MHBO Multitasking en prioriteiten stellen (6 maanden)

Je ondersteunt management en organisatie door effectief te plannen, communiceren, organiseren en rapporteren.

1. 1 Inleiding tot managementsupport Je onderzoekt de rol van managementsupport en de samenwerking met andere afdelingen.
   5 lessen

   1. Definitie en rol van managementsupport in organisatiesJe beschrijft de taken en het belang van managementsupport in organisaties.
   2. Verschillende functies en verantwoordelijkheden van een managementsupportmedewerkerJe vergelijkt verschillende functies en verantwoordelijkheden in managementsupport.
   3. Het belang van managementsupport voor efficiëntie en effectiviteitJe analyseert hoe managementsupport bijdraagt aan efficiënte processen.
   4. De relatie tussen managementsupport en andere afdelingenJe bekijkt hoe je samenwerkt met andere afdelingen binnen een organisatie.
   5. Trends en ontwikkelingen in managementsupportJe signaleert actuele ontwikkelingen en veranderingen in het vakgebied.
2. 2 Communicatievaardigheden Je oefent met verschillende communicatietechnieken voor samenwerking en informatieoverdracht.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie met managers en teamledenJe past gespreksvaardigheden toe met managers en collega’s.
   2. Actief luisteren en feedback gevenJe oefent actief luisteren en het geven van constructieve feedback.
   3. Professioneel schrijvenJe schrijft zakelijke teksten en berichten voor professioneel gebruik.
   4. Interculturele communicatie in een diverse werkomgevingJe herkent culturele verschillen en stemt je communicatie daarop af.
   5. Het gebruik van digitale communicatiemiddelen en platformsJe gebruikt digitale communicatiemiddelen en platforms in je werk.
3. 3 Agendabeheer en planning Je leert agenda’s en planningen beheren, vergaderingen organiseren en prioriteiten stellen.
   5 lessen

   1. Het beheren van agenda's en planningsystemenJe beheert digitale en papieren agenda’s en planningsystemen.
   2. Het organiseren van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en organiseert vergaderingen voor het management.
   3. Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van agenda'sJe stelt vergaderagenda’s op en bereidt bijeenkomsten voor.
   4. Effectief tijdbeheer en prioriteiten stellenJe past technieken toe om tijd efficiënt te gebruiken en prioriteiten te bepalen.
   5. Het omgaan met last-minute wijzigingen en conflictenJe reageert flexibel op onverwachte wijzigingen en conflicten in de planning.
4. 4 Documentbeheer en digitale archivering Je beheert documenten digitaal, zorgt voor archivering en let op privacy en beveiliging.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van documentbeheer en archiveringJe past basisprincipes van documentbeheer en archivering toe.
   2. Het opstellen en formatteren van documentenJe stelt documenten op en zorgt voor een correcte opmaak.
   3. Gebruik van digitale archiveringssystemenJe gebruikt digitale systemen voor het archiveren van documenten.
   4. Het belang van versiebeheer en documentatieJe houdt overzicht door versiebeheer en goede documentatie.
   5. Beveiliging van gevoelige informatie en privacy-overwegingenJe borgt de veiligheid van informatie en houdt rekening met privacy.
5. 5 Financieel beheer en budgettering Je leert basisvaardigheden in financieel beheer, budgettering en rapportage voor ondersteuning.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van financieel beheer in organisatiesJe krijgt inzicht in de basis van financieel beheer binnen organisaties.
   2. Het opstellen en bijhouden van budgettenJe stelt budgetten op en houdt deze bij gedurende het jaar.
   3. Financiële rapportage en analysesJe maakt financiële rapportages en voert eenvoudige analyses uit.
   4. Het beheer van onkosten en declaratiesJe verwerkt onkosten en declaraties volgens vaste procedures.
   5. Het begrijpen van financiële documenten en kasstromenJe leest en begrijpt financiële documenten en kasstromen.
6. 6 Projectmanagementvaardigheden Je past projectmanagementvaardigheden toe, van planning tot evaluatie van resultaten.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van projectmanagementJe maakt kennis met de basis van projectmatig werken.
   2. Het opstellen van projectplannen en -doelenJe stelt projectplannen en doelen op voor een concreet project.
   3. Het organiseren van resources en takenJe organiseert middelen en taken binnen een projectteam.
   4. Risicoanalyse en -beheer in projectenJe voert risicoanalyses uit en beheert risico’s tijdens projecten.
   5. Evaluatie en rapportage van projectresultatenJe evalueert en rapporteert de resultaten van projecten.
7. 7 Kantoororganisatie en efficiëntie Je organiseert je werkplek en dagelijkse taken efficiënt met behulp van technologie en methoden.
   5 lessen

   1. Het belang van een georganiseerde werkplekJe richt je werkplek efficiënt in voor een goede workflow.
   2. Tijdmanagementtechnieken en productiviteitstoolsJe gebruikt tijdmanagementtechnieken en productiviteitstools.
   3. Het gebruik van technologie voor kantoorautomatiseringJe past kantoorautomatisering toe met geschikte technologie.
   4. Procedures voor het beheren van dagelijkse takenJe volgt procedures voor het beheren van dagelijkse werkzaamheden.
   5. Effectieve werkmethoden en processen verbeterenJe verbetert werkmethoden en processen waar mogelijk.
8. 8 Ondersteuning van het management Je stemt je ondersteuning af op de behoeften van het management en werkt vertrouwelijk.
   5 lessen

   1. Het begrijpen van de behoeften van het managementJe onderzoekt wat het management nodig heeft in verschillende situaties.
   2. Proactief bieden van ondersteuning en oplossingenJe biedt proactief ondersteuning en denkt mee in oplossingen.
   3. Het beheren van vertrouwelijke informatie en documentenJe beheert vertrouwelijke informatie en documenten zorgvuldig.
   4. Het rapporteren van belangrijke informatie en inzichtenJe rapporteert relevante informatie en inzichten aan het management.
   5. Het ontwikkelen van goede relaties met het managementteamJe bouwt aan een goede werkrelatie met het managementteam.
9. 9 Relatiemanagement en netwerken Je ontwikkelt vaardigheden voor relatiemanagement, netwerken en klantcontact in organisaties.
   5 lessen

   1. Het belang van netwerken in een zakelijke omgevingJe onderzoekt het belang van netwerken in een zakelijke context.
   2. Relatiemanagement met interne en externe stakeholdersJe beheert relaties met interne en externe partijen.
   3. Het opbouwen van een professioneel netwerkJe bouwt een professioneel netwerk op en onderhoudt dit.
   4. Het omgaan met klanten en leveranciersJe communiceert effectief met klanten en leveranciers.
   5. Het gebruik van sociale media voor netwerkenJe gebruikt sociale media om je netwerk uit te breiden.
10. 10 Probleemoplossing en besluitvorming Je past methoden toe voor probleemoplossing en besluitvorming binnen de organisatie.
    5 lessen

    1. Methoden voor probleemidentificatie en -analyseJe herkent en analyseert problemen in werksituaties.
    2. Creatief denken en innovatie in probleemoplossingJe gebruikt creatieve technieken om oplossingen te bedenken.
    3. Het proces van besluitvorming in een organisatieJe volgt het besluitvormingsproces binnen een organisatie.
    4. Evaluatie van alternatieven en risico'sJe evalueert alternatieven en inschatting van risico’s.
    5. Implementatie en follow-up van besluitenJe voert besluiten uit en volgt de resultaten op.

Je plant, prioriteert en voert meerdere taken tegelijk uit met aandacht voor structuur, tijdmanagement en stressbeheersing.

1. 1 Basisprincipes van multitasking Je onderzoekt hoe multitasking werkt, wat de effecten zijn en hoe je je eigen grenzen herkent.
   5 lessen

   1. Verschil tussen parallelle en seriële takenJe vergelijkt verschillende manieren om taken tegelijk of na elkaar aan te pakken.
   2. Voor- en nadelen van multitaskingJe benoemt voordelen en nadelen van meerdere taken tegelijk uitvoeren.
   3. Invloed van multitasking op productiviteit en concentratieJe analyseert hoe multitasking je productiviteit en concentratie beïnvloedt.
   4. Herkennen van persoonlijke capaciteiten en grenzenJe onderzoekt je eigen capaciteit en grenzen bij het uitvoeren van meerdere taken.
   5. Bewust omgaan met afleidingenJe leert bewust om te gaan met afleidingen tijdens het werken.
2. 2 Taken en doelen structureren Je structureert taken en doelen met behulp van lijsten, planners en logische volgordes.
   5 lessen

   1. Opstellen van een dagelijkse of wekelijkse takenlijstJe stelt een overzichtelijke takenlijst op voor een dag of een week.
   2. Verdelen van taken in korte en lange termijn doelenJe verdeelt taken in korte en lange termijn doelen.
   3. Gebruik van digitale en fysieke plannersJe oefent met het gebruik van digitale en papieren planners.
   4. Het belang van overzicht en prioriteringJe onderzoekt hoe overzicht en het stellen van prioriteiten samenhangen.
   5. Het creëren van een logische volgorde van werkzaamhedenJe ordent werkzaamheden in een logische volgorde.
3. 3 Prioriteiten bepalen Je bepaalt prioriteiten met behulp van methodes en past deze toe bij wisselende omstandigheden.
   5 lessen

   1. Toepassen van urgentie- en belangrijkheidsmatrix (Eisenhower-methode)Je past een matrix toe om urgentie en belangrijkheid van taken te bepalen.
   2. Het herkennen van kritieke taken versus minder belangrijke takenJe herkent welke taken direct aandacht vragen en welke kunnen wachten.
   3. Effectief delegeren van takenJe oefent met het delegeren van taken aan anderen.
   4. Flexibiliteit bij onverwachte wijzigingenJe blijft flexibel als prioriteiten plotseling veranderen.
   5. Evaluatie van prioriteiten bij veranderende omstandighedenJe evalueert prioriteiten als omstandigheden wijzigen.
4. 4 Tijdmanagement technieken Je past verschillende tijdmanagementtechnieken toe en evalueert je eigen tijdsbesteding.
   5 lessen

   1. Techniek van time-blocking en planning van werksessiesJe plant werksessies met behulp van time-blocking.
   2. Pomodoro-techniek voor gefocuste werkblokkenJe oefent met de Pomodoro-techniek voor geconcentreerd werken.
   3. Inplannen van pauzes en herstelmomentenJe plant pauzes en herstelmomenten in je werkdag.
   4. Buffer tijd inplannen voor onvoorziene takenJe reserveert tijd voor onverwachte taken.
   5. Evaluatie van tijdsbesteding aan takenJe beoordeelt hoe je tijd aan verschillende taken besteedt.
5. 5 Omgaan met afleidingen Je herkent afleidingen en past technieken toe om gefocust te blijven op je werkzaamheden.
   5 lessen

   1. Herkennen van interne en externe afleidingenJe onderscheidt interne en externe afleidingen tijdens je werk.
   2. Effectief gebruik van meldingen en notificatiesJe stelt meldingen en notificaties zo in dat ze je niet onnodig storen.
   3. Werkplek organiseren voor maximale focusJe richt je werkplek in voor meer concentratie.
   4. Grenzen stellen bij collega’s en communicatieJe leert grenzen stellen in communicatie met collega’s.
   5. Technieken om de aandacht terug te brengen naar prioriteitenJe brengt je aandacht terug naar je belangrijkste taken.
6. 6 Efficiënt communiceren tijdens multitasking Je communiceert efficiënt en duidelijk bij het uitvoeren van meerdere taken tegelijk.
   5 lessen

   1. Duidelijke instructies geven bij gelijktijdige takenJe geeft heldere instructies als je met verschillende taken bezig bent.
   2. Statusupdates en voortgang communicerenJe houdt anderen op de hoogte van je voortgang en status.
   3. Overbelasting van collega’s voorkomenJe voorkomt dat collega’s overbelast raken door duidelijke afspraken.
   4. Gebruik van korte en duidelijke berichtgevingJe gebruikt korte en duidelijke berichten in je communicatie.
   5. Het vermijden van misverstanden door gestructureerde communicatieJe voorkomt misverstanden door gestructureerd te communiceren.
7. 7 Stressmanagement bij multitasking Je herkent stresssignalen en past technieken toe om stress te verminderen en grenzen te bewaken.
   5 lessen

   1. Herkennen van stresssignalen en burn-out risico’sJe signaleert stress en risico’s op burn-out bij jezelf.
   2. Effectieve ademhaling en korte ontspanningsoefeningenJe past ademhalingsoefeningen en korte ontspanning toe.
   3. Het stellen van realistische doelenJe stelt doelen die haalbaar zijn binnen je mogelijkheden.
   4. Ontwikkelen van veerkracht en flexibiliteitJe werkt aan veerkracht en flexibiliteit in je werk.
   5. Grenzen herkennen en bewakenJe bewaakt je eigen grenzen en leert deze tijdig aan te geven.
8. 8 Digitale hulpmiddelen en apps Je zet digitale hulpmiddelen en apps in om je taken en prioriteiten efficiënt te beheren.
   5 lessen

   1. Gebruik van planners en taakbeheersoftwareJe gebruikt digitale planners en taakbeheersoftware in je werk.
   2. Instellen van herinneringen en deadlinesJe stelt herinneringen en deadlines in digitale systemen in.
   3. Prioriteiten markeren in digitale systemenJe markeert prioriteiten in digitale tools.
   4. Samenwerkingstools gebruiken om taken te verdelenJe verdeelt taken via samenwerkingstools.
   5. Efficiënt gebruik van e-mail en agenda voor multitaskingJe beheert e-mail en agenda voor het combineren van verschillende taken.
9. 9 Evaluatie en reflectie van taken Je reflecteert op je taakuitvoering en past je planning aan op basis van ervaringen en feedback.
   5 lessen

   1. Dagelijkse reflectie op voltooiing van takenJe kijkt dagelijks terug op de voortgang van je taken.
   2. Leren van inefficiënties en verbeterpuntenJe leert van inefficiënties en benoemt verbeterpunten.
   3. Aanpassen van prioriteitenlijst op basis van ervaringenJe past je prioriteitenlijst aan op basis van je ervaringen.
   4. Herkennen van patronen in tijdsbestedingJe herkent patronen in je tijdsbesteding.
   5. Gebruik van feedback van collega’s bij taakplanningJe gebruikt feedback van collega’s voor betere taakplanning.
10. 10 Productiviteit optimaliseren Je onderzoekt manieren om je productiviteit te verhogen en je workflow continu te verbeteren.
    5 lessen

    1. Technieken om werktempo te verhogen zonder foutenJe past technieken toe om sneller te werken zonder meer fouten te maken.
    2. Herkennen van piekuren en optimale werktijdenJe herkent je eigen piekuren en benut deze voor belangrijke taken.
    3. Combineren van taken die elkaar versterkenJe combineert werkzaamheden die elkaar versterken.
    4. Minimaliseren van niet-essentiële werkzaamhedenJe beperkt werkzaamheden die weinig bijdragen aan je doelen.
    5. Continu verbeteren van persoonlijke workflowJe verbetert je persoonlijke workflow op basis van je ervaringen.