MBO Praktijkcursus – Notuleren en verslaglegging

Je leert notulen en verslagen opstellen, structureren en verspreiden volgens professionele richtlijnen.

1. 1 Basisprincipes van notuleren Je verdiept je in de basisprincipes en het doel van notuleren voor verschillende soorten vergaderingen.
   5 lessen

   1. Functie en doel van notulen begrijpenJe onderzoekt waarom notulen worden gemaakt en welke functie ze hebben.
   2. Verschil tussen informatieve en besluitvormende notulenJe vergelijkt informatieve en besluitvormende notulen aan de hand van voorbeelden.
   3. Belang van objectiviteit en neutraliteitJe leert hoe je neutraal en objectief blijft bij het notuleren.
   4. Structuur van een notulen documentJe bekijkt hoe een notulendocument logisch is opgebouwd.
   5. Terminologie en taalgebruik in notulenJe past het juiste taalgebruik en de juiste termen toe in notulen.
2. 2 Voorbereiding op een vergadering Je bereidt je voor op een vergadering door agenda, deelnemers en hulpmiddelen te organiseren.
   5 lessen

   1. Agenda doornemen en kernpunten identificerenJe selecteert de belangrijkste agendapunten en kernonderwerpen.
   2. Rollen en deelnemers in kaart brengenJe brengt de rollen en deelnemers van de vergadering in kaart.
   3. Notulistmateriaal en hulpmiddelen klaarzettenJe zorgt dat je alle benodigde materialen en hulpmiddelen klaar hebt liggen.
   4. Verwachte discussies en besluiten inschattenJe schat in waar discussies en besluiten kunnen ontstaan.
   5. Eventuele achtergrondinformatie verzamelenJe verzamelt relevante achtergrondinformatie ter voorbereiding.
3. 3 Luisteren en kernpunten vastleggen Je oefent met luisteren en het vastleggen van de kern van vergaderingen zonder details te missen.
   5 lessen

   1. Actief luisteren tijdens vergaderingenJe past actief luisteren toe tijdens een vergadering.
   2. Belangrijke onderwerpen, besluiten en acties onderscheidenJe onderscheidt besluiten, acties en hoofdonderwerpen van bijzaken.
   3. Relevante details versus bijzaken herkennenJe herkent welke details relevant zijn en welke niet.
   4. Samenvatten in korte, duidelijke zinnenJe vat besproken punten samen in korte, heldere zinnen.
   5. Tijdige aantekeningen maken zonder te veel te vertragenJe maakt tijdig aantekeningen zonder het proces te vertragen.
4. 4 Structureren van notulen Je leert notulen logisch te ordenen en overzichtelijk te maken voor de lezer.
   5 lessen

   1. Opdelen in duidelijke secties (besluiten, acties, discussies)Je deelt notulen op in secties zoals besluiten, acties en discussies.
   2. Nummering en opsommingstekens gebruikenJe gebruikt nummering en opsommingstekens voor duidelijkheid.
   3. Duidelijke kopjes en subkopjes aanbrengenJe voegt kopjes en subkopjes toe voor structuur.
   4. Chronologische volgorde volgen waar nodigJe volgt waar nodig de chronologische volgorde van de vergadering.
   5. Consistentie in stijl en terminologie behoudenJe bewaakt consistentie in stijl en terminologie.
5. 5 Schrijven van notulen Je werkt aan het formuleren van heldere, objectieve en foutloze notulen.
   5 lessen

   1. Heldere en begrijpelijke zinnen formulerenJe schrijft begrijpelijke en heldere zinnen.
   2. Feitelijk en objectief blijvenJe blijft feitelijk en objectief in je verslaglegging.
   3. Juiste tijdsvormen en aanspreekvormen gebruikenJe past de juiste tijdsvormen en aanspreekvormen toe.
   4. Verkorte notities omzetten naar volledig verslagJe zet verkorte aantekeningen om in een volledig verslag.
   5. Controleren op grammatica en spellingJe controleert notulen op grammatica en spelling.
6. 6 Verslaglegging van acties en besluiten Je legt besluiten en acties gestructureerd vast en wijst verantwoordelijkheden toe.
   5 lessen

   1. Besluiten duidelijk benoemen met verantwoordelijkeJe benoemt besluiten en koppelt deze aan de juiste verantwoordelijke.
   2. Actiepunten met deadlines noterenJe noteert actiepunten en voegt deadlines toe.
   3. Verantwoordelijkheden toewijzen aan deelnemersJe wijst verantwoordelijkheden toe aan de juiste personen.
   4. Overzichtelijke tabellen of lijsten gebruikenJe maakt overzichtelijke tabellen of lijsten van acties en besluiten.
   5. Herinnering aan openstaande acties mogelijk makenJe zorgt dat openstaande acties eenvoudig terug te vinden zijn.
7. 7 Gebruik van digitale hulpmiddelen Je past digitale hulpmiddelen toe voor het opstellen, delen en archiveren van notulen.
   5 lessen

   1. Digitale notulering en sjablonen toepassenJe gebruikt digitale sjablonen voor het maken van notulen.
   2. Integratie met agenda- en vergadersoftwareJe integreert notulen met agenda- en vergadersoftware.
   3. Opmaak en lay-out van digitale documenten optimaliserenJe optimaliseert de opmaak en lay-out van digitale documenten.
   4. Delen en archiveren via interne systemenJe deelt en archiveert notulen via interne systemen.
   5. Gebruik van audio-opnames voor controleJe gebruikt audio-opnames ter controle van je verslaglegging.
8. 8 Distributie van notulen Je verspreidt notulen tijdig en zorgt voor juiste distributie en versiebeheer.
   5 lessen

   1. Tijdig verspreiden onder deelnemersJe zorgt dat notulen tijdig bij alle deelnemers aankomen.
   2. Verspreiding naar juiste stakeholders waarborgenJe waarborgt dat de juiste stakeholders de notulen ontvangen.
   3. Versiebeheer toepassen bij wijzigingenJe past versiebeheer toe bij het doorvoeren van wijzigingen.
   4. Bijlagen en ondersteunende documenten toevoegenJe voegt bijlagen en ondersteunende documenten toe.
   5. Duidelijke onderwerpregels en mailteksten opstellenJe stelt duidelijke onderwerpregels en mailteksten op.
9. 9 Feedback en correcties verwerken Je verwerkt feedback en correcties en communiceert over wijzigingen met betrokkenen.
   5 lessen

   1. Ontvangen opmerkingen en aanvullingen verwerkenJe verwerkt ontvangen opmerkingen en aanvullingen in de notulen.
   2. Correcties doorvoeren zonder kerninformatie te verliezenJe voert correcties door zonder informatie te verliezen.
   3. Communiceren over wijzigingen naar alle betrokkenenJe communiceert wijzigingen met alle betrokken deelnemers.
   4. Notulen definitief vastleggenJe legt de definitieve versie van de notulen vast.
   5. Leerpunten voor toekomstige vergaderingen vastleggenJe noteert leerpunten voor toekomstige vergaderingen.
10. 10 Evaluatie en verbetering van notulering Je evalueert je eigen notulering en past verbeteringen en best practices toe.
    5 lessen

    1. Reflecteren op efficiëntie en nauwkeurigheidJe reflecteert op de efficiëntie en nauwkeurigheid van je notulen.
    2. Eigen schrijfstijl beoordelen en verbeterenJe beoordeelt en verbetert je eigen schrijfstijl.
    3. Verbeterpunten voor voorbereiding en verslaglegging identificerenJe identificeert verbeterpunten voor voorbereiding en verslaglegging.
    4. Best practices van anderen analyserenJe analyseert best practices van anderen.
    5. Procedures en sjablonen optimaliseren voor consistentieJe optimaliseert procedures en sjablonen voor meer consistentie.