HBO Praktijkcursus – Evenementen organiseren voor goede doelen

Je organiseert en evalueert evenementen voor goede doelen, van planning tot fondsenwerving en communicatie.

1. 1 Planning en voorbereiding Je werkt een gedetailleerd plan uit voor het evenement, van doelbepaling tot draaiboek.
   10 lessen

   1. Doelstellingen van het evenement bepalenJe formuleert concrete doelen voor het evenement en stemt deze af op de opdracht.
   2. Analyse van doelgroep en belanghebbendenJe brengt de doelgroep en relevante belanghebbenden in kaart.
   3. Vaststellen van het budgetJe stelt een realistisch budget op en bepaalt de financiële kaders.
   4. Tijdsplanning en mijlpalen opstellenJe maakt een tijdsplanning en benoemt belangrijke mijlpalen.
   5. Keuze van locatie en datumJe selecteert een geschikte locatie en kiest een passende datum.
   6. Samenstellen van het organisatieteamJe stelt een team samen en verdeelt taken.
   7. Vergunningen en regelgeving checkenJe controleert welke vergunningen en regels van toepassing zijn.
   8. Risicoanalyse uitvoerenJe brengt risico’s in kaart en bedenkt maatregelen.
   9. Communicatieplan ontwikkelenJe ontwikkelt een plan voor interne en externe communicatie.
   10. Opstellen van een draaiboekJe werkt een draaiboek uit voor alle betrokkenen.
2. 2 Fondsenwerving en sponsoring Je onderzoekt en regelt sponsoring en fondsenwerving voor het evenement.
   10 lessen

   1. Identificeren van potentiële sponsorsJe selecteert mogelijke sponsors op basis van hun relevantie.
   2. Sponsorpakketten samenstellenJe stelt pakketten samen die aantrekkelijk zijn voor sponsors.
   3. Sponsoraanvragen schrijvenJe schrijft overtuigende sponsoraanvragen.
   4. Relatiebeheer met sponsorsJe onderhoudt contacten met sponsors en bouwt relaties op.
   5. Fondsenwervende activiteiten integrerenJe integreert fondsenwervende activiteiten in het programma.
   6. Juridische afspraken vastleggenJe legt afspraken met sponsors juridisch vast.
   7. Sponsorwerving via netwerkenJe benadert sponsors via netwerken en bestaande contacten.
   8. Transparantie in sponsorbijdragenJe zorgt voor inzicht in sponsorbijdragen en communiceert hierover helder.
   9. Evalueren van sponsordealsJe beoordeelt het resultaat van sponsordeals.
   10. Nazorg en dankbetuigingenJe verzorgt de nazorg en bedankt sponsors na afloop.
3. 3 Marketing en promotie Je ontwikkelt en voert een marketing- en promotieplan uit voor het evenement.
   10 lessen

   1. Doelgerichte marketingstrategie ontwikkelenJe stelt een marketingstrategie op gericht op de doelgroep.
   2. Inzet van social media kanalenJe kiest en gebruikt passende social mediakanalen.
   3. Opstellen van persberichtenJe stelt persberichten op voor verschillende media.
   4. Samenwerking met media en influencersJe werkt samen met media en influencers voor extra bereik.
   5. Ontwikkelen van promotiemateriaalJe ontwikkelt promotiemateriaal voor het evenement.
   6. E-mailcampagnes opzettenJe zet gerichte e-mailcampagnes op.
   7. Eventpagina en inschrijvingen beherenJe beheert de eventpagina en het inschrijfproces.
   8. Gebruik van visuele communicatieJe past visuele middelen toe om de boodschap te versterken.
   9. Opvolging en analyse van promotieresultatenJe volgt de resultaten van promotie en analyseert deze.
   10. Creëren van een unieke evenementbelevingJe creëert een beleving die het evenement onderscheidt.
4. 4 Vrijwilligersmanagement Je regelt het werven, aansturen en waarderen van vrijwilligers voor het evenement.
   10 lessen

   1. Werven en selecteren van vrijwilligersJe werft en selecteert geschikte vrijwilligers.
   2. Taken en rollen verdelenJe verdeelt taken en rollen binnen het vrijwilligersteam.
   3. Vrijwilligers trainen en instruerenJe traint en instrueert vrijwilligers vooraf.
   4. Motiveren en binden van vrijwilligersJe motiveert vrijwilligers en zorgt voor binding.
   5. Communicatie met vrijwilligers onderhoudenJe onderhoudt heldere communicatie met het team.
   6. Planning van inzet tijdens het evenementJe plant de inzet van vrijwilligers tijdens het evenement.
   7. Begeleiding en supervisie op locatieJe begeleidt en superviseert vrijwilligers op locatie.
   8. Veiligheid en welzijn van vrijwilligersJe waarborgt veiligheid en welzijn van vrijwilligers.
   9. Evaluatie van vrijwilligersinzetJe evalueert de inzet van vrijwilligers na afloop.
   10. Waardering en beloning van vrijwilligersJe spreekt waardering uit en regelt passende beloning.
5. 5 Logistiek en faciliteiten Je organiseert de logistiek en regelt alle faciliteiten die nodig zijn voor het evenement.
   10 lessen

   1. Beheer van locatie en faciliteitenJe beheert de locatie en stemt faciliteiten af op de behoeften.
   2. Transport en bereikbaarheid regelenJe regelt transport en zorgt voor bereikbaarheid.
   3. Materiaal en apparatuur inventariserenJe inventariseert materialen en apparatuur.
   4. Op- en afbouw organiserenJe organiseert op- en afbouw van de locatie.
   5. Catering en horeca afstemmenJe stemt catering en horeca af met leveranciers.
   6. Veiligheid en EHBO regelenJe regelt EHBO en veiligheidsmaatregelen.
   7. Toegankelijkheid voor deelnemers waarborgenJe zorgt dat het evenement toegankelijk is voor alle deelnemers.
   8. Technische ondersteuning plannenJe plant technische ondersteuning waar nodig.
   9. Omgang met leveranciersJe onderhoudt contact met leveranciers.
   10. Naleven van veiligheidsvoorschriftenJe ziet toe op naleving van alle veiligheidsvoorschriften.
6. 6 Programma en inhoud Je stelt een inhoudelijk programma samen en stemt dit af op de doelgroep en het doel.
   10 lessen

   1. Opstellen van een passend programmaJe werkt een programma uit dat past bij het doel van het evenement.
   2. Invulling met sprekers en artiestenJe selecteert en benadert sprekers en artiesten.
   3. Afstemming op doelgroep en doelstellingJe stemt het programma af op de wensen van de doelgroep.
   4. Tijdsplanning van activiteitenJe plant de activiteiten in een logische volgorde.
   5. Interactieve onderdelen organiserenJe organiseert interactieve onderdelen voor betrokkenheid.
   6. Gebruik van technologie in het programmaJe past technologie toe in het programma waar relevant.
   7. Catering en pauzes integrerenJe integreert catering en pauzes in het programma.
   8. Aanpassen bij onvoorziene omstandighedenJe past het programma aan bij onverwachte situaties.
   9. Betrekken van partners en sponsorsJe betrekt partners en sponsors bij het programma.
   10. Evalueren van het programma na afloopJe evalueert het programma na afloop en verzamelt feedback.
7. 7 Communicatie en PR Je ontwikkelt een communicatiestrategie en onderhoudt contact met team, pers en deelnemers.
   10 lessen

   1. Opbouwen van een communicatiestrategieJe bouwt een communicatiestrategie op voor alle betrokkenen.
   2. Interne communicatie binnen het teamJe zorgt voor duidelijke interne communicatie binnen het team.
   3. Contact onderhouden met pers en mediaJe onderhoudt contact met pers en media.
   4. Crisiscommunicatie voorbereidenJe bereidt communicatie voor in geval van een crisis.
   5. Gebruik van online en offline kanalenJe gebruikt verschillende kanalen om je boodschap te verspreiden.
   6. Monitoring van media-aandachtJe monitort media-aandacht rondom het evenement.
   7. Opstellen van speeches en presentatiesJe stelt speeches en presentaties samen voor verschillende momenten.
   8. Organiseren van persmomentenJe organiseert persmomenten tijdens het evenement.
   9. Feedback verzamelen van deelnemersJe verzamelt feedback van deelnemers over de communicatie.
   10. Afsluitende communicatie na het evenementJe verzorgt de afsluitende communicatie na afloop.
8. 8 Financieel beheer Je beheert de financiën van het evenement, van budget tot rapportage.
   10 lessen

   1. Opstellen en bewaken van het budgetJe stelt het budget op en bewaakt de uitgaven.
   2. Kostenraming en offertes aanvragenJe maakt kostenramingen en vraagt offertes op.
   3. Bijhouden van inkomsten en uitgavenJe houdt inkomsten en uitgaven bij in een overzicht.
   4. Financiële administratie voerenJe voert de financiële administratie van het evenement.
   5. Verantwoording afleggen aan stakeholdersJe legt financiële verantwoording af aan belanghebbenden.
   6. Betaalprocessen en facturatieJe regelt betaalprocessen en facturatie.
   7. Beheer van donaties en giftenJe beheert donaties en giften.
   8. Risicomanagement financieelJe brengt financiële risico’s in kaart en beperkt deze.
   9. Evaluatie van financiële resultatenJe evalueert de financiële resultaten na afloop.
   10. Voorbereiden van financiële rapportagesJe bereidt rapportages voor over de financiële afwikkeling.
9. 9 Juridische aspecten en vergunningen Je zorgt dat het evenement voldoet aan alle juridische eisen en regelt de benodigde vergunningen.
   10 lessen

   1. Wettelijke vereisten voor evenementenJe onderzoekt welke wettelijke eisen gelden voor jouw evenement.
   2. Aanvragen van benodigde vergunningenJe vraagt de benodigde vergunningen aan bij de juiste instanties.
   3. Contracten met leveranciers en artiestenJe sluit contracten af met leveranciers en artiesten.
   4. Aansprakelijkheid en verzekeringenJe regelt aansprakelijkheid en verzekeringen.
   5. Privacy en gegevensbeschermingJe zorgt voor bescherming van persoonsgegevens.
   6. Toegangsbeleid en bezoekersveiligheidJe stelt een toegangsbeleid op en borgt de veiligheid van bezoekers.
   7. Naleving van gezondheidsvoorschriftenJe past gezondheidsvoorschriften toe tijdens het evenement.
   8. Auteursrechten en licentiesJe controleert het gebruik van auteursrechten en licenties.
   9. Handhaving en toezicht tijdens het evenementJe houdt toezicht op naleving van regels tijdens het evenement.
   10. Juridische documentatie beherenJe beheert alle juridische documentatie.
10. 10 Evaluatie en opvolging Je verzamelt feedback, evalueert het evenement en bereidt vervolgacties voor.
    10 lessen

    1. Verzamelen van feedback van deelnemersJe verzamelt feedback van deelnemers via verschillende methoden.
    2. Evalueren van doelstellingen en resultatenJe beoordeelt of de doelen zijn behaald en analyseert de resultaten.
    3. Analyse van financiële resultatenJe analyseert de financiële uitkomsten van het evenement.
    4. Rapportage aan opdrachtgevers en sponsorsJe rapporteert aan opdrachtgevers en sponsors over het verloop.
    5. Leren van succes en verbeterpuntenJe benoemt succesfactoren en verbeterpunten voor de toekomst.
    6. Archiveren van documenten en gegevensJe archiveert relevante documenten en gegevens.
    7. Opvolging van contactmomenten en relatiesJe onderhoudt contact met relaties na afloop van het evenement.
    8. Communicatie over resultaten met stakeholdersJe communiceert de resultaten met alle stakeholders.
    9. Voorbereiden van vervolgactiviteitenJe bereidt vervolgactiviteiten voor op basis van de evaluatie.
    10. Ontwikkelen van een continu verbeterprocesJe ontwikkelt een proces voor continue verbetering.