Basisopleiding Projectadministratie

Je beheert projectadministratie van begin tot eind, van dossieropbouw tot rapportages en afsluiting.

1. 1 Basisprincipes van projectadministratie Je onderzoekt de basis van projectadministratie en de rol van de projectadministrateur.
   5 lessen

   1. Definitie en doel van projectadministratieJe beschrijft het doel van projectadministratie en de meerwaarde voor projecten.
   2. Verschil tussen project- en reguliere administratieJe vergelijkt projectadministratie met reguliere administratie en benoemt de verschillen.
   3. Het belang van nauwkeurige documentatieJe benoemt waarom zorgvuldige documentatie belangrijk is voor projecten.
   4. Relatie tussen projectadministratie en projectmanagementJe legt uit hoe projectadministratie samenhangt met projectmanagement.
   5. Taken en verantwoordelijkheden van de projectadministrateurJe geeft aan welke taken en verantwoordelijkheden bij de projectadministrateur horen.
2. 2 Opzetten van een projectdossier Je richt een projectdossier in en zorgt voor een gestructureerde en toegankelijke opbouw.
   5 lessen

   1. Structuur en opbouw van het dossierJe bepaalt welke onderdelen en structuur het projectdossier krijgt.
   2. Digitale versus fysieke projectdossiersJe vergelijkt digitale en fysieke dossiers en kiest een passende werkwijze.
   3. Documenten die verplicht aanwezig moeten zijnJe stelt vast welke documenten verplicht zijn in het dossier.
   4. Toegankelijkheid en archivering van documentenJe zorgt dat documenten goed toegankelijk en correct gearchiveerd zijn.
   5. Beheer van versies en updatesJe beheert versies en houdt updates van documenten bij.
3. 3 Financiële administratie binnen projecten Je voert financiële administratie uit binnen projecten, van budgettering tot rapportage.
   5 lessen

   1. Budgetopbouw en kostenramingenJe stelt een projectbudget op en maakt een kostenraming.
   2. Registreren van uitgaven en inkomstenJe registreert uitgaven en inkomsten voor het project.
   3. Factuurverwerking en declaratiesJe verwerkt facturen en declaraties volgens de afgesproken procedures.
   4. Opstellen van financiële rapportagesJe stelt financiële rapportages op voor het project.
   5. Bewaken van cashflow binnen het projectJe bewaakt de cashflow en signaleert afwijkingen.
4. 4 Contracten en juridische documenten Je beheert contracten, legt afspraken vast en documenteert wijzigingen en risico’s.
   5 lessen

   1. Vastleggen van afspraken met leveranciersJe legt afspraken met leveranciers schriftelijk vast.
   2. Beheren van contracten en bijlagenJe beheert contracten en bijlagen in het projectdossier.
   3. Controle op naleving van voorwaardenJe controleert of contractvoorwaarden worden nageleefd.
   4. Registratie van wijzigingen en aanvullingenJe registreert wijzigingen en aanvullingen bij contracten.
   5. Documenteren van aansprakelijkheid en risico’sJe documenteert aansprakelijkheid en risico’s in het dossier.
5. 5 Tijdregistratie en urenadministratie Je houdt uren bij, koppelt deze aan budgetten en rapporteert tijdsbesteding aan betrokkenen.
   5 lessen

   1. Bijhouden van urenstatenJe vult urenstaten in en houdt gewerkte uren bij.
   2. Koppeling tussen uren en budgetJe koppelt geregistreerde uren aan het projectbudget.
   3. Tools voor urenregistratieJe gebruikt tools om uren efficiënt te registreren.
   4. Controle en goedkeuring van ingevoerde urenJe controleert en keurt ingevoerde uren goed.
   5. Rapporteren van tijdsbesteding aan stakeholdersJe rapporteert tijdsbesteding aan stakeholders.
6. 6 Rapportages en voortgangsmonitoring Je stelt rapportages op, monitort voortgang en communiceert resultaten met belanghebbenden.
   5 lessen

   1. Opstellen van voortgangsrapportagesJe maakt voortgangsrapportages voor het project.
   2. Gebruik van dashboards en KPI’sJe gebruikt dashboards en KPI’s om voortgang te volgen.
   3. Financiële voortgang vergelijken met planningJe vergelijkt financiële voortgang met de planning.
   4. Signaleren van afwijkingen en risico’sJe signaleert afwijkingen en risico’s in de voortgang.
   5. Communicatie van rapportages naar belanghebbendenJe communiceert rapportages naar belanghebbenden.
7. 7 Gebruik van digitale systemen Je werkt met digitale systemen voor projectadministratie en borgt gegevensbeveiliging.
   5 lessen

   1. ERP-systemen en projectsoftwareJe maakt kennis met ERP-systemen en projectsoftware.
   2. Voordelen van geautomatiseerde projectadministratieJe benoemt voordelen van geautomatiseerde administratie.
   3. Data-invoer en -beheer in digitale toolsJe voert data in en beheert gegevens in digitale tools.
   4. Beveiliging en toegangsrechten in systemenJe stelt beveiliging en toegangsrechten in voor systemen.
   5. Koppeling met andere administratieve systemenJe koppelt projectadministratie aan andere systemen.
8. 8 Communicatie en informatiebeheer Je beheert communicatie en informatie, en zorgt voor duidelijke verslaglegging binnen het project.
   5 lessen

   1. Structuur van interne en externe communicatieJe structureert interne en externe communicatie.
   2. Vastleggen van besluiten en afsprakenJe legt besluiten en afspraken schriftelijk vast.
   3. Delen van projectdocumentatie met het teamJe deelt projectdocumentatie met het projectteam.
   4. Correcte en duidelijke verslagleggingJe maakt correcte en duidelijke verslagen.
   5. Gebruik van e-mail en projectmanagementtoolsJe gebruikt e-mail en projectmanagementtools voor communicatie.
9. 9 Risico- en wijzigingsbeheer Je legt risico’s en wijzigingen vast en volgt procedures voor risicobeheer binnen projecten.
   5 lessen

   1. Vastleggen van risico’s in de administratieJe registreert risico’s in de projectadministratie.
   2. Documenteren van wijzigingsverzoekenJe documenteert wijzigingsverzoeken in het dossier.
   3. Bijhouden van goedkeuringen en besluitenJe houdt goedkeuringen en besluiten bij.
   4. Effect van wijzigingen op budget en planningJe analyseert het effect van wijzigingen op budget en planning.
   5. Procedures voor risicoanalyse en opvolgingJe volgt procedures voor risicoanalyse en opvolging.
10. 10 Afsluiten en evalueren van een project Je sluit het project administratief af, evalueert en draagt resultaten over volgens vaste stappen.
    5 lessen

    1. Opstellen van eindrapportagesJe stelt een eindrapportage op voor het project.
    2. Financieel en administratief afsluitenJe rondt de financiële en administratieve zaken af.
    3. Archiveren van documenten en dossiersJe archiveert documenten en het volledige projectdossier.
    4. Leren van projectervaringen (lessons learned)Je evalueert het project en legt leerpunten vast.
    5. Overdracht van resultaten naar opdrachtgever of beheerorganisatieJe draagt projectresultaten over aan opdrachtgever of beheerder.