HBO Praktijkcursus – Notuleren en verslaglegging

Je legt vergaderingen en besprekingen gestructureerd vast en zet notulen en verslagen om in bruikbare documenten voor de organisatie.

1. 1 Basisprincipes van notuleren Je bereidt je voor op vergaderingen en leert kernpunten en besluiten helder vast te leggen.
   10 lessen

   1. Definitie en doel van notulerenJe onderzoekt waarom notuleren waardevol is en welke doelen het dient.
   2. Verschillende typen notulen (uitgebreid, beknopt, actiegericht)Je vergelijkt verschillende vormen van notulen en kiest de juiste aanpak per situatie.
   3. Inzicht in de rol van de notulistJe brengt je rol als notulist in kaart en weet wat er van je verwacht wordt.
   4. Voorbereiding op een vergaderingJe bereidt je effectief voor door relevante stukken en agendapunten te bestuderen.
   5. Lezen en begrijpen van agenda’sJe leest agenda’s en herkent de belangrijkste onderwerpen en volgorde.
   6. Structuur van vergaderingen herkennenJe herkent de opbouw van vergaderingen en anticipeert op verschillende onderdelen.
   7. Focus op hoofd- en bijzakenJe onderscheidt hoofd- van bijzaken en noteert alleen relevante informatie.
   8. Afspraken en besluiten correct vastleggenJe legt afspraken en besluiten nauwkeurig en controleerbaar vast.
   9. Gebruik van neutrale en objectieve taalJe gebruikt taal die neutraal en feitelijk is, zonder persoonlijke interpretatie.
   10. Opbouw en structuur van een standaardnotuleJe brengt structuur aan in je notulen volgens een vaste indeling.
2. 2 Verslagvormen en structuren Je kiest de juiste verslagvorm en bouwt documenten logisch en helder op voor verschillende doelen.
   10 lessen

   1. Verschil tussen notulen en verslagenJe bepaalt wanneer je een notule of een verslag gebruikt en wat het verschil is.
   2. Chronologisch, thematisch en actiematig verslagJe past verschillende structuren toe, zoals chronologisch en thematisch.
   3. Gebruik van kopjes en tussenkopjesJe verdeelt teksten overzichtelijk met kopjes en tussenkopjes.
   4. Consistente opbouw van documentenJe zorgt voor een consequente opbouw in je documenten.
   5. Gebruik van nummering en opsommingenJe gebruikt nummering en opsommingen om informatie overzichtelijk te maken.
   6. Indeling volgens verslagdoel (informeren, rapporteren, verantwoorden)Je stemt de indeling van je verslag af op het doel, zoals informeren of rapporteren.
   7. Taalgebruik aanpassen aan doel en doelgroepJe past je taalgebruik aan, afhankelijk van je doelgroep en het doel van het verslag.
   8. Samenvatten van lange bijdragenJe vat lange bijdragen samen tot kernachtige passages.
   9. Aparte weergave van besluiten en actiepuntenJe geeft besluiten en actiepunten apart en duidelijk weer.
   10. Tips voor heldere structuur bij complexe vergaderingenJe past structuur toe bij complexe vergaderingen voor een helder verslag.
3. 3 Luisteren en filteren van informatie Je luistert gericht, filtert relevante informatie en legt kernboodschappen vast tijdens bijeenkomsten.
   10 lessen

   1. Actief luisteren tijdens vergaderingenJe oefent met actief luisteren tijdens besprekingen.
   2. Signalen herkennen van belangrijke informatieJe herkent signalen die wijzen op belangrijke informatie.
   3. Identificeren van herhaling en irrelevantieJe identificeert herhalingen en onbelangrijke details.
   4. Omgaan met spreektempo en accentenJe past technieken toe om om te gaan met verschillende spreekstijlen.
   5. Inschatten van intenties en belangenJe schat in welke belangen en intenties meespelen in het gesprek.
   6. Vastleggen van kernboodschappenJe noteert de kern van wat besproken wordt.
   7. Observeren van non-verbale signalenJe let op non-verbale signalen die relevant zijn voor het verslag.
   8. Herkennen van besluiten en actiepuntenJe herkent wanneer besluiten en actiepunten genomen worden.
   9. Luisteren zonder te interpreterenJe luistert zonder direct te interpreteren of te oordelen.
   10. Gebruik van luisterstrategieën in groepscontextJe past luisterstrategieën toe in groepssituaties.
4. 4 Aantekeningen en technieken Je maakt gestructureerde aantekeningen en verwerkt deze tot een definitief verslag.
   10 lessen

   1. Effectief gebruik van pen en papierJe kiest een methode om snel en effectief aantekeningen te maken.
   2. Afkortingen en symbolen toepassenJe gebruikt afkortingen en symbolen om sneller te noteren.
   3. Structuur aanbrengen in ruwe aantekeningenJe brengt orde aan in je ruwe aantekeningen.
   4. Gebruik van digitaal notulerenJe past digitale middelen toe bij het notuleren.
   5. Tijdsbesparing door sjablonenJe bespaart tijd door gebruik te maken van sjablonen.
   6. Opnemen van vergadering (alleen met toestemming)Je registreert een vergadering alleen als daar toestemming voor is.
   7. Aandacht voor volgorde en duidelijkheidJe let op een duidelijke volgorde en structuur in je aantekeningen.
   8. Afspraken, besluiten en acties apart noterenJe noteert afspraken, besluiten en acties apart van de rest.
   9. Direct na de vergadering aanvullenJe vult je aantekeningen direct na afloop aan.
   10. Overzetten van aantekeningen naar definitief verslagJe werkt je aantekeningen uit tot een definitief verslag.
5. 5 Zakelijk en correct taalgebruik Je schrijft helder, zakelijk en correct, passend bij het doel en de doelgroep van het verslag.
   10 lessen

   1. Objectieve en neutrale schrijfstijlJe past een objectieve en neutrale schrijfstijl toe.
   2. Vermijden van vakjargon (of correct toepassen)Je vermijdt vakjargon of gebruikt het waar nodig correct.
   3. Spelling en grammatica volgens taalniveau B2Je controleert spelling en grammatica op B2-niveau.
   4. Consequent gebruik van werkwoordstijdenJe gebruikt werkwoordstijden consequent en correct.
   5. Korte en heldere zinnen formulerenJe formuleert korte en heldere zinnen.
   6. Aansluiten bij doelgroep en organisatiecultuurJe stemt je taalgebruik af op de organisatie en de lezer.
   7. Formuleren van besluiten in duidelijke taalJe formuleert besluiten duidelijk en ondubbelzinnig.
   8. Correcte aanspreekvormen en titelsJe gebruikt correcte aanspreekvormen en titels.
   9. Gebruik van actieve versus passieve zinnenJe kiest bewust voor actieve of passieve zinnen.
   10. Stijlcontrole en eindredactie toepassenJe voert een eindredactie uit op stijl en taalgebruik.
6. 6 Verslaglegging in verschillende contexten Je past verslaglegging toe in uiteenlopende situaties, van interne overleggen tot internationale bijeenkomsten.
   10 lessen

   1. Interne vergaderingen en teamoverleggenJe maakt verslagen van interne vergaderingen en teamoverleggen.
   2. Externe besprekingen met klanten of partnersJe legt externe besprekingen met klanten of partners vast.
   3. Projectvergaderingen en werkgroepenJe verwerkt projectinformatie in notulen van werkgroepen.
   4. Beleidsvergaderingen en stuurgroepenJe noteert besluiten en acties bij beleidsvergaderingen.
   5. Strategische overleggenJe legt strategische overleggen gestructureerd vast.
   6. Formele versus informele verslagleggingJe kiest een passende vorm voor formele en informele verslaglegging.
   7. Verslaglegging bij crisissituatiesJe houdt rekening met verslaglegging in crisissituaties.
   8. Online vergaderingen en hybride bijeenkomstenJe verwerkt informatie uit online en hybride bijeenkomsten.
   9. Verslaglegging in overheids- of zorgcontextJe let op specifieke eisen in overheids- of zorgcontext.
   10. Aandachtspunten bij internationale bijeenkomstenJe houdt rekening met aandachtspunten bij internationale overleggen.
7. 7 Gebruik van digitale middelen Je zet digitale middelen in om notulen efficiënt te maken, delen, beveiligen en archiveren.
   10 lessen

   1. Tekstverwerkers optimaal benutten (Word, Google Docs)Je benut tekstverwerkingsprogramma’s voor het opstellen van notulen.
   2. Sjablonen en standaardformaten hanterenJe werkt met sjablonen en standaardformaten voor consistentie.
   3. Gebruik van spraakherkenning bij notulerenJe past spraakherkenning toe bij het notuleren.
   4. Delen en opslaan in digitale werkomgevingenJe deelt en slaat notulen op in digitale omgevingen.
   5. Gebruik van vergadertools (bijv. MS Teams, Zoom)Je gebruikt vergadertools voor het vastleggen van informatie.
   6. Integratie van actielijsten in digitale agenda’sJe integreert actielijsten in digitale agenda’s.
   7. Real-time notuleren via gedeelde documentenJe werkt real-time samen in gedeelde documenten.
   8. Beveiliging en privacy bij digitale verslagleggingJe borgt privacy en beveiliging bij digitale verslaglegging.
   9. Revisiebeheer en versies van documentenJe beheert revisies en versies van documenten.
   10. Correct archiveren en terugvinden van notulenJe archiveert notulen op een vindbare en veilige manier.
8. 8 Juridische en ethische aspecten Je houdt rekening met juridische en ethische eisen bij het vastleggen en bewaren van informatie.
   10 lessen

   1. Wettelijke bewaartermijnen van notulenJe weet welke bewaartermijnen gelden voor notulen.
   2. Auteursrecht en eigendom van documentenJe herkent de regels rond auteursrecht en eigendom.
   3. Privacy en vertrouwelijkheid waarborgenJe waarborgt privacy en vertrouwelijkheid in je verslag.
   4. Toestemming voor geluidsopnamesJe vraagt toestemming voor geluidsopnames van vergaderingen.
   5. Omgang met gevoelige informatieJe gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie.
   6. Correcte weergave van meningen en uitsprakenJe geeft meningen en uitspraken correct weer.
   7. Informatiebeveiliging bij verslagleggingJe borgt informatiebeveiliging bij verslaglegging.
   8. Informatieverzoek en openbaarmakingJe handelt correct bij informatieverzoeken en openbaarmaking.
   9. Rol van notulen bij geschillen of proceduresJe weet hoe notulen kunnen worden gebruikt bij geschillen.
   10. Transparantie versus vertrouwelijkheidJe weegt transparantie af tegen vertrouwelijkheid.
9. 9 Kwaliteitscontrole en eindredactie Je controleert notulen en verslagen op inhoud, taal en opmaak en zorgt voor een correcte afronding.
   10 lessen

   1. Controleren op inhoudelijke volledigheidJe controleert of alle relevante informatie is opgenomen.
   2. Nakijken op taal en opmaakJe kijkt notulen na op taalgebruik en opmaak.
   3. Consistent gebruik van stijlelementenJe zorgt voor consistent gebruik van stijlelementen.
   4. Correcte nummering van bijlagen en actiepuntenJe controleert de nummering van bijlagen en actiepunten.
   5. Afstemmen met voorzitter of opdrachtgeverJe stemt het verslag af met de voorzitter of opdrachtgever.
   6. Feedback verwerken in definitieve versieJe verwerkt feedback in de definitieve versie.
   7. Tijdig aanleveren volgens afsprakenJe levert het verslag tijdig aan volgens gemaakte afspraken.
   8. Opmaak en huisstijl toepassenJe past de huisstijl en gewenste opmaak toe.
   9. Archiveren volgens richtlijnenJe archiveert het verslag volgens de geldende richtlijnen.
   10. Zelfevaluatie en verbeteren van verslagkwaliteitJe evalueert je eigen verslag en kijkt waar het beter kan.
10. 10 Actiegericht werken met notulen Je werkt actiepunten uit, volgt voortgang en bevordert resultaatgericht werken met notulen.
    10 lessen

    1. Uitwerken van actiepunten in actielijstenJe zet actiepunten om in duidelijke actielijsten.
    2. Vastleggen van verantwoordelijken en deadlinesJe koppelt acties aan verantwoordelijken en deadlines.
    3. Opvolgen van acties bij volgende vergaderingJe volgt acties op bij volgende vergaderingen.
    4. Rapportage over voortgangJe rapporteert over de voortgang van acties.
    5. Monitoren van gemaakte afsprakenJe bewaakt gemaakte afspraken en signaleert afwijkingen.
    6. Signaleren van knelpunten en vertragingJe merkt knelpunten en vertragingen tijdig op.
    7. Terugkoppeling naar deelnemersJe koppelt terug aan deelnemers over de status van acties.
    8. Aansluiten bij projectrapportagesJe sluit aan bij bestaande projectrapportages.
    9. Gebruik van actiesoftware (bijv. Trello, Teams Tasks)Je gebruikt actiesoftware om acties te beheren.
    10. Bevorderen van resultaatgericht vergaderenJe stimuleert resultaatgerichtheid in het overlegproces.