MBO Notuleren en verslaglegging (6 maanden)

Je ondersteunt het management door praktische vaardigheden toe te passen in communicatie, organisatie en probleemoplossing.

1. 1 Inleiding tot managementsupport Je krijgt inzicht in de rol en taken van managementsupport binnen organisaties en de samenwerking met andere afdelingen.
   5 lessen

   1. Definitie en rol van managementsupport in organisatiesJe onderzoekt wat managementsupport inhoudt en welke rol deze functie speelt binnen organisaties.
   2. Verschillende functies en verantwoordelijkheden van een managementsupportmedewerkerJe vergelijkt verschillende taken en verantwoordelijkheden van managementsupportmedewerkers.
   3. Het belang van managementsupport voor efficiëntie en effectiviteitJe analyseert hoe managementsupport bijdraagt aan een efficiënte en effectieve organisatie.
   4. De relatie tussen managementsupport en andere afdelingenJe bekijkt hoe je samenwerkt met andere afdelingen en welke invloed dat heeft op je werk.
   5. Trends en ontwikkelingen in managementsupportJe signaleert actuele ontwikkelingen en trends die van invloed zijn op managementsupport.
2. 2 Communicatievaardigheden Je oefent met verschillende communicatietechnieken voor samenwerking met management, collega’s en externe contacten.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie met managers en teamledenJe past gespreksvaardigheden toe in contact met managers en teamleden.
   2. Actief luisteren en feedback gevenJe oefent met actief luisteren en het geven van gerichte feedback.
   3. Professioneel schrijvenJe schrijft zakelijke teksten en berichten volgens professionele standaarden.
   4. Interculturele communicatie in een diverse werkomgevingJe herkent culturele verschillen en past je communicatie aan in diverse teams.
   5. Het gebruik van digitale communicatiemiddelen en platformsJe gebruikt digitale middelen en platforms om effectief te communiceren.
3. 3 Agendabeheer en planning Je leert agenda’s en planningen beheren, vergaderingen organiseren en omgaan met onverwachte wijzigingen.
   5 lessen

   1. Het beheren van agenda's en planningsystemenJe beheert agenda’s en gebruikt planningssystemen voor het organiseren van activiteiten.
   2. Het organiseren van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en regelt praktische zaken rondom vergaderingen.
   3. Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van agenda'sJe bereidt vergaderingen voor en stelt een duidelijke agenda op.
   4. Effectief tijdbeheer en prioriteiten stellenJe stelt prioriteiten en verdeelt je tijd efficiënt over verschillende taken.
   5. Het omgaan met last-minute wijzigingen en conflictenJe reageert flexibel op last-minute wijzigingen en lost planningsconflicten op.
4. 4 Documentbeheer en digitale archivering Je werkt met systemen voor documentbeheer, digitale archivering en het beveiligen van vertrouwelijke informatie.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van documentbeheer en archiveringJe past basisprincipes toe voor het beheren en archiveren van documenten.
   2. Het opstellen en formatteren van documentenJe stelt documenten op en zorgt voor een correcte opmaak en structuur.
   3. Gebruik van digitale archiveringssystemenJe gebruikt digitale systemen voor het opslaan en terugvinden van documenten.
   4. Het belang van versiebeheer en documentatieJe houdt verschillende versies van documenten bij en documenteert wijzigingen.
   5. Beveiliging van gevoelige informatie en privacy-overwegingenJe neemt maatregelen om gevoelige informatie te beschermen en privacy te waarborgen.
5. 5 Financieel beheer en budgettering Je voert eenvoudige financiële taken uit, stelt budgetten op en verwerkt onkosten binnen een organisatie.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van financieel beheer in organisatiesJe leert de basis van financieel beheer en hoe dit werkt binnen organisaties.
   2. Het opstellen en bijhouden van budgettenJe stelt een budget op en houdt de uitgaven bij.
   3. Financiële rapportage en analysesJe maakt eenvoudige financiële rapportages en voert analyses uit.
   4. Het beheer van onkosten en declaratiesJe verwerkt onkosten en behandelt declaraties volgens de juiste procedures.
   5. Het begrijpen van financiële documenten en kasstromenJe leest financiële documenten en volgt kasstromen binnen de organisatie.
6. 6 Projectmanagementvaardigheden Je maakt kennis met projectmanagement en leert hoe je projecten plant, uitvoert en evalueert.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van projectmanagementJe ontdekt de basisprincipes van projectmanagement en de fasen van een project.
   2. Het opstellen van projectplannen en -doelenJe stelt een projectplan op en formuleert heldere projectdoelen.
   3. Het organiseren van resources en takenJe organiseert taken en middelen voor een soepel projectverloop.
   4. Risicoanalyse en -beheer in projectenJe voert een risicoanalyse uit en bedenkt oplossingen voor mogelijke knelpunten.
   5. Evaluatie en rapportage van projectresultatenJe evalueert projectresultaten en stelt een rapportage op.
7. 7 Kantoororganisatie en efficiëntie Je richt je werkplek efficiënt in, gebruikt productiviteitstools en verbetert werkprocessen.
   5 lessen

   1. Het belang van een georganiseerde werkplekJe zorgt voor een overzichtelijke en georganiseerde werkplek.
   2. Tijdmanagementtechnieken en productiviteitstoolsJe past tijdmanagementtechnieken toe en gebruikt hulpmiddelen voor productiviteit.
   3. Het gebruik van technologie voor kantoorautomatiseringJe zet technologie in om kantoorwerkzaamheden te automatiseren.
   4. Procedures voor het beheren van dagelijkse takenJe volgt procedures voor het uitvoeren van dagelijkse taken.
   5. Effectieve werkmethoden en processen verbeterenJe beoordeelt werkmethoden en stelt verbeteringen voor in processen.
8. 8 Ondersteuning van het management Je leert hoe je het management proactief ondersteunt en vertrouwelijke informatie zorgvuldig beheert.
   5 lessen

   1. Het begrijpen van de behoeften van het managementJe brengt de behoeften van het management in kaart en stemt je werkzaamheden daarop af.
   2. Proactief bieden van ondersteuning en oplossingenJe biedt zelfstandig oplossingen en ondersteuning bij dagelijkse uitdagingen.
   3. Het beheren van vertrouwelijke informatie en documentenJe beheert vertrouwelijke documenten en informatie discreet.
   4. Het rapporteren van belangrijke informatie en inzichtenJe rapporteert relevante informatie en inzichten aan het management.
   5. Het ontwikkelen van goede relaties met het managementteamJe bouwt aan een goede werkrelatie met het managementteam.
9. 9 Relatiemanagement en netwerken Je bouwt een professioneel netwerk op en onderhoudt relaties met interne en externe contacten.
   5 lessen

   1. Het belang van netwerken in een zakelijke omgevingJe ontdekt het belang van netwerken voor je werk en je organisatie.
   2. Relatiemanagement met interne en externe stakeholdersJe onderhoudt contacten met collega’s, klanten en andere relaties.
   3. Het opbouwen van een professioneel netwerkJe ontwikkelt strategieën om je professionele netwerk uit te breiden.
   4. Het omgaan met klanten en leveranciersJe communiceert effectief met klanten en leveranciers.
   5. Het gebruik van sociale media voor netwerkenJe zet sociale media in om zakelijke contacten te onderhouden en uit te breiden.
10. 10 Probleemoplossing en besluitvorming Je past methoden toe om problemen te analyseren, creatieve oplossingen te bedenken en besluiten uit te voeren.
    5 lessen

    1. Methoden voor probleemidentificatie en -analyseJe identificeert problemen en analyseert de oorzaken ervan.
    2. Creatief denken en innovatie in probleemoplossingJe gebruikt creatieve technieken om oplossingen te bedenken.
    3. Het proces van besluitvorming in een organisatieJe doorloopt het besluitvormingsproces binnen een organisatie.
    4. Evaluatie van alternatieven en risico'sJe beoordeelt alternatieven en schat risico’s in bij keuzes.
    5. Implementatie en follow-up van besluitenJe voert besluiten uit en volgt de resultaten op.

Je leert notulen en verslagen opstellen, structureren en verspreiden volgens professionele richtlijnen.

1. 1 Basisprincipes van notuleren Je verdiept je in de basisprincipes en het doel van notuleren voor verschillende soorten vergaderingen.
   5 lessen

   1. Functie en doel van notulen begrijpenJe onderzoekt waarom notulen worden gemaakt en welke functie ze hebben.
   2. Verschil tussen informatieve en besluitvormende notulenJe vergelijkt informatieve en besluitvormende notulen aan de hand van voorbeelden.
   3. Belang van objectiviteit en neutraliteitJe leert hoe je neutraal en objectief blijft bij het notuleren.
   4. Structuur van een notulen documentJe bekijkt hoe een notulendocument logisch is opgebouwd.
   5. Terminologie en taalgebruik in notulenJe past het juiste taalgebruik en de juiste termen toe in notulen.
2. 2 Voorbereiding op een vergadering Je bereidt je voor op een vergadering door agenda, deelnemers en hulpmiddelen te organiseren.
   5 lessen

   1. Agenda doornemen en kernpunten identificerenJe selecteert de belangrijkste agendapunten en kernonderwerpen.
   2. Rollen en deelnemers in kaart brengenJe brengt de rollen en deelnemers van de vergadering in kaart.
   3. Notulistmateriaal en hulpmiddelen klaarzettenJe zorgt dat je alle benodigde materialen en hulpmiddelen klaar hebt liggen.
   4. Verwachte discussies en besluiten inschattenJe schat in waar discussies en besluiten kunnen ontstaan.
   5. Eventuele achtergrondinformatie verzamelenJe verzamelt relevante achtergrondinformatie ter voorbereiding.
3. 3 Luisteren en kernpunten vastleggen Je oefent met luisteren en het vastleggen van de kern van vergaderingen zonder details te missen.
   5 lessen

   1. Actief luisteren tijdens vergaderingenJe past actief luisteren toe tijdens een vergadering.
   2. Belangrijke onderwerpen, besluiten en acties onderscheidenJe onderscheidt besluiten, acties en hoofdonderwerpen van bijzaken.
   3. Relevante details versus bijzaken herkennenJe herkent welke details relevant zijn en welke niet.
   4. Samenvatten in korte, duidelijke zinnenJe vat besproken punten samen in korte, heldere zinnen.
   5. Tijdige aantekeningen maken zonder te veel te vertragenJe maakt tijdig aantekeningen zonder het proces te vertragen.
4. 4 Structureren van notulen Je leert notulen logisch te ordenen en overzichtelijk te maken voor de lezer.
   5 lessen

   1. Opdelen in duidelijke secties (besluiten, acties, discussies)Je deelt notulen op in secties zoals besluiten, acties en discussies.
   2. Nummering en opsommingstekens gebruikenJe gebruikt nummering en opsommingstekens voor duidelijkheid.
   3. Duidelijke kopjes en subkopjes aanbrengenJe voegt kopjes en subkopjes toe voor structuur.
   4. Chronologische volgorde volgen waar nodigJe volgt waar nodig de chronologische volgorde van de vergadering.
   5. Consistentie in stijl en terminologie behoudenJe bewaakt consistentie in stijl en terminologie.
5. 5 Schrijven van notulen Je werkt aan het formuleren van heldere, objectieve en foutloze notulen.
   5 lessen

   1. Heldere en begrijpelijke zinnen formulerenJe schrijft begrijpelijke en heldere zinnen.
   2. Feitelijk en objectief blijvenJe blijft feitelijk en objectief in je verslaglegging.
   3. Juiste tijdsvormen en aanspreekvormen gebruikenJe past de juiste tijdsvormen en aanspreekvormen toe.
   4. Verkorte notities omzetten naar volledig verslagJe zet verkorte aantekeningen om in een volledig verslag.
   5. Controleren op grammatica en spellingJe controleert notulen op grammatica en spelling.
6. 6 Verslaglegging van acties en besluiten Je legt besluiten en acties gestructureerd vast en wijst verantwoordelijkheden toe.
   5 lessen

   1. Besluiten duidelijk benoemen met verantwoordelijkeJe benoemt besluiten en koppelt deze aan de juiste verantwoordelijke.
   2. Actiepunten met deadlines noterenJe noteert actiepunten en voegt deadlines toe.
   3. Verantwoordelijkheden toewijzen aan deelnemersJe wijst verantwoordelijkheden toe aan de juiste personen.
   4. Overzichtelijke tabellen of lijsten gebruikenJe maakt overzichtelijke tabellen of lijsten van acties en besluiten.
   5. Herinnering aan openstaande acties mogelijk makenJe zorgt dat openstaande acties eenvoudig terug te vinden zijn.
7. 7 Gebruik van digitale hulpmiddelen Je past digitale hulpmiddelen toe voor het opstellen, delen en archiveren van notulen.
   5 lessen

   1. Digitale notulering en sjablonen toepassenJe gebruikt digitale sjablonen voor het maken van notulen.
   2. Integratie met agenda- en vergadersoftwareJe integreert notulen met agenda- en vergadersoftware.
   3. Opmaak en lay-out van digitale documenten optimaliserenJe optimaliseert de opmaak en lay-out van digitale documenten.
   4. Delen en archiveren via interne systemenJe deelt en archiveert notulen via interne systemen.
   5. Gebruik van audio-opnames voor controleJe gebruikt audio-opnames ter controle van je verslaglegging.
8. 8 Distributie van notulen Je verspreidt notulen tijdig en zorgt voor juiste distributie en versiebeheer.
   5 lessen

   1. Tijdig verspreiden onder deelnemersJe zorgt dat notulen tijdig bij alle deelnemers aankomen.
   2. Verspreiding naar juiste stakeholders waarborgenJe waarborgt dat de juiste stakeholders de notulen ontvangen.
   3. Versiebeheer toepassen bij wijzigingenJe past versiebeheer toe bij het doorvoeren van wijzigingen.
   4. Bijlagen en ondersteunende documenten toevoegenJe voegt bijlagen en ondersteunende documenten toe.
   5. Duidelijke onderwerpregels en mailteksten opstellenJe stelt duidelijke onderwerpregels en mailteksten op.
9. 9 Feedback en correcties verwerken Je verwerkt feedback en correcties en communiceert over wijzigingen met betrokkenen.
   5 lessen

   1. Ontvangen opmerkingen en aanvullingen verwerkenJe verwerkt ontvangen opmerkingen en aanvullingen in de notulen.
   2. Correcties doorvoeren zonder kerninformatie te verliezenJe voert correcties door zonder informatie te verliezen.
   3. Communiceren over wijzigingen naar alle betrokkenenJe communiceert wijzigingen met alle betrokken deelnemers.
   4. Notulen definitief vastleggenJe legt de definitieve versie van de notulen vast.
   5. Leerpunten voor toekomstige vergaderingen vastleggenJe noteert leerpunten voor toekomstige vergaderingen.
10. 10 Evaluatie en verbetering van notulering Je evalueert je eigen notulering en past verbeteringen en best practices toe.
    5 lessen

    1. Reflecteren op efficiëntie en nauwkeurigheidJe reflecteert op de efficiëntie en nauwkeurigheid van je notulen.
    2. Eigen schrijfstijl beoordelen en verbeterenJe beoordeelt en verbetert je eigen schrijfstijl.
    3. Verbeterpunten voor voorbereiding en verslaglegging identificerenJe identificeert verbeterpunten voor voorbereiding en verslaglegging.
    4. Best practices van anderen analyserenJe analyseert best practices van anderen.
    5. Procedures en sjablonen optimaliseren voor consistentieJe optimaliseert procedures en sjablonen voor meer consistentie.