MBO Receptie en frontoffice taken (6 maanden)

Je ondersteunt het management door praktische vaardigheden toe te passen in communicatie, organisatie en probleemoplossing.

1. 1 Inleiding tot managementsupport Je krijgt inzicht in de rol en taken van managementsupport binnen organisaties en de samenwerking met andere afdelingen.
   5 lessen

   1. Definitie en rol van managementsupport in organisatiesJe onderzoekt wat managementsupport inhoudt en welke rol deze functie speelt binnen organisaties.
   2. Verschillende functies en verantwoordelijkheden van een managementsupportmedewerkerJe vergelijkt verschillende taken en verantwoordelijkheden van managementsupportmedewerkers.
   3. Het belang van managementsupport voor efficiëntie en effectiviteitJe analyseert hoe managementsupport bijdraagt aan een efficiënte en effectieve organisatie.
   4. De relatie tussen managementsupport en andere afdelingenJe bekijkt hoe je samenwerkt met andere afdelingen en welke invloed dat heeft op je werk.
   5. Trends en ontwikkelingen in managementsupportJe signaleert actuele ontwikkelingen en trends die van invloed zijn op managementsupport.
2. 2 Communicatievaardigheden Je oefent met verschillende communicatietechnieken voor samenwerking met management, collega’s en externe contacten.
   5 lessen

   1. Effectieve communicatie met managers en teamledenJe past gespreksvaardigheden toe in contact met managers en teamleden.
   2. Actief luisteren en feedback gevenJe oefent met actief luisteren en het geven van gerichte feedback.
   3. Professioneel schrijvenJe schrijft zakelijke teksten en berichten volgens professionele standaarden.
   4. Interculturele communicatie in een diverse werkomgevingJe herkent culturele verschillen en past je communicatie aan in diverse teams.
   5. Het gebruik van digitale communicatiemiddelen en platformsJe gebruikt digitale middelen en platforms om effectief te communiceren.
3. 3 Agendabeheer en planning Je leert agenda’s en planningen beheren, vergaderingen organiseren en omgaan met onverwachte wijzigingen.
   5 lessen

   1. Het beheren van agenda's en planningsystemenJe beheert agenda’s en gebruikt planningssystemen voor het organiseren van activiteiten.
   2. Het organiseren van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en regelt praktische zaken rondom vergaderingen.
   3. Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van agenda'sJe bereidt vergaderingen voor en stelt een duidelijke agenda op.
   4. Effectief tijdbeheer en prioriteiten stellenJe stelt prioriteiten en verdeelt je tijd efficiënt over verschillende taken.
   5. Het omgaan met last-minute wijzigingen en conflictenJe reageert flexibel op last-minute wijzigingen en lost planningsconflicten op.
4. 4 Documentbeheer en digitale archivering Je werkt met systemen voor documentbeheer, digitale archivering en het beveiligen van vertrouwelijke informatie.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van documentbeheer en archiveringJe past basisprincipes toe voor het beheren en archiveren van documenten.
   2. Het opstellen en formatteren van documentenJe stelt documenten op en zorgt voor een correcte opmaak en structuur.
   3. Gebruik van digitale archiveringssystemenJe gebruikt digitale systemen voor het opslaan en terugvinden van documenten.
   4. Het belang van versiebeheer en documentatieJe houdt verschillende versies van documenten bij en documenteert wijzigingen.
   5. Beveiliging van gevoelige informatie en privacy-overwegingenJe neemt maatregelen om gevoelige informatie te beschermen en privacy te waarborgen.
5. 5 Financieel beheer en budgettering Je voert eenvoudige financiële taken uit, stelt budgetten op en verwerkt onkosten binnen een organisatie.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van financieel beheer in organisatiesJe leert de basis van financieel beheer en hoe dit werkt binnen organisaties.
   2. Het opstellen en bijhouden van budgettenJe stelt een budget op en houdt de uitgaven bij.
   3. Financiële rapportage en analysesJe maakt eenvoudige financiële rapportages en voert analyses uit.
   4. Het beheer van onkosten en declaratiesJe verwerkt onkosten en behandelt declaraties volgens de juiste procedures.
   5. Het begrijpen van financiële documenten en kasstromenJe leest financiële documenten en volgt kasstromen binnen de organisatie.
6. 6 Projectmanagementvaardigheden Je maakt kennis met projectmanagement en leert hoe je projecten plant, uitvoert en evalueert.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van projectmanagementJe ontdekt de basisprincipes van projectmanagement en de fasen van een project.
   2. Het opstellen van projectplannen en -doelenJe stelt een projectplan op en formuleert heldere projectdoelen.
   3. Het organiseren van resources en takenJe organiseert taken en middelen voor een soepel projectverloop.
   4. Risicoanalyse en -beheer in projectenJe voert een risicoanalyse uit en bedenkt oplossingen voor mogelijke knelpunten.
   5. Evaluatie en rapportage van projectresultatenJe evalueert projectresultaten en stelt een rapportage op.
7. 7 Kantoororganisatie en efficiëntie Je richt je werkplek efficiënt in, gebruikt productiviteitstools en verbetert werkprocessen.
   5 lessen

   1. Het belang van een georganiseerde werkplekJe zorgt voor een overzichtelijke en georganiseerde werkplek.
   2. Tijdmanagementtechnieken en productiviteitstoolsJe past tijdmanagementtechnieken toe en gebruikt hulpmiddelen voor productiviteit.
   3. Het gebruik van technologie voor kantoorautomatiseringJe zet technologie in om kantoorwerkzaamheden te automatiseren.
   4. Procedures voor het beheren van dagelijkse takenJe volgt procedures voor het uitvoeren van dagelijkse taken.
   5. Effectieve werkmethoden en processen verbeterenJe beoordeelt werkmethoden en stelt verbeteringen voor in processen.
8. 8 Ondersteuning van het management Je leert hoe je het management proactief ondersteunt en vertrouwelijke informatie zorgvuldig beheert.
   5 lessen

   1. Het begrijpen van de behoeften van het managementJe brengt de behoeften van het management in kaart en stemt je werkzaamheden daarop af.
   2. Proactief bieden van ondersteuning en oplossingenJe biedt zelfstandig oplossingen en ondersteuning bij dagelijkse uitdagingen.
   3. Het beheren van vertrouwelijke informatie en documentenJe beheert vertrouwelijke documenten en informatie discreet.
   4. Het rapporteren van belangrijke informatie en inzichtenJe rapporteert relevante informatie en inzichten aan het management.
   5. Het ontwikkelen van goede relaties met het managementteamJe bouwt aan een goede werkrelatie met het managementteam.
9. 9 Relatiemanagement en netwerken Je bouwt een professioneel netwerk op en onderhoudt relaties met interne en externe contacten.
   5 lessen

   1. Het belang van netwerken in een zakelijke omgevingJe ontdekt het belang van netwerken voor je werk en je organisatie.
   2. Relatiemanagement met interne en externe stakeholdersJe onderhoudt contacten met collega’s, klanten en andere relaties.
   3. Het opbouwen van een professioneel netwerkJe ontwikkelt strategieën om je professionele netwerk uit te breiden.
   4. Het omgaan met klanten en leveranciersJe communiceert effectief met klanten en leveranciers.
   5. Het gebruik van sociale media voor netwerkenJe zet sociale media in om zakelijke contacten te onderhouden en uit te breiden.
10. 10 Probleemoplossing en besluitvorming Je past methoden toe om problemen te analyseren, creatieve oplossingen te bedenken en besluiten uit te voeren.
    5 lessen

    1. Methoden voor probleemidentificatie en -analyseJe identificeert problemen en analyseert de oorzaken ervan.
    2. Creatief denken en innovatie in probleemoplossingJe gebruikt creatieve technieken om oplossingen te bedenken.
    3. Het proces van besluitvorming in een organisatieJe doorloopt het besluitvormingsproces binnen een organisatie.
    4. Evaluatie van alternatieven en risico'sJe beoordeelt alternatieven en schat risico’s in bij keuzes.
    5. Implementatie en follow-up van besluitenJe voert besluiten uit en volgt de resultaten op.

Je voert zelfstandig receptie- en frontofficetaken uit, van ontvangst tot administratie en communicatie met bezoekers en collega’s.

1. 1 Gastvrijheid en eerste indruk Je ontwikkelt een professionele houding en zorgt voor een positieve eerste indruk bij bezoekers.
   5 lessen

   1. Professionele houding en uitstralingJe werkt aan een representatieve en professionele uitstraling in je dagelijkse contact.
   2. Ontvangen en begroeten van bezoekersJe ontvangt bezoekers en begroet hen op een vriendelijke en correcte manier.
   3. Non-verbale communicatie effectief inzettenJe zet non-verbale communicatie in om vertrouwen en openheid te bevorderen.
   4. Creëren van een vriendelijke en toegankelijke sfeerJe creëert een prettige sfeer waarin bezoekers zich welkom voelen.
   5. Kennis van etiquette en omgangsvormenJe past etiquette en omgangsvormen toe in verschillende situaties.
2. 2 Telefoon- en e-mailafhandeling Je handelt telefoongesprekken en e-mails professioneel af en volgt vaste protocollen.
   5 lessen

   1. Professioneel beantwoorden van telefoongesprekkenJe beantwoordt telefoongesprekken op een zakelijke en klantgerichte manier.
   2. Doorverbinden naar de juiste persoon of afdelingJe verbindt gesprekken door naar de juiste persoon of afdeling.
   3. Noteren en doorgeven van boodschappenJe noteert boodschappen en geeft deze correct door aan collega’s.
   4. Correct en zakelijk opstellen van e-mailsJe stelt zakelijke e-mails op en verstuurt deze volgens de richtlijnen.
   5. Gebruik van telefoon- en e-mailprotocollenJe past telefoon- en e-mailprotocollen toe in je dagelijkse werk.
3. 3 Agenda- en afsprakenbeheer Je beheert agenda’s, plant afspraken en houdt rekening met wijzigingen en faciliteiten.
   5 lessen

   1. Inplannen van afspraken en vergaderingenJe plant afspraken en vergaderingen in overleg met betrokkenen.
   2. Beheren van vergaderruimtes en faciliteitenJe beheert vergaderruimtes en zorgt dat faciliteiten beschikbaar zijn.
   3. Afstemmen van agenda’s met collega’sJe stemt agenda’s af met collega’s om overlap te voorkomen.
   4. Bevestigen en herinneren van afsprakenJe bevestigt afspraken en stuurt tijdig herinneringen.
   5. Omgaan met last-minute wijzigingenJe reageert flexibel op onverwachte wijzigingen in de planning.
4. 4 Bezoekersregistratie en toegangsbeheer Je registreert bezoekers, beheert toegang en begeleidt gasten volgens de procedures.
   5 lessen

   1. Registreren van bezoekers in systemenJe voert bezoekersgegevens in systemen in en houdt deze actueel.
   2. Uitgeven van bezoekerspassenJe geeft bezoekerspassen uit en controleert het gebruik ervan.
   3. Toelichten van veiligheids- en huisregelsJe licht veiligheids- en huisregels duidelijk toe aan bezoekers.
   4. Begeleiden van bezoekers naar de juiste locatieJe begeleidt bezoekers naar de juiste locatie binnen het gebouw.
   5. Toezien op naleving van toegangsproceduresJe ziet erop toe dat toegangsprocedures worden nageleefd.
5. 5 Administratieve ondersteuning Je ondersteunt administratief door gegevens te verwerken en correspondentie te beheren.
   5 lessen

   1. Invoeren van gegevens in systemenJe voert gegevens nauwkeurig in verschillende systemen in.
   2. Archiveren van documenten en postverwerkingJe archiveert documenten en verwerkt inkomende en uitgaande post.
   3. Opstellen en bijhouden van overzichtenJe stelt overzichten op en houdt deze actueel voor collega’s.
   4. Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentieJe verwerkt correspondentie en zorgt voor een correcte afhandeling.
   5. Ondersteunen bij rapportages en lijstenJe ondersteunt bij het opstellen van rapportages en lijsten.
6. 6 Omgaan met klachten en lastige situaties Je gaat professioneel om met klachten en lastige situaties en legt deze vast.
   5 lessen

   1. Luisteren en samenvatten van de klachtJe luistert actief naar klachten en vat deze duidelijk samen.
   2. Empathisch en professioneel reagerenJe reageert empathisch en professioneel op lastige situaties.
   3. Escaleren naar de juiste persoon of afdelingJe schakelt de juiste persoon of afdeling in bij escalaties.
   4. Oplossingsgericht denken en handelenJe denkt mee over oplossingen en handelt gericht op resultaat.
   5. Klachtenregistratie bijhoudenJe houdt een overzicht bij van ontvangen klachten en acties.
7. 7 Coördinatie van facilitaire taken Je coördineert facilitaire taken en onderhoudt contact met leveranciers en onderhoudsdiensten.
   5 lessen

   1. Bestellen van kantoorartikelen en voorraadbeheerJe bestelt kantoorartikelen en beheert de voorraad.
   2. Aanspreekpunt zijn voor onderhoud en reparatiesJe bent aanspreekpunt voor onderhoudsverzoeken en reparaties.
   3. Controleren van vergaderruimtes op netheid en benodigdhedenJe controleert vergaderruimtes op netheid en benodigde materialen.
   4. Signaleren van facilitaire problemenJe signaleert tijdig facilitaire problemen en meldt deze.
   5. Contact onderhouden met leveranciersJe onderhoudt contact met leveranciers over leveringen en afspraken.
8. 8 Gebruik van digitale systemen en software Je gebruikt digitale systemen en software voor reserveringen, communicatie en gegevensbeheer.
   5 lessen

   1. Werken met reserveringssystemenJe werkt met systemen voor het reserveren van ruimtes en middelen.
   2. Beheren van CRM-systemen voor klantgegevensJe beheert klantgegevens in een CRM-systeem.
   3. Gebruik van interne communicatieplatformsJe gebruikt interne communicatieplatforms voor samenwerking.
   4. Veilig omgaan met persoonsgegevens (AVG)Je verwerkt persoonsgegevens veilig en volgens de AVG-regels.
   5. Basiskennis van Microsoft Office of vergelijkbare pakkettenJe past basisvaardigheden toe in Microsoft Office of vergelijkbare software.
9. 9 Interne communicatie en samenwerking Je stemt af met collega’s, ondersteunt interne bijeenkomsten en communiceert helder binnen het team.
   5 lessen

   1. Afstemmen met andere afdelingenJe overlegt en stemt werkzaamheden af met andere afdelingen.
   2. Duidelijk en beknopt doorgeven van informatieJe geeft informatie duidelijk en beknopt door aan collega’s.
   3. Ondersteunen van interne evenementen en bijeenkomstenJe ondersteunt bij de organisatie van interne evenementen.
   4. Samenwerken met collega’s onder drukJe werkt samen met collega’s, ook als de werkdruk hoog is.
   5. Feedback geven en ontvangenJe geeft en ontvangt feedback op een constructieve manier.
10. 10 Representatie van de organisatie Je vertegenwoordigt de organisatie op een professionele manier en zorgt voor een positief beeld bij anderen.
    5 lessen

    1. Uitdragen van de kernwaarden van het bedrijfJe brengt de kernwaarden van het bedrijf uit in je gedrag en communicatie.
    2. Consequent gebruik van huisstijl en taalgebruikJe gebruikt huisstijl en taalgebruik consequent in alle uitingen.
    3. Professionele omgang met vertrouwelijke informatieJe gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
    4. Oog voor detail in presentatie van materialenJe let op details bij de presentatie van materialen en ruimtes.
    5. Positieve bijdrage leveren aan het imagoJe levert een positieve bijdrage aan het imago van de organisatie.