MBO Management en Archiveren – documentbeheer (6 maanden)

Je onderzoekt hoe overheidsorganisaties werken, hoe beleid en begrotingen tot stand komen en hoe je effectief samenwerkt in de publieke sector.

1. 1 Inleiding tot overheidsorganisaties Je verkent de rol, structuur en functies van de overheid en het verschil met de private sector.
   5 lessen

   1. Wat is de overheid en wat zijn de functies ervan?Je onderzoekt hoe de overheid is opgebouwd en welke taken zij uitvoert.
   2. Verschillende niveaus van de overheid: lokaal, regionaal, nationaalJe herkent de verschillende bestuursniveaus en hun verantwoordelijkheden.
   3. De rol van de overheid in het dagelijks leven van burgersJe analyseert hoe overheidsbesluiten het dagelijks leven van burgers beïnvloeden.
   4. Verschil tussen publieke en private sectorJe vergelijkt publieke en private sectoren op het gebied van taken en doelen.
   5. De wet- en regelgeving die de overheid stuurtJe bekijkt welke wet- en regelgeving het handelen van de overheid bepaalt.
2. 2 Bestuurlijke indeling van de overheid Je bestudeert de bestuurlijke indeling van Nederland en de rol van ambtenaren en politiek.
   5 lessen

   1. Bestuurlijke indeling van Nederland (gemeenten, provincies, rijksoverheid)Je beschrijft hoe gemeenten, provincies en het rijk zijn georganiseerd.
   2. Organogrammen van overheidsinstellingenJe leest en maakt organogrammen van overheidsinstellingen.
   3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van overheidsorganenJe benoemt verantwoordelijkheden en bevoegdheden van overheidsorganen.
   4. Het politieke systeem en de invloed op het bestuurJe onderzoekt hoe het politieke systeem invloed heeft op het bestuur.
   5. De rol van ambtenaren in de overheidJe licht de taken van ambtenaren binnen de overheid toe.
3. 3 Beleidsvorming binnen overheid Je onderzoekt hoe beleid wordt ontwikkeld, uitgevoerd en geëvalueerd binnen de overheid.
   5 lessen

   1. Wat is beleidsvorming en waarom is het belangrijk?Je legt uit waarom beleidsvorming nodig is en hoe het proces verloopt.
   2. Het proces van beleidsontwikkelingJe volgt de stappen van beleidsontwikkeling van idee tot besluit.
   3. Belang van onderzoeken en data in beleidsvormingJe gebruikt data en onderzoek bij het onderbouwen van beleid.
   4. Het implementeren van beleid: van plan naar actieJe vertaalt beleid naar concrete acties en uitvoering.
   5. Evaluatie van beleid: succes en falen metenJe meet en beoordeelt het succes en de effecten van beleid.
4. 4 Begrotingsproces van de overheid Je krijgt inzicht in het begrotingsproces, financiering en verantwoording binnen de overheid.
   5 lessen

   1. Het begrotingsproces in de overheidJe volgt de stappen van het begrotingsproces bij de overheid.
   2. Belang van transparantie in overheidsfinanciënJe beoordeelt het belang van transparantie in financiële processen.
   3. Het verschil tussen publieke en private financieringJe vergelijkt publieke en private financiering.
   4. Beheer van belastinggeld: ethiek en verantwoordingJe onderzoekt hoe belastinggeld wordt beheerd en verantwoord.
   5. Fiscale verantwoording en controlemechanismenJe bekijkt hoe controle op overheidsfinanciën is geregeld.
5. 5 Leiderschap in de publieke sector Je analyseert leiderschap en besluitvorming in de publieke sector en het verschil met het bedrijfsleven.
   5 lessen

   1. Wat maakt goed leiderschap in de publieke sector?Je onderzoekt kenmerken van effectief leiderschap in de publieke sector.
   2. Verschil tussen leidinggeven in de overheid en het bedrijfslevenJe vergelijkt leidinggeven in overheid en bedrijfsleven.
   3. Politiek leiderschap vs. ambtelijk leiderschapJe onderscheidt politiek en ambtelijk leiderschap.
   4. Effectieve communicatie voor leiders in de overheidJe oefent met communicatietechnieken voor overheidsleiders.
   5. Besluitvorming in een politieke contextJe bekijkt hoe besluiten in een politieke context tot stand komen.
6. 6 Opleidingen en ontwikkeling voor ambtenaren Je verdiept je in werving, ontwikkeling, diversiteit en welzijn van medewerkers in de overheid.
   5 lessen

   1. Werving, selectie en arbeidsvoorwaarden in de overheidJe beschrijft hoe werving en selectie bij de overheid verlopen.
   2. Het belang van diversiteit en inclusie binnen overheidsorganisatiesJe analyseert het belang van diversiteit en inclusie op de werkvloer.
   3. Opleidingen en ontwikkeling voor ambtenarenJe onderzoekt mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling van ambtenaren.
   4. De cultuur van overheidsinstellingenJe bekijkt hoe organisatiecultuur invloed heeft op het werkklimaat.
   5. Beheer van werkdruk en welzijn van medewerkersJe leert omgaan met werkdruk en bevordert het welzijn van medewerkers.
7. 7 Projectmanagement in de publieke sector Je past projectmanagement toe in de publieke sector en leert plannen, budgetteren en evalueren.
   5 lessen

   1. Wat is projectmanagement in de publieke sector?Je verkent de basis van projectmanagement bij de overheid.
   2. Verschil tussen projectmanagement in de overheid en commerciële sectorJe vergelijkt projectmanagement in overheid en commerciële sector.
   3. Het opstellen van projectplannen en budgettenJe stelt projectplannen en budgetten op voor overheidsprojecten.
   4. Risicomanagement en het managen van verwachtingenJe beheert risico’s en verwachtingen in projecten.
   5. Evaluatie en afsluiting van projecten in de overheidJe evalueert en sluit projecten binnen de overheid af.
8. 8 Communicatiekanalen binnen de overheid Je onderzoekt communicatiekanalen, privacyregels en digitale communicatie binnen de overheid.
   5 lessen

   1. Communicatiekanalen binnen de overheidJe brengt de verschillende communicatiekanalen binnen de overheid in kaart.
   2. Het belang van transparante communicatie naar burgersJe analyseert het belang van transparante communicatie met burgers.
   3. Crisiscommunicatie en mediarelatiesJe oefent met crisiscommunicatie en het onderhouden van mediarelaties.
   4. Wet- en regelgeving rondom privacy en informatiebeheerJe bekijkt regelgeving rond privacy en informatiebeheer.
   5. Digitale communicatie en overheidswebsitesJe onderzoekt digitale communicatie en het gebruik van overheidswebsites.
9. 9 Rechtsstaat en de rechtsbescherming Je verdiept je in rechtsbescherming, ethiek en toezicht binnen de publieke sector.
   5 lessen

   1. Basisprincipes van de rechtsstaat en de rechtsbeschermingJe legt de basisprincipes van de rechtsstaat en rechtsbescherming uit.
   2. Ethiek in de publieke sector: integriteit en verantwoordelijkheidJe bespreekt integriteit en verantwoordelijkheid in de publieke sector.
   3. Wetgeving rondom ambtenaren en overheidsfunctionarissenJe bekijkt wetgeving voor ambtenaren en overheidsfunctionarissen.
   4. Het omgaan met belangenconflicten in overheidsbesluitenJe leert omgaan met belangenconflicten bij overheidsbesluiten.
   5. Toezicht en controlemechanismen in de overheidJe onderzoekt toezicht en controlemechanismen binnen de overheid.
10. 10 Overheid en NGO's Je analyseert samenwerkingsvormen tussen overheid, NGO’s en andere partners in de publieke sector.
    5 lessen

    1. Overheid en NGO's: gezamenlijke projecten en samenwerkingJe onderzoekt hoe overheid en NGO’s samenwerken aan projecten.
    2. Publiek-private samenwerking in de overheidJe bekijkt vormen van publiek-private samenwerking.
    3. De rol van internationale samenwerking voor overheidsorganisatiesJe analyseert internationale samenwerking van overheidsorganisaties.
    4. Netwerken en partnerschappen in de publieke sectorJe brengt netwerken en partnerschappen in de publieke sector in kaart.
    5. Gemeentelijke samenwerking en de rol van lokale overhedenJe onderzoekt hoe lokale overheden samenwerken binnen gemeenten.

Je beheert, archiveert en beveiligt documenten binnen de overheid volgens actuele wet- en regelgeving.

1. 1 Basisprincipes van archiveren in de overheid Je onderzoekt de basis van archiveren binnen de overheid en leert belangrijke begrippen en structuren kennen.
   5 lessen

   1. Doel en nut van archiveren voor overheidsinstantiesJe beschrijft waarom overheidsorganisaties documenten archiveren en wat het doel daarvan is.
   2. Verschil tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archiefJe onderscheidt verschillende typen archieven en herkent hun kenmerken in de praktijk.
   3. Wettelijke verplichtingen voor archiefbeheerJe benoemt de wettelijke verplichtingen die gelden voor het beheren van archieven.
   4. Ordeningsstructuren en classificatiesystemenJe past ordeningsstructuren en classificatiesystemen toe op overheidsdocumenten.
   5. Begrippen als authenticiteit, integriteit en duurzaamheidJe legt uit wat authenticiteit, integriteit en duurzaamheid betekenen voor archiefstukken.
2. 2 Wettelijke kaders en richtlijnen Je verdiept je in de belangrijkste wetten en richtlijnen voor archiefbeheer bij de overheid.
   5 lessen

   1. Archiefwet en ArchiefbesluitJe licht de inhoud van de Archiefwet en het Archiefbesluit toe aan de hand van praktijkvoorbeelden.
   2. Wet open overheid (Woo) en informatieplichtJe geeft aan wat de Woo betekent voor het beheren en delen van overheidsinformatie.
   3. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)Je past de AVG toe op het verwerken en beschermen van persoonsgegevens in archieven.
   4. Bewaar- en vernietigingstermijnenJe bepaalt per document de juiste bewaartermijn en het moment van vernietiging.
   5. Toegankelijkheid en openbaarheid van documentenJe zorgt dat documenten toegankelijk en openbaar zijn waar dat wettelijk nodig is.
3. 3 Soorten documenten binnen de overheid Je herkent de verschillende soorten documenten die binnen de overheid worden beheerd en opgeslagen.
   5 lessen

   1. Fysieke documenten en papieren dossiersJe benoemt kenmerken van fysieke documenten en weet hoe je papieren dossiers beheert.
   2. Digitale documenten en elektronische archievenJe beheert digitale documenten en weet hoe elektronische archieven worden ingericht.
   3. Audio-, video- en beeldmateriaalJe herkent en archiveert audio-, video- en beeldmateriaal volgens de richtlijnen.
   4. E-mail en andere digitale correspondentieJe archiveert e-mail en digitale correspondentie op een gestructureerde manier.
   5. Overlegverslagen, rapporten en beleidsstukkenJe ordent en bewaart overlegverslagen, rapporten en beleidsstukken volgens de regels.
4. 4 Digitale archivering Je werkt met digitale systemen voor archiveren en leert hoe je digitale documenten veilig beheert.
   5 lessen

   1. Gebruik van Document Management Systemen (DMS)Je gebruikt een Document Management Systeem voor het opslaan en terugvinden van documenten.
   2. Metadata en zoekfunctionaliteitenJe voegt metadata toe en maakt gebruik van zoekfuncties voor snelle vindbaarheid.
   3. Bestandsformaten voor langdurige opslagJe kiest geschikte bestandsformaten voor langdurige digitale opslag.
   4. Versiebeheer en controle op wijzigingenJe houdt verschillende versies van documenten bij en controleert op wijzigingen.
   5. Back-up en herstelproceduresJe voert back-up en herstelprocedures uit om gegevensverlies te voorkomen.
5. 5 Fysieke archiefbeheerprocessen Je beheert het fysieke archief en zorgt voor veilige opslag, registratie en vernietiging van documenten.
   5 lessen

   1. Inname en registratie van documentenJe neemt documenten in ontvangst en registreert ze op de juiste manier.
   2. Ordenen en etiketteren van dossiersJe ordent dossiers en voorziet ze van duidelijke etiketten.
   3. Veiligheids- en bewaarconditiesJe bewaakt de veiligheids- en bewaarcondities van het fysieke archief.
   4. Toegangsregistratie en uitleensystemenJe registreert wie toegang heeft tot documenten en beheert het uitleensysteem.
   5. Vernietigingsprocedures voor papieren archiefstukkenJe voert vernietigingsprocedures uit voor papieren archiefstukken volgens de regels.
6. 6 Toegankelijkheid en vindbaarheid Je zorgt dat documenten snel terug te vinden zijn door een logische structuur en goede beschrijvingen.
   5 lessen

   1. Opzetten van een logische structuurJe richt een overzichtelijke structuur in voor het archief.
   2. Indexeren en beschrijven van documentenJe indexeert en beschrijft documenten zodat ze makkelijk vindbaar zijn.
   3. Gebruiksvriendelijke zoekmogelijkhedenJe maakt gebruik van zoekmogelijkheden die het gebruikers makkelijk maken documenten te vinden.
   4. Digitaliseren van papieren archievenJe digitaliseert papieren archieven om ze toegankelijker te maken.
   5. Gebruik van trefwoorden en categorieënJe gebruikt trefwoorden en categorieën om documenten efficiënt te ordenen.
7. 7 Beveiliging en vertrouwelijkheid Je beschermt vertrouwelijke informatie en past beveiligingsmaatregelen toe op het archief.
   5 lessen

   1. Classificatie van informatie (openbaar, intern, vertrouwelijk)Je classificeert informatie naar openbaar, intern of vertrouwelijk niveau.
   2. Autorisatie- en toegangsbeheerJe regelt autorisatie en beheert wie toegang heeft tot welke documenten.
   3. Bescherming tegen datalekkenJe neemt maatregelen om datalekken te voorkomen.
   4. Versleuteling van digitale bestandenJe versleutelt digitale bestanden voor extra beveiliging.
   5. Veilig vernietigen van vertrouwelijke documentenJe vernietigt vertrouwelijke documenten op een veilige manier.
8. 8 Samenwerking tussen afdelingen Je stemt archiefprocedures af met andere afdelingen en voorkomt dubbel werk of onduidelijkheden.
   5 lessen

   1. Afstemmen van archiefproceduresJe overlegt met collega’s over de te volgen archiefprocedures.
   2. Centrale vs. decentrale archiefbeheerstructuurJe vergelijkt centrale en decentrale archiefbeheerstructuren.
   3. Documentuitwisseling tussen afdelingenJe wisselt documenten uit tussen afdelingen volgens vaste afspraken.
   4. Voorkomen van dubbele opslagJe voorkomt dubbele opslag van documenten door goede afstemming.
   5. Afspraak over verantwoordelijkheden en takenJe maakt duidelijke afspraken over taken en verantwoordelijkheden bij archiefbeheer.
9. 9 Archiefcontrole en kwaliteitsbeheer Je voert controles uit op het archief en bewaakt de kwaliteit van de archiefprocessen.
   5 lessen

   1. Uitvoeren van periodieke auditsJe voert periodiek een audit uit op het archiefbeheer.
   2. Controleren op naleving van wet- en regelgevingJe controleert of het archief voldoet aan wet- en regelgeving.
   3. Kwaliteitscriteria voor archiefstukkenJe toetst documenten aan vastgestelde kwaliteitscriteria.
   4. Rapportage van verbeterpuntenJe rapporteert verbeterpunten voor het archiefbeheer.
   5. Bijhouden van archiefstatistiekenJe houdt statistieken bij over het gebruik en beheer van het archief.
10. 10 Duurzaam archiveren en toekomstbestendigheid Je zorgt dat archieven toekomstbestendig zijn en houdt rekening met duurzaamheid en technologische ontwikkelingen.
    5 lessen

    1. Digitalisering als duurzaamheidsmaatregelJe zet digitalisering in als maatregel voor duurzamer archiefbeheer.
    2. Behoud van informatie bij technologische veranderingenJe bewaart informatie ook bij technologische veranderingen.
    3. Langetermijnopslag en migratie van bestandenJe migreert bestanden en zorgt voor veilige langetermijnopslag.
    4. Minimaliseren van papiergebruikJe beperkt het gebruik van papier binnen het archiefbeheer.
    5. Hergebruik van informatie en kennisdelingJe stimuleert hergebruik van informatie en kennisdeling binnen de organisatie.