MHBO Praktijkcursus – Agendabeheer en planning

Je beheert agenda’s en planningen effectief, stelt prioriteiten en communiceert helder over afspraken en wijzigingen.

1. 1 Basisprincipes van agendabeheer Je vergelijkt verschillende agenda’s, brengt structuur aan en leert prioriteiten te stellen in je planning.
   5 lessen

   1. Verschillende soorten agenda’s begrijpen (digitaal vs. fysiek)Je onderzoekt de verschillen tussen digitale en papieren agenda’s.
   2. Belang van overzicht en structuur in planningJe brengt overzicht aan en ordent je planning gestructureerd.
   3. Prioriteiten stellen voor taken en afsprakenJe bepaalt welke taken en afspraken voorrang krijgen.
   4. Dag-, week- en maandplanning gebruikenJe plant activiteiten op dag-, week- en maandniveau.
   5. Consistentie in afspraken en deadlines bewarenJe bewaakt consistentie in afspraken en deadlines.
2. 2 Effectief plannen van afspraken Je plant afspraken realistisch in, houdt rekening met buffertijd en voorkomt planningsconflicten.
   5 lessen

   1. Tijdslots realistisch inschattenJe schat tijdslots in op basis van de benodigde tijd per afspraak.
   2. Buffertijd inplannen tussen afsprakenJe plant voldoende ruimte tussen afspraken in.
   3. Herhalende afspraken efficiënt organiserenJe organiseert herhalende afspraken efficiënt.
   4. Prioriteit geven aan urgente takenJe geeft voorrang aan taken die snel moeten worden opgepakt.
   5. Conflicten in planning voorkomenJe voorkomt dubbele afspraken en conflicten in je planning.
3. 3 Gebruik van digitale agenda’s Je maakt gebruik van digitale agenda’s, stelt herinneringen in en deelt agenda’s met anderen.
   5 lessen

   1. Verschillende functies van digitale agenda’s lerenJe ontdekt de functies van digitale agenda’s en past deze toe.
   2. Afspraakherinneringen instellenJe stelt herinneringen in voor afspraken en deadlines.
   3. Koppelen van agenda aan e-mail en takenlijstenJe koppelt je agenda aan e-mail en takenlijsten.
   4. Delen van agenda met collega’sJe deelt je agenda met collega’s en stemt af.
   5. Synchroniseren tussen apparatenJe synchroniseert je agenda tussen verschillende apparaten.
4. 4 Prioriteiten stellen Je herkent het verschil tussen urgent en belangrijk, en stemt je planning af op prioriteiten.
   5 lessen

   1. Verschil tussen urgent en belangrijk herkennenJe onderscheidt urgente en belangrijke taken.
   2. Taken indelen volgens prioriteitsniveausJe deelt taken in op basis van prioriteitsniveaus.
   3. Eisen en wensen van leidinggevenden meenemenJe houdt rekening met eisen van leidinggevenden in je planning.
   4. Focus houden op deadlines en doelstellingenJe bewaakt deadlines en doelstellingen.
   5. Tijd inschatten voor onvoorziene gebeurtenissenJe schat tijd in voor onverwachte gebeurtenissen.
5. 5 Communicatie over agenda en planning Je communiceert duidelijk over afspraken, wijzigingen en gedeelde agenda’s met collega’s.
   5 lessen

   1. Afspraken tijdig bevestigen of annulerenJe bevestigt of annuleert afspraken tijdig.
   2. Collega’s informeren over wijzigingenJe informeert collega’s over wijzigingen in de planning.
   3. Duidelijke instructies geven bij gedeelde agenda’sJe geeft heldere instructies bij het delen van agenda’s.
   4. Communicatie afstemmen op verschillende stakeholdersJe stemt communicatie af op verschillende betrokkenen.
   5. Respectvol omgaan met planning van anderenJe houdt rekening met de planning van anderen.
6. 6 Plannen van projecten en deadlines Je verwerkt projectfasen en deadlines in je planning en stemt af met teamleden.
   5 lessen

   1. Projectfasen in tijdsplanning opnemenJe neemt projectfasen op in je tijdsplanning.
   2. Afstemming tussen verschillende teamledenJe stemt planningen af met verschillende teamleden.
   3. Tijdige rapportage van voortgangJe rapporteert tijdig over de voortgang van projecten.
   4. Verwachte risico’s in planning meenemenJe houdt rekening met risico’s bij het plannen.
   5. Deadlines visueel overzichtelijk makenJe maakt deadlines visueel inzichtelijk.
7. 7 Overzicht en monitoring van agenda Je bewaakt het overzicht in je agenda en controleert periodiek de voortgang van taken en afspraken.
   5 lessen

   1. Dagelijks en wekelijks overzicht makenJe maakt een dagelijks en wekelijks overzicht van je planning.
   2. Taken en afspraken periodiek controlerenJe controleert periodiek je taken en afspraken.
   3. Notificaties en alerts instellenJe stelt notificaties en alerts in voor belangrijke momenten.
   4. Openstaande acties bijhoudenJe houdt openstaande acties bij.
   5. Planning aanpassen bij wijzigingenJe past je planning aan bij wijzigingen.
8. 8 Omgaan met planningwijzigingen Je reageert flexibel op wijzigingen, zoekt alternatieven en past de communicatie aan.
   5 lessen

   1. Flexibel reageren op onverwachte wijzigingenJe past je planning aan bij onverwachte veranderingen.
   2. Alternatieve tijdslots zoekenJe zoekt alternatieve tijdslots voor afspraken.
   3. Prioriteiten opnieuw beoordelenJe beoordeelt prioriteiten opnieuw bij veranderingen.
   4. Communicatie naar betrokkenen bijstellenJe stelt communicatie bij richting betrokkenen.
   5. Documenteren van gewijzigde afsprakenJe legt gewijzigde afspraken vast.
9. 9 Efficiënt tijdbeheer Je herkent tijdverspilling, plant focusblokken en past efficiënte technieken toe voor tijdbeheer.
   5 lessen

   1. Tijdverspilling herkennen en vermijdenJe signaleert en voorkomt onnodig tijdverlies.
   2. Focusblokken plannen voor concentratiewerkJe plant blokken voor geconcentreerd werken.
   3. Pauzes en rustmomenten inplannenJe reserveert tijd voor pauzes en herstelmomenten.
   4. Taken bundelen voor efficiëntieJe bundelt taken om efficiënter te werken.
   5. Gebruik maken van planningstechnieken zoals timeboxingJe past technieken als timeboxing toe in je planning.
10. 10 Evaluatie en optimalisatie van planning Je beoordeelt periodiek je planning, verwerkt feedback en test methoden voor verbetering.
    5 lessen

    1. Periodiek planningseffectiviteit beoordelenJe beoordeelt regelmatig het effect van je planning.
    2. Verbeterpunten in agendabeheer identificerenJe brengt verbeterpunten in kaart voor je agendabeheer.
    3. Feedback van collega’s verwerkenJe verwerkt feedback van collega’s in je aanpak.
    4. Methoden testen voor betere efficiëntieJe test nieuwe methoden om efficiënter te plannen.
    5. Zelfreflectie op tijdmanagement toepassenJe reflecteert op je eigen tijdmanagement.