Basisopleiding Archiveren en documentbeheer in de overheid

Je beheert, archiveert en beveiligt documenten binnen de overheid volgens wet- en regelgeving en zorgt voor toegankelijkheid.

1. 1 Basisprincipes van archiveren in de overheid Je onderzoekt basisprincipes van archiveren binnen de overheid en past deze toe op eigen werkprocessen.
   5 lessen

   1. Doel en nut van archiveren voor overheidsinstantiesJe onderzoekt waarom overheidsinstanties archiveren en welke doelen zij hiermee bereiken.
   2. Verschil tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archiefJe onderscheidt verschillende typen archieven en herkent hun toepassing binnen de organisatie.
   3. Wettelijke verplichtingen voor archiefbeheerJe benoemt de wettelijke verplichtingen die gelden voor archiefbeheer bij de overheid.
   4. Ordeningsstructuren en classificatiesystemenJe past ordeningsstructuren en classificatiesystemen toe op archieven.
   5. Begrippen als authenticiteit, integriteit en duurzaamheidJe legt begrippen als authenticiteit, integriteit en duurzaamheid uit en past deze toe.
2. 2 Wettelijke kaders en richtlijnen Je past relevante wet- en regelgeving toe op het beheer van overheidsarchieven en documenten.
   5 lessen

   1. Archiefwet en ArchiefbesluitJe benoemt de kernpunten uit de Archiefwet en het Archiefbesluit voor je eigen werkpraktijk.
   2. Wet open overheid (Woo) en informatieplichtJe legt uit wat de Wet open overheid inhoudt en hoe deze invloed heeft op informatiebeheer.
   3. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)Je past de AVG toe bij het beheren van persoonsgegevens in archieven.
   4. Bewaar- en vernietigingstermijnenJe bepaalt bewaartermijnen en voert vernietigingsprocedures uit volgens de richtlijnen.
   5. Toegankelijkheid en openbaarheid van documentenJe zorgt dat documenten toegankelijk en openbaar zijn waar nodig volgens de regels.
3. 3 Soorten documenten binnen de overheid Je herkent en beheert verschillende soorten documenten die binnen de overheid voorkomen.
   5 lessen

   1. Fysieke documenten en papieren dossiersJe beheert fysieke documenten en papieren dossiers volgens vaste procedures.
   2. Digitale documenten en elektronische archievenJe beheert digitale documenten en richt elektronische archieven in.
   3. Audio-, video- en beeldmateriaalJe archiveert audio-, video- en beeldmateriaal op een gestructureerde manier.
   4. E-mail en andere digitale correspondentieJe archiveert e-mail en andere digitale correspondentie volgens afspraken.
   5. Overlegverslagen, rapporten en beleidsstukkenJe beheert overlegverslagen, rapporten en beleidsstukken in het archief.
4. 4 Digitale archivering Je richt digitale archieven in met gebruik van systemen en bewaakt de kwaliteit en veiligheid van digitale informatie.
   5 lessen

   1. Gebruik van Document Management Systemen (DMS)Je gebruikt een Document Management Systeem voor het beheren van digitale documenten.
   2. Metadata en zoekfunctionaliteitenJe voegt metadata toe en gebruikt zoekfuncties om documenten snel terug te vinden.
   3. Bestandsformaten voor langdurige opslagJe kiest geschikte bestandsformaten voor langdurige digitale opslag.
   4. Versiebeheer en controle op wijzigingenJe houdt wijzigingen bij en beheert verschillende versies van documenten.
   5. Back-up en herstelproceduresJe stelt back-up en herstelprocedures op voor digitale archieven.
5. 5 Fysieke archiefbeheerprocessen Je voert fysieke archiefbeheerprocessen uit, van registratie tot vernietiging van papieren documenten.
   5 lessen

   1. Inname en registratie van documentenJe neemt documenten in, registreert ze en zorgt voor een correcte archiefplaatsing.
   2. Ordenen en etiketteren van dossiersJe ordent en etiketteert dossiers zodat deze eenvoudig terug te vinden zijn.
   3. Veiligheids- en bewaarconditiesJe zorgt voor veilige bewaarcondities en houdt rekening met de vereiste veiligheid.
   4. Toegangsregistratie en uitleensystemenJe registreert toegang tot archieven en beheert uitleen van dossiers.
   5. Vernietigingsprocedures voor papieren archiefstukkenJe voert vernietigingsprocedures uit voor papieren archiefstukken volgens de regels.
6. 6 Toegankelijkheid en vindbaarheid Je verhoogt de toegankelijkheid en vindbaarheid van documenten door structuur en indexering.
   5 lessen

   1. Opzetten van een logische structuurJe zet een logische structuur op voor het archief zodat documenten snel vindbaar zijn.
   2. Indexeren en beschrijven van documentenJe indexeert en beschrijft documenten voor een goede terugvindbaarheid.
   3. Gebruiksvriendelijke zoekmogelijkhedenJe maakt gebruik van zoekmogelijkheden die het gebruikersgemak vergroten.
   4. Digitaliseren van papieren archievenJe digitaliseert papieren archieven en maakt deze toegankelijk.
   5. Gebruik van trefwoorden en categorieënJe gebruikt trefwoorden en categorieën om documenten te ordenen.
7. 7 Beveiliging en vertrouwelijkheid Je borgt de beveiliging en vertrouwelijkheid van informatie in het archief en voorkomt ongeautoriseerde toegang.
   5 lessen

   1. Classificatie van informatie (openbaar, intern, vertrouwelijk)Je classificeert informatie naar openbaar, intern of vertrouwelijk en handelt hiernaar.
   2. Autorisatie- en toegangsbeheerJe beheert autorisaties en regelt wie toegang heeft tot welke documenten.
   3. Bescherming tegen datalekkenJe neemt maatregelen om datalekken te voorkomen bij het archiveren.
   4. Versleuteling van digitale bestandenJe versleutelt digitale bestanden waar nodig om vertrouwelijkheid te waarborgen.
   5. Veilig vernietigen van vertrouwelijke documentenJe vernietigt vertrouwelijke documenten veilig en volgens de geldende procedures.
8. 8 Samenwerking tussen afdelingen Je werkt samen met andere afdelingen aan een efficiënt en eenduidig archiefbeheer.
   5 lessen

   1. Afstemmen van archiefproceduresJe stemt archiefprocedures af met collega’s van andere afdelingen.
   2. Centrale vs. decentrale archiefbeheerstructuurJe vergelijkt centrale en decentrale archiefbeheerstructuren en kiest een passende aanpak.
   3. Documentuitwisseling tussen afdelingenJe wisselt documenten uit tussen afdelingen op een gestructureerde manier.
   4. Voorkomen van dubbele opslagJe voorkomt dubbele opslag door afspraken te maken over archivering.
   5. Afspraak over verantwoordelijkheden en takenJe legt verantwoordelijkheden en taken vast voor het archiefbeheer.
9. 9 Archiefcontrole en kwaliteitsbeheer Je voert controles uit op archiefbeheer en bewaakt de kwaliteit van archiefstukken en processen.
   5 lessen

   1. Uitvoeren van periodieke auditsJe voert periodieke audits uit om de kwaliteit van het archief te beoordelen.
   2. Controleren op naleving van wet- en regelgevingJe controleert of het archiefbeheer voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
   3. Kwaliteitscriteria voor archiefstukkenJe past kwaliteitscriteria toe op archiefstukken en signaleert afwijkingen.
   4. Rapportage van verbeterpuntenJe rapporteert verbeterpunten en volgt deze op.
   5. Bijhouden van archiefstatistiekenJe houdt statistieken bij over het archief voor monitoring en verbetering.
10. 10 Duurzaam archiveren en toekomstbestendigheid Je zorgt voor duurzame archivering en houdt rekening met toekomstige ontwikkelingen en technologische veranderingen.
    5 lessen

    1. Digitalisering als duurzaamheidsmaatregelJe zet digitalisering in als maatregel voor duurzaamheid binnen het archiefbeheer.
    2. Behoud van informatie bij technologische veranderingenJe bewaart informatie bij technologische veranderingen en voorkomt verlies van data.
    3. Langetermijnopslag en migratie van bestandenJe organiseert langetermijnopslag en migreert bestanden indien nodig.
    4. Minimaliseren van papiergebruikJe minimaliseert papiergebruik in je archiefprocessen.
    5. Hergebruik van informatie en kennisdelingJe stimuleert hergebruik van informatie en kennisdeling binnen de organisatie.