HBO Praktijkcursus – Inkoopadministratie

Je verwerkt inkooptransacties, beheert leveranciersgegevens en voert controles uit binnen de inkoopadministratie.

1. 1 Grondslagen van inkoopadministratie Je onderzoekt de basisprincipes van inkoopadministratie en de rol van inkoop binnen organisaties.
   10 lessen

   1. Definitie en doel van inkoopadministratieJe beschrijft het doel van inkoopadministratie en de impact op bedrijfsvoering.
   2. Relatie tussen inkoop, logistiek en financiënJe legt de samenhang uit tussen inkoop, logistiek en financiële processen.
   3. Verschil tussen directe en indirecte inkoopJe onderscheidt directe en indirecte inkoop en herkent de verschillen in verwerking.
   4. Positionering van inkoop binnen organisatiestructuurJe analyseert hoe inkoop is gepositioneerd binnen verschillende organisatiestructuren.
   5. Inkoopproces: van aanvraag tot betalingJe brengt het volledige inkoopproces in kaart, van aanvraag tot betaling.
   6. Inkoopbeleid en proceduresJe benoemt hoe inkoopbeleid en procedures worden opgesteld en toegepast.
   7. Administratieve cyclus van inkooptransactiesJe volgt de administratieve cyclus van inkooptransacties stap voor stap.
   8. Belang van transparantie en controleerbaarheidJe benoemt hoe transparantie en controleerbaarheid worden gewaarborgd.
   9. Samenwerking tussen inkoop en boekhoudingJe beschrijft de samenwerking tussen inkoop en boekhouding in de praktijk.
   10. Relevante wet- en regelgeving rondom inkoopJe benoemt relevante wet- en regelgeving die van toepassing is op inkoop.
2. 2 Inkoopdocumenten en administratieve verwerking Je verwerkt inkoopdocumenten en legt administratieve handelingen vast in het boekhoudsysteem.
   10 lessen

   1. Inkoopaanvraag en interne bestelbonJe maakt een inkoopaanvraag aan en vult een interne bestelbon in.
   2. Offertes en leveranciersvergelijkingenJe vergelijkt offertes van leveranciers en beoordeelt deze.
   3. Inkooporder en bevestigingJe verwerkt inkooporders en controleert de orderbevestiging.
   4. Pakbon en ontvangstregistratieJe registreert de ontvangst van goederen met een pakbon.
   5. Factuurcontrole en -registratieJe controleert en registreert binnenkomende facturen.
   6. Inkoopfactuur en coderingJe codeert inkoopfacturen volgens de juiste grootboekrekeningen.
   7. Koppeling met boekhoudsysteemJe koppelt inkoopdocumenten aan het boekhoudsysteem.
   8. CrediteurenadministratieJe beheert de crediteurenadministratie en verwerkt betalingen.
   9. Archivering en digitale opslagJe archiveert documenten en slaat deze digitaal op.
   10. Controle op volledigheid van documentatieJe controleert of alle benodigde documentatie aanwezig is.
3. 3 Leveranciersbeheer en stamgegevens Je beheert leveranciersgegevens en onderhoudt stamdata in het ERP-systeem.
   10 lessen

   1. Aanmaken van leveranciers in het ERP-systeemJe maakt nieuwe leveranciers aan in het ERP-systeem.
   2. Onderhouden van leveranciersgegevensJe houdt leveranciersgegevens actueel en voert wijzigingen door.
   3. Bankgegevens en betalingsvoorwaardenJe registreert bankgegevens en legt betalingsvoorwaarden vast.
   4. Btw-nummers en identificatieverplichtingenJe verwerkt btw-nummers en voldoet aan identificatieverplichtingen.
   5. Deblokkeren en blokkeren van leveranciersJe blokkeert of deblokkeert leveranciers indien nodig.
   6. Beoordeling van leveranciersprestatiesJe beoordeelt leveranciersprestaties op basis van vastgestelde criteria.
   7. Aanmaken van preferred suppliersJe wijst preferred suppliers aan in het systeem.
   8. Leveranciersclassificatie en risicoprofielJe classificeert leveranciers en bepaalt het risicoprofiel.
   9. Periodieke actualisatie van stamdataJe actualiseert stamdata periodiek volgens interne richtlijnen.
   10. Communicatie met leveranciers over administratieve zakenJe communiceert met leveranciers over administratieve vragen.
4. 4 Factuurverwerking en controle Je verwerkt en controleert facturen en voert correcties uit waar nodig.
   10 lessen

   1. Verschil tussen goederen- en dienstenfacturenJe herkent het verschil tussen facturen voor goederen en diensten.
   2. Matchen van facturen met inkooporders en ontvangsten (3-way matching)Je voert een 3-way matching uit tussen factuur, order en ontvangst.
   3. Automatische factuurverwerking (scan & herken)Je past automatische factuurverwerking toe met scan- en herkenmethoden.
   4. Afwijkingen en correcties bij factuurcontroleJe signaleert afwijkingen en voert correcties uit bij factuurcontrole.
   5. Accordering van facturenJe accordeert facturen volgens de interne procedures.
   6. Creditnota’s en verwerkingJe verwerkt creditnota’s en past deze toe op openstaande posten.
   7. Boeken van vooruitbetalingenJe boekt vooruitbetalingen in het systeem.
   8. Verwerking van periodieke facturen en abonnementenJe verwerkt periodieke facturen en abonnementskosten.
   9. Inboeken van kostenplaatsen en grootboekrekeningenJe boekt kostenplaatsen en grootboekrekeningen bij factuurinvoer.
   10. Vastleggen van betaaltermijnen en kortingenJe legt betaaltermijnen en eventuele kortingen vast.
5. 5 Crediteurenbeheer en betalingen Je beheert openstaande posten en voert betalingen uit aan leveranciers.
   10 lessen

   1. Crediteurenkaart en openstaande postenJe raadpleegt de crediteurenkaart en analyseert openstaande posten.
   2. Betaling per batch of individueelJe kiest tussen betaling per batch of individueel.
   3. Betaalblokkades en betalingsvoorstellenJe stelt betaalblokkades in en maakt betalingsvoorstellen aan.
   4. Communicatie over betalingsachterstandenJe communiceert over betalingsachterstanden met leveranciers.
   5. Voorbereiden en uitvoeren van betaalrunsJe bereidt betaalruns voor en voert deze uit.
   6. Verwerken van terugbetalingen en storneringenJe verwerkt terugbetalingen en storneringen in het systeem.
   7. Bewaking van betalingstermijnenJe bewaakt betalingstermijnen en signaleert overschrijdingen.
   8. Verschillenanalyse tussen betaalde en geboekte bedragenJe analyseert verschillen tussen betaalde en geboekte bedragen.
   9. Valutakoersen en buitenlandse betalingenJe verwerkt valutakoersen en internationale betalingen.
   10. Rapportage over openstaande verplichtingenJe stelt rapportages op over openstaande verplichtingen.
6. 6 ERP-systemen en digitale verwerking Je werkt met ERP-systemen en automatiseert administratieve handelingen binnen inkoop.
   10 lessen

   1. Introductie tot ERP-systemen (bijv. SAP, Exact, AFAS)Je maakt kennis met ERP-systemen en hun toepassingen voor inkoop.
   2. Inrichting van inkoopmodulesJe richt inkoopmodules in volgens de bedrijfsbehoeften.
   3. Workflow van inkooptransactiesJe volgt de workflow van inkooptransacties in het systeem.
   4. Digitale goedkeuringsproceduresJe voert digitale goedkeuringsprocedures uit.
   5. Automatisering van repetitieve handelingenJe automatiseert repetitieve administratieve handelingen.
   6. Koppeling met e-facturatie en leveranciersportalenJe koppelt systemen aan e-facturatie en leveranciersportalen.
   7. Systeemcontroles en autorisatiesJe voert systeemcontroles uit en beheert autorisaties.
   8. Logbestanden en audittrailsJe raadpleegt logbestanden en audittrails voor controle.
   9. Gegevensvalidatie en invoercontrolesJe valideert gegevens en voert invoercontroles uit.
   10. Beveiliging van inkoopgegevens in systemenJe borgt de beveiliging van inkoopgegevens in digitale systemen.
7. 7 Rapportages en analyses in de inkoopadministratie Je stelt rapportages op en analyseert data uit de inkoopadministratie.
   10 lessen

   1. Opstellen van inkooprapportagesJe stelt inkooprapportages samen voor verschillende doeleinden.
   2. Analyseren van inkoopvolumes en leveranciersuitgavenJe analyseert inkoopvolumes en uitgaven per leverancier.
   3. Doorlooptijdanalyse van order tot betalingJe voert doorlooptijdanalyses uit van order tot betaling.
   4. Kostenbewaking per kostenplaats of projectJe bewaakt kosten per kostenplaats of project.
   5. Openstaande facturen en betaalgedragJe analyseert openstaande facturen en het betaalgedrag.
   6. Gebruik van dashboards en BI-toolsJe gebruikt dashboards en BI-tools voor inzicht.
   7. Foutenanalyse en correctierapportenJe maakt foutenanalyses en stelt correctierapporten op.
   8. Inkoopstatistieken voor managementinformatieJe verzamelt inkoopstatistieken voor managementinformatie.
   9. Afwijkingsrapportages t.o.v. budgetJe rapporteert afwijkingen ten opzichte van het budget.
   10. Jaarafsluiting en inkoopoverzichtenJe verwerkt jaarafsluiting en stelt inkoopoverzichten op.
8. 8 Wet- en regelgeving binnen inkoopadministratie Je past wet- en regelgeving toe binnen de inkoopadministratie en waarborgt compliance.
   10 lessen

   1. Belastingwetgeving (btw-verwerking, verleggingsregeling)Je verwerkt btw en past de verleggingsregeling toe.
   2. Handelsrecht en leveringsvoorwaardenJe past handelsrecht en leveringsvoorwaarden toe.
   3. Privacywetgeving (AVG) bij leveranciersgegevensJe verwerkt leveranciersgegevens volgens privacywetgeving.
   4. Controle op fiscale factuureisenJe controleert facturen op fiscale eisen.
   5. Wetten m.b.t. betaaltermijnen en handelsverkeerJe past wettelijke betaaltermijnen toe in het proces.
   6. Verplichtingen bij internationale inkoopJe verwerkt verplichtingen bij internationale inkoop.
   7. Douanedocumenten en importheffingenJe verwerkt douanedocumenten en importheffingen.
   8. Aansprakelijkheid bij administratieve foutenJe signaleert aansprakelijkheid bij administratieve fouten.
   9. Interne en externe auditsJe bereidt interne en externe audits voor.
   10. Sancties en gevolgen van niet-nalevingJe benoemt de gevolgen van niet-naleving van wetgeving.
9. 9 Samenwerking en communicatie in het inkoopproces Je stemt af met interne en externe partijen en verbetert de communicatie in het inkoopproces.
   10 lessen

   1. Afstemming tussen inkoop, finance en logistiekJe stemt processen af tussen inkoop, finance en logistiek.
   2. Duidelijke communicatie met leveranciersJe communiceert duidelijk met leveranciers over administratieve zaken.
   3. Escalatie van afwijkingen in documenten of leveringenJe escaleert afwijkingen in documenten of leveringen tijdig.
   4. Interne communicatie bij goedkeuring van ordersJe communiceert intern bij ordergoedkeuring.
   5. Rollen en verantwoordelijkheden binnen het inkoopprocesJe verduidelijkt rollen en verantwoordelijkheden in het proces.
   6. Verslaglegging van overleggen en beslissingenJe legt besluiten en overleggen schriftelijk vast.
   7. Tijdig informeren over vertragingen of foutenJe informeert tijdig over vertragingen of fouten.
   8. Samenwerken met externe adviseurs of auditorsJe werkt samen met externe adviseurs of auditors.
   9. Opstellen van administratieve werkinstructiesJe stelt administratieve werkinstructies op.
   10. Feedback en verbetering van samenwerkingJe vraagt en geeft feedback over samenwerking.
10. 10 Kwaliteitsborging en procesverbetering Je borgt kwaliteit van processen en voert verbeteringen door binnen de inkoopadministratie.
    10 lessen

    1. Documenteren van administratieve processenJe documenteert administratieve processen volgens vaste afspraken.
    2. Interne controles en vier-ogenprincipeJe voert interne controles uit met het vier-ogenprincipe.
    3. Beheersmaatregelen bij foutgevoelige processenJe stelt beheersmaatregelen in bij foutgevoelige processen.
    4. Standaardisatie van invoer en verwerkingJe standaardiseert invoer en verwerking van gegevens.
    5. Continu verbeteren op basis van dataJe verbetert processen op basis van data-analyse.
    6. Signaleren van afwijkingen en risico’sJe signaleert afwijkingen en risico’s in het proces.
    7. Voorstellen voor procesoptimalisatieJe doet voorstellen voor procesverbetering.
    8. Beoordeling van leveranciersadministratieJe beoordeelt de kwaliteit van de leveranciersadministratie.
    9. Evaluatie van inkoopproceduresJe evalueert periodiek inkoopprocedures.
    10. Periodieke interne audits en kwaliteitsmetingenJe voert interne audits uit en meet de kwaliteit van processen.