MBO Praktijkcursus – Receptie en frontoffice taken

Je voert zelfstandig receptie- en frontofficetaken uit, van ontvangst tot administratie en communicatie met bezoekers en collega’s.

1. 1 Gastvrijheid en eerste indruk Je ontwikkelt een professionele houding en zorgt voor een positieve eerste indruk bij bezoekers.
   5 lessen

   1. Professionele houding en uitstralingJe werkt aan een representatieve en professionele uitstraling in je dagelijkse contact.
   2. Ontvangen en begroeten van bezoekersJe ontvangt bezoekers en begroet hen op een vriendelijke en correcte manier.
   3. Non-verbale communicatie effectief inzettenJe zet non-verbale communicatie in om vertrouwen en openheid te bevorderen.
   4. Creëren van een vriendelijke en toegankelijke sfeerJe creëert een prettige sfeer waarin bezoekers zich welkom voelen.
   5. Kennis van etiquette en omgangsvormenJe past etiquette en omgangsvormen toe in verschillende situaties.
2. 2 Telefoon- en e-mailafhandeling Je handelt telefoongesprekken en e-mails professioneel af en volgt vaste protocollen.
   5 lessen

   1. Professioneel beantwoorden van telefoongesprekkenJe beantwoordt telefoongesprekken op een zakelijke en klantgerichte manier.
   2. Doorverbinden naar de juiste persoon of afdelingJe verbindt gesprekken door naar de juiste persoon of afdeling.
   3. Noteren en doorgeven van boodschappenJe noteert boodschappen en geeft deze correct door aan collega’s.
   4. Correct en zakelijk opstellen van e-mailsJe stelt zakelijke e-mails op en verstuurt deze volgens de richtlijnen.
   5. Gebruik van telefoon- en e-mailprotocollenJe past telefoon- en e-mailprotocollen toe in je dagelijkse werk.
3. 3 Agenda- en afsprakenbeheer Je beheert agenda’s, plant afspraken en houdt rekening met wijzigingen en faciliteiten.
   5 lessen

   1. Inplannen van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en vergaderingen in overleg met betrokkenen.
   2. Beheren van vergaderruimtes en faciliteitenJe beheert vergaderruimtes en zorgt dat faciliteiten beschikbaar zijn.
   3. Afstemmen van agenda’s met collega’sJe stemt agenda’s af met collega’s om overlap te voorkomen.
   4. Bevestigen en herinneren van afsprakenJe bevestigt afspraken en stuurt tijdig herinneringen.
   5. Omgaan met last-minute wijzigingenJe reageert flexibel op onverwachte wijzigingen in de planning.
4. 4 Bezoekersregistratie en toegangsbeheer Je registreert bezoekers, beheert toegang en begeleidt gasten volgens de procedures.
   5 lessen

   1. Registreren van bezoekers in systemenJe voert bezoekersgegevens in systemen in en houdt deze actueel.
   2. Uitgeven van bezoekerspassenJe geeft bezoekerspassen uit en controleert het gebruik ervan.
   3. Toelichten van veiligheids- en huisregelsJe licht veiligheids- en huisregels duidelijk toe aan bezoekers.
   4. Begeleiden van bezoekers naar de juiste locatieJe begeleidt bezoekers naar de juiste locatie binnen het gebouw.
   5. Toezien op naleving van toegangsproceduresJe ziet erop toe dat toegangsprocedures worden nageleefd.
5. 5 Administratieve ondersteuning Je ondersteunt administratief door gegevens te verwerken en correspondentie te beheren.
   5 lessen

   1. Invoeren van gegevens in systemenJe voert gegevens nauwkeurig in verschillende systemen in.
   2. Archiveren van documenten en postverwerkingJe archiveert documenten en verwerkt inkomende en uitgaande post.
   3. Opstellen en bijhouden van overzichtenJe stelt overzichten op en houdt deze actueel voor collega’s.
   4. Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentieJe verwerkt correspondentie en zorgt voor een correcte afhandeling.
   5. Ondersteunen bij rapportages en lijstenJe ondersteunt bij het opstellen van rapportages en lijsten.
6. 6 Omgaan met klachten en lastige situaties Je gaat professioneel om met klachten en lastige situaties en legt deze vast.
   5 lessen

   1. Luisteren en samenvatten van de klachtJe luistert actief naar klachten en vat deze duidelijk samen.
   2. Empathisch en professioneel reagerenJe reageert empathisch en professioneel op lastige situaties.
   3. Escaleren naar de juiste persoon of afdelingJe schakelt de juiste persoon of afdeling in bij escalaties.
   4. Oplossingsgericht denken en handelenJe denkt mee over oplossingen en handelt gericht op resultaat.
   5. Klachtenregistratie bijhoudenJe houdt een overzicht bij van ontvangen klachten en acties.
7. 7 Coördinatie van facilitaire taken Je coördineert facilitaire taken en onderhoudt contact met leveranciers en onderhoudsdiensten.
   5 lessen

   1. Bestellen van kantoorartikelen en voorraadbeheerJe bestelt kantoorartikelen en beheert de voorraad.
   2. Aanspreekpunt zijn voor onderhoud en reparatiesJe bent aanspreekpunt voor onderhoudsverzoeken en reparaties.
   3. Controleren van vergaderruimtes op netheid en benodigdhedenJe controleert vergaderruimtes op netheid en benodigde materialen.
   4. Signaleren van facilitaire problemenJe signaleert tijdig facilitaire problemen en meldt deze.
   5. Contact onderhouden met leveranciersJe onderhoudt contact met leveranciers over leveringen en afspraken.
8. 8 Gebruik van digitale systemen en software Je gebruikt digitale systemen en software voor reserveringen, communicatie en gegevensbeheer.
   5 lessen

   1. Werken met reserveringssystemenJe werkt met systemen voor het reserveren van ruimtes en middelen.
   2. Beheren van CRM-systemen voor klantgegevensJe beheert klantgegevens in een CRM-systeem.
   3. Gebruik van interne communicatieplatformsJe gebruikt interne communicatieplatforms voor samenwerking.
   4. Veilig omgaan met persoonsgegevens (AVG)Je verwerkt persoonsgegevens veilig en volgens de AVG-regels.
   5. Basiskennis van Microsoft Office of vergelijkbare pakkettenJe past basisvaardigheden toe in Microsoft Office of vergelijkbare software.
9. 9 Interne communicatie en samenwerking Je stemt af met collega’s, ondersteunt interne bijeenkomsten en communiceert helder binnen het team.
   5 lessen

   1. Afstemmen met andere afdelingenJe overlegt en stemt werkzaamheden af met andere afdelingen.
   2. Duidelijk en beknopt doorgeven van informatieJe geeft informatie duidelijk en beknopt door aan collega’s.
   3. Ondersteunen van interne evenementen en bijeenkomstenJe ondersteunt bij de organisatie van interne evenementen.
   4. Samenwerken met collega’s onder drukJe werkt samen met collega’s, ook als de werkdruk hoog is.
   5. Feedback geven en ontvangenJe geeft en ontvangt feedback op een constructieve manier.
10. 10 Representatie van de organisatie Je vertegenwoordigt de organisatie op een professionele manier en zorgt voor een positief beeld bij anderen.
    5 lessen

    1. Uitdragen van de kernwaarden van het bedrijfJe brengt de kernwaarden van het bedrijf uit in je gedrag en communicatie.
    2. Consequent gebruik van huisstijl en taalgebruikJe gebruikt huisstijl en taalgebruik consequent in alle uitingen.
    3. Professionele omgang met vertrouwelijke informatieJe gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
    4. Oog voor detail in presentatie van materialenJe let op details bij de presentatie van materialen en ruimtes.
    5. Positieve bijdrage leveren aan het imagoJe levert een positieve bijdrage aan het imago van de organisatie.