MHBO Praktijkcursus – Workflowbeheer

Je brengt werkprocessen in kaart, analyseert knelpunten en past methoden toe om workflows te verbeteren en te automatiseren.

1. 1 Inleiding tot workflowbeheer Je onderzoekt hoe workflows binnen organisaties zijn opgebouwd en hoe deze bijdragen aan efficiënte processen.
   5 lessen

   1. Definitie van workflows en workflowbeheerJe onderzoekt wat workflows zijn en hoe workflowbeheer werkt binnen organisaties.
   2. Het belang van gestructureerde processen binnen organisatiesJe bekijkt waarom gestructureerde processen bijdragen aan duidelijkheid en efficiëntie.
   3. Verschil tussen handmatige en geautomatiseerde workflowsJe vergelijkt handmatige en geautomatiseerde workflows op het gebied van uitvoering en resultaat.
   4. Voorbeelden van effectieve workflowbeheerpraktijkenJe bestudeert praktijkvoorbeelden van effectief workflowbeheer.
   5. Relatie tussen workflowbeheer en efficiëntieJe onderzoekt hoe workflowbeheer invloed heeft op de efficiëntie van processen.
2. 2 Identificeren van processen en taken Je brengt werkprocessen en taken systematisch in kaart en legt deze vast voor verdere analyse.
   5 lessen

   1. Inventariseren van alle werkprocessenJe inventariseert alle werkprocessen binnen een organisatie.
   2. Identificeren van kritische taken en verantwoordelijkhedenJe selecteert welke taken en verantwoordelijkheden nodig zijn voor het proces.
   3. Vaststellen van processtappen en volgordeJe stelt de volgorde van processtappen vast en ordent deze.
   4. Documenteren van processen en takenJe legt processen en taken vast in duidelijke documentatie.
   5. Voorbeelden van taak- en processtructureringJe bekijkt voorbeelden van gestructureerde processen en taakverdeling.
3. 3 Workflowanalyse Je analyseert bestaande workflows, signaleert knelpunten en stelt verbeteringen voor.
   5 lessen

   1. In kaart brengen van bestaande workflowsJe brengt bestaande workflows visueel in kaart.
   2. Detecteren van knelpunten en inefficiëntiesJe signaleert knelpunten en inefficiënties in processen.
   3. Gebruik van flowcharts, swimlane-diagrammen en proceskaartenJe past diagrammen toe om processen inzichtelijk te maken.
   4. Analyse van doorlooptijden en bottlenecksJe analyseert doorlooptijden en bottlenecks in workflows.
   5. Voorstellen van verbeterpunten op basis van analyseJe doet verbetervoorstellen op basis van je analyse.
4. 4 Workflowoptimalisatie Je past methoden toe om processen te standaardiseren, te stroomlijnen en te documenteren.
   5 lessen

   1. Standaardiseren en stroomlijnen van processenJe standaardiseert en stroomlijnt werkprocessen.
   2. Elimineren van dubbele en overbodige takenJe verwijdert dubbele en overbodige taken uit processen.
   3. Gebruik van lean- en Six Sigma-principesJe past Lean- en Six Sigma-principes toe bij procesverbetering.
   4. Prioriteren van taken en processenJe bepaalt welke taken en processen prioriteit krijgen.
   5. Documenteren van geoptimaliseerde workflowsJe legt geoptimaliseerde workflows vast in documentatie.
5. 5 Automatisering van workflows Je onderzoekt digitale tools voor workflowautomatisering en past deze toe op repetitieve taken.
   5 lessen

   1. Introductie tot workflowsoftware en digitale toolsJe maakt kennis met workflowsoftware en digitale hulpmiddelen.
   2. Automatiseren van repetitieve takenJe automatiseert terugkerende taken met digitale tools.
   3. Integratie van verschillende systemen en applicatiesJe integreert verschillende systemen en applicaties.
   4. Monitoren van geautomatiseerde workflowsJe monitort de werking van geautomatiseerde workflows.
   5. Voorbeelden van succesvolle automatiseringJe bekijkt voorbeelden van geslaagde workflowautomatisering.
6. 6 Toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden Je verdeelt taken, legt verantwoordelijkheden vast en evalueert de taakverdeling binnen workflows.
   5 lessen

   1. Duidelijk definiëren van verantwoordelijkheden per taakJe definieert verantwoordelijkheden voor elke taak.
   2. Toewijzen van taken aan specifieke medewerkers of teamsJe wijst taken toe aan medewerkers of teams.
   3. Opstellen van escalatieprocedures bij vertragingenJe stelt procedures op voor escalatie bij vertragingen.
   4. Rollen en verantwoordelijkheden vastleggen in documentatieJe legt rollen en verantwoordelijkheden vast in documentatie.
   5. Evalueren van effectiviteit van taakverdelingJe beoordeelt de effectiviteit van de taakverdeling.
7. 7 Monitoring en rapportage Je stelt prestatie-indicatoren vast, monitort workflows en rapporteert resultaten aan management en teams.
   5 lessen

   1. Vaststellen van relevante KPI’s en prestatie-indicatorenJe bepaalt welke KPI’s en prestatie-indicatoren relevant zijn.
   2. Monitoren van doorlooptijden en taakvoltooiingJe monitort doorlooptijden en voltooiing van taken.
   3. Opstellen van rapportages voor management en teamsJe maakt rapportages voor management en teams.
   4. Detecteren van afwijkingen en inefficiëntiesJe signaleert afwijkingen en inefficiënties in workflows.
   5. Evalueren van workflowprestaties en verbeteractiesJe evalueert workflowprestaties en stelt verbeteracties op.
8. 8 Risico- en foutbeheer in workflows Je identificeert risico’s, monitort fouten en implementeert verbeteracties binnen workflows.
   5 lessen

   1. Identificeren van potentiële risico’s en knelpuntenJe signaleert potentiële risico’s en knelpunten in workflows.
   2. Opstellen van maatregelen en controlesJe stelt maatregelen en controles op om risico’s te beheersen.
   3. Monitoren van afwijkingen en foutenJe monitort afwijkingen en fouten in processen.
   4. Documenteren van lessons learnedJe legt geleerde lessen vast in documentatie.
   5. Implementeren van verbeteracties ter voorkoming van herhalingJe voert verbeteracties uit om herhaling van fouten te voorkomen.
9. 9 Communicatie en samenwerking binnen workflows Je bevordert communicatie en samenwerking tussen teams en integreert feedback in workflows.
   5 lessen

   1. Bevorderen van duidelijke communicatie tussen teamsJe stimuleert duidelijke communicatie tussen teams.
   2. Gebruik van meldingen en alerts bij taakveranderingenJe gebruikt meldingen en alerts bij wijzigingen in taken.
   3. Samenwerken over afdelingen heen voor optimale workflowJe werkt samen met andere afdelingen om processen te verbeteren.
   4. Feedbackmechanismen integreren in workflowsJe integreert feedbackmechanismen in workflows.
   5. Voorbeelden van effectieve communicatie in workflowbeheerJe bekijkt voorbeelden van goede communicatie in workflowbeheer.
10. 10 Praktische toepassing en casestudies Je past de geleerde theorie toe in praktijkvoorbeelden en casestudies, en evalueert de resultaten.
    5 lessen

    1. Analyseren van bestaande workflows in een organisatieJe analyseert workflows binnen een organisatie aan de hand van praktijkvoorbeelden.
    2. Simuleren van verbeteringen en geautomatiseerde processenJe simuleert verbeteringen en geautomatiseerde processen in een praktijksituatie.
    3. Documenteren van procesaanpassingen en resultatenJe legt procesaanpassingen en behaalde resultaten vast.
    4. Presenteren van workflowverbeteringen aan managementJe presenteert workflowverbeteringen aan het management.
    5. Evalueren van effectiviteit en efficiency na optimalisatieJe evalueert de effectiviteit en efficiëntie na het doorvoeren van optimalisaties.