5. Evalueren van workflowprestaties en verbeteractiesJe evalueert workflowprestaties en stelt verbeteracties voor.
8. 8 Risico- en foutbeheer in workflows Je signaleert risico’s en fouten in workflows en implementeert verbeteracties om herhaling te voorkomen.
   5 lessen

   1. Identificeren van potentiële risico’s en knelpuntenJe identificeert mogelijke risico’s en knelpunten in processen.
   2. Opstellen van maatregelen en controlesJe stelt maatregelen en controles op om risico’s te beperken.
   3. Monitoren van afwijkingen en foutenJe monitort afwijkingen en fouten in workflows.
   4. Documenteren van lessons learnedJe legt opgedane inzichten vast als lessons learned.
   5. Implementeren van verbeteracties ter voorkoming van herhalingJe voert verbeteracties uit om herhaling van fouten te voorkomen.
9. 9 Communicatie en samenwerking binnen workflows Je bevordert communicatie en samenwerking tussen teams binnen workflowbeheer.
   5 lessen

   1. Bevorderen van duidelijke communicatie tussen teamsJe stimuleert duidelijke communicatie tussen teams.
   2. Gebruik van meldingen en alerts bij taakveranderingenJe zet meldingen en alerts in bij taakveranderingen.
   3. Samenwerken over afdelingen heen voor optimale workflowJe werkt samen met andere afdelingen aan een efficiënte workflow.
   4. Feedbackmechanismen integreren in workflowsJe integreert feedbackmechanismen in workflows.
   5. Voorbeelden van effectieve communicatie in workflowbeheerJe bekijkt voorbeelden van effectieve communicatie in workflowbeheer.
10. 10 Praktische toepassing en casestudies Je past workflowbeheer toe in praktijksituaties en evalueert het resultaat van verbeteringen.
    5 lessen

    1. Analyseren van bestaande workflows in een organisatieJe analyseert bestaande workflows binnen een organisatie.
    2. Simuleren van verbeteringen en geautomatiseerde processenJe simuleert procesverbeteringen en automatisering.
    3. Documenteren van procesaanpassingen en resultatenJe legt procesaanpassingen en behaalde resultaten vast.
    4. Presenteren van workflowverbeteringen aan managementJe presenteert workflowverbeteringen aan het management.
    5. Evalueren van effectiviteit en efficiency na optimalisatieJe beoordeelt de effectiviteit en efficiency na optimalisatie.