HBO Praktijkcursus – Archiveren en documentbeheer in de overheid

Je beheert archieven en documenten binnen de overheid volgens actuele wet- en regelgeving en richt processen efficiënt in.

1. 1 Wet- en regelgeving Je past wet- en regelgeving toe bij archiveren en documentbeheer binnen de overheid.
   10 lessen

   1. Archiefwetgeving toepassenJe past relevante archiefwetgeving toe op dagelijkse werkzaamheden.
   2. Privacywetgeving (AVG) begrijpenJe herkent de eisen van de AVG en past deze toe op documentbeheer.
   3. Openbaarheid van bestuur (WOB) toepassenJe regelt de toegang tot informatie volgens de WOB.
   4. Rechten en plichten van burgers kennenJe benoemt de rechten en plichten van burgers in relatie tot archieven.
   5. Verantwoordelijkheden van overheidsinstantiesJe beschrijft verantwoordelijkheden van overheidsinstanties bij archiefbeheer.
   6. Bewaartermijnen en vernietigingsregelsJe bepaalt bewaartermijnen en vernietigingsregels voor documenten.
   7. Toegang tot overheidsinformatie regelenJe regelt de toegang tot overheidsinformatie volgens geldende procedures.
   8. Geheimhoudings- en veiligheidsaspectenJe signaleert geheimhoudings- en veiligheidsaspecten bij archiefbeheer.
   9. Juridische implicaties van digitale archievenJe benoemt juridische aandachtspunten bij digitale archieven.
   10. Compliance en audits voorbereidenJe bereidt compliance en audits voor binnen archiefbeheer.
2. 2 Archiefvormers en -systemen Je herkent archiefvormers en richt archiefsystemen in voor verschillende overheidslagen.
   10 lessen

   1. Identificeren van archiefvormers binnen overheidJe identificeert welke afdelingen en personen archieven vormen binnen de overheid.
   2. Classificatieschema’s opstellen en toepassenJe stelt classificatieschema’s op en past deze toe op documenten.
   3. Structuur van archiefsysteem begrijpenJe analyseert de structuur van een archiefsysteem.
   4. Documenttypen herkennen en categoriserenJe categoriseert verschillende documenttypen binnen de organisatie.
   5. Archiefbeheer in verschillende overheidslagenJe vergelijkt archiefbeheer op verschillende overheidsniveaus.
   6. Metadata en indexering toepassenJe past metadata en indexering toe op documenten.
   7. Digitale en fysieke archieven beherenJe beheert digitale en fysieke archieven in de praktijk.
   8. Archiveringssystemen selecteren en evaluerenJe selecteert en evalueert archiveringssystemen.
   9. Kwaliteitsmanagement in archiefsystemenJe past kwaliteitsmanagement toe op archiefsystemen.
   10. Samenwerking tussen afdelingen bevorderenJe bevordert samenwerking tussen afdelingen bij archiefbeheer.
3. 3 Documentbeheerprocessen Je organiseert en beheert documentbeheerprocessen en zorgt voor veilige opslag en vernietiging.
   10 lessen

   1. Invoer en registratie van documentenJe registreert en verwerkt inkomende documenten volgens vaste procedures.
   2. Versiebeheer van documentenJe beheert verschillende versies van documenten.
   3. Workflow en autorisaties beherenJe beheert workflows en autorisaties voor documentverwerking.
   4. Document classificeren en indexerenJe classificeert en indexeert documenten voor snelle terugvindbaarheid.
   5. Documentopslag en -beveiligingJe organiseert veilige opslag en beveiliging van documenten.
   6. Toegangscontrole en autorisatieJe regelt toegangscontrole en autorisaties voor documenten.
   7. Archivering volgens beleid en proceduresJe archiveert documenten volgens vastgesteld beleid en procedures.
   8. Verwijdering en vernietiging van documentenJe voert verwijdering en vernietiging van documenten uit volgens regels.
   9. Back-up en disaster recovery plannenJe stelt back-up- en disaster recoveryplannen op.
   10. Automatisering en digitalisering van processenJe past automatisering toe in documentbeheerprocessen.
4. 4 Digitale archivering Je beheert digitale archieven, borgt authenticiteit en zorgt voor langdurige toegankelijkheid.
   10 lessen

   1. Digitale archiefformaten en standaardenJe kiest geschikte digitale archiefformaten en standaarden.
   2. Digitale opslagmedia en technologieënJe selecteert passende digitale opslagmedia en technologieën.
   3. Beheer van e-mailarchievenJe beheert e-mailarchieven binnen de organisatie.
   4. Digitale authenticiteit en integriteitJe waarborgt de authenticiteit en integriteit van digitale documenten.
   5. Langdurige toegankelijkheid garanderenJe garandeert langdurige toegankelijkheid van digitale archieven.
   6. Toepassing van OAIS-modelJe past het OAIS-model toe op digitale archivering.
   7. Digitale migraties en conversiesJe voert digitale migraties en conversies uit.
   8. Metadata en technische documentatieJe beheert metadata en technische documentatie.
   9. Digitale toegankelijkheid en gebruikersvriendelijkheidJe verbetert digitale toegankelijkheid en gebruikersvriendelijkheid.
   10. Veiligheids- en privacyaspecten in digitale archievenJe signaleert veiligheids- en privacyaspecten in digitale archieven.
5. 5 Informatie- en kennismanagement Je ontwerpt informatiearchitectuur en stimuleert kennisdeling binnen de organisatie.
   10 lessen

   1. Informatiearchitectuur ontwerpenJe ontwerpt een informatiearchitectuur voor de organisatie.
   2. Kennisdeling stimuleren binnen organisatiesJe stimuleert kennisdeling en samenwerking tussen medewerkers.
   3. Informatie classificeren en structurerenJe structureert en classificeert informatie binnen systemen.
   4. Documentatie van processen en proceduresJe documenteert processen en procedures voor kennisborging.
   5. Gebruik van kennisbanken en intranetJe gebruikt kennisbanken en intranet voor informatiebeheer.
   6. Informatie zoeken en terugvindenJe zoekt en vindt informatie efficiënt terug.
   7. Beheer van digitale bronnen en databasesJe beheert digitale bronnen en databases.
   8. Analyse van informatiebehoeftenJe analyseert de informatiebehoefte van medewerkers.
   9. Training en ondersteuning van medewerkersJe traint en ondersteunt medewerkers in kennismanagement.
   10. Evaluatie van kennismanagementsystemenJe evalueert het functioneren van kennismanagementsystemen.
6. 6 Projectmanagement Je plant en coördineert archiefprojecten en voert projectmanagementtaken uit.
   10 lessen

   1. Projectplanning en -faseringJe stelt een projectplanning op en verdeelt het project in fasen.
   2. Stakeholderanalyse en communicatieJe voert een stakeholderanalyse uit en communiceert met betrokkenen.
   3. Risicomanagement in archiefprojectenJe beheert risico’s binnen archiefprojecten.
   4. Budgettering en resourcebeheerJe stelt een budget op en beheert beschikbare middelen.
   5. Kwaliteitsbewaking en rapportageJe bewaakt de kwaliteit en rapporteert over projectvoortgang.
   6. Toepassen van projectmanagementmethodiekenJe past projectmanagementmethodieken toe in de praktijk.
   7. Samenwerking en teamcoördinatieJe coördineert samenwerking binnen het projectteam.
   8. Documentatie en archivering van projectresultatenJe documenteert en archiveert projectresultaten.
   9. Evaluatie en afsluiting van projectenJe evalueert en sluit projecten af volgens plan.
   10. Verandermanagement binnen archiefprocessenJe begeleidt veranderingen binnen archiefprocessen.
7. 7 Beveiliging en privacy Je voert beveiligingsmaatregelen en privacybescherming uit binnen archiefbeheer.
   10 lessen

   1. Risicoanalyse uitvoeren op informatiebeheerJe voert een risicoanalyse uit op bestaande informatiebeheerprocessen.
   2. Toegangsbeveiliging van archievenJe regelt toegangsbeveiliging voor archieven.
   3. Encryptie en data protectionJe past encryptie en data protection toe op documenten.
   4. Privacybescherming en gegevensminimalisatieJe beschermt privacy en minimaliseert gegevensopslag.
   5. Incidentmanagement en data breach proceduresJe handelt bij incidenten en datalekken volgens procedures.
   6. Rollen en verantwoordelijkheden binnen beveiligingJe benoemt rollen en verantwoordelijkheden in beveiliging.
   7. Toepassing van AVG binnen archiefbeheerJe past AVG toe binnen archiefbeheer.
   8. Fysieke beveiliging van archieflocatiesJe beveiligt archieflocaties fysiek tegen risico’s.
   9. Training en bewustwording medewerkersJe traint medewerkers in beveiligingsbewustzijn.
   10. Audits en controles uitvoerenJe voert audits en controles uit op beveiligingsmaatregelen.
8. 8 Kwaliteitszorg Je borgt en verbetert de kwaliteit van archiefprocessen met passende normen en beleid.
   10 lessen

   1. Kwaliteitsnormen en certificeringen toepassenJe past kwaliteitsnormen en certificeringen toe binnen archiefbeheer.
   2. Opstellen van kwaliteitsbeleidJe stelt een kwaliteitsbeleid op voor archiefprocessen.
   3. Processen monitoren en verbeterenJe monitort en verbetert processen continu.
   4. Interne audits en beoordelingenJe voert interne audits en beoordelingen uit.
   5. Feedbackmechanismen implementerenJe implementeert feedbackmechanismen voor kwaliteitsverbetering.
   6. Benchmarking met andere overheidsinstellingenJe vergelijkt prestaties met andere overheidsinstellingen.
   7. Klanttevredenheid metenJe meet klanttevredenheid over archiefdiensten.
   8. Documentatie van kwaliteitsactiviteitenJe documenteert uitgevoerde kwaliteitsactiviteiten.
   9. Gebruik van ICT-tools voor kwaliteitsbeheerJe gebruikt ICT-tools voor het beheer van kwaliteit.
   10. Continu verbeteren van archiefprocessenJe voert verbeteringen door in archiefprocessen.
9. 9 Communicatie en samenwerking Je stemt communicatie en samenwerking af binnen en buiten de organisatie rondom archiefbeheer.
   10 lessen

   1. Communicatiestrategieën binnen overheidsorganisatiesJe ontwikkelt communicatiestrategieën voor overheidsorganisaties.
   2. Samenwerken met interne afdelingenJe werkt samen met interne afdelingen aan archiefbeheer.
   3. Contact met externe partners en leveranciersJe onderhoudt contact met externe partners en leveranciers.
   4. Informeren van medewerkers over archiefbeleidJe informeert medewerkers over het archiefbeleid.
   5. Presentaties en workshops gevenJe verzorgt presentaties en workshops over archiefbeheer.
   6. Klantgerichtheid toepassen in dienstverleningJe past klantgerichtheid toe in de dienstverlening.
   7. Conflicthantering en onderhandelenJe hanteert conflicthantering en onderhandelingstechnieken.
   8. Opstellen van rapportages en verslagenJe stelt rapportages en verslagen op voor verschillende doelgroepen.
   9. Gebruik van digitale communicatiekanalenJe gebruikt digitale communicatiekanalen effectief.
   10. Netwerken en kennisuitwisseling bevorderenJe stimuleert netwerken en kennisuitwisseling binnen het vakgebied.
10. 10 Toegepast onderzoek Je voert toegepast onderzoek uit en past onderzoeksresultaten toe op archiefbeheer en beleid.
    10 lessen

    1. Onderzoeksvaardigheden ontwikkelenJe ontwikkelt onderzoeksvaardigheden gericht op archivering.
    2. Literatuur en bronnen kritisch analyserenJe analyseert literatuur en bronnen kritisch.
    3. Onderzoeksvragen formulerenJe formuleert heldere onderzoeksvragen.
    4. Methodes en technieken kiezen (kwalitatief/kwantitatief)Je kiest passende onderzoeksmethoden en technieken.
    5. Data verzamelen en verwerkenJe verzamelt en verwerkt onderzoeksdata gestructureerd.
    6. Analyse en interpretatie van onderzoeksresultatenJe analyseert en interpreteert onderzoeksresultaten.
    7. Rapporteren en presenteren van bevindingenJe rapporteert en presenteert onderzoeksbevindingen.
    8. Praktijkgericht onderzoek binnen archiveringJe voert praktijkgericht onderzoek uit binnen archivering.
    9. Evalueren van innovaties en processenJe evalueert innovaties en processen op effectiviteit.
    10. Onderzoek toepassen voor beleidsontwikkelingJe past onderzoeksresultaten toe bij beleidsontwikkeling.