MBO Praktijkcursus – Agendabeheer en planning

Je beheert agenda’s en planningen, stelt prioriteiten en past digitale hulpmiddelen toe voor overzicht en efficiëntie.

1. 1 Basisprincipes van agendabeheer Je vergelijkt agenda’s, bouwt structuur in je planning en bewaakt overzicht en prioriteiten.
   5 lessen

   1. Verschillende soorten agenda’s begrijpen (digitaal vs. fysiek)Je vergelijkt digitale en papieren agenda’s en kiest wat past bij jouw manier van werken.
   2. Belang van overzicht en structuur in planningJe onderzoekt hoe je overzicht en structuur aanbrengt in je planning.
   3. Prioriteiten stellen voor taken en afsprakenJe oefent met het stellen van prioriteiten bij het inplannen van taken en afspraken.
   4. Dag-, week- en maandplanning gebruikenJe maakt een dag-, week- en maandplanning en past deze toe in je werk.
   5. Consistentie in afspraken en deadlines bewarenJe bewaakt consistentie in afspraken en deadlines in je agenda.
2. 2 Effectief plannen van afspraken Je plant afspraken realistisch, houdt rekening met buffertijd en voorkomt planningsconflicten.
   5 lessen

   1. Tijdslots realistisch inschattenJe schat tijdslots in voor verschillende afspraken en taken.
   2. Buffertijd inplannen tussen afsprakenJe plant ruimte tussen afspraken om uitloop of voorbereiding op te vangen.
   3. Herhalende afspraken efficiënt organiserenJe organiseert herhalende afspraken efficiënt in je agenda.
   4. Prioriteit geven aan urgente takenJe geeft prioriteit aan urgente taken bij het plannen.
   5. Conflicten in planning voorkomenJe voorkomt conflicten door planningen goed af te stemmen.
3. 3 Gebruik van digitale agenda’s Je ontdekt digitale functies, stelt herinneringen in en deelt agenda’s met anderen.
   5 lessen

   1. Verschillende functies van digitale agenda’s lerenJe leert welke functies digitale agenda’s bieden en hoe je deze inzet.
   2. Afspraakherinneringen instellenJe stelt herinneringen in voor afspraken en belangrijke taken.
   3. Koppelen van agenda aan e-mail en takenlijstenJe koppelt je agenda aan e-mail en takenlijsten voor meer overzicht.
   4. Delen van agenda met collega’sJe deelt je agenda met collega’s en stemt samen af.
   5. Synchroniseren tussen apparatenJe synchroniseert je agenda tussen verschillende apparaten.
4. 4 Prioriteiten stellen Je herkent urgentie, deelt taken in naar prioriteit en houdt rekening met deadlines.
   5 lessen

   1. Verschil tussen urgent en belangrijk herkennenJe onderscheidt urgente taken van belangrijke taken in je planning.
   2. Taken indelen volgens prioriteitsniveausJe deelt taken in volgens prioriteitsniveaus en past dit toe.
   3. Eisen en wensen van leidinggevenden meenemenJe houdt rekening met eisen en wensen van leidinggevenden.
   4. Focus houden op deadlines en doelstellingenJe bewaakt de focus op deadlines en doelstellingen.
   5. Tijd inschatten voor onvoorziene gebeurtenissenJe schat tijd in voor onverwachte gebeurtenissen en verwerkt dit in je planning.
5. 5 Communicatie over agenda en planning Je communiceert effectief over afspraken, wijzigingen en gedeelde agenda’s.
   5 lessen

   1. Afspraken tijdig bevestigen of annulerenJe bevestigt of annuleert afspraken tijdig en informeert betrokkenen.
   2. Collega’s informeren over wijzigingenJe brengt collega’s op de hoogte van wijzigingen in de planning.
   3. Duidelijke instructies geven bij gedeelde agenda’sJe geeft duidelijke instructies bij het delen van agenda’s.
   4. Communicatie afstemmen op verschillende stakeholdersJe stemt je communicatie af op verschillende betrokkenen.
   5. Respectvol omgaan met planning van anderenJe houdt rekening met de planning van anderen en werkt respectvol samen.
6. 6 Plannen van projecten en deadlines Je verwerkt projectfasen in je planning en stemt af met teamleden en deadlines.
   5 lessen

   1. Projectfasen in tijdsplanning opnemenJe neemt projectfasen op in je tijdsplanning.
   2. Afstemming tussen verschillende teamledenJe stemt de planning af met verschillende teamleden.
   3. Tijdige rapportage van voortgangJe rapporteert tijdig over de voortgang van taken en projecten.
   4. Verwachte risico’s in planning meenemenJe verwerkt verwachte risico’s in je planning.
   5. Deadlines visueel overzichtelijk makenJe maakt deadlines visueel overzichtelijk in je agenda.
7. 7 Overzicht en monitoring van agenda Je bewaakt overzicht, controleert afspraken en past planningen aan waar nodig.
   5 lessen

   1. Dagelijks en wekelijks overzicht makenJe maakt dagelijks en wekelijks een overzicht van je planning.
   2. Taken en afspraken periodiek controlerenJe controleert periodiek je taken en afspraken op voortgang.
   3. Notificaties en alerts instellenJe stelt notificaties en alerts in voor belangrijke taken.
   4. Openstaande acties bijhoudenJe houdt openstaande acties bij en volgt deze op.
   5. Planning aanpassen bij wijzigingenJe past je planning aan bij gewijzigde omstandigheden.
8. 8 Omgaan met planningwijzigingen Je reageert flexibel op wijzigingen en past je planning en communicatie aan.
   5 lessen

   1. Flexibel reageren op onverwachte wijzigingenJe reageert flexibel op onverwachte veranderingen in je planning.
   2. Alternatieve tijdslots zoekenJe zoekt alternatieve tijdslots voor verplaatste afspraken.
   3. Prioriteiten opnieuw beoordelenJe beoordeelt prioriteiten opnieuw bij wijzigingen.
   4. Communicatie naar betrokkenen bijstellenJe stelt je communicatie bij richting betrokkenen.
   5. Documenteren van gewijzigde afsprakenJe documenteert gewijzigde afspraken in je agenda.
9. 9 Efficiënt tijdbeheer Je herkent tijdverspilling, plant focusblokken en gebruikt technieken voor efficiënt werken.
   5 lessen

   1. Tijdverspilling herkennen en vermijdenJe signaleert tijdverspilling en neemt maatregelen om dit te voorkomen.
   2. Focusblokken plannen voor concentratiewerkJe plant blokken voor geconcentreerd werken in je agenda.
   3. Pauzes en rustmomenten inplannenJe plant pauzes en rustmomenten in voor een gezonde werkdag.
   4. Taken bundelen voor efficiëntieJe bundelt taken om efficiënter te werken.
   5. Gebruik maken van planningstechnieken zoals timeboxingJe past planningstechnieken zoals timeboxing toe in je werk.
10. 10 Evaluatie en optimalisatie van planning Je beoordeelt je planning, verwerkt feedback en test verbeteringen in je tijdbeheer.
    5 lessen

    1. Periodiek planningseffectiviteit beoordelenJe beoordeelt periodiek hoe effectief je planning werkt.
    2. Verbeterpunten in agendabeheer identificerenJe signaleert verbeterpunten in je agendabeheer.
    3. Feedback van collega’s verwerkenJe verwerkt feedback van collega’s in je planning.
    4. Methoden testen voor betere efficiëntieJe test verschillende methoden om efficiënter te werken.
    5. Zelfreflectie op tijdmanagement toepassenJe reflecteert op je eigen tijdmanagement en past dit aan waar nodig.