MBO Praktijkcursus – Tijdmanagement voor leidinggevenden

Je plant, organiseert en bewaakt je tijd als leidinggevende, zodat je doelen en teamresultaten efficiënter behaalt.

1. 1 Prioriteiten stellen Je leert prioriteiten stellen en focussen op de belangrijkste taken binnen je werk en team.
   5 lessen

   1. Verschil tussen urgent en belangrijk herkennenJe onderscheidt urgente zaken van belangrijke doelen in je dagelijkse werk.
   2. Eisen en wensen van team en organisatie afwegenJe weegt belangen van team en organisatie en maakt keuzes in je planning.
   3. Dagelijkse en wekelijkse prioriteiten plannenJe plant dagelijkse en wekelijkse taken op basis van prioriteit.
   4. Toepassen van prioriteitenmatrix (bijv. Eisenhower-matrix)Je past een prioriteitenmatrix toe om keuzes te onderbouwen.
   5. Focus behouden op kernactiviteitenJe houdt je aandacht bij de kernactiviteiten en voorkomt versnippering.
2. 2 Plannen en organiseren Je structureert werkprocessen, stemt planningen af en gebruikt hulpmiddelen voor overzicht.
   5 lessen

   1. Effectief gebruik van agenda en digitale planningstoolsJe zet een agenda en digitale tools in om je planning te beheren.
   2. Structureren van werkprocessen en takenJe brengt structuur aan in je werk en verdeelt taken overzichtelijk.
   3. Lange termijn planning versus korte termijn acties afstemmenJe stemt langetermijndoelen af op korte termijn acties.
   4. Taken verdelen binnen het teamJe verdeelt taken binnen het team en bewaakt de voortgang.
   5. Tijd inschatten voor projecten en vergaderingenJe schat benodigde tijd voor projecten en vergaderingen realistisch in.
3. 3 Delegeren van taken Je delegeert taken effectief, benut teamkwaliteiten en bewaakt voortgang zonder te micromanagen.
   5 lessen

   1. Taken identificeren die door anderen uitgevoerd kunnen wordenJe selecteert taken die je kunt overdragen aan anderen.
   2. Competenties van teamleden benutten bij verdeling van takenJe gebruikt de kwaliteiten van teamleden bij het verdelen van werk.
   3. Duidelijke instructies en deadlines gevenJe geeft heldere instructies en stelt duidelijke deadlines.
   4. Follow-up en voortgang bewaken zonder micromanagementJe volgt de voortgang op zonder alles zelf te controleren.
   5. Evalueren van resultaten en leerpunten voor de toekomstJe bespreekt resultaten en leert van het proces voor volgende keer.
4. 4 Omgaan met onderbrekingen en afleiding Je herkent afleidingen, stelt grenzen en past technieken toe om geconcentreerd te blijven.
   5 lessen

   1. Interne en externe afleidingen herkennenJe signaleert interne en externe bronnen van afleiding in je werk.
   2. Grenzen stellen bij ongevraagde onderbrekingenJe oefent met het stellen van grenzen bij onderbrekingen.
   3. Technieken toepassen om geconcentreerd te blijvenJe gebruikt methodes om geconcentreerd te blijven tijdens je werkzaamheden.
   4. Effectief gebruik van pauzes om focus te herstellenJe benut pauzes om je focus te herstellen en productief te blijven.
   5. Prioriteiten bij onverwachte gebeurtenissen herzienJe past je prioriteiten aan bij onverwachte situaties.
5. 5 Vergaderingen effectief leiden Je bereidt vergaderingen voor, bewaakt tijd en zorgt voor duidelijke besluiten en acties.
   5 lessen

   1. Doel en agenda van vergaderingen duidelijk bepalenJe bepaalt het doel en stelt een heldere agenda op voor vergaderingen.
   2. Tijdslimieten instellen en bewakenJe stelt tijdslimieten vast en bewaakt deze tijdens de vergadering.
   3. Rollen en verantwoordelijkheden binnen vergaderingen verduidelijkenJe maakt rollen en verantwoordelijkheden binnen vergaderingen duidelijk.
   4. Beslissingen en acties vastleggen en opvolgenJe legt besluiten en actiepunten vast en volgt deze op.
   5. Evalueren van vergaderresultaten en efficiëntieJe evalueert de resultaten en efficiëntie van vergaderingen.
6. 6 Tijdregistratie en analyse Je houdt je tijdsbesteding bij, analyseert patronen en voert verbeteringen door in je werkproces.
   5 lessen

   1. Eigen tijdsbesteding bijhouden en analyserenJe registreert en analyseert hoe je je tijd besteedt.
   2. Tijdverspilling en inefficiënties herkennenJe signaleert waar tijd verloren gaat of processen niet efficiënt zijn.
   3. Patronen van werkdruk en piekmomenten in kaart brengenJe brengt werkdruk en piekmomenten in kaart.
   4. Verbetermaatregelen afleiden uit tijdsdataJe leidt verbeteracties af uit je tijdsanalyses.
   5. Efficiëntie verhogen door taakstromen te optimaliserenJe verhoogt efficiëntie door taakstromen aan te passen.
7. 7 Stress- en energiemanagement Je herkent stressfactoren, bewaakt je energiebalans en past technieken toe voor stressreductie.
   5 lessen

   1. Werkdruk en stressfactoren herkennenJe signaleert werkdruk en stress in je dagelijkse werkzaamheden.
   2. Balans tussen werk en privé bewakenJe bewaakt de balans tussen werk en privé.
   3. Technieken voor stressreductie toepassenJe past technieken toe om stress te verminderen.
   4. Energiebeheer over dag en week plannenJe plant je energie over de dag en week.
   5. Preventief handelen om burn-out te voorkomenJe onderneemt actie om overbelasting en burn-out te voorkomen.
8. 8 Doelgericht communiceren Je communiceert helder over prioriteiten, maakt afspraken en geeft en ontvangt feedback over tijdgebruik.
   5 lessen

   1. Prioriteiten en deadlines duidelijk communiceren naar teamledenJe communiceert duidelijk over prioriteiten en deadlines naar je team.
   2. Effectieve afspraken maken en opvolgenJe maakt concrete afspraken en volgt deze op.
   3. Communicatie aanpassen aan urgentie van het onderwerpJe past je communicatie aan op de urgentie van het onderwerp.
   4. Feedback geven en ontvangen over tijdgebruikJe geeft en ontvangt feedback over het gebruik van tijd.
   5. Belemmerende communicatiepatronen herkennen en aanpakkenJe herkent en doorbreekt ineffectieve communicatiepatronen.
9. 9 Flexibiliteit en aanpassingsvermogen Je past je planning aan bij veranderingen en stuurt het team flexibel aan zonder overzicht te verliezen.
   5 lessen

   1. Plannen bijstellen bij veranderende omstandighedenJe past je planning aan als omstandigheden veranderen.
   2. Onverwachte taken en crises effectief integrerenJe verwerkt onverwachte taken en crises in je werkproces.
   3. Alternatieve oplossingen bedenken bij tijdsdrukJe bedenkt alternatieven bij tijdsdruk of verstoringen.
   4. Team flexibel sturen zonder chaos te creërenJe stuurt het team flexibel aan en houdt overzicht.
   5. Leren van eerdere ervaringen en processen verbeterenJe leert van eerdere ervaringen en verbetert processen.
10. 10 Continu verbeteren van tijdmanagement Je reflecteert op je tijdmanagement, ontdekt nieuwe methoden en stelt doelen bij voor jezelf en je team.
    5 lessen

    1. Zelfreflectie over efficiëntie en productiviteitJe reflecteert op je eigen efficiëntie en productiviteit.
    2. Nieuwe tools en methoden voor tijdbeheer ontdekkenJe onderzoekt nieuwe tools en methoden voor tijdbeheer.
    3. Best practices binnen de organisatie delenJe deelt goede werkwijzen met collega's binnen de organisatie.
    4. Evalueren van behaalde resultaten en bijstellen van routinesJe evalueert resultaten en past je routines aan.
    5. Persoonlijke en teamdoelen periodiek herzienJe herziet periodiek je persoonlijke en teamdoelen.