MHBO Praktijkcursus – Inkoopadministratie

Je verwerkt inkooporders, beheert leveranciersgegevens en controleert facturen binnen een digitale inkoopadministratie.

1. 1 Basisprincipes van inkoopadministratie Je verkent de rol van inkoopadministratie en herkent documenten en begrippen binnen het inkoopproces.
   5 lessen

   1. Rol van inkoopadministratie binnen de organisatieJe onderzoekt hoe inkoopadministratie bijdraagt aan bedrijfsprocessen en samenwerking.
   2. Verschil tussen operationele en strategische inkoopJe vergelijkt operationele en strategische inkoop en benoemt de verschillen.
   3. Documentsoorten in inkoopprocessen (PO’s, contracten, facturen)Je herkent en benoemt verschillende documenten die in het inkoopproces gebruikt worden.
   4. Relatie tussen inkoop, logistiek en financeJe beschrijft hoe inkoop samenwerkt met logistiek en finance.
   5. Begrippen zoals bestelbon, orderbevestiging en leveringsbonJe legt begrippen uit zoals bestelbon, orderbevestiging en leveringsbon.
2. 2 Bestelprocessen en orderbeheer Je voert bestelprocessen uit, controleert orders en stemt af met de logistieke afdeling.
   5 lessen

   1. Opstellen en verwerken van inkoopordersJe maakt inkooporders aan en verwerkt deze in het systeem.
   2. Controle van orderbevestigingenJe controleert orderbevestigingen op juistheid en volledigheid.
   3. Wijzigen of annuleren van bestellingenJe wijzigt of annuleert bestellingen indien nodig.
   4. Registratie van levertijden en levertijdenbewakingJe registreert levertijden en bewaakt de voortgang van leveringen.
   5. Afstemmen met magazijn of logistieke afdelingJe stemt leveringen en ontvangsten af met het magazijn of de logistieke afdeling.
3. 3 Leveranciersgegevensbeheer Je beheert leveranciersgegevens en koppelt deze aan producten en categorieën.
   5 lessen

   1. Opzetten en bijhouden van leveranciersdatabasesJe zet een database op voor leveranciers en houdt deze actueel.
   2. Registreren van contact- en betalingsgegevensJe registreert contact- en betalingsgegevens van leveranciers.
   3. Beheren van bank- en belastinginformatieJe beheert bank- en belastinginformatie van leveranciers.
   4. Koppelen van leveranciers aan productcategorieënJe koppelt leveranciers aan de juiste productcategorieën.
   5. Controleren van gegevens op actualiteit en juistheidJe controleert leveranciersgegevens op juistheid en actualiteit.
4. 4 Factuurverwerking en controle Je verwerkt inkoopfacturen, controleert op juistheid en zet goedgekeurde facturen door.
   5 lessen

   1. Ontvangen en registreren van inkoopfacturenJe ontvangt en registreert inkoopfacturen in het systeem.
   2. Controleren van facturen op juistheid en volledigheidJe controleert facturen op volledigheid en juistheid.
   3. Matchen van facturen met orders en leverbonnen (3-way match)Je vergelijkt facturen met orders en leverbonnen voor een 3-way match.
   4. Signaleren van afwijkingen en creditnota’sJe signaleert afwijkingen en verwerkt creditnota’s.
   5. Doorzetten van goedgekeurde facturen naar financiële administratieJe zet goedgekeurde facturen door naar de financiële administratie.
5. 5 Budgetbewaking en kostenregistratie Je koppelt budgetten aan projecten, registreert uitgaven en analyseert afwijkingen.
   5 lessen

   1. Inkoopbudgetten koppelen aan afdelingen of projectenJe koppelt inkoopbudgetten aan afdelingen of projecten.
   2. Registreren van uitgaven in het systeemJe registreert uitgaven in het systeem en houdt deze bij.
   3. Signaleren van budgetoverschrijdingenJe signaleert wanneer budgetten worden overschreden.
   4. Maken van kostenoverzichten en rapportagesJe maakt kostenoverzichten en rapportages aan.
   5. Analyseren van afwijkingen in inkoopuitgavenJe analyseert afwijkingen in de geregistreerde inkoopuitgaven.
6. 6 Contract- en prijsafsprakenregistratie Je legt prijsafspraken en contracten vast en bewaakt contractvervaldata.
   5 lessen

   1. Vastleggen van prijsafspraken in het systeemJe registreert prijsafspraken in het systeem.
   2. Registreren van kortingen en staffelprijzenJe legt kortingen en staffelprijzen vast.
   3. Koppelen van contracten aan inkoopordersJe koppelt contracten aan de juiste inkooporders.
   4. Bewaken van contractvervaldataJe bewaakt belangrijke contractvervaldata.
   5. Controleren van facturen op afgesproken tarievenJe controleert facturen op de afgesproken tarieven.
7. 7 Logistieke documenten en administratie Je registreert ontvangst van goederen, controleert pakbonnen en verwerkt retouren.
   5 lessen

   1. Ontvangstregistratie van goederen en materialenJe registreert de ontvangst van goederen en materialen.
   2. Controleren van pakbonnen op juistheidJe controleert pakbonnen op juistheid van de levering.
   3. Afboeken van ontvangsten in het systeemJe boekt ontvangsten af in het systeem.
   4. Registreren van retouren en reclamatiesJe registreert retouren en eventuele reclamaties.
   5. Documenteren van transport- en douanepapierenJe documenteert transport- en douanepapieren.
8. 8 Rapportage en managementinformatie Je stelt rapportages op, analyseert inkoopdata en signaleert trends voor managementinformatie.
   5 lessen

   1. Opstellen van inkoopoverzichten voor managementJe maakt inkoopoverzichten voor het management.
   2. Rapporteren van levertijdprestatiesJe rapporteert over prestaties op het gebied van levertijden.
   3. Analyseren van inkoopvolumes per leverancierJe analyseert inkoopvolumes per leverancier.
   4. Signaleren van trends in prijzen en leveringenJe signaleert trends in prijzen en leveringen.
   5. Ondersteunen bij besluitvorming met actuele dataJe ondersteunt besluitvorming met actuele data.
9. 9 Compliance en interne controles Je past interne procedures toe, controleert bevoegdheden en legt audit-trails vast.
   5 lessen

   1. Naleven van interne inkoopproceduresJe volgt interne procedures bij het uitvoeren van inkoopactiviteiten.
   2. Controleren op bevoegdheden en goedkeuringenJe controleert op juiste bevoegdheden en goedkeuringen.
   3. Voorkomen van fraude en belangenverstrengelingJe voorkomt fraude en belangenverstrengeling.
   4. Voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. btw)Je zorgt dat je voldoet aan relevante wet- en regelgeving.
   5. Vastleggen van audit-trails en controledocumentatieJe legt audit-trails en controledocumentatie vast.
10. 10 Digitalisering en automatisering van inkoopadministratie Je gebruikt digitale systemen voor automatisering en beveiligt digitale inkoopdata.
    5 lessen

    1. Gebruik van ERP- en inkoopsystemenJe werkt met ERP- en inkoopsystemen voor administratieve processen.
    2. Automatische ordergeneratie op basis van voorraadniveausJe past automatische ordergeneratie toe op basis van voorraadniveaus.
    3. Scannen en digitaal opslaan van facturenJe scant en slaat facturen digitaal op.
    4. E-facturatie en elektronische inkoopdocumentenJe verwerkt e-facturen en elektronische documenten.
    5. Beveiliging van digitale inkoopdataJe beveiligt digitale inkoopdata tegen ongeautoriseerde toegang.