MHBO Praktijkcursus – Projectadministratie

Je beheert de administratie van projecten, van opzet tot afsluiting, en verwerkt financiële, juridische en communicatieve gegevens.

1. 1 Basisprincipes van projectadministratie Je onderzoekt de basis van projectadministratie en de rol van de projectadministrateur binnen projecten.
   5 lessen

   1. Definitie en doel van projectadministratieJe beschrijft het doel van projectadministratie binnen een organisatie.
   2. Verschil tussen project- en reguliere administratieJe vergelijkt projectadministratie met reguliere administratie aan de hand van voorbeelden.
   3. Het belang van nauwkeurige documentatieJe benoemt waarom nauwkeurige documentatie belangrijk is voor het verloop van projecten.
   4. Relatie tussen projectadministratie en projectmanagementJe legt uit hoe projectadministratie samenhangt met projectmanagement.
   5. Taken en verantwoordelijkheden van de projectadministrateurJe maakt inzichtelijk welke taken en verantwoordelijkheden bij de projectadministrateur horen.
2. 2 Opzetten van een projectdossier Je bouwt een projectdossier op en zorgt voor toegankelijkheid, archivering en versiebeheer van documenten.
   5 lessen

   1. Structuur en opbouw van het dossierJe bepaalt welke onderdelen in een projectdossier moeten worden opgenomen.
   2. Digitale versus fysieke projectdossiersJe vergelijkt digitale en fysieke dossiers en kiest een geschikte vorm.
   3. Documenten die verplicht aanwezig moeten zijnJe selecteert welke documenten verplicht aanwezig zijn in het dossier.
   4. Toegankelijkheid en archivering van documentenJe regelt de toegankelijkheid en archivering van projectdocumenten.
   5. Beheer van versies en updatesJe beheert verschillende versies en updates van projectdocumenten.
3. 3 Financiële administratie binnen projecten Je verwerkt de financiële administratie van projecten, van budgettering tot rapportage en cashflowbewaking.
   5 lessen

   1. Budgetopbouw en kostenramingenJe stelt een projectbudget op en maakt een kostenraming.
   2. Registreren van uitgaven en inkomstenJe registreert uitgaven en inkomsten voor een project.
   3. Factuurverwerking en declaratiesJe verwerkt facturen en declaraties volgens geldende procedures.
   4. Opstellen van financiële rapportagesJe stelt financiële rapportages op voor het project.
   5. Bewaken van cashflow binnen het projectJe bewaakt de cashflow en signaleert afwijkingen in het projectbudget.
4. 4 Contracten en juridische documenten Je legt afspraken vast, beheert contracten en registreert wijzigingen en risico’s in juridische documenten.
   5 lessen

   1. Vastleggen van afspraken met leveranciersJe legt afspraken met leveranciers schriftelijk vast.
   2. Beheren van contracten en bijlagenJe beheert contracten en bijlagen in het projectdossier.
   3. Controle op naleving van voorwaardenJe controleert of contractvoorwaarden worden nageleefd.
   4. Registratie van wijzigingen en aanvullingenJe registreert wijzigingen en aanvullingen in contracten.
   5. Documenteren van aansprakelijkheid en risico’sJe documenteert aansprakelijkheid en risico’s in het dossier.
5. 5 Tijdregistratie en urenadministratie Je houdt uren bij, koppelt deze aan het budget en rapporteert tijdsbesteding aan belanghebbenden.
   5 lessen

   1. Bijhouden van urenstatenJe houdt urenstaten bij voor alle projectmedewerkers.
   2. Koppeling tussen uren en budgetJe koppelt geregistreerde uren aan het projectbudget.
   3. Tools voor urenregistratieJe maakt gebruik van digitale tools voor urenregistratie.
   4. Controle en goedkeuring van ingevoerde urenJe controleert en keurt ingevoerde uren goed.
   5. Rapporteren van tijdsbesteding aan stakeholdersJe rapporteert de tijdsbesteding aan stakeholders.
6. 6 Rapportages en voortgangsmonitoring Je stelt voortgangsrapportages op, vergelijkt resultaten met de planning en signaleert afwijkingen.
   5 lessen

   1. Opstellen van voortgangsrapportagesJe maakt voortgangsrapportages voor het project.
   2. Gebruik van dashboards en KPI’sJe gebruikt dashboards en KPI’s om de voortgang te volgen.
   3. Financiële voortgang vergelijken met planningJe vergelijkt financiële voortgang met de oorspronkelijke planning.
   4. Signaleren van afwijkingen en risico’sJe signaleert afwijkingen en risico’s in het projectverloop.
   5. Communicatie van rapportages naar belanghebbendenJe communiceert rapportages naar belanghebbenden.
7. 7 Gebruik van digitale systemen Je werkt met digitale systemen voor projectadministratie en beheert data, beveiliging en koppelingen.
   5 lessen

   1. ERP-systemen en projectsoftwareJe maakt kennis met ERP-systemen en projectsoftware.
   2. Voordelen van geautomatiseerde projectadministratieJe benoemt voordelen van geautomatiseerde projectadministratie.
   3. Data-invoer en -beheer in digitale toolsJe voert projectdata in en beheert deze in digitale tools.
   4. Beveiliging en toegangsrechten in systemenJe regelt beveiliging en toegangsrechten binnen digitale systemen.
   5. Koppeling met andere administratieve systemenJe koppelt projectadministratie aan andere administratieve systemen.
8. 8 Communicatie en informatiebeheer Je beheert communicatie en informatie binnen projecten en legt besluiten en afspraken correct vast.
   5 lessen

   1. Structuur van interne en externe communicatieJe structureert interne en externe communicatie binnen het project.
   2. Vastleggen van besluiten en afsprakenJe legt besluiten en afspraken schriftelijk vast.
   3. Delen van projectdocumentatie met het teamJe deelt projectdocumentatie met het projectteam.
   4. Correcte en duidelijke verslagleggingJe zorgt voor duidelijke en correcte verslaglegging.
   5. Gebruik van e-mail en projectmanagementtoolsJe gebruikt e-mail en projectmanagementtools voor communicatie.
9. 9 Risico- en wijzigingsbeheer Je legt risico’s en wijzigingen vast, volgt procedures en bewaakt de impact op planning en budget.
   5 lessen

   1. Vastleggen van risico’s in de administratieJe registreert risico’s in de projectadministratie.
   2. Documenteren van wijzigingsverzoekenJe documenteert wijzigingsverzoeken in het dossier.
   3. Bijhouden van goedkeuringen en besluitenJe houdt goedkeuringen en besluiten bij rondom wijzigingen.
   4. Effect van wijzigingen op budget en planningJe beoordeelt het effect van wijzigingen op budget en planning.
   5. Procedures voor risicoanalyse en opvolgingJe volgt procedures voor risicoanalyse en opvolging.
10. 10 Afsluiten en evalueren van een project Je sluit een project administratief af, archiveert documenten en evalueert de uitvoering en resultaten.
    5 lessen

    1. Opstellen van eindrapportagesJe stelt een eindrapportage op voor het project.
    2. Financieel en administratief afsluitenJe rondt het project financieel en administratief af.
    3. Archiveren van documenten en dossiersJe archiveert alle relevante projectdocumenten en dossiers.
    4. Leren van projectervaringen (lessons learned)Je evalueert projectervaringen en legt deze vast.
    5. Overdracht van resultaten naar opdrachtgever of beheerorganisatieJe draagt projectresultaten over aan de opdrachtgever of beheerorganisatie.