HBO Praktijkcursus – Opstellen jaarplan

Je stelt zelfstandig een jaarplan op voor een zorgorganisatie, van analyse tot evaluatie en bijsturing.

1. 1 Analyse van organisatiecontext Je onderzoekt de interne en externe context van de organisatie en brengt relevante factoren in kaart.
   10 lessen

   1. Missie en visie van de organisatie in kaart brengenJe brengt missie en visie van de zorgorganisatie systematisch in beeld.
   2. Strategische doelen en beleidskaders identificerenJe identificeert strategische doelen en beleidskaders op basis van organisatiedocumenten.
   3. Interne sterktes en zwaktes analyserenJe analyseert interne sterktes en zwaktes aan de hand van beschikbare informatie.
   4. Externe kansen en bedreigingen onderzoekenJe onderzoekt externe kansen en bedreigingen die invloed hebben op de organisatie.
   5. Belanghebbenden en hun belangen in kaart brengenJe brengt belanghebbenden en hun belangen overzichtelijk in kaart.
   6. Organisatiestructuur en cultuur begrijpenJe verdiept je in de organisatiestructuur en cultuur en beschrijft deze.
   7. Financiële en operationele uitgangspunten beoordelenJe beoordeelt de financiële en operationele uitgangspunten van de organisatie.
   8. Relevante wet- en regelgeving analyserenJe analyseert relevante wet- en regelgeving voor het jaarplan.
   9. Historische resultaten en trends bestuderenJe bestudeert historische resultaten en trends binnen de organisatie.
   10. Gebruik van SWOT- en PEST-analysesJe past SWOT- en PEST-analyses toe op de verzamelde informatie.
2. 2 Doelstellingen formuleren Je formuleert doelen voor het jaarplan en stemt deze af met betrokkenen binnen de organisatie.
   10 lessen

   1. SMART-criteria toepassen bij doelstellingenJe past SMART-criteria toe bij het opstellen van meetbare doelen.
   2. Korte- en lange termijn doelen onderscheidenJe onderscheidt korte- en langetermijndoelen in het jaarplan.
   3. Koppeling tussen doelen en organisatiedoelen makenJe koppelt afdelingsdoelen aan de overkoepelende organisatiedoelen.
   4. Prioriteren van doelen op basis van impact en haalbaarheidJe prioriteert doelen op basis van impact en haalbaarheid.
   5. Kwalitatieve en kwantitatieve doelen formulerenJe formuleert zowel kwalitatieve als kwantitatieve doelen.
   6. Relevantie en meetbaarheid van doelen beoordelenJe beoordeelt de relevantie en meetbaarheid van de gekozen doelen.
   7. Draagvlak creëren voor doelstellingenJe creëert draagvlak voor de doelen bij collega’s en management.
   8. Afstemmen van doelen met betrokken afdelingenJe stemt doelen af met andere afdelingen binnen de organisatie.
   9. Communicatie van doelen aan stakeholdersJe communiceert de doelen helder naar interne en externe stakeholders.
   10. Evaluatie- en bijsturingsmogelijkheden vastleggenJe legt mogelijkheden voor evaluatie en bijsturing vast in het plan.
3. 3 Strategische planning Je vertaalt doelen naar strategieën en ontwikkelt concrete actieplannen voor het komende jaar.
   10 lessen

   1. Vertalen van doelstellingen naar strategieënJe vertaalt geformuleerde doelen naar passende strategieën.
   2. Ontwikkelen van actieplannen en initiatievenJe ontwikkelt concrete actieplannen en initiatieven voor uitvoering.
   3. Tijdsplanning en fasering van activiteitenJe maakt een tijdsplanning en verdeelt activiteiten in fasen.
   4. Inzetten van middelen en budgettenJe bepaalt welke middelen en budgetten nodig zijn voor de uitvoering.
   5. Toewijzen van verantwoordelijkheden en rollenJe wijst verantwoordelijkheden en rollen toe aan teamleden.
   6. Risicoanalyse en beheersmaatregelen integrerenJe integreert risicoanalyse en beheersmaatregelen in het plan.
   7. Scenario- en contingencyplanning toepassenJe past scenario- en contingencyplanning toe op je actieplan.
   8. Samenwerking en afstemming tussen teams organiserenJe organiseert samenwerking en afstemming tussen verschillende teams.
   9. Koppeling maken met lange termijn strategieënJe maakt een koppeling met de lange termijn strategie van de organisatie.
   10. Strategische risico’s identificeren en mitigerenJe identificeert strategische risico’s en beschrijft mitigerende acties.
4. 4 Resourceplanning en budgettering Je plant de inzet van mensen, middelen en budgetten en bewaakt de relatie met de doelstellingen.
   10 lessen

   1. Behoefte aan personeel, materiaal en technologie bepalenJe bepaalt de benodigde capaciteit aan personeel, materialen en technologie.
   2. Kostenramingen maken voor activiteitenJe maakt kostenramingen voor de geplande activiteiten.
   3. Budgetten opstellen en allocerenJe stelt budgetten op en verdeelt deze over de activiteiten.
   4. Prioriteren van investeringen en uitgavenJe prioriteert investeringen en uitgaven binnen het beschikbare budget.
   5. Relatie tussen budget en doelstellingen bewakenJe bewaakt de samenhang tussen budget en doelstellingen.
   6. Monitoring van budgetuitputting en afwijkingenJe monitort de uitputting van het budget en signaleert afwijkingen.
   7. Inzetten van financiële stuurinformatieJe gebruikt financiële stuurinformatie voor het jaarplan.
   8. Evaluatie van kosten-batenanalysesJe evalueert kosten-batenanalyses voor geplande investeringen.
   9. Afstemming met financiële afdelingJe stemt budgetten en uitgaven af met de financiële afdeling.
   10. Voorbereiding van budgetbesprekingen en goedkeuringJe bereidt budgetbesprekingen en goedkeuringsmomenten voor.
5. 5 Communicatieplan binnen jaarplan Je ontwikkelt een communicatieplan dat aansluit bij het jaarplan en de interne en externe doelgroepen bereikt.
   10 lessen

   1. Identificeren van interne en externe doelgroepenJe identificeert interne en externe doelgroepen voor communicatie.
   2. Communicatiedoelen formuleren binnen jaarplanJe formuleert communicatiedoelen passend bij het jaarplan.
   3. Bepalen van communicatiestrategieën en -middelenJe bepaalt welke communicatiestrategieën en -middelen je inzet.
   4. Planning van communicatieactiviteitenJe plant de communicatieactiviteiten gedurende het jaar.
   5. Rollen en verantwoordelijkheden in communicatie vastleggenJe legt rollen en verantwoordelijkheden in communicatie vast.
   6. Inzet van digitale en traditionele communicatiemiddelenJe kiest passende digitale en traditionele communicatiemiddelen.
   7. Feedback en interactie stimulerenJe stimuleert feedback en interactie met doelgroepen.
   8. Overleggen met stakeholders over communicatieJe overlegt met stakeholders over de communicatieaanpak.
   9. Monitoren en evalueren van communicatie-effectiviteitJe monitort en evalueert de effectiviteit van communicatie.
   10. Bijsturen op basis van communicatie-uitkomstenJe stuurt communicatie bij op basis van behaalde resultaten.
6. 6 Risicomanagement in jaarplanning Je brengt risico’s in kaart, ontwikkelt beheersmaatregelen en borgt risicomanagement in het jaarplan.
   10 lessen

   1. Identificeren van potentiële risico’sJe identificeert mogelijke risico’s voor het jaarplan.
   2. Risico’s classificeren op impact en waarschijnlijkheidJe classificeert risico’s op basis van impact en waarschijnlijkheid.
   3. Ontwikkelen van risicobeheersmaatregelenJe ontwikkelt maatregelen om risico’s te beheersen.
   4. Toewijzen van risicoverantwoordelijkhedenJe wijst verantwoordelijkheden voor risicobeheer toe.
   5. Inbedding van risicomanagement in planningJe verwerkt risicomanagement in de jaarplanning.
   6. Continu monitoren van risicofactorenJe monitort continu de belangrijkste risicofactoren.
   7. Opstellen van noodplannen en alternatievenJe stelt noodplannen en alternatieven op voor kritieke risico’s.
   8. Communiceren over risico’s naar betrokkenenJe communiceert risico’s met betrokkenen binnen de organisatie.
   9. Integreren van risico-informatie in besluitvormingJe verwerkt risico-informatie in besluitvormingsprocessen.
   10. Evalueren van risicobeheersing na uitvoeringJe evalueert de effectiviteit van risicobeheersing na uitvoering.
7. 7 Implementatie en procesmanagement Je plant en begeleidt de uitvoering van het jaarplan en stuurt bij waar nodig op processen en resultaten.
   10 lessen

   1. Opstellen van een gedetailleerde implementatieplanningJe stelt een gedetailleerde planning op voor de implementatie.
   2. Afstemmen van acties met betrokken medewerkersJe stemt acties af met betrokken medewerkers en teams.
   3. Beheer van voortgang en mijlpalenJe beheert de voortgang en bewaakt belangrijke mijlpalen.
   4. Gebruik van projectmanagementtechniekenJe past projectmanagementtechnieken toe in de uitvoering.
   5. Inzetten van hulpmiddelen en systemenJe zet hulpmiddelen en systemen in om processen te ondersteunen.
   6. Monitoren van procesindicatoren en prestatiesJe monitort procesindicatoren en prestaties tijdens uitvoering.
   7. Omgaan met knelpunten en veranderingenJe gaat om met knelpunten en veranderingen in de uitvoering.
   8. Communicatie en rapportage tijdens uitvoeringJe communiceert en rapporteert over de voortgang.
   9. Begeleiden van teams en medewerkersJe begeleidt teams en medewerkers tijdens de implementatie.
   10. Evaluatie van procesresultaten en leerpuntenJe evalueert procesresultaten en benoemt leerpunten.
8. 8 Monitoring en rapportage Je monitort de voortgang van het jaarplan en rapporteert resultaten aan relevante stakeholders.
   10 lessen

   1. Vaststellen van meetbare indicatoren (KPI’s)Je stelt meetbare indicatoren (KPI’s) vast voor monitoring.
   2. Frequentie en vorm van rapportages bepalenJe bepaalt hoe vaak en in welke vorm je rapporteert.
   3. Verzamelen en analyseren van voortgangsdataJe verzamelt en analyseert voortgangsdata.
   4. Interpretatie van resultaten en afwijkingenJe interpreteert resultaten en signaleert afwijkingen.
   5. Presenteren van rapportages aan stakeholdersJe presenteert rapportages aan interne en externe stakeholders.
   6. Gebruik van dashboards en visualisatietoolsJe gebruikt dashboards en visualisatietools voor inzicht.
   7. Integreren van feedback in verbeteractiesJe verwerkt feedback in verbeteracties voor het jaarplan.
   8. Signaleren van trends en knelpuntenJe signaleert trends en knelpunten op basis van de data.
   9. Documenteren van lessons learnedJe documenteert opgedane kennis en ervaringen.
   10. Bijstellen van jaarplan op basis van monitoringJe stelt het jaarplan bij op basis van monitoringsresultaten.
9. 9 Evaluatie en bijsturing Je evalueert de uitvoering van het jaarplan en formuleert verbetermaatregelen voor de volgende cyclus.
   10 lessen

   1. Opstellen van evaluatiecriteria voorafJe stelt vooraf evaluatiecriteria op voor het jaarplan.
   2. Methodes voor evaluatie van doelen en activiteitenJe past verschillende methodes toe voor evaluatie van doelen en activiteiten.
   3. Betrekken van medewerkers en stakeholders bij evaluatieJe betrekt medewerkers en stakeholders actief bij de evaluatie.
   4. Analyseren van behaalde resultaten versus planningJe analyseert behaalde resultaten ten opzichte van de planning.
   5. Rapporteren van evaluatiebevindingenJe rapporteert bevindingen uit de evaluatie gestructureerd.
   6. Formuleren van aanbevelingen en verbeterpuntenJe formuleert aanbevelingen en benoemt verbeterpunten.
   7. Plannen van bijsturingsmaatregelenJe plant concrete bijsturingsmaatregelen voor de volgende periode.
   8. Communiceren van evaluatieresultatenJe communiceert evaluatieresultaten binnen de organisatie.
   9. Implementeren van veranderingen in opvolgende plannenJe implementeert veranderingen in opvolgende jaarplannen.
   10. Borging van continu verbeterprocesJe borgt het continu verbeteren van het planningsproces.
10. 10 Leiderschap en samenwerking Je onderzoekt de rol van leiderschap en samenwerking bij het opstellen en uitvoeren van het jaarplan.
    10 lessen

    1. Rol van leidinggevende in jaarplanningsprocesJe onderzoekt welke rol een leidinggevende heeft in het jaarplanningsproces.
    2. Motiveren van teamleden bij plannen en uitvoeringJe motiveert teamleden bij het plannen en uitvoeren van activiteiten.
    3. Stimuleren van samenwerking en kennisdelingJe stimuleert samenwerking en kennisdeling binnen teams.
    4. Besluitvorming binnen planning en uitvoeringJe neemt besluiten binnen het plannings- en uitvoeringsproces.
    5. Omgaan met weerstand en conflictenJe gaat om met weerstand en conflicten in het team.
    6. Coaching en begeleiding van medewerkersJe coacht en begeleidt medewerkers tijdens het proces.
    7. Creëren van een resultaatgerichte cultuurJe creëert een cultuur gericht op het behalen van resultaten.
    8. Verantwoordelijkheid en eigenaarschap bevorderenJe bevordert verantwoordelijkheid en eigenaarschap bij teamleden.
    9. Feedback geven en ontvangen in teamcontextJe geeft en ontvangt feedback in de teamcontext.
    10. Evalueren van leiderschap en teamdynamiekJe evalueert leiderschap en teamdynamiek na afloop van het jaarplan.