HBO Praktijkcursus – Groepsactiviteiten organiseren

Je organiseert groepsactiviteiten door te plannen, logistiek te regelen, te communiceren en risico’s en financiën te beheren.

1. 1 Planning Je plant activiteiten, verdeelt taken, stemt af met betrokkenen en evalueert de uitvoering.
   10 lessen

   1. Vaststellen van de doelstellingen van de activiteitJe bepaalt het doel van de groepsactiviteit en formuleert meetbare resultaten.
   2. Opstellen van een gedetailleerde tijdsplanningJe maakt een tijdsplanning en verdeelt de fasen van voorbereiding tot afronding.
   3. Bepalen van benodigde middelen en materialenJe inventariseert welke middelen en materialen nodig zijn voor de uitvoering.
   4. Prioriteren van taken en verantwoordelijkhedenJe stelt prioriteiten en wijst verantwoordelijkheden toe aan teamleden.
   5. Maken van een draaiboek of routeplanJe werkt een draaiboek of routeplan uit voor een gestructureerd verloop.
   6. Afstemmen van planning met betrokken partijenJe stemt de planning af met alle betrokken partijen.
   7. Inplannen van evaluatiemomentenJe plant evaluatiemomenten voorafgaand, tijdens en na afloop.
   8. Voorbereiden van back-up scenario’s bij uitvalJe bereidt alternatieven voor bij uitval van mensen of middelen.
   9. Documenteren van planning voor teamgebruikJe documenteert de planning zodat het team deze kan raadplegen.
   10. Evalueren en bijstellen van de planning na uitvoeringJe beoordeelt de planning na afloop en past deze waar nodig aan.
2. 2 Logistiek Je regelt locaties, transport, materialen en stemt af met leveranciers en partners.
   10 lessen

   1. Selecteren van geschikte locatiesJe beoordeelt en kiest een locatie die past bij de activiteit en doelgroep.
   2. Organiseren van transport en routeplanningJe plant vervoer en stelt een route op voor deelnemers en materiaal.
   3. Inkoop van benodigd materiaalJe koopt materialen in en bewaakt de levering.
   4. Opstellen van checklists voor benodigdhedenJe maakt checklists voor alle benodigde spullen en voorzieningen.
   5. Coördineren van op- en afbouw van locatiesJe coördineert de opbouw en afbouw van de locatie.
   6. Tijdig reserveren van faciliteitenJe reserveert tijdig ruimtes en faciliteiten.
   7. Communiceren met leveranciers en partnersJe onderhoudt contact met leveranciers en externe partners.
   8. Organiseren van EHBO en veiligheidsvoorzieningenJe regelt EHBO en zorgt voor de juiste veiligheidsmaatregelen.
   9. Inventariseren van technische benodigdhedenJe inventariseert technische benodigdheden voor de activiteit.
   10. Evalueren van de logistieke uitvoering na activiteitenJe evalueert de logistieke organisatie na afloop.
3. 3 Communicatie Je communiceert met team en deelnemers, stelt informatie op en lost misverstanden op.
   10 lessen

   1. Interne communicatie met teamledenJe stemt af met teamleden over taken, voortgang en aandachtspunten.
   2. Externe communicatie met deelnemersJe informeert deelnemers duidelijk over het programma en de verwachtingen.
   3. Opstellen van uitnodigingen en informatiebrievenJe stelt uitnodigingen en informatiebrieven op voor verschillende doelgroepen.
   4. Gebruik van digitale communicatiekanalenJe gebruikt digitale kanalen om informatie te verspreiden en reacties te ontvangen.
   5. Actief luisteren en feedback verwerkenJe luistert actief naar feedback en verwerkt deze in de aanpak.
   6. Conflicten en misverstanden oplossenJe signaleert en lost conflicten en misverstanden op.
   7. Presentatietechnieken toepassen voor groepenJe past presentatietechnieken toe bij het informeren van groepen.
   8. Communicatiestijl aanpassen aan doelgroepJe stemt je communicatiestijl af op de doelgroep.
   9. Opzetten van communicatieschema’sJe zet communicatieschema’s op voor een gestructureerde informatie-uitwisseling.
   10. Evalueren van communicatiedoelstellingenJe beoordeelt of de communicatiedoelstellingen zijn gehaald.
4. 4 Financieel beheer Je stelt een begroting op, beheert inkomsten en uitgaven en legt financiële verantwoording af.
   10 lessen

   1. Opstellen van een begrotingJe maakt een overzicht van verwachte kosten en inkomsten.
   2. Inschatten van kosten per activiteitJe schat de kosten per onderdeel van de activiteit in.
   3. Monitoren van uitgaven en inkomstenJe houdt uitgaven en inkomsten bij tijdens het project.
   4. Aanvragen van sponsorgelden of subsidiesJe vraagt sponsorgelden of subsidies aan indien nodig.
   5. Facturatie en administratieve afhandelingJe verzorgt facturatie en de administratieve afhandeling.
   6. Kostenbesparende maatregelen identificerenJe zoekt naar mogelijkheden om kosten te besparen.
   7. Uitvoeren van financiële risicoanalyseJe voert een risicoanalyse uit op financieel gebied.
   8. Rapporteren van financiële resultatenJe rapporteert de financiële resultaten na afloop.
   9. Evalueren van budgettering na afloopJe beoordeelt het budget achteraf en stelt verbeteringen voor.
   10. Documenteren van financiële proceduresJe documenteert financiële procedures voor toekomstig gebruik.
5. 5 Risicomanagement Je signaleert risico’s, maakt noodplannen en borgt de veiligheid van deelnemers en team.
   10 lessen

   1. Identificeren van potentiële risico’sJe brengt mogelijke risico’s voor de activiteit in kaart.
   2. Analyseren van veiligheidsrisico’s voor deelnemersJe analyseert veiligheidsrisico’s specifiek voor de deelnemers.
   3. Opstellen van noodplannenJe stelt noodplannen op voor verschillende scenario’s.
   4. Beoordelen van verzekeringsbehoeftenJe beoordeelt welke verzekeringen nodig zijn.
   5. Communiceren van veiligheidsregelsJe communiceert veiligheidsregels aan alle betrokkenen.
   6. Oefenen van noodscenario’s met teamledenJe oefent noodscenario’s met het team voorafgaand aan de activiteit.
   7. Monitoren van risico’s tijdens uitvoeringJe houdt toezicht op risico’s tijdens de uitvoering.
   8. Registreren van incidentenJe registreert incidenten en bijzonderheden.
   9. Evalueren van risicoanalyse na activiteitenJe evalueert de risicoanalyse na afloop van de activiteit.
   10. Implementeren van verbeteringen voor toekomstige activiteitenJe voert verbeteringen door voor toekomstige activiteiten.
6. 6 Teammanagement Je stelt een team samen, verdeelt rollen, motiveert en begeleidt teamleden en evalueert de samenwerking.
   10 lessen

   1. Samenstellen van een effectief projectteamJe kiest teamleden en stemt kwaliteiten af op de opdracht.
   2. Rollen en verantwoordelijkheden verdelenJe verdeelt rollen en verantwoordelijkheden binnen het team.
   3. Motiveren en begeleiden van teamledenJe motiveert teamleden en biedt begeleiding waar nodig.
   4. Opbouwen van vertrouwen en samenwerkingJe stimuleert vertrouwen en samenwerking in het team.
   5. Conflicthantering binnen het teamJe pakt conflicten binnen het team op een constructieve manier aan.
   6. Plannen van teamvergaderingenJe plant en leidt teamvergaderingen.
   7. Feedback geven en ontvangenJe geeft en ontvangt feedback gericht op verbetering.
   8. Coachen van teamleden op competentiesJe coacht teamleden op ontwikkeling van hun competenties.
   9. Evalueren van teamresultatenJe beoordeelt de resultaten van het team na afloop.
   10. Bijstellen van teamstrategieënJe past teamstrategieën aan op basis van evaluaties.
7. 7 Doelgroepanalyse Je analyseert de doelgroep, peilt wensen en past activiteiten aan op kenmerken en behoeften.
   10 lessen

   1. Identificeren van doelgroepkenmerkenJe brengt kenmerken van de doelgroep in kaart.
   2. Analyse van wensen en behoeften van deelnemersJe onderzoekt wat deelnemers wensen en nodig hebben.
   3. Leeftijds- en vaardigheidsspecifieke aanpak bepalenJe stemt de aanpak af op leeftijd en vaardigheden.
   4. Integreren van cultuur- en diversiteitsbewustzijnJe houdt rekening met cultuur en diversiteit in je aanpak.
   5. Peilen van verwachtingen voorafgaand aan de activiteitJe vraagt naar verwachtingen van deelnemers vooraf.
   6. Controleren van toegankelijkheid van locatie en activiteitenJe controleert of locatie en activiteiten toegankelijk zijn.
   7. Evalueren van deelnemerservaringenJe verzamelt ervaringen van deelnemers na afloop.
   8. Feedback verwerken voor toekomstige activiteitenJe verwerkt feedback in de voorbereiding van nieuwe activiteiten.
   9. Aanpassen van activiteiten aan verschillende niveausJe past activiteiten aan verschillende niveaus aan.
   10. Opstellen van deelnemersprofielenJe stelt deelnemersprofielen op voor toekomstige activiteiten.
8. 8 Activiteitontwikkeling Je ontwikkelt activiteiten, stelt doelen, test en past aan op basis van feedback en documenteert de uitwerking.
   10 lessen

   1. Ontwerpen van creatieve en aantrekkelijke activiteitenJe bedenkt creatieve activiteiten die aansluiten bij de groep.
   2. Bepalen van leer- en ervaringsdoelenJe formuleert leer- en ervaringsdoelen voor de activiteit.
   3. Integreren van spelvormen en oefeningenJe verwerkt spelvormen en oefeningen in het programma.
   4. Differentiëren op basis van groepsgrootteJe past de activiteit aan op de grootte van de groep.
   5. Integreren van technologie en mediaJe integreert technologie en media waar dit waarde toevoegt.
   6. Voorbereiden van materiaal en hulpmiddelenJe bereidt materialen en hulpmiddelen voor gebruik voor.
   7. Testen van activiteiten in kleine groepenJe test de activiteit in een kleine groep en verzamelt ervaringen.
   8. Evalueren van effectiviteit en plezierJe beoordeelt of de activiteit effectief en plezierig is.
   9. Aanpassen van activiteiten op basis van feedbackJe past activiteiten aan op basis van ontvangen feedback.
   10. Documenteren van activiteitenhandleidingenJe legt de uitwerking vast in een activiteitenhandleiding.
9. 9 Evaluatie Je evalueert activiteiten, verzamelt feedback, analyseert resultaten en stelt verbeterplannen op.
   10 lessen

   1. Opstellen van evaluatiecriteriaJe formuleert criteria om het succes van de activiteit te beoordelen.
   2. Verzamelen van deelnemersfeedbackJe verzamelt feedback van deelnemers via verschillende methoden.
   3. Observeren van groepsdynamiek tijdens activiteitenJe observeert groepsdynamiek tijdens de uitvoering.
   4. Analyseren van sterke en zwakke puntenJe analyseert wat goed ging en wat beter kan.
   5. Voeren van evaluatiegesprekken met teamledenJe voert gesprekken met teamleden over de uitvoering.
   6. Schriftelijk rapporteren van resultatenJe rapporteert de resultaten schriftelijk.
   7. Opstellen van verbeterplan voor volgende activiteitenJe stelt een plan op om verbeteringen door te voeren.
   8. Toepassen van kwantitatieve en kwalitatieve evaluatiemethodenJe gebruikt zowel cijfers als ervaringen bij de evaluatie.
   9. Presenteren van evaluatiebevindingenJe presenteert de bevindingen aan het team of opdrachtgevers.
   10. Leren van best practices en foutenJe leert van eerdere ervaringen en past deze kennis toe.
10. 10 Marketing Je promoot activiteiten, ontwikkelt marketingmateriaal en evalueert de resultaten van promotie.
    10 lessen

    1. Identificeren van doelgroep voor promotieJe bepaalt wie je wilt bereiken met promotie.
    2. Opstellen van marketingstrategieJe werkt een strategie uit voor de marketing van de activiteit.
    3. Gebruik van sociale media en digitale kanalenJe zet sociale media en digitale kanalen in voor promotie.
    4. Ontwerpen van promotiemateriaalJe ontwerpt flyers, posters of online promotiemateriaal.
    5. Samenwerken met partners en sponsorenJe werkt samen met partners en sponsoren voor promotie.
    6. Organiseren van open dagen en kennismakingsactiviteitenJe organiseert kennismakingsmomenten voor de doelgroep.
    7. Evalueren van marketingresultatenJe beoordeelt of de marketingdoelen zijn behaald.
    8. Feedback verwerken van deelnemersJe verwerkt feedback van deelnemers in toekomstige promotie.
    9. Bepalen van prijsstrategie en pakkettenJe bepaalt de prijsstelling en stelt pakketten samen.
    10. Documenteren van marketingcampagnesJe legt de aanpak en resultaten van marketing vast.