MBO Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten (6 maanden)

Je ondersteunt het management door praktische vaardigheden toe te passen in communicatie, organisatie en probleemoplossing.

1. 1 Inleiding tot managementsupport Je krijgt inzicht in de rol en taken van managementsupport binnen organisaties en de samenwerking met andere afdelingen.
   5 lessen

   1. Definitie en rol van managementsupport in organisatiesJe onderzoekt wat managementsupport inhoudt en welke rol deze functie speelt binnen organisaties.
   2. Verschillende functies en verantwoordelijkheden van een managementsupportmedewerkerJe vergelijkt verschillende taken en verantwoordelijkheden van managementsupportmedewerkers.
   3. Het belang van managementsupport voor efficiëntie en effectiviteitJe analyseert hoe managementsupport bijdraagt aan een efficiënte en effectieve organisatie.
   4. De relatie tussen managementsupport en andere afdelingenJe bekijkt hoe je samenwerkt met andere afdelingen en welke invloed dat heeft op je werk.
   5. Trends en ontwikkelingen in managementsupportJe signaleert actuele ontwikkelingen en trends die van invloed zijn op managementsupport.
2. 2 Communicatievaardigheden Je oefent met verschillende communicatietechnieken voor samenwerking met management, collega’s en externe contacten.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie met managers en teamledenJe past gespreksvaardigheden toe in contact met managers en teamleden.
   2. Actief luisteren en feedback gevenJe oefent met actief luisteren en het geven van gerichte feedback.
   3. Professioneel schrijvenJe schrijft zakelijke teksten en berichten volgens professionele standaarden.
   4. Interculturele communicatie in een diverse werkomgevingJe herkent culturele verschillen en past je communicatie aan in diverse teams.
   5. Het gebruik van digitale communicatiemiddelen en platformsJe gebruikt digitale middelen en platforms om effectief te communiceren.
3. 3 Agendabeheer en planning Je leert agenda’s en planningen beheren, vergaderingen organiseren en omgaan met onverwachte wijzigingen.
   5 lessen

   1. Het beheren van agenda's en planningsystemenJe beheert agenda’s en gebruikt planningssystemen voor het organiseren van activiteiten.
   2. Het organiseren van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en regelt praktische zaken rondom vergaderingen.
   3. Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van agenda'sJe bereidt vergaderingen voor en stelt een duidelijke agenda op.
   4. Effectief tijdbeheer en prioriteiten stellenJe stelt prioriteiten en verdeelt je tijd efficiënt over verschillende taken.
   5. Het omgaan met last-minute wijzigingen en conflictenJe reageert flexibel op last-minute wijzigingen en lost planningsconflicten op.
4. 4 Documentbeheer en digitale archivering Je werkt met systemen voor documentbeheer, digitale archivering en het beveiligen van vertrouwelijke informatie.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van documentbeheer en archiveringJe past basisprincipes toe voor het beheren en archiveren van documenten.
   2. Het opstellen en formatteren van documentenJe stelt documenten op en zorgt voor een correcte opmaak en structuur.
   3. Gebruik van digitale archiveringssystemenJe gebruikt digitale systemen voor het opslaan en terugvinden van documenten.
   4. Het belang van versiebeheer en documentatieJe houdt verschillende versies van documenten bij en documenteert wijzigingen.
   5. Beveiliging van gevoelige informatie en privacy-overwegingenJe neemt maatregelen om gevoelige informatie te beschermen en privacy te waarborgen.
5. 5 Financieel beheer en budgettering Je voert eenvoudige financiële taken uit, stelt budgetten op en verwerkt onkosten binnen een organisatie.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van financieel beheer in organisatiesJe leert de basis van financieel beheer en hoe dit werkt binnen organisaties.
   2. Het opstellen en bijhouden van budgettenJe stelt een budget op en houdt de uitgaven bij.
   3. Financiële rapportage en analysesJe maakt eenvoudige financiële rapportages en voert analyses uit.
   4. Het beheer van onkosten en declaratiesJe verwerkt onkosten en behandelt declaraties volgens de juiste procedures.
   5. Het begrijpen van financiële documenten en kasstromenJe leest financiële documenten en volgt kasstromen binnen de organisatie.
6. 6 Projectmanagementvaardigheden Je maakt kennis met projectmanagement en leert hoe je projecten plant, uitvoert en evalueert.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van projectmanagementJe ontdekt de basisprincipes van projectmanagement en de fasen van een project.
   2. Het opstellen van projectplannen en -doelenJe stelt een projectplan op en formuleert heldere projectdoelen.
   3. Het organiseren van resources en takenJe organiseert taken en middelen voor een soepel projectverloop.
   4. Risicoanalyse en -beheer in projectenJe voert een risicoanalyse uit en bedenkt oplossingen voor mogelijke knelpunten.
   5. Evaluatie en rapportage van projectresultatenJe evalueert projectresultaten en stelt een rapportage op.
7. 7 Kantoororganisatie en efficiëntie Je richt je werkplek efficiënt in, gebruikt productiviteitstools en verbetert werkprocessen.
   5 lessen

   1. Het belang van een georganiseerde werkplekJe zorgt voor een overzichtelijke en georganiseerde werkplek.
   2. Tijdmanagementtechnieken en productiviteitstoolsJe past tijdmanagementtechnieken toe en gebruikt hulpmiddelen voor productiviteit.
   3. Het gebruik van technologie voor kantoorautomatiseringJe zet technologie in om kantoorwerkzaamheden te automatiseren.
   4. Procedures voor het beheren van dagelijkse takenJe volgt procedures voor het uitvoeren van dagelijkse taken.
   5. Effectieve werkmethoden en processen verbeterenJe beoordeelt werkmethoden en stelt verbeteringen voor in processen.
8. 8 Ondersteuning van het management Je leert hoe je het management proactief ondersteunt en vertrouwelijke informatie zorgvuldig beheert.
   5 lessen

   1. Het begrijpen van de behoeften van het managementJe brengt de behoeften van het management in kaart en stemt je werkzaamheden daarop af.
   2. Proactief bieden van ondersteuning en oplossingenJe biedt zelfstandig oplossingen en ondersteuning bij dagelijkse uitdagingen.
   3. Het beheren van vertrouwelijke informatie en documentenJe beheert vertrouwelijke documenten en informatie discreet.
   4. Het rapporteren van belangrijke informatie en inzichtenJe rapporteert relevante informatie en inzichten aan het management.
   5. Het ontwikkelen van goede relaties met het managementteamJe bouwt aan een goede werkrelatie met het managementteam.
9. 9 Relatiemanagement en netwerken Je bouwt een professioneel netwerk op en onderhoudt relaties met interne en externe contacten.
   5 lessen

   1. Het belang van netwerken in een zakelijke omgevingJe ontdekt het belang van netwerken voor je werk en je organisatie.
   2. Relatiemanagement met interne en externe stakeholdersJe onderhoudt contacten met collega’s, klanten en andere relaties.
   3. Het opbouwen van een professioneel netwerkJe ontwikkelt strategieën om je professionele netwerk uit te breiden.
   4. Het omgaan met klanten en leveranciersJe communiceert effectief met klanten en leveranciers.
   5. Het gebruik van sociale media voor netwerkenJe zet sociale media in om zakelijke contacten te onderhouden en uit te breiden.
10. 10 Probleemoplossing en besluitvorming Je past methoden toe om problemen te analyseren, creatieve oplossingen te bedenken en besluiten uit te voeren.
    5 lessen

    1. Methoden voor probleemidentificatie en -analyseJe identificeert problemen en analyseert de oorzaken ervan.
    2. Creatief denken en innovatie in probleemoplossingJe gebruikt creatieve technieken om oplossingen te bedenken.
    3. Het proces van besluitvorming in een organisatieJe doorloopt het besluitvormingsproces binnen een organisatie.
    4. Evaluatie van alternatieven en risico'sJe beoordeelt alternatieven en schat risico’s in bij keuzes.
    5. Implementatie en follow-up van besluitenJe voert besluiten uit en volgt de resultaten op.

Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten van voorbereiding tot evaluatie, zowel fysiek als online.

1. 1 Doel en type van vergadering bepalen Je bepaalt het doel, type, verwachte resultaten, prioriteit en doelgroep van een vergadering.
   5 lessen

   1. Verschillende soorten vergaderingen herkennen (informatief, besluitvorming, brainstorm)Je leert verschillende vergadervormen onderscheiden en toepassen.
   2. Het doel van de vergadering vaststellenJe stelt het doel van de bijeenkomst vast op basis van de situatie.
   3. Verwachte resultaten en uitkomsten definiërenJe formuleert heldere verwachte uitkomsten voor de vergadering.
   4. Prioriteit en urgentie van de vergadering bepalenJe beoordeelt de urgentie en prioriteit van de bijeenkomst.
   5. De doelgroep en deelnemers identificerenJe brengt de juiste deelnemers en doelgroep in kaart.
2. 2 Planning en tijdmanagement Je plant de vergadering, bepaalt de duur en stelt een gestructureerde agenda op.
   5 lessen

   1. Geschikte datum en tijd kiezenJe kiest een geschikte datum en tijd op basis van beschikbaarheid.
   2. Duur van de vergadering bepalenJe bepaalt de benodigde tijd voor het volledige overleg.
   3. Agendapunten en volgorde opstellenJe stelt agendapunten op in een logische volgorde.
   4. Tijdsplanning per onderwerp inschattenJe schat de tijdsduur per onderwerp in.
   5. Buffertijd voor discussie en vragen inplannenJe plant ruimte in voor discussie en vragen.
3. 3 Uitnodigingen en communicatie Je verzorgt uitnodigingen en houdt deelnemers goed geïnformeerd over de vergadering.
   5 lessen

   1. Correcte uitnodigingen opstellenJe stelt correcte en duidelijke uitnodigingen op.
   2. Duidelijke informatie over locatie of link bij online vergadering gevenJe verstrekt heldere informatie over locatie of online toegang.
   3. Agenda en relevante documenten meesturenJe voegt agenda en relevante documenten toe aan de uitnodiging.
   4. RSVP en bevestigingen volgenJe volgt binnenkomende bevestigingen en aanmeldingen op.
   5. Herinneringen versturen voorafgaand aan de vergaderingJe verstuurt tijdig herinneringen aan de deelnemers.
4. 4 Locatie en faciliteiten regelen Je regelt een geschikte ruimte, apparatuur, opstelling, catering en technische ondersteuning.
   5 lessen

   1. Geschikte vergaderruimte reserverenJe reserveert een passende vergaderruimte.
   2. Benodigde apparatuur controleren (projector, scherm, microfoon)Je controleert of alle benodigde apparatuur aanwezig en werkend is.
   3. Stoelen en tafels optimaal plaatsenJe zorgt voor een praktische opstelling van stoelen en tafels.
   4. Catering en pauzes plannen indien nodigJe plant catering en pauzes indien nodig.
   5. Technische ondersteuning beschikbaar makenJe maakt technische ondersteuning beschikbaar voor de bijeenkomst.
5. 5 Agenda opstellen en verspreiden Je stelt een duidelijke agenda op en verspreidt deze tijdig, inclusief relevante documenten.
   5 lessen

   1. Logische volgorde van onderwerpen bepalenJe bepaalt een logische volgorde voor de te bespreken onderwerpen.
   2. Tijdsindicatie per agendapunt toevoegenJe voegt bij elk agendapunt een tijdsindicatie toe.
   3. Belangrijke documenten en bijlagen bijvoegenJe voegt belangrijke documenten en bijlagen toe aan de agenda.
   4. Agenda tijdig delen met alle deelnemersJe deelt de agenda tijdig met alle deelnemers.
   5. Flexibiliteit voor last-minute aanpassingen waarborgenJe zorgt voor flexibiliteit bij eventuele last-minute wijzigingen.
6. 6 Rollen en verantwoordelijkheden verdelen Je verdeelt rollen en verantwoordelijkheden en informeert de deelnemers hierover.
   5 lessen

   1. Voorzitter of gespreksleider aanwijzenJe wijst een voorzitter of gespreksleider aan.
   2. Notulist of verslaggever aanstellenJe stelt een notulist of verslaggever aan voor de bijeenkomst.
   3. Deelnemers voorbereiden op hun bijdrageJe bereidt deelnemers voor op hun rol en bijdrage.
   4. Taakverdeling voor follow-up acties vastleggenJe legt de taakverdeling voor vervolgacties vast.
   5. Rollen communiceren aan alle deelnemersJe communiceert de rollen en taken naar alle deelnemers.
7. 7 Vergadertechnieken en interactie Je past vergadertechnieken toe en zorgt voor effectieve interactie en besluitvorming.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie en luistervaardigheden toepassenJe gebruikt effectieve communicatie- en luistervaardigheden.
   2. Besluitvormingsmethodes gebruikenJe past verschillende besluitvormingsmethodes toe.
   3. Discussies in goede banen leidenJe begeleidt discussies en houdt het overleg gestructureerd.
   4. Conflicten herkennen en oplossenJe signaleert en lost conflicten tijdens de vergadering op.
   5. Betrokkenheid van alle deelnemers stimulerenJe stimuleert actieve deelname van alle aanwezigen.
8. 8 Online vergaderen Je organiseert en begeleidt online vergaderingen met de juiste tools en technieken.
   5 lessen

   1. Gebruik van videoconferencing tools (Teams, Zoom, Google Meet)Je maakt gebruik van verschillende videoconferencingtools.
   2. Beheer van deelnemers en functies (mute, screen sharing)Je beheert deelnemers en functionaliteiten tijdens het overleg.
   3. Technische problemen voorkomen en oplossenJe voorkomt en verhelpt technische problemen.
   4. Online interactie bevorderen (polls, chat, break-out rooms)Je bevordert online interactie via polls, chat of break-out rooms.
   5. Registratie en opname van de vergadering beherenJe beheert registratie en opname van het overleg.
9. 9 Notuleren en verslaglegging Je legt besluiten en actiepunten vast en zorgt voor duidelijke verslaglegging en archivering.
   5 lessen

   1. Kernpunten en besluiten vastleggenJe noteert kernpunten en genomen besluiten tijdens het overleg.
   2. Actiepunten en verantwoordelijkheden benoemenJe benoemt actiepunten en verantwoordelijken in het verslag.
   3. Verslag tijdig delen met deelnemersJe deelt het verslag tijdig met alle betrokkenen.
   4. Gebruik van duidelijke en beknopte taalJe gebruikt heldere en beknopte taal in de verslaglegging.
   5. Archivering van notulen en documentenJe archiveert notulen en relevante documenten zorgvuldig.
10. 10 Evaluatie en follow-up Je evalueert het verloop, volgt actiepunten op en verwerkt feedback voor toekomstige bijeenkomsten.
    5 lessen

    1. Feedback vragen over de vergaderingJe vraagt feedback over het verloop van de bijeenkomst.
    2. Actiepunten opvolgen en monitorenJe volgt actiepunten op en monitort de voortgang.
    3. Effectiviteit van de vergadering analyserenJe analyseert de effectiviteit van het overleg.
    4. Verbeterpunten voor toekomstige vergaderingen noterenJe noteert verbeterpunten voor komende vergaderingen.
    5. Lessen trekken uit ervaringen en aanpassen van processenJe past processen aan op basis van opgedane ervaringen.