Basisopleiding Evenementenorganisatie in de horeca

Je organiseert een horeca-evenement van concept tot evaluatie en beheert planning, budget, locaties, teams en leveranciers.

1. 1 Basisprincipes van evenementenorganisatie Je onderzoekt het hele traject van horeca-evenementen en analyseert succesfactoren en risico’s.
   5 lessen

   1. Begrijpen van het proces van evenementplanning en -uitvoeringJe brengt het traject van planning tot uitvoering van een evenement in kaart.
   2. Kennen van verschillende soorten horeca-evenementenJe vergelijkt verschillende typen horeca-evenementen en hun kenmerken.
   3. Inzicht in gastbeleving en doelgroepgericht werkenJe onderzoekt hoe je inspeelt op wensen van gasten en doelgroepen.
   4. Relatie leggen tussen evenement en bedrijfsconceptJe analyseert hoe een evenement aansluit bij het bedrijfsconcept.
   5. Herkennen van succesfactoren en risico’s bij evenementenJe benoemt factoren die bijdragen aan succes en risico’s bij evenementen.
2. 2 Conceptontwikkeling en thema Je ontwikkelt een concept, kiest een thema en stemt het af op locatie, budget en hospitality.
   5 lessen

   1. Ontwikkelen van evenementconcept passend bij doelgroepJe ontwikkelt een concept dat aansluit bij de doelgroep.
   2. Kiezen van thema, stijl en uitstralingJe kiest een passend thema, stijl en uitstraling voor het evenement.
   3. Afstemmen van concept op locatie en budgetJe stemt het concept af op de gekozen locatie en beschikbare middelen.
   4. Integreren van hospitality en service in het conceptJe verwerkt hospitality en service in het concept.
   5. Vastleggen van conceptideeën op haalbaarheid en effectiviteitJe toetst conceptideeën op haalbaarheid en effectiviteit.
3. 3 Planning en organisatie Je maakt een draaiboek, verdeelt taken en bewaakt de voortgang van de organisatie.
   5 lessen

   1. Opstellen van draaiboeken en tijdschema’sJe stelt een draaiboek en tijdschema op voor het evenement.
   2. Coördineren van taken en verantwoordelijkhedenJe verdeelt taken en verantwoordelijkheden binnen het team.
   3. Afstemmen van planning op leveranciers en personeelJe stemt de planning af met leveranciers en personeel.
   4. Monitoren van voortgang en deadlinesJe houdt de voortgang en deadlines in de gaten.
   5. Controleren van planning en bijstellen waar nodigJe controleert en past de planning aan waar nodig.
4. 4 Budgettering en financieel beheer Je stelt een begroting op, bewaakt uitgaven en analyseert de financiële resultaten.
   5 lessen

   1. Opstellen van begroting voor evenementJe maakt een begroting voor het evenement.
   2. Bewaken van kosten en uitgavenJe houdt overzicht over kosten en uitgaven.
   3. Afstemmen van budget op gastbeleving en opbrengstenJe stemt het budget af op de gastbeleving en opbrengsten.
   4. Signaleren van financiële risico’s en oplossingen bedenkenJe signaleert financiële risico’s en bedenkt oplossingen.
   5. Meten van financiële resultaten na het evenementJe meet en evalueert de financiële resultaten na afloop.
5. 5 Locatiebeheer en logistiek Je selecteert locaties, organiseert logistiek en controleert veiligheid en gasttevredenheid.
   5 lessen

   1. Selecteren en voorbereiden van geschikte locatiesJe kiest en bereidt een geschikte locatie voor.
   2. Coördineren van opbouw, inrichting en aankledingJe coördineert opbouw, inrichting en aankleding van de locatie.
   3. Toepassen van logistieke planning voor leveranciers en personeelJe plant logistiek voor leveranciers en personeel.
   4. Monitoren van veiligheid en toegankelijkheidJe houdt toezicht op veiligheid en toegankelijkheid.
   5. Onderzoeken van locatie-effectiviteit en gasttevredenheidJe onderzoekt de effectiviteit van de locatie en tevredenheid van gasten.
6. 6 Personeels- en teammanagement Je stuurt personeel aan, bewaakt samenwerking en bespreekt leerpunten met het team.
   5 lessen

   1. Toewijzen van taken en rollen aan medewerkersJe wijst taken en rollen toe aan medewerkers.
   2. Instrueren en begeleiden van personeel tijdens evenementJe instrueert en begeleidt personeel tijdens het evenement.
   3. Monitoren van samenwerking en prestatiesJe volgt de samenwerking en prestaties binnen het team.
   4. Signaleren van knelpunten en bijsturen waar nodigJe signaleert knelpunten en stuurt bij waar nodig.
   5. Bespreken van teamwerking en leerpunten vastleggenJe bespreekt de teamwerking en legt leerpunten vast.
7. 7 Leveranciers en contractmanagement Je selecteert leveranciers, onderhandelt contracten en evalueert de samenwerking.
   5 lessen

   1. Selecteren en afstemmen van leveranciers en partnersJe kiest geschikte leveranciers en stemt de samenwerking af.
   2. Onderhandelen over prijzen, voorwaarden en leveringsvoorwaardenJe onderhandelt over prijzen en voorwaarden.
   3. Bewaken van contractafspraken en leveringenJe bewaakt contractafspraken en leveringen.
   4. Coördineren van externe partijen tijdens evenementJe coördineert externe partijen tijdens het evenement.
   5. Evalueren van samenwerking met leveranciersJe evalueert de samenwerking met leveranciers na afloop.
8. 8 Marketing en promotie Je ontwikkelt een promotiestrategie, voert marketing uit en meet het bereik van het evenement.
   5 lessen

   1. Opstellen van marketing- en promotiestrategie voor evenementJe stelt een marketing- en promotiestrategie op.
   2. Toepassen van online en offline promotiekanalenJe gebruikt online en offline promotiekanalen.
   3. Monitoren van respons en inschrijvingenJe volgt respons en inschrijvingen op je promotie.
   4. Afstemmen van boodschap op doelgroep en themaJe stemt de boodschap af op doelgroep en thema.
   5. Meten van marketingresultaten en bereikJe meet de resultaten en het bereik van de marketing.
9. 9 Gastbeleving en service tijdens evenement Je zorgt voor gastbeleving, lost klachten op en meet de tevredenheid van je gasten.
   5 lessen

   1. Creëren van optimale gastbeleving en sfeerJe creëert een prettige sfeer en beleving voor gasten.
   2. Afstemmen van catering, entertainment en service op gastenJe stemt catering, entertainment en service af op de gasten.
   3. Signaleren en oplossen van klachten of problemenJe signaleert klachten en lost problemen direct op.
   4. Toepassen van hospitalitystandaarden tijdens drukteJe past hospitalitystandaarden toe tijdens drukte.
   5. Meten van gasttevredenheid en verbeterpunten doorvoerenJe meet gasttevredenheid en voert verbeteringen door.
10. 10 Evaluatie en continu verbeteren Je evalueert het evenement, analyseert feedback en verwerkt verbeteringen in je aanpak.
    5 lessen

    1. Documenteren van resultaten, successen en knelpuntenJe legt resultaten, successen en knelpunten vast.
    2. Analyseren van gastfeedback en interne observatiesJe analyseert feedback van gasten en eigen observaties.
    3. Signaleren van verbeterpunten voor toekomstige evenementenJe signaleert verbeterpunten voor toekomstige evenementen.
    4. Afstemmen van beleid en procedures op leerpuntenJe stemt beleid en procedures af op de leerpunten.
    5. Implementeren van verbeteringen in planning, organisatie en uitvoeringJe past verbeteringen toe in planning, organisatie en uitvoering.