MHBO Praktijkcursus – Projectondersteuning

Je ondersteunt projecten door te plannen, te organiseren, te documenteren en communicatie en administratie te verzorgen.

1. 1 Basisprincipes van projectmanagement Je onderzoekt wat projecten onderscheidt van dagelijkse werkzaamheden en hoe projectteams functioneren.
   5 lessen

   1. Verschil tussen projecten en reguliere werkzaamheden begrijpenJe vergelijkt projecten met reguliere taken en benoemt de belangrijkste verschillen.
   2. Projectfasen en lifecycle herkennenJe herkent de verschillende fasen van een project en beschrijft de projectcyclus.
   3. Projectdoelen en scope definiërenJe definieert duidelijke projectdoelen en bepaalt de scope van een project.
   4. Belang van planning en structuur begrijpenJe bekijkt waarom planning en structuur nodig zijn voor een succesvol project.
   5. Rollen en verantwoordelijkheden binnen een projectteamJe benoemt rollen en verantwoordelijkheden binnen een projectteam.
2. 2 Projectplanning en -organisatie Je leert projecten te plannen, taken te verdelen en risico’s in te schatten bij de organisatie van projecten.
   5 lessen

   1. Opstellen van een projectplanningJe stelt een overzichtelijke projectplanning op.
   2. Taakverdeling en prioriteiten bepalenJe verdeelt taken en bepaalt welke prioriteit ze krijgen.
   3. Mijlpalen en deadlines vastleggenJe legt belangrijke mijlpalen en deadlines vast in het projectplan.
   4. Resourceplanning en inzet van middelenJe plant de inzet van middelen en mensen voor het project.
   5. Risico’s identificeren in de planningJe brengt mogelijke risico’s in de planning in kaart.
3. 3 Documentatie en archivering Je oefent met het opstellen, beheren en archiveren van projectdocumenten en het bewaken van vertrouwelijkheid.
   5 lessen

   1. Projectdocumenten correct opstellenJe maakt correcte projectdocumenten volgens vaste afspraken.
   2. Verslaglegging van vergaderingen en beslissingenJe legt besluiten en afspraken uit vergaderingen vast.
   3. Archiveringsmethodes en -systemen gebruikenJe gebruikt systemen om documenten goed te archiveren.
   4. Versiebeheer van documenten toepassenJe past versiebeheer toe om documenten actueel te houden.
   5. Vertrouwelijkheid en toegankelijkheid waarborgenJe zorgt dat documenten vertrouwelijk en toegankelijk zijn.
4. 4 Communicatie binnen projecten Je organiseert de communicatie binnen projecten en zorgt voor heldere informatieoverdracht.
   5 lessen

   1. Informatieoverdracht binnen het team organiserenJe organiseert hoe informatie binnen het team gedeeld wordt.
   2. Communicatiekanalen effectief inzettenJe kiest passende communicatiekanalen voor verschillende situaties.
   3. Notuleren van vergaderingen en acties vastleggenJe legt acties en besluiten uit vergaderingen vast.
   4. Updates en voortgang rapporteren aan stakeholdersJe rapporteert de voortgang aan betrokkenen.
   5. Problemen en vertragingen tijdig communicerenJe meldt problemen en vertragingen tijdig aan het team.
5. 5 Ondersteuning bij projectadministratie Je ondersteunt bij de projectadministratie, zoals budgetten, contracten en rapportages.
   5 lessen

   1. Budgetten en uitgaven bijhoudenJe houdt overzicht over budgetten en uitgaven.
   2. Overeenkomsten en contracten controlerenJe controleert overeenkomsten en contracten op juistheid.
   3. Leveranciers- en partnerinformatie beherenJe beheert informatie over leveranciers en partners.
   4. Rapportages en overzichten opstellenJe stelt rapportages en overzichten samen.
   5. Administratieve procedures volgen en bewakenJe volgt administratieve procedures en bewaakt de uitvoering.
6. 6 Tools en software voor projectondersteuning Je gebruikt digitale tools en software om projecten te ondersteunen en samenwerking te verbeteren.
   5 lessen

   1. Projectmanagementsoftware leren gebruiken (bijv. MS Project, Trello)Je leert werken met projectmanagementsoftware.
   2. Digitale agenda’s en planningsmiddelen toepassenJe past digitale agenda’s en planningsmiddelen toe.
   3. Bestanden delen en samenwerken via digitale platformsJe deelt bestanden en werkt samen via digitale platforms.
   4. Automatisering van taken toepassenJe automatiseert terugkerende taken waar mogelijk.
   5. Data en voortgang visueel presenterenJe presenteert data en voortgang visueel.
7. 7 Tijd- en taakbeheer Je plant en bewaakt je eigen taken en die van het team en houdt overzicht over deadlines en voortgang.
   5 lessen

   1. Persoonlijke en teamtaken plannen en bewakenJe plant en bewaakt taken voor jezelf en het team.
   2. Prioriteiten stellen binnen projectenJe stelt prioriteiten binnen verschillende projecttaken.
   3. Effectief omgaan met deadlines en drukJe gaat effectief om met deadlines en werkdruk.
   4. Overzicht houden over meerdere taken tegelijkJe behoudt overzicht over meerdere taken tegelijk.
   5. Evalueren van voortgang en bijsturen indien nodigJe evalueert voortgang en stuurt bij waar nodig.
8. 8 Vergaderingen en bijeenkomsten ondersteunen Je ondersteunt bij het voorbereiden, organiseren en opvolgen van vergaderingen en bijeenkomsten.
   5 lessen

   1. Agenda’s voorbereiden en verspreidenJe stelt agenda’s op en verspreidt deze tijdig.
   2. Notuleren en actielijsten bijhoudenJe maakt notulen en houdt actielijsten bij.
   3. Vergaderingen efficiënt organiserenJe organiseert vergaderingen efficiënt.
   4. Beslissingen en acties documenterenJe documenteert besluiten en acties zorgvuldig.
   5. Follow-up en herinneringen coördinerenJe coördineert follow-up en verstuurt herinneringen.
9. 9 Kwaliteitsbewaking binnen projecten Je controleert de kwaliteit van projectresultaten en signaleert afwijkingen en verbeterpunten.
   5 lessen

   1. Controleren van projectresultaten op kwaliteitJe controleert projectresultaten op afgesproken kwaliteit.
   2. Afwijkingen signaleren en rapporterenJe signaleert afwijkingen en rapporteert deze.
   3. Procedures en standaarden nalevenJe volgt procedures en standaarden in het project.
   4. Evaluatieformulieren en checklists gebruikenJe gebruikt formulieren en checklists bij evaluaties.
   5. Verbeterpunten vastleggen en opvolgenJe legt verbeterpunten vast en volgt deze op.
10. 10 Ondersteunen bij risico- en probleembeheer Je ondersteunt bij het signaleren van risico’s en problemen en denkt mee over oplossingen.
    5 lessen

    1. Risico’s en knelpunten identificerenJe brengt risico’s en knelpunten in kaart.
    2. Escalaties tijdig signalerenJe signaleert tijdig wanneer escalatie nodig is.
    3. Rapportages maken over problemenJe maakt rapportages over geconstateerde problemen.
    4. Meedenken over oplossingen en actiesJe denkt mee over mogelijke oplossingen en acties.
    5. Leren van ervaringen uit eerdere projectenJe leert van eerdere projecten door ervaringen te evalueren.