MHBO Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten (6 maanden)

Je ondersteunt management en organisatie door effectief te plannen, communiceren, organiseren en rapporteren.

1. 1 Inleiding tot managementsupport Je onderzoekt de rol van managementsupport en de samenwerking met andere afdelingen.
   5 lessen

   1. Definitie en rol van managementsupport in organisatiesJe beschrijft de taken en het belang van managementsupport in organisaties.
   2. Verschillende functies en verantwoordelijkheden van een managementsupportmedewerkerJe vergelijkt verschillende functies en verantwoordelijkheden in managementsupport.
   3. Het belang van managementsupport voor efficiëntie en effectiviteitJe analyseert hoe managementsupport bijdraagt aan efficiënte processen.
   4. De relatie tussen managementsupport en andere afdelingenJe bekijkt hoe je samenwerkt met andere afdelingen binnen een organisatie.
   5. Trends en ontwikkelingen in managementsupportJe signaleert actuele ontwikkelingen en veranderingen in het vakgebied.
2. 2 Communicatievaardigheden Je oefent met verschillende communicatietechnieken voor samenwerking en informatieoverdracht.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie met managers en teamledenJe past gespreksvaardigheden toe met managers en collega’s.
   2. Actief luisteren en feedback gevenJe oefent actief luisteren en het geven van constructieve feedback.
   3. Professioneel schrijvenJe schrijft zakelijke teksten en berichten voor professioneel gebruik.
   4. Interculturele communicatie in een diverse werkomgevingJe herkent culturele verschillen en stemt je communicatie daarop af.
   5. Het gebruik van digitale communicatiemiddelen en platformsJe gebruikt digitale communicatiemiddelen en platforms in je werk.
3. 3 Agendabeheer en planning Je leert agenda’s en planningen beheren, vergaderingen organiseren en prioriteiten stellen.
   5 lessen

   1. Het beheren van agenda's en planningsystemenJe beheert digitale en papieren agenda’s en planningsystemen.
   2. Het organiseren van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en organiseert vergaderingen voor het management.
   3. Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van agenda'sJe stelt vergaderagenda’s op en bereidt bijeenkomsten voor.
   4. Effectief tijdbeheer en prioriteiten stellenJe past technieken toe om tijd efficiënt te gebruiken en prioriteiten te bepalen.
   5. Het omgaan met last-minute wijzigingen en conflictenJe reageert flexibel op onverwachte wijzigingen en conflicten in de planning.
4. 4 Documentbeheer en digitale archivering Je beheert documenten digitaal, zorgt voor archivering en let op privacy en beveiliging.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van documentbeheer en archiveringJe past basisprincipes van documentbeheer en archivering toe.
   2. Het opstellen en formatteren van documentenJe stelt documenten op en zorgt voor een correcte opmaak.
   3. Gebruik van digitale archiveringssystemenJe gebruikt digitale systemen voor het archiveren van documenten.
   4. Het belang van versiebeheer en documentatieJe houdt overzicht door versiebeheer en goede documentatie.
   5. Beveiliging van gevoelige informatie en privacy-overwegingenJe borgt de veiligheid van informatie en houdt rekening met privacy.
5. 5 Financieel beheer en budgettering Je leert basisvaardigheden in financieel beheer, budgettering en rapportage voor ondersteuning.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van financieel beheer in organisatiesJe krijgt inzicht in de basis van financieel beheer binnen organisaties.
   2. Het opstellen en bijhouden van budgettenJe stelt budgetten op en houdt deze bij gedurende het jaar.
   3. Financiële rapportage en analysesJe maakt financiële rapportages en voert eenvoudige analyses uit.
   4. Het beheer van onkosten en declaratiesJe verwerkt onkosten en declaraties volgens vaste procedures.
   5. Het begrijpen van financiële documenten en kasstromenJe leest en begrijpt financiële documenten en kasstromen.
6. 6 Projectmanagementvaardigheden Je past projectmanagementvaardigheden toe, van planning tot evaluatie van resultaten.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van projectmanagementJe maakt kennis met de basis van projectmatig werken.
   2. Het opstellen van projectplannen en -doelenJe stelt projectplannen en doelen op voor een concreet project.
   3. Het organiseren van resources en takenJe organiseert middelen en taken binnen een projectteam.
   4. Risicoanalyse en -beheer in projectenJe voert risicoanalyses uit en beheert risico’s tijdens projecten.
   5. Evaluatie en rapportage van projectresultatenJe evalueert en rapporteert de resultaten van projecten.
7. 7 Kantoororganisatie en efficiëntie Je organiseert je werkplek en dagelijkse taken efficiënt met behulp van technologie en methoden.
   5 lessen

   1. Het belang van een georganiseerde werkplekJe richt je werkplek efficiënt in voor een goede workflow.
   2. Tijdmanagementtechnieken en productiviteitstoolsJe gebruikt tijdmanagementtechnieken en productiviteitstools.
   3. Het gebruik van technologie voor kantoorautomatiseringJe past kantoorautomatisering toe met geschikte technologie.
   4. Procedures voor het beheren van dagelijkse takenJe volgt procedures voor het beheren van dagelijkse werkzaamheden.
   5. Effectieve werkmethoden en processen verbeterenJe verbetert werkmethoden en processen waar mogelijk.
8. 8 Ondersteuning van het management Je stemt je ondersteuning af op de behoeften van het management en werkt vertrouwelijk.
   5 lessen

   1. Het begrijpen van de behoeften van het managementJe onderzoekt wat het management nodig heeft in verschillende situaties.
   2. Proactief bieden van ondersteuning en oplossingenJe biedt proactief ondersteuning en denkt mee in oplossingen.
   3. Het beheren van vertrouwelijke informatie en documentenJe beheert vertrouwelijke informatie en documenten zorgvuldig.
   4. Het rapporteren van belangrijke informatie en inzichtenJe rapporteert relevante informatie en inzichten aan het management.
   5. Het ontwikkelen van goede relaties met het managementteamJe bouwt aan een goede werkrelatie met het managementteam.
9. 9 Relatiemanagement en netwerken Je ontwikkelt vaardigheden voor relatiemanagement, netwerken en klantcontact in organisaties.
   5 lessen

   1. Het belang van netwerken in een zakelijke omgevingJe onderzoekt het belang van netwerken in een zakelijke context.
   2. Relatiemanagement met interne en externe stakeholdersJe beheert relaties met interne en externe partijen.
   3. Het opbouwen van een professioneel netwerkJe bouwt een professioneel netwerk op en onderhoudt dit.
   4. Het omgaan met klanten en leveranciersJe communiceert effectief met klanten en leveranciers.
   5. Het gebruik van sociale media voor netwerkenJe gebruikt sociale media om je netwerk uit te breiden.
10. 10 Probleemoplossing en besluitvorming Je past methoden toe voor probleemoplossing en besluitvorming binnen de organisatie.
    5 lessen

    1. Methoden voor probleemidentificatie en -analyseJe herkent en analyseert problemen in werksituaties.
    2. Creatief denken en innovatie in probleemoplossingJe gebruikt creatieve technieken om oplossingen te bedenken.
    3. Het proces van besluitvorming in een organisatieJe volgt het besluitvormingsproces binnen een organisatie.
    4. Evaluatie van alternatieven en risico'sJe evalueert alternatieven en inschatting van risico’s.
    5. Implementatie en follow-up van besluitenJe voert besluiten uit en volgt de resultaten op.

Je organiseert en begeleidt vergaderingen en bijeenkomsten, van voorbereiding tot evaluatie en follow-up.

1. 1 Doel en type van vergadering bepalen Je bepaalt het doel, type en de verwachte uitkomsten van een vergadering en brengt de doelgroep in kaart.
   5 lessen

   1. Verschillende soorten vergaderingen herkennen (informatief, besluitvorming, brainstorm)Je herkent verschillende vormen van vergaderen en weet wanneer je welke inzet.
   2. Het doel van de vergadering vaststellenJe stelt het doel vast op basis van de situatie en de gewenste resultaten.
   3. Verwachte resultaten en uitkomsten definiërenJe definieert wat de vergadering moet opleveren en welke besluiten nodig zijn.
   4. Prioriteit en urgentie van de vergadering bepalenJe beoordeelt de urgentie en prioriteit van het overleg.
   5. De doelgroep en deelnemers identificerenJe identificeert wie moet deelnemen en waarom.
2. 2 Planning en tijdmanagement Je plant vergaderingen effectief door datum, tijd, agenda en tijdsindeling zorgvuldig te bepalen.
   5 lessen

   1. Geschikte datum en tijd kiezenJe kiest een geschikt moment waarop de belangrijkste deelnemers aanwezig kunnen zijn.
   2. Duur van de vergadering bepalenJe bepaalt hoe lang het overleg duurt en stemt dit af op de onderwerpen.
   3. Agendapunten en volgorde opstellenJe stelt een duidelijke agenda op en bepaalt de volgorde van de onderwerpen.
   4. Tijdsplanning per onderwerp inschattenJe schat de benodigde tijd per agendapunt in.
   5. Buffertijd voor discussie en vragen inplannenJe reserveert tijd voor vragen en discussie.
3. 3 Uitnodigingen en communicatie Je verzorgt uitnodigingen, deelt relevante informatie en onderhoudt contact met deelnemers.
   5 lessen

   1. Correcte uitnodigingen opstellenJe stelt een uitnodiging op die alle benodigde informatie bevat.
   2. Duidelijke informatie over locatie of link bij online vergadering gevenJe geeft heldere instructies over de locatie of de online link.
   3. Agenda en relevante documenten meesturenJe voegt agenda en documenten toe aan de uitnodiging.
   4. RSVP en bevestigingen volgenJe volgt wie heeft gereageerd en bevestigt de aanmeldingen.
   5. Herinneringen versturen voorafgaand aan de vergaderingJe verstuurt tijdig een herinnering aan alle deelnemers.
4. 4 Locatie en faciliteiten regelen Je regelt een passende vergaderruimte, apparatuur, inrichting, catering en technische ondersteuning.
   5 lessen

   1. Geschikte vergaderruimte reserverenJe reserveert een ruimte die past bij het aantal deelnemers en het doel.
   2. Benodigde apparatuur controleren (projector, scherm, microfoon)Je controleert of alle benodigde apparatuur aanwezig en werkend is.
   3. Stoelen en tafels optimaal plaatsenJe zorgt dat de inrichting aansluit bij de vergaderbehoefte.
   4. Catering en pauzes plannen indien nodigJe plant catering en pauzes als dat nodig is.
   5. Technische ondersteuning beschikbaar makenJe regelt technische ondersteuning voor een soepel verloop.
5. 5 Agenda opstellen en verspreiden Je stelt een heldere agenda op, voegt bijlagen toe en deelt deze tijdig met de deelnemers.
   5 lessen

   1. Logische volgorde van onderwerpen bepalenJe bepaalt een logische volgorde voor de te bespreken onderwerpen.
   2. Tijdsindicatie per agendapunt toevoegenJe geeft per agendapunt aan hoeveel tijd er beschikbaar is.
   3. Belangrijke documenten en bijlagen bijvoegenJe voegt relevante documenten en bijlagen toe aan de agenda.
   4. Agenda tijdig delen met alle deelnemersJe verspreidt de agenda ruim voor de vergadering onder de deelnemers.
   5. Flexibiliteit voor last-minute aanpassingen waarborgenJe houdt rekening met mogelijke aanpassingen tot het laatste moment.
6. 6 Rollen en verantwoordelijkheden verdelen Je wijst rollen toe, bereidt deelnemers voor en legt de taakverdeling voor acties vast.
   5 lessen

   1. Voorzitter of gespreksleider aanwijzenJe benoemt wie de leiding neemt tijdens het overleg.
   2. Notulist of verslaggever aanstellenJe stelt vast wie de notulen maakt of het verslag verzorgt.
   3. Deelnemers voorbereiden op hun bijdrageJe informeert deelnemers over hun bijdrage aan de vergadering.
   4. Taakverdeling voor follow-up acties vastleggenJe verdeelt taken voor de opvolging van besluiten en acties.
   5. Rollen communiceren aan alle deelnemersJe communiceert de rolverdeling duidelijk aan iedereen.
7. 7 Vergadertechnieken en interactie Je past vergadertechnieken toe, stimuleert interactie en zorgt voor een constructief verloop.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie en luistervaardigheden toepassenJe gebruikt heldere communicatie en luistert actief naar deelnemers.
   2. Besluitvormingsmethodes gebruikenJe past besluitvormingsmethoden toe die bij de situatie passen.
   3. Discussies in goede banen leidenJe begeleidt discussies zodat deze doelgericht blijven.
   4. Conflicten herkennen en oplossenJe signaleert en lost conflicten tijdens het overleg op.
   5. Betrokkenheid van alle deelnemers stimulerenJe zorgt dat iedereen actief betrokken is bij het overleg.
8. 8 Online vergaderen Je gebruikt digitale vergadertools, beheert functies en bevordert interactie bij online overleg.
   5 lessen

   1. Gebruik van videoconferencing tools (Teams, Zoom, Google Meet)Je werkt met verschillende videoconferencing platforms.
   2. Beheer van deelnemers en functies (mute, screen sharing)Je beheert deelnemers en functies zoals dempen en scherm delen.
   3. Technische problemen voorkomen en oplossenJe voorkomt en lost technische problemen tijdens het overleg.
   4. Online interactie bevorderen (polls, chat, break-out rooms)Je stimuleert online interactie via polls, chat of break-out rooms.
   5. Registratie en opname van de vergadering beherenJe regelt registratie en opname van het overleg indien nodig.
9. 9 Notuleren en verslaglegging Je legt besluiten en actiepunten vast, deelt verslagen en archiveert documenten correct.
   5 lessen

   1. Kernpunten en besluiten vastleggenJe noteert de belangrijkste punten en genomen besluiten.
   2. Actiepunten en verantwoordelijkheden benoemenJe benoemt wie verantwoordelijk is voor welke actiepunten.
   3. Verslag tijdig delen met deelnemersJe deelt het verslag tijdig met alle deelnemers.
   4. Gebruik van duidelijke en beknopte taalJe schrijft duidelijk en beknopt in het verslag.
   5. Archivering van notulen en documentenJe archiveert notulen en bijlagen op een toegankelijke plek.
10. 10 Evaluatie en follow-up Je vraagt feedback, volgt acties op, analyseert het overleg en past verbeteringen toe.
    5 lessen

    1. Feedback vragen over de vergaderingJe verzamelt feedback van deelnemers over het verloop van het overleg.
    2. Actiepunten opvolgen en monitorenJe volgt de voortgang van afgesproken acties en monitort deze.
    3. Effectiviteit van de vergadering analyserenJe analyseert of het overleg effectief was en de doelen zijn gehaald.
    4. Verbeterpunten voor toekomstige vergaderingen noterenJe noteert verbeterpunten voor een volgend overleg.
    5. Lessen trekken uit ervaringen en aanpassen van processenJe past processen aan op basis van opgedane ervaringen.