MBO Gebruik van digitale agenda- en planningssystemen (6 maanden)

Je ondersteunt het management door praktische vaardigheden toe te passen in communicatie, organisatie en probleemoplossing.

1. 1 Inleiding tot managementsupport Je krijgt inzicht in de rol en taken van managementsupport binnen organisaties en de samenwerking met andere afdelingen.
   5 lessen

   1. Definitie en rol van managementsupport in organisatiesJe onderzoekt wat managementsupport inhoudt en welke rol deze functie speelt binnen organisaties.
   2. Verschillende functies en verantwoordelijkheden van een managementsupportmedewerkerJe vergelijkt verschillende taken en verantwoordelijkheden van managementsupportmedewerkers.
   3. Het belang van managementsupport voor efficiëntie en effectiviteitJe analyseert hoe managementsupport bijdraagt aan een efficiënte en effectieve organisatie.
   4. De relatie tussen managementsupport en andere afdelingenJe bekijkt hoe je samenwerkt met andere afdelingen en welke invloed dat heeft op je werk.
   5. Trends en ontwikkelingen in managementsupportJe signaleert actuele ontwikkelingen en trends die van invloed zijn op managementsupport.
2. 2 Communicatievaardigheden Je oefent met verschillende communicatietechnieken voor samenwerking met management, collega’s en externe contacten.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie met managers en teamledenJe past gespreksvaardigheden toe in contact met managers en teamleden.
   2. Actief luisteren en feedback gevenJe oefent met actief luisteren en het geven van gerichte feedback.
   3. Professioneel schrijvenJe schrijft zakelijke teksten en berichten volgens professionele standaarden.
   4. Interculturele communicatie in een diverse werkomgevingJe herkent culturele verschillen en past je communicatie aan in diverse teams.
   5. Het gebruik van digitale communicatiemiddelen en platformsJe gebruikt digitale middelen en platforms om effectief te communiceren.
3. 3 Agendabeheer en planning Je leert agenda’s en planningen beheren, vergaderingen organiseren en omgaan met onverwachte wijzigingen.
   5 lessen

   1. Het beheren van agenda's en planningsystemenJe beheert agenda’s en gebruikt planningssystemen voor het organiseren van activiteiten.
   2. Het organiseren van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en regelt praktische zaken rondom vergaderingen.
   3. Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van agenda'sJe bereidt vergaderingen voor en stelt een duidelijke agenda op.
   4. Effectief tijdbeheer en prioriteiten stellenJe stelt prioriteiten en verdeelt je tijd efficiënt over verschillende taken.
   5. Het omgaan met last-minute wijzigingen en conflictenJe reageert flexibel op last-minute wijzigingen en lost planningsconflicten op.
4. 4 Documentbeheer en digitale archivering Je werkt met systemen voor documentbeheer, digitale archivering en het beveiligen van vertrouwelijke informatie.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van documentbeheer en archiveringJe past basisprincipes toe voor het beheren en archiveren van documenten.
   2. Het opstellen en formatteren van documentenJe stelt documenten op en zorgt voor een correcte opmaak en structuur.
   3. Gebruik van digitale archiveringssystemenJe gebruikt digitale systemen voor het opslaan en terugvinden van documenten.
   4. Het belang van versiebeheer en documentatieJe houdt verschillende versies van documenten bij en documenteert wijzigingen.
   5. Beveiliging van gevoelige informatie en privacy-overwegingenJe neemt maatregelen om gevoelige informatie te beschermen en privacy te waarborgen.
5. 5 Financieel beheer en budgettering Je voert eenvoudige financiële taken uit, stelt budgetten op en verwerkt onkosten binnen een organisatie.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van financieel beheer in organisatiesJe leert de basis van financieel beheer en hoe dit werkt binnen organisaties.
   2. Het opstellen en bijhouden van budgettenJe stelt een budget op en houdt de uitgaven bij.
   3. Financiële rapportage en analysesJe maakt eenvoudige financiële rapportages en voert analyses uit.
   4. Het beheer van onkosten en declaratiesJe verwerkt onkosten en behandelt declaraties volgens de juiste procedures.
   5. Het begrijpen van financiële documenten en kasstromenJe leest financiële documenten en volgt kasstromen binnen de organisatie.
6. 6 Projectmanagementvaardigheden Je maakt kennis met projectmanagement en leert hoe je projecten plant, uitvoert en evalueert.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van projectmanagementJe ontdekt de basisprincipes van projectmanagement en de fasen van een project.
   2. Het opstellen van projectplannen en -doelenJe stelt een projectplan op en formuleert heldere projectdoelen.
   3. Het organiseren van resources en takenJe organiseert taken en middelen voor een soepel projectverloop.
   4. Risicoanalyse en -beheer in projectenJe voert een risicoanalyse uit en bedenkt oplossingen voor mogelijke knelpunten.
   5. Evaluatie en rapportage van projectresultatenJe evalueert projectresultaten en stelt een rapportage op.
7. 7 Kantoororganisatie en efficiëntie Je richt je werkplek efficiënt in, gebruikt productiviteitstools en verbetert werkprocessen.
   5 lessen

   1. Het belang van een georganiseerde werkplekJe zorgt voor een overzichtelijke en georganiseerde werkplek.
   2. Tijdmanagementtechnieken en productiviteitstoolsJe past tijdmanagementtechnieken toe en gebruikt hulpmiddelen voor productiviteit.
   3. Het gebruik van technologie voor kantoorautomatiseringJe zet technologie in om kantoorwerkzaamheden te automatiseren.
   4. Procedures voor het beheren van dagelijkse takenJe volgt procedures voor het uitvoeren van dagelijkse taken.
   5. Effectieve werkmethoden en processen verbeterenJe beoordeelt werkmethoden en stelt verbeteringen voor in processen.
8. 8 Ondersteuning van het management Je leert hoe je het management proactief ondersteunt en vertrouwelijke informatie zorgvuldig beheert.
   5 lessen

   1. Het begrijpen van de behoeften van het managementJe brengt de behoeften van het management in kaart en stemt je werkzaamheden daarop af.
   2. Proactief bieden van ondersteuning en oplossingenJe biedt zelfstandig oplossingen en ondersteuning bij dagelijkse uitdagingen.
   3. Het beheren van vertrouwelijke informatie en documentenJe beheert vertrouwelijke documenten en informatie discreet.
   4. Het rapporteren van belangrijke informatie en inzichtenJe rapporteert relevante informatie en inzichten aan het management.
   5. Het ontwikkelen van goede relaties met het managementteamJe bouwt aan een goede werkrelatie met het managementteam.
9. 9 Relatiemanagement en netwerken Je bouwt een professioneel netwerk op en onderhoudt relaties met interne en externe contacten.
   5 lessen

   1. Het belang van netwerken in een zakelijke omgevingJe ontdekt het belang van netwerken voor je werk en je organisatie.
   2. Relatiemanagement met interne en externe stakeholdersJe onderhoudt contacten met collega’s, klanten en andere relaties.
   3. Het opbouwen van een professioneel netwerkJe ontwikkelt strategieën om je professionele netwerk uit te breiden.
   4. Het omgaan met klanten en leveranciersJe communiceert effectief met klanten en leveranciers.
   5. Het gebruik van sociale media voor netwerkenJe zet sociale media in om zakelijke contacten te onderhouden en uit te breiden.
10. 10 Probleemoplossing en besluitvorming Je past methoden toe om problemen te analyseren, creatieve oplossingen te bedenken en besluiten uit te voeren.
    5 lessen

    1. Methoden voor probleemidentificatie en -analyseJe identificeert problemen en analyseert de oorzaken ervan.
    2. Creatief denken en innovatie in probleemoplossingJe gebruikt creatieve technieken om oplossingen te bedenken.
    3. Het proces van besluitvorming in een organisatieJe doorloopt het besluitvormingsproces binnen een organisatie.
    4. Evaluatie van alternatieven en risico'sJe beoordeelt alternatieven en schat risico’s in bij keuzes.
    5. Implementatie en follow-up van besluitenJe voert besluiten uit en volgt de resultaten op.

Je leert digitale agenda’s en planningssystemen gebruiken, beheren, delen en integreren in je dagelijkse werkprocessen.

1. 1 Basisprincipes van digitale agenda’s Je maakt kennis met digitale agenda’s, hun functies, terminologie en het belang van gestructureerd gebruik.
   5 lessen

   1. Verschil tussen digitale en papieren agenda’s begrijpenJe vergelijkt digitale agenda’s met papieren varianten en benoemt de verschillen in gebruik.
   2. Functionaliteiten van digitale agenda’s herkennenJe herkent de belangrijkste functies van digitale agenda’s in de praktijk.
   3. Terminologie: afspraken, herinneringen, meldingenJe benoemt en gebruikt termen als afspraken, herinneringen en meldingen correct.
   4. Overzicht en structuur in de agenda behoudenJe houdt overzicht en structuur in je digitale agenda door duidelijke indeling.
   5. Het belang van consistent gebruikJe past consequent gebruik toe om je agenda actueel en betrouwbaar te houden.
2. 2 Werken met agenda-applicaties Je onderzoekt verschillende agenda-apps en leert instellingen en voorkeuren aan te passen aan je werkwijze.
   5 lessen

   1. Populaire agenda-apps vergelijken (bijv. Outlook, Google Calendar)Je vergelijkt populaire agenda-apps en benoemt hun sterke punten.
   2. Navigeren in de interface en instellingen aanpassenJe navigeert door de interface en past instellingen aan naar wens.
   3. Persoonlijke voorkeuren instellen (weergave, meldingen)Je stelt persoonlijke voorkeuren in voor weergave en meldingen.
   4. Agenda synchroniseren tussen apparatenJe synchroniseert je agenda tussen verschillende apparaten.
   5. Toegang tot agenda delen met anderenJe deelt agenda-toegang met anderen en beheert de rechten.
3. 3 Afspraken en gebeurtenissen plannen Je maakt afspraken aan, vult details in, stelt herhalingen in en gebruikt kleurcodes en prioriteiten.
   5 lessen

   1. Nieuwe afspraken aanmaken en bewerkenJe maakt nieuwe afspraken aan en past bestaande afspraken aan waar nodig.
   2. Relevante details invoeren (locatie, deelnemers, notities)Je vult relevante details in, zoals locatie, deelnemers en notities.
   3. Herhalende afspraken instellenJe stelt herhalende afspraken in voor terugkerende activiteiten.
   4. Kleurcodes en categorieën toepassenJe gebruikt kleurcodes en categorieën om afspraken te ordenen.
   5. Prioriteiten aangeven bij afsprakenJe geeft prioriteiten aan afspraken voor een duidelijke planning.
4. 4 Delen en samenwerken in agenda’s Je deelt agenda’s, stelt rechten in, plant samen en beheert toegang tot meerdere agenda’s.
   5 lessen

   1. Agenda’s delen met collega’s of teamsJe deelt je agenda met collega’s of teams voor gezamenlijke planning.
   2. Rechten instellen: lezen, bewerken of beherenJe stelt lees-, bewerk- of beheerdersrechten in voor anderen.
   3. Samen plannen van vergaderingen en eventsJe plant samen vergaderingen en events in gedeelde agenda’s.
   4. Toegang tot meerdere agenda’s tegelijk beherenJe beheert toegang tot meerdere agenda’s tegelijk.
   5. Conflicten en dubbele afspraken oplossenJe lost conflicten en dubbele afspraken in de agenda op.
5. 5 Integratie met andere tools Je koppelt je agenda aan andere tools, synchroniseert meldingen en gebruikt plug-ins voor efficiëntie.
   5 lessen

   1. Verbinden van agenda met e-mail en taakbeheerJe verbindt je agenda met e-mail en taakbeheer voor overzicht.
   2. Integratie met projectmanagementsoftwareJe integreert je agenda met projectmanagementsoftware.
   3. Notificaties en meldingen synchroniserenJe synchroniseert notificaties en meldingen tussen systemen.
   4. Automatische updates bij wijzigingen van afsprakenJe zorgt voor automatische updates bij wijzigingen in afspraken.
   5. Efficiënt gebruik van koppelingen en plug-insJe gebruikt koppelingen en plug-ins om je werkproces te ondersteunen.
6. 6 Tijd- en taakmanagement combineren Je combineert tijd- en taakmanagement door taken te koppelen aan afspraken en werkuren te plannen.
   5 lessen

   1. Takenlijsten koppelen aan afsprakenJe koppelt takenlijsten aan je afspraken voor een compleet overzicht.
   2. Deadlines en prioriteiten instellenJe stelt deadlines en prioriteiten in voor je taken en afspraken.
   3. Overzicht creëren van taken per dag/weekJe creëert overzicht van taken per dag of week in je agenda.
   4. Effectief plannen van werkuren en pauzesJe plant werkuren en pauzes effectief in je agenda.
   5. Balans tussen werk- en persoonlijke planning behoudenJe bewaakt de balans tussen werk en privé in je planning.
7. 7 Automatiseren van planning Je automatiseert herinneringen, terugkerende taken en tijdsblokken voor meer efficiëntie in je planning.
   5 lessen

   1. Herinneringen en meldingen instellenJe stelt automatische herinneringen en meldingen in voor afspraken.
   2. Recurrente taken en afspraken automatiserenJe automatiseert terugkerende taken en afspraken in je agenda.
   3. Slimme suggesties van agenda-tools gebruikenJe gebruikt slimme suggesties van agenda-tools voor planning.
   4. Routinematige planningstaken stroomlijnenJe stroomlijnt routinematige planningstaken met automatisering.
   5. Automatische tijdblokken voor focuswerk instellenJe stelt automatische tijdsblokken in voor geconcentreerd werken.
8. 8 Beheren van agenda-conflicten Je herkent conflicten in je agenda, herschikt afspraken en communiceert wijzigingen met betrokkenen.
   5 lessen

   1. Conflicterende afspraken herkennenJe signaleert conflicterende afspraken in je agenda.
   2. Opties voor herschikken van afsprakenJe onderzoekt mogelijkheden om afspraken te herschikken.
   3. Communiceren bij wijzigingen met betrokkenenJe communiceert wijzigingen in afspraken met betrokkenen.
   4. Prioriteit bepalen bij overlappende activiteitenJe bepaalt prioriteit bij overlappende activiteiten.
   5. Effectieve planning behouden ondanks drukke agendaJe houdt een effectieve planning ondanks een volle agenda.
9. 9 Rapportages en overzicht creëren Je maakt overzichten, signaleert deadlines, bekijkt statistieken en visualiseert geplande activiteiten.
   5 lessen

   1. Overzicht per dag, week en maand genererenJe genereert overzichten per dag, week en maand uit je agenda.
   2. Belangrijke deadlines en mijlpalen signalerenJe signaleert belangrijke deadlines en mijlpalen in je planning.
   3. Statistieken van gebruik en planning bekijkenJe bekijkt statistieken van je agendagebruik en planning.
   4. Overzicht voor team- of projectplanning opstellenJe stelt overzichten op voor team- of projectplanning.
   5. Visualisaties maken van geplande activiteitenJe maakt visualisaties van geplande activiteiten voor inzicht.
10. 10 Veiligheid en privacy van digitale agenda’s Je zorgt voor beveiliging, back-up en privacy van je digitale agenda en beheert toegang voor anderen.
    5 lessen

    1. Wachtwoorden en beveiliging instellenJe stelt wachtwoorden en beveiliging in voor je digitale agenda.
    2. Beveiligde toegang tot gedeelde agenda’sJe regelt beveiligde toegang tot gedeelde agenda’s.
    3. Back-up en herstel van agenda-dataJe maakt back-ups en herstelt agenda-data indien nodig.
    4. Privacybewust omgaan met gevoelige informatieJe gaat privacybewust om met gevoelige informatie in je agenda.
    5. Toegang controleren en beheren voor externenJe controleert en beheert toegang voor externe gebruikers.