HBO Praktijkcursus – Verkoopadministratie

Je verwerkt verkooporders, beheert klantgegevens en stelt rapportages en facturen op volgens geldende regels.

1. 1 Grondslagen van verkoopadministratie Je onderzoekt de basis van verkoopadministratie en de samenhang met andere afdelingen en processen.
   10 lessen

   1. Definitie en doel van verkoopadministratieJe beschrijft het doel en de functie van verkoopadministratie in een organisatie.
   2. Verschil tussen verkoop- en inkoopadministratieJe vergelijkt verkoop- en inkoopadministratie en benoemt de verschillen.
   3. Rol binnen het order-to-cashprocesJe plaatst verkoopadministratie binnen het order-to-cashproces.
   4. Relatie met andere afdelingen zoals sales en financeJe legt uit hoe verkoopadministratie samenwerkt met sales en finance.
   5. Belang van juiste en tijdige verwerkingJe beoordeelt het belang van correcte en tijdige administratieve verwerking.
   6. Impact op klanttevredenheid en cashflowJe analyseert hoe verkoopadministratie klanttevredenheid en cashflow beïnvloedt.
   7. Basisbegrippen zoals order, factuur, leveringJe benoemt en herkent basisbegrippen als order, factuur en levering.
   8. Overzicht van de administratieve workflowJe schetst de workflow van administratieve processen rondom verkoop.
   9. Juridische basisprincipes in verkooptransactiesJe benoemt juridische basisprincipes bij verkooptransacties.
   10. Begrip van interne controlemaatregelenJe herkent interne controlemaatregelen binnen de verkoopadministratie.
2. 2 Orderverwerking en documentatie Je voert verkooporders in, controleert gegevens en beheert de documentatie rondom orders.
   10 lessen

   1. Invoeren en verwerken van verkoopordersJe voert verkooporders in en verwerkt deze in het administratiesysteem.
   2. Controle op volledigheid en juistheidJe controleert orders op volledigheid en juistheid van gegevens.
   3. Vastleggen van klantgegevensJe legt klantgegevens vast volgens de geldende procedures.
   4. Opstellen van orderbevestigingenJe stelt orderbevestigingen op voor klanten.
   5. Registratie van kortingen, condities en afsprakenJe registreert kortingen, condities en gemaakte afspraken.
   6. Afstemming met magazijn of productieJe stemt orderinformatie af met magazijn of productie.
   7. Verzenddocumenten en leveringsbonnenJe verwerkt verzenddocumenten en leveringsbonnen.
   8. Communicatie bij afwijkingen of vertragingJe communiceert over afwijkingen of vertragingen in orders.
   9. Archiveren en terugvinden van orderdocumentatieJe archiveert en vindt orderdocumentatie terug.
   10. Werken met ERP- en ordersystemenJe gebruikt ERP- en ordersystemen voor orderverwerking.
3. 3 Facturatieproces Je stelt verkoopfacturen op, verwerkt correcties en volgt het facturatieproces op.
   10 lessen

   1. Opstellen van verkoopfacturenJe maakt verkoopfacturen aan in lijn met de ordergegevens.
   2. Wettelijke eisen aan factuurinhoudJe past wettelijke eisen toe op de inhoud van facturen.
   3. Factureren op basis van levering of overeenkomstJe factureert op basis van levering of gemaakte afspraken.
   4. Omgaan met BTW en andere heffingenJe verwerkt BTW en andere heffingen in facturen.
   5. Creditnota’s en factuurcorrectiesJe maakt creditnota’s en voert correcties uit op facturen.
   6. Factuurverzending en -opvolgingJe verzendt facturen en volgt de afhandeling op.
   7. Automatisering van facturatieJe gebruikt automatisering bij het facturatieproces.
   8. Communicatie bij foutieve facturenJe communiceert met klanten bij foutieve facturen.
   9. Relatie tussen factuur en betalingsconditieJe koppelt facturen aan betalingscondities.
   10. Controle op tijdige en correcte factureringJe controleert tijdigheid en juistheid van facturering.
4. 4 Debiteurenbeheer Je beheert debiteuren, volgt betalingen op en neemt maatregelen bij betalingsachterstanden.
   10 lessen

   1. Inzicht in openstaande postenJe krijgt inzicht in openstaande posten van klanten.
   2. Opvolging van facturen en betalingstermijnenJe volgt facturen en betalingstermijnen op.
   3. Beoordelen van kredietwaardigheid van klantenJe beoordeelt de kredietwaardigheid van klanten.
   4. Opstellen van herinneringen en aanmaningenJe stelt herinneringen en aanmaningen op.
   5. Telefonisch contact bij betalingsachterstandJe neemt telefonisch contact op bij achterstanden.
   6. Toepassing van incassoproceduresJe past incassoprocedures toe bij wanbetaling.
   7. Afstemming met financiële administratieJe stemt af met de financiële administratie.
   8. Boeken van betalingen en verrekeningenJe boekt betalingen en verrekeningen in.
   9. Bijhouden van klantafspraken over betalingJe houdt klantafspraken over betaling bij.
   10. Beheersing van het debiteurenrisicoJe beheerst het debiteurenrisico door tijdig te signaleren.
5. 5 Prijsafspraken en condities Je legt prijsafspraken vast, beoordeelt marges en houdt afwijkingen in verkoopprijzen bij.
   10 lessen

   1. Vastleggen van klantcondities in systemenJe registreert klantcondities in administratieve systemen.
   2. Soorten kortingen (vaste, tijdelijke, volumekorting)Je onderscheidt verschillende soorten kortingen.
   3. Staffelprijzen en contractafsprakenJe werkt met staffelprijzen en contractafspraken.
   4. Afstemming tussen verkoop en administratieJe stemt prijsafspraken af tussen verkoop en administratie.
   5. Beoordelen van marge en winstopslagJe beoordeelt marges en winstopslagen in prijsafspraken.
   6. Communicatie van prijswijzigingenJe communiceert prijswijzigingen naar betrokkenen.
   7. Registratie van tijdelijke acties of campagnesJe registreert tijdelijke acties of campagnes.
   8. Transparantie in prijsopbouwJe zorgt voor transparantie in de prijsopbouw.
   9. Controleren van afwijkingen in verkoopprijzenJe controleert afwijkingen in verkoopprijzen.
   10. Inzicht in gevolgen van prijsafsprakenJe krijgt inzicht in de gevolgen van prijsafspraken.
6. 6 Klantinformatie en relatiebeheer Je beheert klantinformatie, houdt dossiers actueel en gebruikt gegevens voor relatiebeheer.
   10 lessen

   1. Registreren van klantgegevens (CRM)Je registreert klantgegevens in CRM-systemen.
   2. Up-to-date houden van debiteurendossiersJe houdt debiteurendossiers actueel en compleet.
   3. Classificatie van klanten op basis van waardeJe classificeert klanten op basis van waarde.
   4. Contactmomenten vastleggen in systemenJe legt contactmomenten vast in systemen.
   5. Registratie van klachten en bijzonderhedenJe registreert klachten en bijzonderheden bij klanten.
   6. Inzicht in bestelgedrag en voorkeurenJe krijgt inzicht in bestelgedrag en voorkeuren.
   7. Koppeling tussen CRM en administratieJe koppelt CRM-gegevens aan de administratie.
   8. Gebruik van klantgegevens voor rapportageJe gebruikt klantgegevens voor rapportages.
   9. AVG-regelgeving in relatiebeheerJe past AVG-regels toe bij relatiebeheer.
   10. Samenwerking met sales bij klantvragenJe werkt samen met sales bij klantvragen.
7. 7 Administratieve controle en interne audit Je voert controles uit op verkoopadministratie en ondersteunt bij audits en verbeteringen.
   10 lessen

   1. Inrichten van controles op verkoopadministratieJe richt controles in op de verkoopadministratie.
   2. Afstemmen van facturen met leveringenJe stemt facturen af met leveringen in het systeem.
   3. Signalen van fraude of fouten herkennenJe herkent signalen van fraude of fouten.
   4. Controleren van systeemregistratiesJe controleert systeemregistraties op juistheid.
   5. Toepassen van functiescheidingJe past functiescheiding toe in processen.
   6. Analyse van afwijkingen in opbrengstenJe analyseert afwijkingen in opbrengsten.
   7. Bewaken van juistheid van klantconditiesJe bewaakt de juistheid van klantcondities.
   8. Opstellen van controledocumentenJe stelt controledocumenten op voor audits.
   9. Begeleiding bij interne en externe auditsJe begeleidt interne en externe audits.
   10. Documenteren van verbetermaatregelenJe documenteert en evalueert verbetermaatregelen.
8. 8 Rapportages en stuurinformatie Je stelt verkooprapportages op en analyseert stuurinformatie voor management en sales.
   10 lessen

   1. Opstellen van verkoopoverzichtenJe maakt verkoopoverzichten op basis van administratieve gegevens.
   2. Analyse van omzet en margesJe analyseert omzet en marges in rapportages.
   3. Periodieke rapportages aan sales of managementJe stelt periodieke rapportages op voor sales of management.
   4. Signaleren van trends in klantgedragJe signaleert trends in klantgedrag aan de hand van data.
   5. Rapportage van openstaande postenJe rapporteert openstaande posten en debiteurenstanden.
   6. Inzichten uit retouren en klachtenregistratiesJe haalt inzichten uit retouren en klachtenregistraties.
   7. Gebruik van dashboards en KPI’sJe gebruikt dashboards en KPI’s voor monitoring.
   8. Controle op afwijkingen in budget versus realisatieJe controleert afwijkingen tussen budget en realisatie.
   9. Adviseren op basis van cijfersJe adviseert op basis van cijfermatige analyses.
   10. Visualiseren van administratieve gegevensJe visualiseert administratieve gegevens in rapportages.
9. 9 Digitale systemen en software Je werkt met digitale systemen voor verkoopadministratie en signaleert fouten of beveiligingsrisico’s.
   10 lessen

   1. Gebruik van ERP-pakketten (zoals Exact, SAP)Je gebruikt ERP-pakketten voor administratieve processen.
   2. Digitale facturatie en e-invoicingJe past digitale facturatie en e-invoicing toe.
   3. Koppelingen tussen CRM, voorraad en administratieJe legt koppelingen tussen CRM, voorraad en administratie.
   4. Automatische verwerking van betalingenJe verwerkt betalingen automatisch in het systeem.
   5. Exporteren van data voor rapportagesJe exporteert data voor rapportages en analyses.
   6. Beveiliging van klantgegevens in systemenJe borgt de beveiliging van klantgegevens in systemen.
   7. Digitaal archiveren van documentenJe archiveert documenten digitaal volgens richtlijnen.
   8. Onderhoud van klant- en productdatabasesJe onderhoudt klant- en productdatabases.
   9. Werken met standaardtemplates en workflowsJe werkt met standaardtemplates en workflows.
   10. Signaleren van systeemfouten en bugsJe signaleert systeemfouten en bugs en meldt deze.
10. 10 Juridische en fiscale aspecten Je past juridische en fiscale regels toe in verkoopadministratie en overziet gevolgen bij afwijkingen.
    10 lessen

    1. Wettelijke eisen aan verkoopdocumentenJe past wettelijke eisen toe op verkoopdocumenten.
    2. Verkoopovereenkomsten en algemene voorwaardenJe werkt met verkoopovereenkomsten en algemene voorwaarden.
    3. BTW-regels in binnen- en buitenlandJe past BTW-regels toe bij nationale en internationale transacties.
    4. Aansprakelijkheid bij leveringsproblemenJe beoordeelt aansprakelijkheid bij leveringsproblemen.
    5. Regels voor betalingsachterstand en incassoJe volgt regels voor betalingsachterstand en incasso.
    6. Rechten van de klant bij foutieve leveringJe kent de rechten van klanten bij foutieve levering.
    7. Regels bij export en internationale verkoopJe past regels toe bij export en internationale verkoop.
    8. Belang van correcte dossiervormingJe zorgt voor correcte dossiervorming bij transacties.
    9. Wet op de consumentenkoop en B2B-verkopenJe onderscheidt wetgeving bij consumenten en zakelijke klanten.
    10. Consequenties van wanbetaling en juridische stappenJe overziet de gevolgen van wanbetaling en juridische stappen.