MBO Praktijkcursus – Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten

Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten van voorbereiding tot evaluatie, zowel fysiek als online.

1. 1 Doel en type van vergadering bepalen Je bepaalt het doel, type, verwachte resultaten, prioriteit en doelgroep van een vergadering.
   5 lessen

   1. Verschillende soorten vergaderingen herkennen (informatief, besluitvorming, brainstorm)Je leert verschillende vergadervormen onderscheiden en toepassen.
   2. Het doel van de vergadering vaststellenJe stelt het doel van de bijeenkomst vast op basis van de situatie.
   3. Verwachte resultaten en uitkomsten definiërenJe formuleert heldere verwachte uitkomsten voor de vergadering.
   4. Prioriteit en urgentie van de vergadering bepalenJe beoordeelt de urgentie en prioriteit van de bijeenkomst.
   5. De doelgroep en deelnemers identificerenJe brengt de juiste deelnemers en doelgroep in kaart.
2. 2 Planning en tijdmanagement Je plant de vergadering, bepaalt de duur en stelt een gestructureerde agenda op.
   5 lessen

   1. Geschikte datum en tijd kiezenJe kiest een geschikte datum en tijd op basis van beschikbaarheid.
   2. Duur van de vergadering bepalenJe bepaalt de benodigde tijd voor het volledige overleg.
   3. Agendapunten en volgorde opstellenJe stelt agendapunten op in een logische volgorde.
   4. Tijdsplanning per onderwerp inschattenJe schat de tijdsduur per onderwerp in.
   5. Buffertijd voor discussie en vragen inplannenJe plant ruimte in voor discussie en vragen.
3. 3 Uitnodigingen en communicatie Je verzorgt uitnodigingen en houdt deelnemers goed geïnformeerd over de vergadering.
   5 lessen

   1. Correcte uitnodigingen opstellenJe stelt correcte en duidelijke uitnodigingen op.
   2. Duidelijke informatie over locatie of link bij online vergadering gevenJe verstrekt heldere informatie over locatie of online toegang.
   3. Agenda en relevante documenten meesturenJe voegt agenda en relevante documenten toe aan de uitnodiging.
   4. RSVP en bevestigingen volgenJe volgt binnenkomende bevestigingen en aanmeldingen op.
   5. Herinneringen versturen voorafgaand aan de vergaderingJe verstuurt tijdig herinneringen aan de deelnemers.
4. 4 Locatie en faciliteiten regelen Je regelt een geschikte ruimte, apparatuur, opstelling, catering en technische ondersteuning.
   5 lessen

   1. Geschikte vergaderruimte reserverenJe reserveert een passende vergaderruimte.
   2. Benodigde apparatuur controleren (projector, scherm, microfoon)Je controleert of alle benodigde apparatuur aanwezig en werkend is.
   3. Stoelen en tafels optimaal plaatsenJe zorgt voor een praktische opstelling van stoelen en tafels.
   4. Catering en pauzes plannen indien nodigJe plant catering en pauzes indien nodig.
   5. Technische ondersteuning beschikbaar makenJe maakt technische ondersteuning beschikbaar voor de bijeenkomst.
5. 5 Agenda opstellen en verspreiden Je stelt een duidelijke agenda op en verspreidt deze tijdig, inclusief relevante documenten.
   5 lessen

   1. Logische volgorde van onderwerpen bepalenJe bepaalt een logische volgorde voor de te bespreken onderwerpen.
   2. Tijdsindicatie per agendapunt toevoegenJe voegt bij elk agendapunt een tijdsindicatie toe.
   3. Belangrijke documenten en bijlagen bijvoegenJe voegt belangrijke documenten en bijlagen toe aan de agenda.
   4. Agenda tijdig delen met alle deelnemersJe deelt de agenda tijdig met alle deelnemers.
   5. Flexibiliteit voor last-minute aanpassingen waarborgenJe zorgt voor flexibiliteit bij eventuele last-minute wijzigingen.
6. 6 Rollen en verantwoordelijkheden verdelen Je verdeelt rollen en verantwoordelijkheden en informeert de deelnemers hierover.
   5 lessen

   1. Voorzitter of gespreksleider aanwijzenJe wijst een voorzitter of gespreksleider aan.
   2. Notulist of verslaggever aanstellenJe stelt een notulist of verslaggever aan voor de bijeenkomst.
   3. Deelnemers voorbereiden op hun bijdrageJe bereidt deelnemers voor op hun rol en bijdrage.
   4. Taakverdeling voor follow-up acties vastleggenJe legt de taakverdeling voor vervolgacties vast.
   5. Rollen communiceren aan alle deelnemersJe communiceert de rollen en taken naar alle deelnemers.
7. 7 Vergadertechnieken en interactie Je past vergadertechnieken toe en zorgt voor effectieve interactie en besluitvorming.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie en luistervaardigheden toepassenJe gebruikt effectieve communicatie- en luistervaardigheden.
   2. Besluitvormingsmethodes gebruikenJe past verschillende besluitvormingsmethodes toe.
   3. Discussies in goede banen leidenJe begeleidt discussies en houdt het overleg gestructureerd.
   4. Conflicten herkennen en oplossenJe signaleert en lost conflicten tijdens de vergadering op.
   5. Betrokkenheid van alle deelnemers stimulerenJe stimuleert actieve deelname van alle aanwezigen.
8. 8 Online vergaderen Je organiseert en begeleidt online vergaderingen met de juiste tools en technieken.
   5 lessen

   1. Gebruik van videoconferencing tools (Teams, Zoom, Google Meet)Je maakt gebruik van verschillende videoconferencingtools.
   2. Beheer van deelnemers en functies (mute, screen sharing)Je beheert deelnemers en functionaliteiten tijdens het overleg.
   3. Technische problemen voorkomen en oplossenJe voorkomt en verhelpt technische problemen.
   4. Online interactie bevorderen (polls, chat, break-out rooms)Je bevordert online interactie via polls, chat of break-out rooms.
   5. Registratie en opname van de vergadering beherenJe beheert registratie en opname van het overleg.
9. 9 Notuleren en verslaglegging Je legt besluiten en actiepunten vast en zorgt voor duidelijke verslaglegging en archivering.
   5 lessen

   1. Kernpunten en besluiten vastleggenJe noteert kernpunten en genomen besluiten tijdens het overleg.
   2. Actiepunten en verantwoordelijkheden benoemenJe benoemt actiepunten en verantwoordelijken in het verslag.
   3. Verslag tijdig delen met deelnemersJe deelt het verslag tijdig met alle betrokkenen.
   4. Gebruik van duidelijke en beknopte taalJe gebruikt heldere en beknopte taal in de verslaglegging.
   5. Archivering van notulen en documentenJe archiveert notulen en relevante documenten zorgvuldig.
10. 10 Evaluatie en follow-up Je evalueert het verloop, volgt actiepunten op en verwerkt feedback voor toekomstige bijeenkomsten.
    5 lessen

    1. Feedback vragen over de vergaderingJe vraagt feedback over het verloop van de bijeenkomst.
    2. Actiepunten opvolgen en monitorenJe volgt actiepunten op en monitort de voortgang.
    3. Effectiviteit van de vergadering analyserenJe analyseert de effectiviteit van het overleg.
    4. Verbeterpunten voor toekomstige vergaderingen noterenJe noteert verbeterpunten voor komende vergaderingen.
    5. Lessen trekken uit ervaringen en aanpassen van processenJe past processen aan op basis van opgedane ervaringen.