MBO Praktijkcursus – Archiveren en documentbeheer in de overheid

Je beheert, archiveert en beveiligt documenten binnen de overheid volgens actuele wet- en regelgeving.

1. 1 Basisprincipes van archiveren in de overheid Je onderzoekt de basis van archiveren binnen de overheid en leert belangrijke begrippen en structuren kennen.
   5 lessen

   1. Doel en nut van archiveren voor overheidsinstantiesJe beschrijft waarom overheidsorganisaties documenten archiveren en wat het doel daarvan is.
   2. Verschil tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archiefJe onderscheidt verschillende typen archieven en herkent hun kenmerken in de praktijk.
   3. Wettelijke verplichtingen voor archiefbeheerJe benoemt de wettelijke verplichtingen die gelden voor het beheren van archieven.
   4. Ordeningsstructuren en classificatiesystemenJe past ordeningsstructuren en classificatiesystemen toe op overheidsdocumenten.
   5. Begrippen als authenticiteit, integriteit en duurzaamheidJe legt uit wat authenticiteit, integriteit en duurzaamheid betekenen voor archiefstukken.
2. 2 Wettelijke kaders en richtlijnen Je verdiept je in de belangrijkste wetten en richtlijnen voor archiefbeheer bij de overheid.
   5 lessen

   1. Archiefwet en ArchiefbesluitJe licht de inhoud van de Archiefwet en het Archiefbesluit toe aan de hand van praktijkvoorbeelden.
   2. Wet open overheid (Woo) en informatieplichtJe geeft aan wat de Woo betekent voor het beheren en delen van overheidsinformatie.
   3. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)Je past de AVG toe op het verwerken en beschermen van persoonsgegevens in archieven.
   4. Bewaar- en vernietigingstermijnenJe bepaalt per document de juiste bewaartermijn en het moment van vernietiging.
   5. Toegankelijkheid en openbaarheid van documentenJe zorgt dat documenten toegankelijk en openbaar zijn waar dat wettelijk nodig is.
3. 3 Soorten documenten binnen de overheid Je herkent de verschillende soorten documenten die binnen de overheid worden beheerd en opgeslagen.
   5 lessen

   1. Fysieke documenten en papieren dossiersJe benoemt kenmerken van fysieke documenten en weet hoe je papieren dossiers beheert.
   2. Digitale documenten en elektronische archievenJe beheert digitale documenten en weet hoe elektronische archieven worden ingericht.
   3. Audio-, video- en beeldmateriaalJe herkent en archiveert audio-, video- en beeldmateriaal volgens de richtlijnen.
   4. E-mail en andere digitale correspondentieJe archiveert e-mail en digitale correspondentie op een gestructureerde manier.
   5. Overlegverslagen, rapporten en beleidsstukkenJe ordent en bewaart overlegverslagen, rapporten en beleidsstukken volgens de regels.
4. 4 Digitale archivering Je werkt met digitale systemen voor archiveren en leert hoe je digitale documenten veilig beheert.
   5 lessen

   1. Gebruik van Document Management Systemen (DMS)Je gebruikt een Document Management Systeem voor het opslaan en terugvinden van documenten.
   2. Metadata en zoekfunctionaliteitenJe voegt metadata toe en maakt gebruik van zoekfuncties voor snelle vindbaarheid.
   3. Bestandsformaten voor langdurige opslagJe kiest geschikte bestandsformaten voor langdurige digitale opslag.
   4. Versiebeheer en controle op wijzigingenJe houdt verschillende versies van documenten bij en controleert op wijzigingen.
   5. Back-up en herstelproceduresJe voert back-up en herstelprocedures uit om gegevensverlies te voorkomen.
5. 5 Fysieke archiefbeheerprocessen Je beheert het fysieke archief en zorgt voor veilige opslag, registratie en vernietiging van documenten.
   5 lessen

   1. Inname en registratie van documentenJe neemt documenten in ontvangst en registreert ze op de juiste manier.
   2. Ordenen en etiketteren van dossiersJe ordent dossiers en voorziet ze van duidelijke etiketten.
   3. Veiligheids- en bewaarconditiesJe bewaakt de veiligheids- en bewaarcondities van het fysieke archief.
   4. Toegangsregistratie en uitleensystemenJe registreert wie toegang heeft tot documenten en beheert het uitleensysteem.
   5. Vernietigingsprocedures voor papieren archiefstukkenJe voert vernietigingsprocedures uit voor papieren archiefstukken volgens de regels.
6. 6 Toegankelijkheid en vindbaarheid Je zorgt dat documenten snel terug te vinden zijn door een logische structuur en goede beschrijvingen.
   5 lessen

   1. Opzetten van een logische structuurJe richt een overzichtelijke structuur in voor het archief.
   2. Indexeren en beschrijven van documentenJe indexeert en beschrijft documenten zodat ze makkelijk vindbaar zijn.
   3. Gebruiksvriendelijke zoekmogelijkhedenJe maakt gebruik van zoekmogelijkheden die het gebruikers makkelijk maken documenten te vinden.
   4. Digitaliseren van papieren archievenJe digitaliseert papieren archieven om ze toegankelijker te maken.
   5. Gebruik van trefwoorden en categorieënJe gebruikt trefwoorden en categorieën om documenten efficiënt te ordenen.
7. 7 Beveiliging en vertrouwelijkheid Je beschermt vertrouwelijke informatie en past beveiligingsmaatregelen toe op het archief.
   5 lessen

   1. Classificatie van informatie (openbaar, intern, vertrouwelijk)Je classificeert informatie naar openbaar, intern of vertrouwelijk niveau.
   2. Autorisatie- en toegangsbeheerJe regelt autorisatie en beheert wie toegang heeft tot welke documenten.
   3. Bescherming tegen datalekkenJe neemt maatregelen om datalekken te voorkomen.
   4. Versleuteling van digitale bestandenJe versleutelt digitale bestanden voor extra beveiliging.
   5. Veilig vernietigen van vertrouwelijke documentenJe vernietigt vertrouwelijke documenten op een veilige manier.
8. 8 Samenwerking tussen afdelingen Je stemt archiefprocedures af met andere afdelingen en voorkomt dubbel werk of onduidelijkheden.
   5 lessen

   1. Afstemmen van archiefproceduresJe overlegt met collega’s over de te volgen archiefprocedures.
   2. Centrale vs. decentrale archiefbeheerstructuurJe vergelijkt centrale en decentrale archiefbeheerstructuren.
   3. Documentuitwisseling tussen afdelingenJe wisselt documenten uit tussen afdelingen volgens vaste afspraken.
   4. Voorkomen van dubbele opslagJe voorkomt dubbele opslag van documenten door goede afstemming.
   5. Afspraak over verantwoordelijkheden en takenJe maakt duidelijke afspraken over taken en verantwoordelijkheden bij archiefbeheer.
9. 9 Archiefcontrole en kwaliteitsbeheer Je voert controles uit op het archief en bewaakt de kwaliteit van de archiefprocessen.
   5 lessen

   1. Uitvoeren van periodieke auditsJe voert periodiek een audit uit op het archiefbeheer.
   2. Controleren op naleving van wet- en regelgevingJe controleert of het archief voldoet aan wet- en regelgeving.
   3. Kwaliteitscriteria voor archiefstukkenJe toetst documenten aan vastgestelde kwaliteitscriteria.
   4. Rapportage van verbeterpuntenJe rapporteert verbeterpunten voor het archiefbeheer.
   5. Bijhouden van archiefstatistiekenJe houdt statistieken bij over het gebruik en beheer van het archief.
10. 10 Duurzaam archiveren en toekomstbestendigheid Je zorgt dat archieven toekomstbestendig zijn en houdt rekening met duurzaamheid en technologische ontwikkelingen.
    5 lessen

    1. Digitalisering als duurzaamheidsmaatregelJe zet digitalisering in als maatregel voor duurzamer archiefbeheer.
    2. Behoud van informatie bij technologische veranderingenJe bewaart informatie ook bij technologische veranderingen.
    3. Langetermijnopslag en migratie van bestandenJe migreert bestanden en zorgt voor veilige langetermijnopslag.
    4. Minimaliseren van papiergebruikJe beperkt het gebruik van papier binnen het archiefbeheer.
    5. Hergebruik van informatie en kennisdelingJe stimuleert hergebruik van informatie en kennisdeling binnen de organisatie.