HBO Praktijkcursus – Tijdmanagement voor leidinggevenden

Je brengt je tijdsbesteding in kaart, stelt prioriteiten, plant effectief en leert grenzen stellen en delegeren.

1. 1 Inzicht in tijdsbesteding Je onderzoekt hoe je je tijd besteedt en brengt werkgewoonten, tijdsdruk en onderbrekingen systematisch in beeld.
   10 lessen

   1. Inventariseren van dagelijkse werkzaamhedenJe maakt een overzicht van je dagelijkse werkzaamheden.
   2. Analyseren van tijdverspillersJe analyseert welke activiteiten onnodig tijd kosten.
   3. Inzicht krijgen in werkgewoontenJe onderzoekt je eigen werkgewoonten en routines.
   4. Herkennen van interne en externe tijdsdrukJe signaleert factoren die interne of externe tijdsdruk veroorzaken.
   5. Verschil tussen urgent en belangrijk werkJe maakt onderscheid tussen dringend werk en belangrijk werk.
   6. Gebruik maken van tijdsregistratieJe past tijdsregistratie toe om inzicht te krijgen in je tijdsbesteding.
   7. Zelfreflectie op tijdgebruikJe reflecteert op je eigen tijdgebruik en de gevolgen daarvan.
   8. Tijdverlies door onderbrekingen herkennenJe herkent hoe onderbrekingen tot tijdverlies leiden.
   9. Bewustwording van werkritmeJe wordt je bewust van je natuurlijke werkritme.
   10. Rapporteren van tijdsanalysesJe rapporteert je bevindingen uit tijdsanalyses.
2. 2 Prioriteiten stellen Je leert prioriteiten te stellen, uitstelgedrag te herkennen en keuzes te maken in taken en communicatie.
   10 lessen

   1. Verschil tussen prioriteiten en takenJe maakt onderscheid tussen prioriteiten en gewone taken.
   2. Eisenhower-matrix toepassenJe past de Eisenhower-matrix toe op je eigen takenlijst.
   3. Belang versus urgentie analyserenJe analyseert het verschil tussen belangrijkheid en urgentie.
   4. Effectieve dag- en weekplanning opstellenJe stelt een dag- en weekplanning op die aansluit bij je doelen.
   5. Koppelen van taken aan doelstellingenJe koppelt taken aan concrete doelstellingen.
   6. Grenzen stellen aan verwachtingenJe stelt grenzen aan verwachtingen van anderen.
   7. Selecteren van kerntakenJe selecteert de belangrijkste kerntaken in je werk.
   8. Herkennen van uitstelgedragJe herkent uitstelgedrag en benoemt oorzaken daarvan.
   9. Beslissingen nemen over wat niet te doenJe neemt besluiten over taken die je niet zelf uitvoert.
   10. Prioriteiten communiceren binnen het teamJe communiceert prioriteiten duidelijk binnen je team.
3. 3 Planningsvaardigheden Je ontwikkelt planningsvaardigheden door grote taken op te delen, tijd in te schatten en flexibel te plannen.
   10 lessen

   1. Lange- en kortetermijnplanning combinerenJe combineert lange- en kortetermijnplanning in je werk.
   2. Opdelen van grote taken in deeltakenJe deelt omvangrijke taken op in behapbare deeltaken.
   3. Realistische inschatting van benodigde tijdJe schat realistisch in hoeveel tijd taken kosten.
   4. Gebruik van digitale planningshulpmiddelenJe maakt gebruik van digitale hulpmiddelen bij het plannen.
   5. Plannen met ruimte voor flexibiliteitJe plant met ruimte voor onvoorziene omstandigheden.
   6. Terugkerende taken structurerenJe structureert terugkerende taken in je planning.
   7. Deadlines beheren en bewakenJe bewaakt deadlines en stuurt bij waar nodig.
   8. Werken met tijdsblokkenJe werkt met tijdsblokken voor verschillende activiteiten.
   9. Planningsgesprekken met medewerkers voerenJe voert planningsgesprekken met medewerkers.
   10. Evaluatie van eigen planningseffectiviteitJe evalueert de effectiviteit van je eigen planning.
4. 4 Grenzen stellen en nee zeggen Je traint assertiviteit, leert grenzen stellen en communiceert duidelijk over je beschikbaarheid en verantwoordelijkheden.
   10 lessen

   1. Belang van assertiviteit in tijdmanagementJe onderzoekt hoe assertiviteit je tijdmanagement beïnvloedt.
   2. Herkennen van overbelastingJe herkent signalen van overbelasting bij jezelf.
   3. Technieken voor het stellen van grenzenJe past technieken toe om grenzen te stellen.
   4. Constructief ‘nee’ zeggen tegen verzoekenJe oefent met constructief ‘nee’ zeggen tegen verzoeken.
   5. Rollen en verantwoordelijkheden afbakenenJe bakent rollen en verantwoordelijkheden duidelijk af.
   6. Omgaan met sociale druk op de werkvloerJe gaat om met sociale druk op de werkvloer.
   7. Beschikbaarheid bewakenJe bewaakt je eigen beschikbaarheid effectief.
   8. Feedback geven zonder weerstand te veroorzakenJe geeft feedback zonder weerstand op te roepen.
   9. Verwachtingsmanagement richting collega'sJe beheert verwachtingen richting collega’s.
   10. Zelfvertrouwen bij het stellen van grenzenJe bouwt zelfvertrouwen op bij het stellen van grenzen.
5. 5 Delegeren van taken Je selecteert taken om te delegeren, stemt verwachtingen af, volgt de voortgang en bouwt eigenaarschap in je team op.
   10 lessen

   1. Taken selecteren die gedelegeerd kunnen wordenJe bepaalt welke taken je kunt overdragen aan anderen.
   2. Inschatten van vaardigheden van teamledenJe schat de vaardigheden van teamleden in.
   3. Afstemmen van verwachtingen bij overdrachtJe stemt verwachtingen af bij het overdragen van taken.
   4. Instructies duidelijk overbrengenJe geeft heldere instructies bij het delegeren.
   5. Vertrouwen opbouwen bij delegerenJe bouwt vertrouwen op bij het uit handen geven van taken.
   6. Volgen zonder te micromanagenJe volgt de voortgang zonder te micromanagen.
   7. Verantwoordelijkheden laten liggen waar ze horenJe laat verantwoordelijkheden bij de juiste personen.
   8. Feedback geven en ontvangenJe geeft en ontvangt feedback over gedelegeerde taken.
   9. Evalueren van gedelegeerde takenJe evalueert de uitvoering van gedelegeerde taken.
   10. Opbouwen van eigenaarschap in het teamJe stimuleert eigenaarschap binnen het team.
6. 6 Omgaan met afleiding en onderbrekingen Je brengt afleidingen in kaart, creëert focusmomenten en maakt afspraken over bereikbaarheid en onderbrekingen.
   10 lessen

   1. In kaart brengen van veelvoorkomende onderbrekingenJe inventariseert veelvoorkomende onderbrekingen op je werk.
   2. Creëren van ongestoorde werkmomentenJe zorgt voor ongestoorde werkmomenten in je agenda.
   3. Gebruik maken van focusblokkenJe werkt met focusblokken om geconcentreerd te blijven.
   4. Afspraken maken over bereikbaarheidJe maakt afspraken over je bereikbaarheid.
   5. Grenzen stellen aan e-mail en telefoonJe beperkt afleiding door e-mail en telefoon te reguleren.
   6. Inrichten van een rustgevende werkplekJe richt je werkplek in voor rust en concentratie.
   7. Verminderen van afleiding door multitaskingJe vermindert afleiding door multitasking te vermijden.
   8. Gebruik van notificaties beherenJe beheert notificaties van digitale middelen.
   9. Persoonlijke discipline opbouwenJe werkt aan persoonlijke discipline bij afleiding.
   10. Teamafspraken maken over onderbrekingenJe maakt teamafspraken om onderbrekingen te beperken.
7. 7 Effectief vergaderen Je bereidt vergaderingen doelgericht voor, bewaakt de tijd en zorgt voor duidelijke actiepunten en evaluatie.
   10 lessen

   1. Doelgericht plannen van vergaderingenJe plant vergaderingen met een helder doel voor ogen.
   2. Opstellen van een concrete agendaJe stelt een concrete en overzichtelijke agenda op.
   3. Tijdsplanning van vergaderingen bewakenJe bewaakt de tijdsplanning tijdens vergaderingen.
   4. Rollen verdelen binnen de vergaderingJe verdeelt rollen en verantwoordelijkheden in de vergadering.
   5. Actiepunten direct toewijzenJe wijst actiepunten direct toe aan de juiste personen.
   6. Notulen efficiënt en overzichtelijk makenJe maakt notulen efficiënt en overzichtelijk.
   7. Overbodige vergaderingen vermijdenJe voorkomt onnodige vergaderingen.
   8. Gebruik van vergaderstructuren zoals scrum of stand-upJe past vergaderstructuren toe zoals scrum of stand-up.
   9. Hybride en online vergaderen optimaliserenJe verbetert hybride en online vergaderingen.
   10. Evalueren van vergaderresultaatJe evalueert het resultaat van vergaderingen.
8. 8 Stress en werkdruk hanteren Je herkent werkstress, houdt balans tussen inspanning en ontspanning en bespreekt werkdruk waar nodig.
   10 lessen

   1. Herkennen van signalen van werkstressJe signaleert tijdig symptomen van werkstress.
   2. Verband tussen tijdsdruk en stressniveauJe onderzoekt het verband tussen tijdsdruk en stress.
   3. Balans houden tussen inspanning en ontspanningJe bewaakt de balans tussen werk en herstelmomenten.
   4. Adem- en concentratietechnieken inzettenJe past adem- en concentratietechnieken toe.
   5. Time-outs plannen in de werkdagJe plant bewust korte pauzes in je werkdag.
   6. Werkdruk bespreekbaar makenJe bespreekt werkdruk met betrokkenen.
   7. Tijd reserveren voor reflectieJe reserveert tijd voor reflectie op je werk.
   8. Grenzen herkennen en accepterenJe herkent en accepteert je eigen grenzen.
   9. Hulp inschakelen bij overbelastingJe vraagt hulp als je overbelast raakt.
   10. Gezonde werkgewoonten aanlerenJe ontwikkelt gezonde werkgewoonten.
9. 9 Resultaatgericht werken Je vertaalt doelen naar acties, meet output en werkt aan continue verbetering en eigenaarschap in het team.
   10 lessen

   1. Doelen vertalen naar concrete actiesJe zet doelen om in concrete acties.
   2. Output meten in plaats van aanwezigheidJe meet resultaten op basis van output.
   3. Tijdsinvestering koppelen aan toegevoegde waardeJe koppelt tijdsinvestering aan toegevoegde waarde.
   4. KPI’s afstemmen op tijdsbestedingJe stemt KPI’s af op je tijdsbesteding.
   5. Taken evalueren op resultaatJe evalueert taken op het behaalde resultaat.
   6. Planning aanpassen op basis van prestatiesJe past je planning aan op basis van prestaties.
   7. Efficiëntieverhoging door procesverbeteringJe verhoogt efficiëntie door processen te verbeteren.
   8. Vermijden van overbodige stappenJe elimineert onnodige stappen in werkprocessen.
   9. Eigenaarschap versterken bij medewerkersJe versterkt eigenaarschap bij je medewerkers.
   10. Werken aan continue verbeteringJe werkt aan structurele verbetering van resultaten.
10. 10 Digitale ondersteuning van tijdmanagement Je zet digitale hulpmiddelen in voor planning, archivering, samenwerking en het beperken van digitale afleiding.
    10 lessen

    1. Kalender- en planningssoftware effectief inzettenJe gebruikt kalender- en planningssoftware effectief.
    2. Takenlijsten en prioriteiten apps gebruikenJe werkt met apps voor takenlijsten en prioriteiten.
    3. Digitaal archiveren en structureren van documentenJe archiveert en structureert documenten digitaal.
    4. Automatiseren van repetitieve takenJe automatiseert terugkerende taken waar mogelijk.
    5. Gebruik van meldingen beperken tot essentieJe beperkt digitale meldingen tot het noodzakelijke.
    6. Overzicht creëren met dashboardsJe creëert overzicht met dashboards.
    7. Online samenwerkingstools efficiënt gebruikenJe gebruikt online samenwerkingstools efficiënt.
    8. Beheren van e-mailverkeer en inbox zeroJe beheert je e-mailverkeer en werkt toe naar inbox zero.
    9. Digitale werkprocessen optimaliserenJe optimaliseert digitale werkprocessen.
    10. Technologische valkuilen vermijdenJe voorkomt valkuilen bij het gebruik van technologie.