MHBO Praktijkcursus – Tijdmanagement voor leidinggevenden

Je plant, organiseert en bewaakt je tijd als leidinggevende, zodat je effectiever werkt en je team beter aanstuurt.

1. 1 Prioriteiten stellen Je leert prioriteiten stellen en keuzes maken op basis van urgentie en belang.
   5 lessen

   1. Verschil tussen urgent en belangrijk herkennenJe analyseert welke taken urgent zijn en welke belangrijk zijn in je dagelijkse werk.
   2. Eisen en wensen van team en organisatie afwegenJe weegt de wensen van je team en organisatie af bij het bepalen van je focus.
   3. Dagelijkse en wekelijkse prioriteiten plannenJe plant je belangrijkste taken voor de dag en de week gestructureerd in.
   4. Toepassen van prioriteitenmatrix (bijv. Eisenhower-matrix)Je past een prioriteitenmatrix toe om overzicht te houden.
   5. Focus behouden op kernactiviteitenJe richt je aandacht op de kernactiviteiten van je functie.
2. 2 Plannen en organiseren Je organiseert werkprocessen en stemt korte en lange termijn acties op elkaar af.
   5 lessen

   1. Effectief gebruik van agenda en digitale planningstoolsJe maakt effectief gebruik van agenda’s en digitale planningsmiddelen.
   2. Structureren van werkprocessen en takenJe brengt structuur aan in je werk en verdeelt taken overzichtelijk.
   3. Lange termijn planning versus korte termijn acties afstemmenJe stemt langetermijndoelen af op dagelijkse acties.
   4. Taken verdelen binnen het teamJe verdeelt taken binnen je team op een heldere manier.
   5. Tijd inschatten voor projecten en vergaderingenJe schat realistisch in hoeveel tijd projecten en vergaderingen kosten.
3. 3 Delegeren van taken Je besteedt taken uit en benut de kwaliteiten van je teamleden.
   5 lessen

   1. Taken identificeren die door anderen uitgevoerd kunnen wordenJe bepaalt welke taken je kunt overdragen aan anderen.
   2. Competenties van teamleden benutten bij verdeling van takenJe koppelt taken aan de juiste competenties binnen het team.
   3. Duidelijke instructies en deadlines gevenJe geeft duidelijke instructies en stelt haalbare deadlines.
   4. Follow-up en voortgang bewaken zonder micromanagementJe bewaakt de voortgang zonder te vervallen in micromanagement.
   5. Evalueren van resultaten en leerpunten voor de toekomstJe evalueert samen de resultaten en leert van het proces.
4. 4 Omgaan met onderbrekingen en afleiding Je leert omgaan met afleidingen en onverwachte onderbrekingen in je werk.
   5 lessen

   1. Interne en externe afleidingen herkennenJe herkent welke factoren je concentratie verstoren.
   2. Grenzen stellen bij ongevraagde onderbrekingenJe stelt grenzen bij onderbrekingen die je werk hinderen.
   3. Technieken toepassen om geconcentreerd te blijvenJe past technieken toe om geconcentreerd te blijven werken.
   4. Effectief gebruik van pauzes om focus te herstellenJe gebruikt pauzes om je focus effectief te herstellen.
   5. Prioriteiten bij onverwachte gebeurtenissen herzienJe past je prioriteiten aan bij onverwachte gebeurtenissen.
5. 5 Vergaderingen effectief leiden Je leidt vergaderingen doelgericht en zorgt voor duidelijke afspraken en opvolging.
   5 lessen

   1. Doel en agenda van vergaderingen duidelijk bepalenJe bepaalt het doel en de agenda van vergaderingen vooraf.
   2. Tijdslimieten instellen en bewakenJe stelt tijdslimieten vast en bewaakt deze tijdens het overleg.
   3. Rollen en verantwoordelijkheden binnen vergaderingen verduidelijkenJe maakt rollen en verantwoordelijkheden tijdens vergaderingen duidelijk.
   4. Beslissingen en acties vastleggen en opvolgenJe legt besluiten en actiepunten vast en volgt deze op.
   5. Evalueren van vergaderresultaten en efficiëntieJe evalueert de efficiëntie en resultaten van vergaderingen.
6. 6 Tijdregistratie en analyse Je analyseert je tijdsbesteding en ontdekt waar je efficiënter kunt werken.
   5 lessen

   1. Eigen tijdsbesteding bijhouden en analyserenJe houdt bij waaraan je je tijd besteedt en analyseert dit.
   2. Tijdverspilling en inefficiënties herkennenJe signaleert waar tijd verloren gaat of processen niet efficiënt zijn.
   3. Patronen van werkdruk en piekmomenten in kaart brengenJe brengt piekmomenten en werkdruk in kaart.
   4. Verbetermaatregelen afleiden uit tijdsdataJe leidt verbeteracties af uit je tijdsanalyses.
   5. Efficiëntie verhogen door taakstromen te optimaliserenJe past taakstromen aan om efficiënter te werken.
7. 7 Stress- en energiemanagement Je herkent stressfactoren en past energiemanagement toe in je werkweek.
   5 lessen

   1. Werkdruk en stressfactoren herkennenJe signaleert stressbronnen en werkdruk in je dagelijkse praktijk.
   2. Balans tussen werk en privé bewakenJe bewaakt de balans tussen werk en privé.
   3. Technieken voor stressreductie toepassenJe past technieken toe om stress te verminderen.
   4. Energiebeheer over dag en week plannenJe plant je energie over de dag en week.
   5. Preventief handelen om burn-out te voorkomenJe neemt preventieve maatregelen om burn-out te voorkomen.
8. 8 Doelgericht communiceren Je communiceert helder over prioriteiten, deadlines en tijdgebruik binnen je team.
   5 lessen

   1. Prioriteiten en deadlines duidelijk communiceren naar teamledenJe maakt prioriteiten en deadlines duidelijk aan je team.
   2. Effectieve afspraken maken en opvolgenJe maakt heldere afspraken en volgt deze actief op.
   3. Communicatie aanpassen aan urgentie van het onderwerpJe stemt je communicatie af op de urgentie van het onderwerp.
   4. Feedback geven en ontvangen over tijdgebruikJe geeft en ontvangt feedback over het gebruik van tijd.
   5. Belemmerende communicatiepatronen herkennen en aanpakkenJe herkent en doorbreekt ineffectieve communicatiepatronen.
9. 9 Flexibiliteit en aanpassingsvermogen Je past je planning aan bij veranderingen en stuurt je team flexibel aan.
   5 lessen

   1. Plannen bijstellen bij veranderende omstandighedenJe stelt je planning bij als omstandigheden veranderen.
   2. Onverwachte taken en crises effectief integrerenJe verwerkt onverwachte taken en crises effectief in je werk.
   3. Alternatieve oplossingen bedenken bij tijdsdrukJe bedenkt alternatieven bij tijdsdruk of knelpunten.
   4. Team flexibel sturen zonder chaos te creërenJe stuurt je team flexibel aan zonder onrust te veroorzaken.
   5. Leren van eerdere ervaringen en processen verbeterenJe leert van eerdere ervaringen en past processen aan.
10. 10 Continu verbeteren van tijdmanagement Je reflecteert op je tijdmanagement en stelt persoonlijke en teamdoelen bij.
    5 lessen

    1. Zelfreflectie over efficiëntie en productiviteitJe kijkt kritisch naar je eigen efficiëntie en productiviteit.
    2. Nieuwe tools en methoden voor tijdbeheer ontdekkenJe onderzoekt nieuwe hulpmiddelen en methoden voor tijdbeheer.
    3. Best practices binnen de organisatie delenJe deelt succesvolle werkwijzen met collega’s.
    4. Evalueren van behaalde resultaten en bijstellen van routinesJe evalueert behaalde resultaten en past routines aan.
    5. Persoonlijke en teamdoelen periodiek herzienJe herijkt periodiek je eigen doelen en die van je team.