HBO Praktijkcursus – Agendabeheer en planning

Je beheert agenda’s en planningen efficiënt, stemt af met betrokkenen en past digitale hulpmiddelen toe in uiteenlopende werksituaties.

1. 1 Basisprincipes van agendabeheer Je onderzoekt basisprincipes van agendabeheer, rollen, communicatie en praktijkvoorbeelden.
   10 lessen

   1. Definitie en kernbegrippenJe definieert begrippen en herkent de kern van agendabeheer.
   2. Historische ontwikkeling van agendabeheerJe plaatst agendabeheer in historisch perspectief en benoemt ontwikkelingen.
   3. Soorten agenda’s (digitaal, papier, hybride)Je vergelijkt digitale, papieren en hybride agenda’s.
   4. Het belang van accuraat plannenJe benoemt het belang van nauwkeurig plannen.
   5. Rollen en verantwoordelijkheden van de plannerJe beschrijft de taken en verantwoordelijkheden bij planning.
   6. Verschillen tussen persoonlijk en zakelijk agendabeheerJe onderscheidt persoonlijk van zakelijk agendabeheer.
   7. Relatie tussen agendabeheer en productiviteitJe legt de relatie uit tussen agendabeheer en productiviteit.
   8. Prioriteiten stellen in afsprakenJe oefent met het stellen van prioriteiten in afspraken.
   9. Communicatie bij planning en wijzigingenJe communiceert over planningen en wijzigingen.
   10. Casussen uit de praktijkJe analyseert praktijkcasussen rondom agendabeheer.
2. 2 Tijdmanagementtechnieken Je past tijdmanagementtechnieken toe en reflecteert op je eigen tijdgebruik.
   10 lessen

   1. Eisenhower-matrix en prioriteringJe gebruikt de Eisenhower-matrix om prioriteiten te bepalen.
   2. Time blocking en batchingJe oefent met time blocking en batching voor efficiënte planning.
   3. Deadlines plannen en bewakenJe plant en bewaakt deadlines in je werkzaamheden.
   4. Bufferzones en realistische planningenJe verwerkt bufferzones in realistische planningen.
   5. Multitasking versus singletaskingJe vergelijkt multitasking en singletasking in de praktijk.
   6. Flow en concentratie inplannenJe plant momenten voor concentratie en flow.
   7. Persoonlijke piekmomenten benuttenJe benut persoonlijke piekmomenten bij het plannen van taken.
   8. Lange- en kortetermijnplanning combinerenJe combineert lange- en kortetermijnplanning.
   9. Toepassing van digitale hulpmiddelenJe zet digitale hulpmiddelen in voor tijdmanagement.
   10. Reflectie en evaluatie van tijdgebruikJe evalueert en reflecteert op je tijdgebruik.
3. 3 Digitale tools en systemen Je onderzoekt digitale tools, beveiliging en analyseert het gebruik van agenda-apps.
   10 lessen

   1. Vergelijking van digitale agenda-appsJe vergelijkt verschillende digitale agenda-apps op functionaliteit.
   2. Synchronisatie met meerdere apparatenJe synchroniseert agenda’s met meerdere apparaten.
   3. Koppeling met projectmanagementsoftwareJe koppelt agenda’s aan projectmanagementsoftware.
   4. Integratie met e-mail en communicatiekanalenJe integreert agenda’s met e-mail en communicatiekanalen.
   5. Notificaties en herinneringen effectief inzettenJe zet notificaties en herinneringen effectief in.
   6. Cloudopslag en toegankelijkheidJe gebruikt cloudopslag voor bereikbaarheid van je agenda.
   7. Beveiliging van digitale gegevensJe beoordeelt de beveiliging van digitale gegevens.
   8. Personalisatie van agenda-instellingenJe past agenda-instellingen aan op jouw voorkeuren.
   9. Analyse van gebruiksstatistiekenJe analyseert statistieken van je agendagebruik.
   10. Trends in digitale planningstechnologieJe signaleert trends in digitale planningstechnologie.
4. 4 Prioriteiten en besluitvorming Je maakt keuzes bij prioriteiten, werkt met besluitvormingsmodellen en oefent met casussen.
   10 lessen

   1. Urgent versus belangrijk onderscheid makenJe onderscheidt urgente en belangrijke taken.
   2. Belangenafweging bij conflictenJe weegt belangen af bij conflicterende afspraken.
   3. Afspraken weigeren en verplaatsenJe oefent met het weigeren of verplaatsen van afspraken.
   4. Delegeren van taken en verantwoordelijkhedenJe delegeert taken en verantwoordelijkheden.
   5. Flexibiliteit bij onvoorziene omstandighedenJe past flexibiliteit toe bij onverwachte situaties.
   6. Werken met strategische doelenJe werkt met strategische doelen in je planning.
   7. Risico’s en gevolgen van keuzes inschattenJe schat risico’s en gevolgen van keuzes in.
   8. Besluitvormingsmodellen toepassenJe past besluitvormingsmodellen toe op planningsvraagstukken.
   9. Effect van prioritering op samenwerkingJe beoordeelt het effect van prioriteiten op samenwerking.
   10. Casussen van complexe keuzesJe analyseert complexe keuzes in praktijkcasussen.
5. 5 Communicatie en afstemming Je stemt afspraken schriftelijk en mondeling af en oefent met communicatie in planningssituaties.
   10 lessen

   1. Schriftelijke bevestiging van afsprakenJe bevestigt afspraken schriftelijk op een duidelijke manier.
   2. Mondelinge toelichting en afsprakenmanagementJe licht afspraken mondeling toe en beheert deze.
   3. Gebruik van duidelijke taal en structurenJe gebruikt heldere taal en gestructureerde communicatie.
   4. Afstemmen met meerdere stakeholdersJe stemt planningen af met meerdere betrokkenen.
   5. Culturele verschillen in communicatieJe houdt rekening met culturele verschillen in communicatie.
   6. Actief luisteren en samenvattenJe past actief luisteren en samenvatten toe.
   7. Escaleren bij conflicten of knelpuntenJe escaleert bij conflicten of knelpunten in de planning.
   8. Vergaderplanning en voorbereidingJe bereidt vergaderingen voor en plant deze.
   9. Omgaan met wijzigingen en annuleringenJe gaat om met wijzigingen en annuleringen.
   10. Praktijkvoorbeelden van miscommunicatieJe bespreekt praktijkvoorbeelden van miscommunicatie.
6. 6 Projectplanning en coördinatie Je plant projecten, bewaakt voortgang en rapporteert over de uitvoering van projectplannen.
   10 lessen

   1. Basisprincipes van projectmatig werkenJe past projectmatig werken toe in planningsprocessen.
   2. Fases van projectplanningJe benoemt en doorloopt de fases van projectplanning.
   3. Opstellen van tijdslijnen en mijlpalenJe stelt tijdslijnen en mijlpalen op voor projecten.
   4. Toewijzen van middelen en capaciteitJe wijst middelen en capaciteit toe aan projecttaken.
   5. Gantt-charts en planningssoftwareJe gebruikt Gantt-charts en planningssoftware.
   6. Monitoring en voortgangsbewakingJe monitort en bewaakt de voortgang van projecten.
   7. Afhankelijkheden en kritieke padenJe signaleert afhankelijkheden en kritieke paden.
   8. Rapporteren en terugkoppelenJe rapporteert en koppelt terug over projectvoortgang.
   9. Flexibiliteit in projectplannenJe past flexibiliteit toe in projectplannen.
   10. Case studies van projectplanningJe analyseert praktijkcases rondom projectplanning.
7. 7 Efficiënt vergaderbeheer Je organiseert vergaderingen efficiënt en bewaakt structuur, tijd en betrokkenheid.
   10 lessen

   1. Vergaderdoelen vaststellenJe stelt heldere vergaderdoelen vast.
   2. Agendapunten structurerenJe structureert agendapunten voor vergaderingen.
   3. Rollen tijdens vergaderingenJe benoemt en verdeelt rollen tijdens vergaderingen.
   4. Tijdsplanning en spreektijd bewakenJe bewaakt tijdsplanning en spreektijd.
   5. Hybride en online vergaderingen plannenJe plant hybride en online vergaderingen.
   6. Notulen en actielijsten koppelenJe koppelt notulen en actielijsten aan vergaderingen.
   7. Betrokkenheid van deelnemers vergrotenJe vergroot de betrokkenheid van deelnemers.
   8. Evaluatie van vergaderingenJe evalueert het verloop van vergaderingen.
   9. Voorkomen van vergaderdrukteJe voorkomt vergaderdrukte in je planning.
   10. Voorbeelden van succesvolle vergaderstructurenJe bespreekt succesvolle vergaderstructuren.
8. 8 Stress en werkdrukbeheersing Je herkent stressfactoren, analyseert oorzaken en plant rustmomenten in je agenda.
   10 lessen

   1. Signalen van planningsstress herkennenJe signaleert stress door planningsdruk.
   2. Oorzaken van overbelasting analyserenJe analyseert oorzaken van overbelasting.
   3. Time-outs en rustmomenten plannenJe plant rustmomenten en time-outs in.
   4. Omgaan met uitstelgedragJe gaat om met uitstelgedrag in je planning.
   5. Realistische deadlines stellenJe stelt haalbare deadlines vast.
   6. Grenzen aangeven richting collega’sJe geeft grenzen aan richting collega’s.
   7. Technieken voor stressverminderingJe past technieken toe om stress te verminderen.
   8. Balans tussen werk en privéagendaJe bewaakt de balans tussen werk- en privéagenda.
   9. Effecten van stress op samenwerkingJe onderzoekt de effecten van stress op samenwerking.
   10. Praktijkgerichte oefeningenJe voert praktijkgerichte oefeningen uit om stress te beheersen.
9. 9 Juridische en organisatorische aspecten Je behandelt juridische en organisatorische aspecten van agendabeheer en privacy.
   10 lessen

   1. Afspraken en contractuele verplichtingenJe benoemt afspraken en contractuele verplichtingen.
   2. Privacy bij agendabeheerJe herkent privacyaspecten bij agendabeheer.
   3. Archivering en bewaartermijnenJe archiveert gegevens volgens bewaartermijnen.
   4. Toegang en rechten tot gedeelde agenda’sJe regelt toegang en rechten tot gedeelde agenda’s.
   5. Beveiliging en vertrouwelijkheidJe borgt beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens.
   6. Organisatorisch beleid rond planningenJe past organisatorisch beleid toe op planningen.
   7. Arbeidstijdenwet en roostersJe houdt rekening met arbeidstijdenwet en roosters.
   8. Verantwoordelijkheid van planner versus medewerkerJe onderscheidt verantwoordelijkheden van planner en medewerker.
   9. Juridische gevolgen van misplanningJe signaleert juridische gevolgen van misplanning.
   10. Voorbeelden van regelgeving in organisatiesJe bespreekt regelgeving binnen organisaties.
10. 10 Professionele ontwikkeling en reflectie Je reflecteert op je ontwikkeling, vraagt feedback en stelt persoonlijke verbeterplannen op.
    10 lessen

    1. Zelfreflectie op eigen planningsvaardighedenJe evalueert je eigen planningsvaardigheden.
    2. Feedback vragen en toepassenJe vraagt feedback en past deze toe.
    3. Persoonlijke verbeterplannen opstellenJe stelt een persoonlijk verbeterplan op.
    4. Nieuwe technologieën en trends bijhoudenJe volgt ontwikkelingen in technologie en trends.
    5. Netwerken en kennisdelenJe bouwt een netwerk op en deelt kennis.
    6. Samenwerken met andere professionalsJe werkt samen met andere professionals.
    7. Kritisch kijken naar routines en gewoontesJe analyseert routines en gewoontes kritisch.
    8. Voorbeelden van best practicesJe bestudeert best practices uit de praktijk.
    9. Integreren van theorie en praktijkervaringJe combineert theorie met praktijkervaring.
    10. Evaluatie van leerproces en groeiJe evalueert je leerproces en groei.