MHBO Praktijkcursus – Archiveren en documentbeheer in de overheid

Je beheert en archiveert documenten bij de overheid volgens actuele richtlijnen en wettelijke kaders.

1. 1 Basisprincipes van archiveren in de overheid Je onderzoekt hoe archiveren binnen de overheid werkt en welke begrippen en structuren hierbij horen.
   5 lessen

   1. Doel en nut van archiveren voor overheidsinstantiesJe beschrijft het belang van archiveren voor overheidsorganisaties.
   2. Verschil tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archiefJe onderscheidt verschillende typen archieven en hun functie.
   3. Wettelijke verplichtingen voor archiefbeheerJe benoemt wettelijke verplichtingen voor het beheer van archieven.
   4. Ordeningsstructuren en classificatiesystemenJe past ordeningsstructuren en classificatiesystemen toe.
   5. Begrippen als authenticiteit, integriteit en duurzaamheidJe legt uit wat authenticiteit, integriteit en duurzaamheid van documenten betekenen.
2. 2 Wettelijke kaders en richtlijnen Je verdiept je in de belangrijkste wetten en richtlijnen voor archiefbeheer bij de overheid.
   5 lessen

   1. Archiefwet en ArchiefbesluitJe licht de Archiefwet en het Archiefbesluit toe in relatie tot je werk.
   2. Wet open overheid (Woo) en informatieplichtJe legt de informatieplicht en Woo uit aan de hand van praktijkvoorbeelden.
   3. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)Je benoemt de gevolgen van de AVG voor archiefbeheer.
   4. Bewaar- en vernietigingstermijnenJe bepaalt bewaartermijnen en wanneer vernietiging nodig is.
   5. Toegankelijkheid en openbaarheid van documentenJe beoordeelt de toegankelijkheid en openbaarheid van documenten.
3. 3 Soorten documenten binnen de overheid Je herkent de verschillende documentsoorten die binnen de overheid voorkomen en beheert deze.
   5 lessen

   1. Fysieke documenten en papieren dossiersJe beheert fysieke documenten en papieren dossiers.
   2. Digitale documenten en elektronische archievenJe organiseert digitale documenten en elektronische archieven.
   3. Audio-, video- en beeldmateriaalJe archiveert audio-, video- en beeldmateriaal volgens richtlijnen.
   4. E-mail en andere digitale correspondentieJe verwerkt e-mail en digitale correspondentie in het archief.
   5. Overlegverslagen, rapporten en beleidsstukkenJe beheert overlegverslagen, rapporten en beleidsstukken.
4. 4 Digitale archivering Je gebruikt digitale systemen voor archivering en zorgt voor betrouwbare opslag en terugvindbaarheid.
   5 lessen

   1. Gebruik van Document Management Systemen (DMS)Je werkt met een Document Management Systeem voor digitale archieven.
   2. Metadata en zoekfunctionaliteitenJe voegt metadata toe en gebruikt zoekfuncties voor vindbaarheid.
   3. Bestandsformaten voor langdurige opslagJe kiest geschikte bestandsformaten voor langdurige opslag.
   4. Versiebeheer en controle op wijzigingenJe beheert versies en houdt wijzigingen bij.
   5. Back-up en herstelproceduresJe past back-up en herstelprocedures toe voor digitale archieven.
5. 5 Fysieke archiefbeheerprocessen Je voert praktische taken uit voor het beheer van papieren archieven binnen de organisatie.
   5 lessen

   1. Inname en registratie van documentenJe neemt documenten in en registreert deze volgens procedure.
   2. Ordenen en etiketteren van dossiersJe ordent en labelt dossiers voor overzicht en terugvindbaarheid.
   3. Veiligheids- en bewaarconditiesJe zorgt voor veilige opslag en bewaart documenten onder juiste condities.
   4. Toegangsregistratie en uitleensystemenJe registreert toegang en beheert uitleen van archiefstukken.
   5. Vernietigingsprocedures voor papieren archiefstukkenJe voert vernietigingsprocedures uit voor papieren documenten.
6. 6 Toegankelijkheid en vindbaarheid Je richt archieven logisch in en maakt documenten snel vindbaar voor gebruikers.
   5 lessen

   1. Opzetten van een logische structuurJe bouwt een overzichtelijke structuur voor het archief op.
   2. Indexeren en beschrijven van documentenJe indexeert en beschrijft documenten voor eenvoudige terugzoekbaarheid.
   3. Gebruiksvriendelijke zoekmogelijkhedenJe gebruikt zoekmogelijkheden die gebruikers ondersteunen.
   4. Digitaliseren van papieren archievenJe digitaliseert papieren archieven voor betere toegankelijkheid.
   5. Gebruik van trefwoorden en categorieënJe past trefwoorden en categorieën toe voor snelle zoekresultaten.
7. 7 Beveiliging en vertrouwelijkheid Je beschermt vertrouwelijke informatie en regelt toegang tot gevoelige documenten.
   5 lessen

   1. Classificatie van informatie (openbaar, intern, vertrouwelijk)Je classificeert informatie naar openbaar, intern of vertrouwelijk.
   2. Autorisatie- en toegangsbeheerJe beheert autorisaties en toegang tot documenten.
   3. Bescherming tegen datalekkenJe voorkomt datalekken door passende maatregelen te nemen.
   4. Versleuteling van digitale bestandenJe versleutelt digitale bestanden waar nodig.
   5. Veilig vernietigen van vertrouwelijke documentenJe vernietigt vertrouwelijke documenten op een veilige manier.
8. 8 Samenwerking tussen afdelingen Je stemt archiefbeheer af met andere afdelingen en voorkomt inefficiënties.
   5 lessen

   1. Afstemmen van archiefproceduresJe maakt afspraken over archiefprocedures met collega's.
   2. Centrale vs. decentrale archiefbeheerstructuurJe vergelijkt centrale en decentrale archiefstructuren.
   3. Documentuitwisseling tussen afdelingenJe wisselt documenten uit tussen verschillende afdelingen.
   4. Voorkomen van dubbele opslagJe voorkomt dubbele opslag van documenten.
   5. Afspraak over verantwoordelijkheden en takenJe verdeelt verantwoordelijkheden en taken rondom archiefbeheer.
9. 9 Archiefcontrole en kwaliteitsbeheer Je controleert de kwaliteit van het archief en rapporteert over verbeterpunten.
   5 lessen

   1. Uitvoeren van periodieke auditsJe voert periodieke controles uit op het archiefbeheer.
   2. Controleren op naleving van wet- en regelgevingJe controleert of aan wet- en regelgeving wordt voldaan.
   3. Kwaliteitscriteria voor archiefstukkenJe hanteert kwaliteitscriteria voor archiefstukken.
   4. Rapportage van verbeterpuntenJe rapporteert verbeterpunten aan de organisatie.
   5. Bijhouden van archiefstatistiekenJe houdt statistieken bij over het archiefbeheer.
10. 10 Duurzaam archiveren en toekomstbestendigheid Je zorgt dat archieven toekomstbestendig zijn en past duurzame maatregelen toe.
    5 lessen

    1. Digitalisering als duurzaamheidsmaatregelJe past digitalisering toe om archieven duurzamer te maken.
    2. Behoud van informatie bij technologische veranderingenJe bewaart informatie bij technologische veranderingen.
    3. Langetermijnopslag en migratie van bestandenJe migreert bestanden voor langetermijnopslag.
    4. Minimaliseren van papiergebruikJe beperkt papiergebruik binnen de organisatie.
    5. Hergebruik van informatie en kennisdelingJe stimuleert hergebruik van informatie en kennisdeling.