HBO Praktijkcursus – Projectondersteuning

Je ondersteunt projecten door te plannen, organiseren, communiceren, rapporteren en administreren volgens vaste werkwijzen.

1. 1 Basisprincipes van projectondersteuning Je onderzoekt de basis van projectondersteuning en de samenwerking binnen een projectteam.
   10 lessen

   1. Definitie en rol van projectondersteuningJe beschrijft wat projectondersteuning inhoudt en welke rol je daarin vervult.
   2. Verschil tussen projectmanagement en projectondersteuningJe vergelijkt de taken van projectondersteuning met die van projectmanagement.
   3. Projectlevenscyclus en fasesJe brengt de verschillende fases van een project in kaart.
   4. Taken en verantwoordelijkheden projectondersteunerJe benoemt je taken en verantwoordelijkheden als projectondersteuner.
   5. Communicatie binnen projectenJe oefent met duidelijke communicatie binnen het projectteam.
   6. Samenwerken met projectteam en stakeholdersJe stemt samenwerking af met teamleden en andere betrokkenen.
   7. Projectdocumentatie beherenJe beheert projectdocumentatie op een gestructureerde manier.
   8. Basisbegrippen van projectplanningJe past basisbegrippen van projectplanning toe in je werk.
   9. Gebruik van projectmanagementtoolsJe maakt gebruik van projectmanagementtools voor het ondersteunen van projecten.
   10. Kwaliteit en nauwkeurigheid in projectondersteuningJe controleert je werk op kwaliteit en nauwkeurigheid.
2. 2 Plannen en organiseren van projectactiviteiten Je plant en organiseert projectactiviteiten en bewaakt de voortgang van het werk.
   10 lessen

   1. Opstellen en beheren van projectagenda’sJe stelt een projectagenda op en houdt deze actueel.
   2. Voorbereiden en plannen van vergaderingenJe bereidt vergaderingen voor en plant deze in.
   3. Registreren van besluiten en actiepuntenJe registreert besluiten en actiepunten tijdens overleg.
   4. Afstemmen van taken met projectteamledenJe stemt taken af met verschillende teamleden.
   5. Prioriteren van werkactiviteitenJe bepaalt prioriteiten in het werkpakket.
   6. Tijdmanagement en deadlines bewakenJe bewaakt deadlines en beheert je tijd effectief.
   7. Gebruik van planningssoftware (bijv. MS Project)Je gebruikt planningssoftware om activiteiten te plannen.
   8. Coördineren van resources en materialenJe coördineert de inzet van middelen en materialen.
   9. Organiseren van workshops en bijeenkomstenJe organiseert workshops en bijeenkomsten voor het project.
   10. Signaleren en rapporteren van afwijkingenJe signaleert afwijkingen in de planning en rapporteert deze.
3. 3 Communicatie en verslaglegging Je communiceert effectief en legt projectinformatie duidelijk vast voor verschillende doelgroepen.
   10 lessen

   1. Opstellen van heldere en beknopte verslagenJe stelt korte en duidelijke verslagen op.
   2. Notuleren tijdens projectvergaderingenJe maakt notulen tijdens vergaderingen.
   3. Rapportages maken voor verschillende doelgroepenJe maakt rapportages voor verschillende lezers.
   4. Interne en externe communicatiekanalenJe kiest passende interne en externe communicatiekanalen.
   5. E-mailbeheer en documentdistributieJe beheert e-mail en verspreidt documenten.
   6. Presentatietechnieken en ondersteuningJe ondersteunt bij het geven van presentaties.
   7. Feedback verzamelen en verwerkenJe verzamelt feedback en verwerkt deze in je werk.
   8. Bewaken van communicatierichtlijnenJe bewaakt de communicatierichtlijnen binnen het project.
   9. Omgaan met vertrouwelijke informatieJe gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
   10. Digitale samenwerkingstools gebruiken (Teams, SharePoint)Je werkt met digitale samenwerkingstools zoals Teams en SharePoint.
4. 4 Kwaliteitsbewaking en risico’s Je houdt zicht op kwaliteit en risico’s en ondersteunt bij het naleven van afspraken in projecten.
   10 lessen

   1. Kwaliteitscriteria in projecten herkennenJe herkent kwaliteitscriteria binnen projecten.
   2. Toezien op naleving van afspraken en proceduresJe ziet toe op de naleving van afspraken en procedures.
   3. Signaleren van knelpunten en risico’sJe signaleert knelpunten en risico’s in het project.
   4. Registreren en rapporteren van risico’sJe registreert en rapporteert risico’s aan het team.
   5. Ondersteunen bij risicobeheeractiviteitenJe ondersteunt bij activiteiten rondom risicobeheer.
   6. Proactief handelen bij kwaliteitsafwijkingenJe onderneemt actie bij kwaliteitsafwijkingen.
   7. Beheren van projectdocumenten en versiesJe beheert projectdocumenten en houdt versies bij.
   8. Archiveren van projectinformatie volgens richtlijnenJe archiveert projectinformatie volgens vaste richtlijnen.
   9. Controleren van deliverables op volledigheidJe controleert of opgeleverde producten volledig zijn.
   10. Samenwerken met kwaliteitsmedewerkersJe werkt samen met medewerkers die zich richten op kwaliteit.
5. 5 Financiële administratie en rapportage Je ondersteunt bij het beheren van de financiële administratie en het rapporteren over budgetten.
   10 lessen

   1. Basisbegrippen van projectbudgetteringJe gebruikt basisbegrippen van projectbudgettering in je werk.
   2. Bijhouden van uitgaven en kostenpostenJe houdt uitgaven en kostenposten bij.
   3. Facturen verwerken en controlerenJe verwerkt en controleert facturen voor het project.
   4. Opstellen van financiële overzichtenJe stelt financiële overzichten samen.
   5. Rapporteren over budgetstatus aan projectleiderJe rapporteert de budgetstatus aan de projectleider.
   6. Monitoren van budgetafwijkingenJe monitort afwijkingen in het budget.
   7. Samenwerken met financiële afdelingJe werkt samen met de financiële afdeling.
   8. Verzamelen van gegevens voor subsidieaanvragenJe verzamelt gegevens voor subsidieaanvragen.
   9. Archiveren van financiële documentenJe archiveert financiële documenten volgens afspraken.
   10. Basiskennis van financiële software gebruikenJe past basiskennis van financiële software toe.
6. 6 Ondersteuning bij projectplanning en -controle Je ondersteunt bij het bijhouden van de projectplanning en het controleren van de voortgang.
   10 lessen

   1. Bijhouden van voortgangsrapportagesJe houdt voortgangsrapportages bij voor het project.
   2. Updaten van planningen en roosterwijzigingenJe werkt planningen bij en verwerkt roosterwijzigingen.
   3. Ondersteunen bij het opstellen van projectdocumentenJe ondersteunt bij het opstellen van projectdocumenten.
   4. Verzamelen van statusinformatie bij teamledenJe verzamelt statusinformatie bij teamleden.
   5. Organiseren van voortgangsoverleggenJe organiseert voortgangsoverleggen met het team.
   6. Signaleren van vertragingen en knelpuntenJe signaleert vertragingen en knelpunten in het project.
   7. Assisteren bij het opstellen van actieplannenJe assisteert bij het opstellen van actieplannen.
   8. Registreren van wijzigingen en mutatiesJe registreert wijzigingen en mutaties in het project.
   9. Gebruik maken van dashboards en rapportagetoolsJe gebruikt dashboards en rapportagetools voor inzicht.
   10. Adviseren over verbeteringen in planningJe adviseert over verbeteringen in de planning.
7. 7 Stakeholdermanagement en samenwerking Je werkt samen met verschillende stakeholders en ondersteunt bij communicatie en overleg.
   10 lessen

   1. Identificeren van relevante stakeholdersJe brengt relevante stakeholders in kaart.
   2. Onderhouden van contacten met betrokkenenJe onderhoudt contact met betrokkenen bij het project.
   3. Ondersteunen bij communicatie met stakeholdersJe ondersteunt bij communicatie met stakeholders.
   4. Faciliteren van overleg en samenwerkingJe faciliteert overleg en samenwerking tussen partijen.
   5. Beheren van afspraken en toezeggingenJe beheert afspraken en toezeggingen van stakeholders.
   6. Informeren van team en stakeholders over projectstatusJe informeert team en stakeholders over de voortgang.
   7. Signaleren van wensen en verwachtingenJe signaleert wensen en verwachtingen van betrokkenen.
   8. Omgaan met conflicten en belangenJe gaat om met conflicten en verschillende belangen.
   9. Documenteren van stakeholderfeedbackJe documenteert feedback van stakeholders.
   10. Ondersteunen bij stakeholderanalysesJe ondersteunt bij het uitvoeren van stakeholderanalyses.
8. 8 Administratieve ondersteuning en archivering Je beheert projectadministratie en zorgt voor een gestructureerde archivering van documenten.
   10 lessen

   1. Opzetten en beheren van digitale projectmappenJe zet digitale projectmappen op en beheert deze.
   2. Systematisch archiveren van documentenJe archiveert documenten systematisch.
   3. Beheren van projectgegevens en versiesJe beheert projectgegevens en houdt versies bij.
   4. Waarborgen van toegankelijkheid van informatieJe zorgt dat informatie toegankelijk blijft voor het team.
   5. Ondersteunen bij het opstellen van contracten en afsprakenJe ondersteunt bij het opstellen van contracten en afspraken.
   6. Toepassen van privacyregels bij documentbeheerJe past privacyregels toe bij het beheren van documenten.
   7. Registreren van projectcommunicatieJe registreert communicatie rondom het project.
   8. Organiseren van fysieke en digitale dossiersJe organiseert fysieke en digitale dossiers.
   9. Voorbereiden van audits en controlesJe bereidt audits en controles voor door documenten te verzamelen.
   10. Periodiek opruimen en archiveren volgens richtlijnenJe ruimt periodiek op en archiveert volgens richtlijnen.
9. 9 Technische hulpmiddelen en software Je gebruikt technische hulpmiddelen en software om projecten efficiënt te ondersteunen.
   10 lessen

   1. Gebruik van projectmanagementsoftware (zoals MS Project, Trello)Je werkt met projectmanagementsoftware zoals MS Project of Trello.
   2. Beheren van gedeelde documenten in cloudomgevingenJe beheert gedeelde documenten in een cloudomgeving.
   3. Toepassen van communicatieplatforms (Teams, Slack)Je gebruikt communicatieplatforms zoals Teams of Slack.
   4. Basiskennis van spreadsheetprogramma’s voor rapportageJe past basiskennis van spreadsheets toe voor rapportages.
   5. Gebruik van presentatie- en tekentoolsJe gebruikt presentatie- en tekentools voor projectwerk.
   6. Ondersteunen bij het opzetten van databasesJe ondersteunt bij het opzetten van databases voor projecten.
   7. Automatiseren van routinematige takenJe automatiseert routinematige taken om tijd te besparen.
   8. Up-to-date blijven met digitale ontwikkelingenJe blijft op de hoogte van digitale ontwikkelingen.
   9. Problemen signaleren en melden aan ICTJe signaleert ICT-problemen en meldt deze bij de juiste persoon.
   10. Veiligheid en privacy in digitale werkomgevingJe zorgt voor veiligheid en privacy in de digitale werkomgeving.
10. 10 Ethische en professionele vaardigheden Je ontwikkelt professionele vaardigheden en werkt integer binnen een projectomgeving.
    10 lessen

    1. Vertrouwelijkheid en integriteit bewakenJe bewaakt vertrouwelijkheid en integriteit in je werk.
    2. Professioneel omgaan met verschillende belangenJe gaat professioneel om met verschillende belangen.
    3. Respectvolle communicatie en samenwerkingJe communiceert en werkt samen op een respectvolle manier.
    4. Betrouwbaarheid en verantwoordelijkheid nemenJe toont betrouwbaarheid en neemt verantwoordelijkheid.
    5. Omgaan met feedback en kritiekJe verwerkt feedback en kritiek constructief.
    6. Flexibiliteit bij veranderende omstandighedenJe past je flexibel aan bij veranderingen in het project.
    7. Conflicthantering op een constructieve manierJe hanteert conflicten op een constructieve manier.
    8. Zelfstandig en proactief werkenJe werkt zelfstandig en neemt initiatief waar nodig.
    9. Bewustzijn van eigen rol binnen het projectteamJe bent je bewust van je rol binnen het projectteam.
    10. Permanente ontwikkeling en zelfreflectieJe reflecteert op je ontwikkeling en blijft jezelf verbeteren.